吉林省监狱管理局财务软件升级解决方案.doc

吉林省监狱管理局财务软件升级解决方案为a吉林省监狱管理局财务软件升级解决方案长春用友政务软件有限公司2006年7月目 录一、概述1.1公司简介1.2宏观背景1.3政府职能部门传统分布式的财务管理困惑1.4吉林省监狱管理局财务现状二、升级实施方案2.1总体目标2.2整体应用方案2.3具体解决方案三、升级业务流程图3.1 数据备份方法3.2 帐务处理流程3.3 固定资产流程3.4 工资系统流程3.5 报表系统流程3.6 升级注意事项四、培训及服务4.1 培训4.2 服务一、概述：1.1公司简介：用友集团是中国最大的独立软件供应商和最大的管理软件厂商，是亚洲第二大软件供应商。拥有超过70%的行政事业单位财务管理软件市场的占有率，及90%以上中央部位财务管理软件市场的占有率。其核心业务包括四大块：用友企业应用软件（U8）.用友政务应用软件. 用友金融应用软件. 用友软件外包业务。用友政务软件公司是集团与财政部财政科研所联合投资组建，是用友集团旗下专注于政府公共财政业务软件及行政事业预算财务管理软件的主力技术开发与服务提供商，也是中国公共财政管理（PFM）信息化市场最大的应用软件与解决方案供应商。并已成为各级党政机关.军队.行政性事业单位.社团组织.及各种非企业组织信息化建设的重要力量。由于集团内部的业务分工，从2003年至今，现行政事业单位仍使用用友企业版（U8）正逐渐升级到用友政务版（R9）软件。1.2宏观背景：从九十年代中期开始，国家就明确提出了建设适应市场经济形势的公共财政框架总体设想，并随之展开了一系列配套的财政改革措施，公共财政改革的深入已经向各级政府部门的财务管理提出了更高的要求，而政府职能的转变也要求各级政务部门要更加有效的组织自身的财务资源。 同时随着我国重返WTO，我们正迅速溶入全球经济大潮之中，而政府作为市场经济中的一个重要主体，需要更加注重行政的成本，收支的平衡，提升财务管理已成为新时期所有政府部门面临的重要问题。目前，大部分地方政府已经从硬件网络到对计算机信息技术的认识再到有效应用，都有了一定程度的提高。财务管理既然作为政府行政的重要保障，理所当然的成为电子政务建设的重要内容，电子政务建设的全面推进要求政务部门的财务管理水平必须进行相应的提高。1.3政府职能部门传统分布式的财务管理困惑： 当前各级政府职能部门在相对传统的管理模式下，财务管理在方方面面都存在一定的问题，我们集中进行了归纳，主要表现为以下几点：1、上级政府职能部门无法有效监控下属单位的财务状况。2、下级单位的资料层层上报进行汇总，信息的真实性、准确性无从保证。3、各级部门的财务资料相对割裂，无法及时完整的体现总体财务状况。4、财务控制措施很难进行有效落实，预算经常形同虚设。5、会计核算体系不是很规范，各单位的核算管理均出现各自为政的现象。6、信息反馈比较迟缓，财务风险无形加大。7、不同政府部门之间形成各个信息孤岛，工作难以进行有效协同。8、无法适应新政府收支分类改革的创新要求。1.4吉林省监狱管理局（以下简称监狱局）财务现状：监狱局是吉林省较早使用财务软件的行政单位，从九十年代末起到至今，局机关及所属二级单位都正在使用用友通用软件（U8），财务管理相对比较规范，能满足日常财务部门的核算需要。但随着社会的发展，政府收支分类改革的变化，国家对政府预算.收入.支出.核算.决算.考评等全面管理环节细分。而原来软件已远远落后于时代的发展，已满足不了未来改革的需要。根据监狱局的需求，长春用友政务公司制定了用友GRP财务软件升级解决方案，以供参考。二、升级实施方案：2.1总体目标：为吉林省监狱管理局局机关财务及所属二级单位财务部门（14家）进行软件升级工作。保证各单位往年财务数据完整，准确。对今年已发生的财务数据进行有效转换，在不增加各单位财务人员工作强度的前提下，满足今年财政部门对政府收支分类改革的要求，正常.准确.及时在年底生成新旧两套财务报表。2.2整体应用方案：1、能提供全新的根据政府收支分类一致的功能分类核算.经济分类核算.以满足细化的收入.支出管理要求；2、能提供及时的功能分类.经济分帐簿.