农村商业银行信贷业务档案管理操作细则.doc

农村商业银行信贷业务档案管理操作细则为加强信贷业务档案管理，保证信贷业务的安全性和合法性，根据贷款通则、安徽省农村信用社信贷业务档案管理暂行办法等法律法规及省联社贷款管理有关规定，特制定本操作细则。第一条 信贷业务档案的分区分类档案库分四区：权证区、立卷区、归档区、综合区和权证类、客户基本情况类、信贷业务类、综合类。要求按照一户一档，一笔一卷的原则设立。（一）权证区（要单独设立在出纳业务库内）存放权证类档案。权证类档案必须存放原件。同时应复印一份放于立卷区或归档区内，复印件上应由复印人核对原件、签名确认。权证类档案是指抵押和质押权证、有价证券、存单等，主要包括： 1. 抵押贷款资料（ 1 ）抵押物所有权或使用权证书或证明文件；（ 2 ）抵押物他项权证书；（ 3 ）抵押物清单；（ 4 ）抵押物保险单；（ 5 ）抵押登记文件；（ 6 ）抵押公证书。2. 质押贷款资料（ 1 ）动产质押中质物的名称、数量、质量、状况；（ 2 ）质物的评估报告或作价依据；（ 3 ）质物的所有权或使用权证明；（ 4 ）质物保险单；（ 5 ）权利质押中的各种有价单据；（ 6 ）质押登记文件；（ 7 ）质押公证书。（二）立卷区：存放业务执行中的档案。包括：客户基本情况类、信贷业务类。客户基本情况类是指只反映借款人自身相关基本情况、不具体涉及各笔信贷业务的资料。详见资料清单，具体目录可以根据实际情况增删。这里尤其应当注意相关材料，如营业执照、组织机构代码、法人代表证等的到期日及年检情况。对于给其它企业作担保的法人，其相关材料也应当注意更新。另外，尤其对于企业贷款卡的查询记录，部分业务如果已结清，则应当在归档区内有相应的记录；没有结清的业务，则对应在立卷区内。客户基本情况类资料在收集完成后，在每张原始资料的右下脚编写页码，填写对应的档案皮，档案皮内容应填写完整，摆放的顺序应当按档案皮内容先后摆放，此时客户基本情况类档案皮的页码总数应当等于原始资料最后一页标注的页数。信贷业务类资料指与各笔信贷业务的发生有关资料，能涵盖各笔信贷业务发生的整个过程。详见资料清单，具体目录可以根据实际情况增删。这里尤其应当注意的是，信贷业务类里，如果存在贴现业务的，应当对照 档案暂行办法 的第 56 页“票据业务另需材料”进行资料的完善。信贷业务类资料收集完成后，再填写对应的档案皮，将原始资料按档案皮内容的先后顺序摆放，再在每张资料的右下脚编出页码，此时档案皮的页码总数应当等于资料最后一页标注的页数。自然人 10 万元以下的考虑到客户基本情况类资料较少，可将各户的每笔资料整理按序摆放，只需填写一张档案皮即可。但应每户一个客户代码，在卷内文件目录内填写每户的情况。对于部分业务，因现在无法收集到的相关资料，应当附上说明，说清原因。对于逾期的贷款，应当有催收通知单及回执联。各支行的十大户贷款，必须有大额贷后跟踪检查报告的记录。其他贷款也应按季撰写贷后跟踪检查的记录 , 存入对应的客户档案中 . 对于已经超过诉讼时效的信贷业务，应当坚持继续收集相关资料。某个档案盒内容收集完成后，填写卷内文件目录，填写档案盒封面。（三）归档区：存放业务已经执行终了的档案。对于某笔业务结清的，档案管理员凭会计部门的收回贷款本息通知单，在档案皮封面上加盖“收回”印章，在立卷卷内文件目录备注栏里注明归档日期，归档号，拿出该卷资料，在信贷业务档案皮上加盖“收回”印章，放入归档区对应的档案盒内，按照归档的时间先后顺序摆放。若某客户与我行业务已全部结清，并且将不在发生业务往来，则整合该客户的所有资料也放入归档区；再填写归档的卷内文件目录，档案盒封面。若某客户不在与我行发生业务往来，但尚有未结清的业务，则仍然放在立卷区内。（四）综合区：存放信贷业务综合类档案。主要包括：各类信贷统计旬报、月报、季报、半年报和年报及各种临时报表；信贷分析、行业分析、调查检查、审计稽核报告等资料；信贷资产五级分类各种材料。信贷管理台帐，相关系统软件。这里要求至少应有报表这一项的档案盒，根据旬报、月报、季报、年报等分别设立。第二条 档案的摆放信贷业务档案以借款人为单位，第一，先是分区、分类的在信贷业务档案库中存放，每区的摆放顺序先按网点来摆放；第二，每个网点里的档案盒再按类别来摆放：企业的档案盒排列在 10 万元以上自然人（不含 10 万）的前面，一户一档。 