內部溝通程序.doc

程序文件內部溝通程序文件編號SFG-COP-52頁 碼第 4 頁，共 4 頁文件分發明細副本: 廠 長 PMC 品质工程部 生产中心 開发部 采购部 廠 部 營業部 正本: 文控中心 副本編號: 蓋受控章:編 制 審 核批 准編制日期審核日期批準日期修 改 記 錄文件版本修改內容編制/日期審核/日期批準生效日期A首次發布2004年9月1.目的 制定本程序是為了确定本廠部門之間上下級之間同事間的溝通方法确保所有人員都為保持與改進產品和質量管理体系的有效性而努力配合。2.適用范圍 適用于各部門為實現產品要求和增強顧客滿意進行的與質量管理体系有關的內部溝通活動。3.職責3.1.最高管理者負責督促各部門各層次以及同事間積极進行內部溝通並實施必要的鼓勵措施 3.2.各部門負責人必須督促所屬人員積极進行內部溝通並協調工作中的糾紛 3.3.管理者代表或品管部負責受理與內部溝通有關的糾紛及對當事雙方進行調解4.內容 為了使本廠的質量管理体系能有效地運行全體人員必須積极進行 溝通，不能以“他們不配合”等語言作為不按時完成工作的理由內部溝通可按此下列方式進行 4.1 開會1)集團主席或其授權人至少半年召開一次主管級以上人員參加的質量管理會議聽取他們在進行質量管理時所遇到的困難和對質量管理的改進意見並進行處理2)廠長至少一季度要召開一次主管會議傳達公司對質量管理的意見要求和改進方針聽取主管們在進行質量管理時所遇到的困難和對質量管理的改進意見並進行處理3)各主管至少每月召開一次本部管理人員會議,傳達公司對質量管理的意見,要求和改進方針,聽取他們在進行質量管理時所遇到的困難和對質量管理的改進意見,並進行處理;4)各生產班每個工作天都要開早會,由班長主持,傳達公司對質量管理的意見要求並講述一天出現了的問題及其糾正方法和預防措施以及今天的生產應主義的地方,生產部的課長和組長要輪流參加各班的早會5)當質量管理會議已成為一項固定的工作內容時（如每周舉行一次例會並討論一個具体的質量問題的會議）則會議的主持人可由與會人輪流擔任這樣更能有效地改善和解決問題促進各層次和職能之間的适當溝通6)每次開會都作好“會議記錄”並妥善保存。4.2 工作過程1)生產班員工在生產過程中發現本工序及前面的工序出現了質量問題時應立即通知班長或主管或附近的其他巡視人員要求安排工序改善2)其他巡視人員發現員工的操作手法不對及其它質量問題時應立即通知班長主管處理必要時生產部的主管可要求品管生產技術部改善3)本廠內的工作人員在工作過程中發現任何可能影響產品質量和質量管理体系的有效性的不合格時都必須書面或口頭向直接相關的負責人提出並跟進這些不合格的改善情況必要時需向上級反映這些情況當受到口頭反映問題時有關負責人必須作好紀錄以便跟蹤4)在生產過程中任何質量糾紛都需當事人雙方互相協商解決若協商解決不了時可報告本部主管品管部主管QS辦公室主管或廠長協調處理。4.3 其他溝通方式 為了促進本廠內部溝通更好地進行各部門或相關人員可以采用下列适當的溝通方 法或手段對內部溝通進行完善或補充 1） 通過“板報”傳達公司對質量管理体系和產品實現的基本要求達到顧客要求的重要性以及提供培訓資料解決問題的方法和技巧通告獎懲信息等2） 考慮到員工不愿口頭提出有關質量管理以及工作過程中的相關問題可以設立“質量管理信箱”（對員工的個人信息嚴格保密）方便大家暢所欲言為本厂的質量管理和持續改進獻策相關負責人收到這些信息后需立即安排改善或處理對好的建議要予以公開獎勵和鼓勵並提升多次受到獎勵的人員3） 當有些活動需要鼓勵更多人員參與時可以將這些活動的要求或規則登在新生刊物上吸引適當的人員參與4） 當時間緊迫時有關人員可以通過內線電話電話傳真e-mail等方式與相關負責人聯絡使質量管理問題得到及時處理4.4 管理評審內部質量管理体系審核都是很好的內部溝通手段最高管理者和各部門 必須嚴格按管理評審控制程序內部質量體系審核管理程序執行工作 4.5 管理者代表或QS辦公室負責對內部溝通進行跟進