报表；3、能提供新旧收支分类两套财务数据，并实现历史查询.同期可比；4、能从预算核算决算衔接角度从三个环节全面实现管理一体化，结合部门预算.国库集中支付等改革，实现预算指标.用款计划.支出申请.会计凭证.决算报表等的全程实时管理，数据衔接。2.3具体解决方案：（一）、用友V7.2.X数据到R9数据、转换中的限制：1、UF7.2.X中同一个账套不同年度的数据只能转换到R9不同的账套中；2、项目档案：UF7.2.X项目档案转换后为R9自定义辅助核算项资料，由于R9软件最大支持4个自定义辅助核算项，所以最多支持4大类项目档案的数据转换；3、UF7.2.X中部门、往来单位和项目目录转换后分别为R9的一级部门、往来单位和自定义辅助核算项，而R9软件中每级代码的最大长度: 部门为6位、往来单位为18位、自定义辅助核算项为6位， 所以部门、往来单位和项目目录编码分别不能超过6位、18位和6位，超过部分自动截取（有可能引起代码重复导致转换失败）；（二）、用友软件U8数据到R9数据的转换中的限制：1、系统初始化完成后，数据转换前，不允许在用友U8软件中进行任何操作；2、进行数据转换时，不允许运行R9和用友U8软件；3、升级时需录入的系统启用日期是最新业务未发生月份的第一天；4、转换操作员，不包含其原来所具有的功能权限； 5、转换具有辅助核算属性的会计科目时，要求必须转换相应的辅助核算项，否则该科目的辅助核算属性无法正确转换。冻结状态(对应U8中封存状态)；6、部门档案：数据内容不需要变换直接转入，仅转入部门代码，部门名称，部门电话及使用状态；7、职员档案仅转换：职员代码（R9最大支持6位，如果超长则自动截取,业务数据中的职员代码也会自动截取，可能会造成数据重复导致转换失败），职员姓名，所在部门代码，职员电话，性别(全部为男)并且只转换U8与R9名称相同的附加信息，不同的将丢弃；8、客户档案和供应商档案：U8客户档案和供应商档案转换为R9系统中的往来单位资料，由于原来的客户、供应商档案代码不分级，而R9软件中的往来单位分级，所以在转入过程中需要对原来的客户、供应商代码进行转换，使其满足相应的分级规则，代码长度不足的在代码后边用补位字符填充，代码长度超出的截断保存（有可能引起转换失败）；由于将客户、供应商同时转入往来单位，所以在往来单位中建立两个一级单位，一个是客户、一个是供应商，再将原来的客户、供应商分别转入到这两个一级单位下级；基于以上两种情况，数据内容转换后往来单位分2级，转换时需要设置以下信息：往来单位分级规则（一级代码长度、二级代码长度）、供应商一级代码、供应商补位字符、客户一级代码、客户补位字符；另外，R9软件中每级代码的最大长度为6位，所以客户档案编码和供应商档案编码不能超过6位，超过6位部分自动截取（有可能引起代码重复导致转换失败）；9、项目档案：仅转换代码、名称和使用状态； 项目档案（非现金流量项目大类）: 由于项目档案转换后变为相应的自定义辅助核算项（即项目大类转换为自定义辅助核算项类别，项目目录转换为辅助项资料），并且最多支持4个项目大类的转换，所以转换前需要设置将对哪些项目大类进行转换和每个项目大类转换后对应哪类自定义辅助核算项；由于项目档案中的项目目录不分级，而辅助项资料分级，因此在转入过程中将项目目录代码直接转换为一级辅助项资料代码，所以在转换前需要设置每项目大类转换后对应的辅助项资料的一级代码长度和补位字符。另外，由于R9软件中自定义辅助核算项并且每级代码的最大长度为6位，所以最多支持4大类项目档案的数据转换，并且每类项目中项目目录的代码长度不能超过6位，超过6位部分自动截取（有可能引起代码重复导致转换失败）；项目档案（现金流量项目大类）: 与项目档案（非现金流量项目大类）的转换相同，只是不需要设置转换后对应的辅助项类别而是只能转换到现金流量项目。同样由于现金流量项目分级，需要设置转换后的一级代码长度和补位字符。