10 万元以下的档案按村、镇摆放。第三，此时每种类别的档案盒摆放顺序再按业务发生的先后顺序摆放，做到先发生的先排列。正确的摆放顺序是下步编号的基础，请重视该项步骤。第三条 关于编号问题（一） 立卷区编号：客户代码 +b+ 档案盒号 + 顺序号客户代码： *( 支行名 )*( 分理处名 )*( 类别号 )*( 客户代号 ) 支行名：“ 01- 营业部； 02- 繁阳； 03- 孙村； 04- 荻港； 05- 三山； 06- 新港； 07- 峨桥； 08- 平铺”分理处名 : 各支行自行约定类别号： 01 表示企业； 02 表示 10 万元以上的自然人； 03 表示一般农户、10 万元以下的自然人客户代号“ * ”按照客户发生信贷业务的先后顺序，先编企业、再编 10 万元以上的客户号，再编 10 万元以下 共计： 10 位数字。档案盒号： 0001-9999 顺序号：指该客户发生的信贷业务笔数。例如：三山支行的档案， 05 表示三山支行；分理处名中 00 表示三山，则三山：第一户第一笔企业类的编号为： 0500010001+b+0001+01 ；第二笔业务编号就为： 0500010001+b+0001+02 ；而 0500010001+c+0001+01 为第一笔归档的企业类资料。而第二个客户第一笔业务编号为： 0500010002+b+0002+01 ；而 0500020001+b+0003+01 表示 10 万元以上的第一户档案的第一笔；而 0500030001+b+004+01 表示 10 万元以下的第一户第一笔。尽管 10 万元以下的是按村摆放，形成多户一档，但也是一户一个客户代码。届时每户唯一的客户代码将成为档案的摆放顺序和查询档案的重要依据。（二）归档区的编号：编号为：客户代码 +c+ 档案盒号 + 顺序号（含义同上）要求：先结清的，先归档，先编号（三）综合号为：类别号 +d+ 档案盒号类别号：（年度“ * ”） + （支行名“ 01- 营业部； 02- 繁阳； 03- 孙村； 04- 荻港； 05- 三山 06- 新港； 07- 峨桥； 08- 平铺”） + （类别号： 01- 报表； 02- 行业分析； 03- 信贷分析； 04- 调查检查； 05- 信贷管理台帐； 06- 相关系统软件； 07- 其它这里的类别号除了 01 固定为报表，其余的可以根据实际情况自行编号。）共计： 8 位数字第四条 建立保管清册保管清册是查询档案的主要依据，为此要求每户、每笔业务都应有具体反映。在建档初期不得漏号，重号，空号。详见资料清单。为保证准确性，请在完成电子版之后再行打印成册。第五条 信贷档案的操作流程（一） 移交客户经理是信贷档案收集的第一责任人，对信贷档案的真实性、完整性、及时性负责，业务发生后，经办贷款的客户经理要在 3 个工作日内整理好贷款原始资料，编制信贷员档案移交清单，经双方签字确认后，将全部资料移交给信贷业务档案管理员，经办贷款的信贷人员可对业务资料复印保存。其中权证类资料经办信贷人员应建立登记簿，在业务发生时移交给档案管理员并签收，同时应填写收据，一式三份，一份给抵押或质押人，一份存档留底，一份给档案员，待贷款归还结清后，凭此收据将有关文件资料退还客户。（二） 立卷档案员对信贷员移交的信贷业务档案的整理、立卷工作，要在 2 个工作日之内完成。权证类资料中的所有权、使用权证书、有价单证、存单应在业务发生时移交各支行出纳库保管。（三） 归档综合类档案在次年的第一季度前归档。报表类档案要按年装订，文书档案一事一卷填写档案皮封面，分类装入档案盒中，填制档案盒封面。（四） 调阅各支行要建立档案调阅管理制度。支行要建立调阅登记簿，经支行分管行长或行长批准，方能调阅。支行保存的信贷业务档案主要供本行内部使用，只能现场调阅，一律不得外借。信贷人员调阅信贷业务档案应填写调阅单，登记调阅人姓名、调阅日期、调阅内容等。调阅人对所需的档案经同意后可以复制，但不得将原件抽走。（五） 提取因业务需要需提取出纳业务库中的权证类档案时，信贷员要填制重要抵押、质押档案出库单，经支行负责人签批，交给档案管理员，办理必要的出入库手续。（六） 保管档案管理员要对信贷业务档案妥善保管，严格遵守保密制度，不得违章借出信贷业务档案或透露档案内容。要定期检查各类档案的保管情况，检查间隔为每季一次，并书面