10、币种汇率信息：币种信息转换外币代码、外币名称、外币单位、外币汇率折算11、凭证类别：直接转换，仅转换代码、名称和使用状态；12、凭证数据转换： 凭证转换过程中，将每条明细数据转入到凭证内容表中，并对辅助代码做如下转换（对每个科目，同时最多有部门、个人职员、客户、供应商、项目大类等几项辅助核算中的2项，而且个人职员、客户、供应商3项辅助核算互相排斥）： 将部门代码直接转换为部门代码，将职员代码直接转换为职员代码，将客户编码和供应商代码按上面提到的转换规则转换为往来代码；若项目大类和项目编码有值，则生成数据到凭证分录明细表中，项目大类代码和项目代码按上面提到的转换规则转换为相应的辅助项类别代码和辅助项资料代码；处理过程中若遇见不同凭证的分录，则将已处理过的哪张凭证数据汇总到凭证目录表中。13、科目总账数据转换： 用友科目总账表和R9科目余额表记录的都是每个科目发生明细数据在每个会计期间的汇总，所不同的是：用友按数据行来区分不同的会计期间，R9按数据列来区分不同的会计期间；用友按数据列来区分本位币、外币、数量金额，R9按数据行来区分本位币、外币、数量金额。因此，转换过程中，对每个科目每次处理全年的数据，得到本位币、外币、数量对应到各个期间的数据，再分别添加本位币、外币、数量数据记录行。14、辅助总账数据转换： 用友辅助总账表和R9辅助余额表记录的都是每个有辅助核算的科目发生明细数据在每个会计期间的汇总，与用友科目总账表和R9科目余额表的差别基本相同，数据转换也基本相同。不同的是辅助总账、辅助余额表中涉及到辅助代码，因而就有辅助代码的转换（与上面提到的部门、个人职员、客户、供应商、项目代码转换相同），另外还要依据转换后的辅助代码的类型参与余额表中余额表类型字段的生成。15、现金流量数据转换： 直接将现金流量数据转换到凭证分录明细表和现金流量总账中，代码转换与上面提到的转换规则相同；目前R9系统中凭证科目的借贷方向与现金流量流入流出方向是一一对应的(借方-流入/贷方-流出)，对于U8中那种其它对应关系的现金流量业务目前无法处理，转换后与原先含义不同；16、账务系统中部转换的数据清单：凭证明细账数据中的期初往来业务、期初银行日记账部分数据不转换；用友U8数据中会计期间为：0、20、21的没有进行转换处理；U8系列中的往来待核销业务数据不转换；凭证类型中对应的凭证必有必无科目没有转换；非法对应科目关系没有转换；往来单位对应科目关系设置没有转换；项目对应科目关系设置没有转换；自动会计分录设置没有转换；凭证摘要库没有转换；17、工资计算公式不导入；18、所有卡片都作为启用月份录入的原始卡片升级到R9；19、任何变动单信息和启用月份之前的折旧信息将不能被升级；20、U8旧项目名称根据R9新项目（结构）改变；21、最后业务月份必须已做月结且下月尚未做过任何业务时执行数据升级；22、固定资产数据升级不支持多年度数据升级，只能对最后一年的固定资产数据升级。23、自定义折旧方法将不能升级，而且所有使用自定义折旧方法的卡片，其折旧方法将缺省升级为平均年限法(一)；24、所有卡片样式将不能升级，缺省为通用样式(需手工调整)；25、U8中固定资产卡片中的部门只有一项，即是使用部门也是所属部门，但在R9版中将两个部门分开，目前导入R9的部门均用U8中的部门；26、R9固定资产在没有进行初始化的情况下进行转换时，系统会提示没有进行初始化；27、R9固定资产模块中的部分表中的相应科目代码字段与总账模块的科目表相关联。不转换总账模块，只转换固定资产模块时，转换程序会把该字段置为空值。请注意转换顺序；28、U8中有某一固定资产对应多部门现象，则转换R9时选择方式：转入第一个部门、拆分成若干个卡片。三、升级业务流程图：3.1 数据备份方法：（一）、备份用友U系列数据，备份方法有：1、系统管理中，以admin进入，输出数据；+选择账套下的输出选择账套号，确认输出，选择备份路径2、以账套主管进入，进行年度数据输出；选择账套号，会计年度，选择年度账，输出，3、拷贝数据账套下的文件，ZT001下的，分别为Ufdata或UFDATA。C:WF821AdminZT0012003C:WINDOWSSYSTEMUFSYSTEMZT0012004（二）、在用友U系列软件中建立账套，并恢复数据。3.2 帐务处理流程：1、 明确账套的基础信息，包括账套名，单位名称，起用日期，编码方案，部门档案，往来资料，项目资料，科目信息等；2、 在用友政务R9软件件中建立账套，要求基础信息与原账套一致；3、 运用转换工具，进行数据转换， 选择源数据账套 选择目标数据账套是否存为往年数据选择需要转换的数据这其中所谓的数据库名为用友U系列软件对应的数据库名，补位字符用字母对数据进行转换处理，数据转换正常结束，如果有错误请查看报告，修改错误后，再重新转换处理。4、 对数据的核对及调整。对预记账库进行数据导入，及进行预记账，升级后的数据，预记账为空；往来单位对应的核算科目为空，但是可以正常做工作，最好不要再做修改，如果要改就要行对于每一个往来单做改动； 凭证类别的不同， 对账，包括总账，明细账，余额表、辅助核算表等；3.3 固定资产流程：1、 明确账套信息，包括开始使用日期，是否计提折旧，折旧方法，类别编码原则，代码设置原则，部门分级原则等；2、 在R9软件中建立账套，确定编码方案及代码设置原则；3、 转换工作是在最后一个月计提完折旧后，不做任何变动的情况下进行；4、 使用转换工具进行数据转换；注意：每年的数据升级后为一个账套，不能合并到一起。 选择源数据账套 选择目标数据账套选择需要转换的数据数据转换正常结束，如果有错误请查看报告，修改错误后，再重新转换处理，转换结束，4、对数据的核对及调整。3.4 工资系统流程：1、明确账套信息，包括开始使用日期，部门信息，人员编码等；2、在R9软件中建立账套，确定编码方案；3、升级前，清除用友U软件中的重复代码记录， Wa_psn中；4、使用转换工具进行数据转换； 注意：每年的数据升级后为一个账套，不能合并到一起。 选择源数据账套 选择目标数据账套选择需要转换的数据数据转换正常结束，如果有错误请查看报告，修改错误后，再重新转换处理，5、 数据的调整及核对。注意：这是针对于先把数据结账后，建立一个新的年度账（2005年）只有年一个月的数据，如果是全年数据，需要把库中重复记录全部请除，如果有人员变动的，如增加，调走等升级后会有错误，比如：人员已经调走了，但是升级后在工资发放表中仍有该人的数据记录。3.5 报表系统流程：由于企业版（U8）软件报表系统是单独开发的，无法与EXECL兼容，所以无法转换。报表需要重新制作。3.6 升级注意事项：以上是针对于用友U821升级到用友政务R950的，如果是用友V系列的软件，需先将V系列的软件升级到U821，再实现上述升级。（包括V811、V811A，V812，V812A等）而且要先用SQL数据库7.0升级,再升到SQL数据库2000；用友V7.2x可以直接升级到用友政务R950。四、升级培训及服务4.1 培训1、培训目的：适应新政府收支分类改革的要求，满足财政部门对预算单位年底新旧两套收支报表的自动生成及对照。2、培训形式：由于时间关系，建议搞集中培训。3、培训时间：待定，越快越好。4、培训内容及步骤：A、报到、备份以前财务数据、安装新软件。 B、政府收支分类改革内容。 C、讲解用友政务（R9）政府收支分类版财务软件。 D、在讲软件同时，现场做数据升级。 E、软件日常工作注意事项及答疑。4.2 服务：1、 服务内容：总体规划、方案咨询、应用培训、系统实施、协同开发、运行维护、系统集成维护、IT外包。 2、 服务方式：上门服务、电话热线、信函与传真、网上自助服务、远程维护。 3、服务收费：免费部分和收费部分。 4、备注： 甲方：吉林省监狱管理局(使用方） 乙方：长春用友政务软件有限公司（服务方） 丙方：北京用友政务软件有限公司（开发方）用友政务产品售后服务项目（免费部分）序号项目服务方式或途径1单用户培训甲方一人次，网络版培训与工作站个数（或并发用户个数）相同人次。培训内容为操作使用培训。 甲方填写培训回执，邮寄或传真给销货单位。 销货单位通知甲方培训时间，按用户协约负责培训。2软件载体、资料、加密卡等物品非甲方故意行为而损伤，可更换。甲方凭购货发票、损伤的物品和质量信誉卡到销售单位更换。3软件出现可以再现的运行错误，使其无法正常运行。 甲方书面记录错误发生的条件和状态，并通知销货单位。 销货单位会同丙方确认是否有该错误。 丙方改正