供应商评审控制程序.doc

供应商评审控制程序1.0目的明确新供应商的选定，制定评价供应商的方法，以确保能长期、稳定地提供符合要求的物料和服务，减少采购风险，特制定本程序。2.0适用范围适用于公司所有业务往来的供应商。3.0职责3.1供应部负责a）对供应商的开发、选择、调查、评价；b）确定合格供应商，编制合格供应商一览表，并对供应商进行有效地控制和指导；c）建立不合格供应商黑名单，并做好供应商不良行为记录；d）合同/协议的洽谈、起草、签订；e）对供应部的按期交货情况进行跟踪统计。3.2质检部负责a）对供应商提供地样品进行检验及评价；b）对供应商提供的产品质量进行跟踪；c）组织对供应商定期评审。3.3物资部负责组织相关人员不定期对产品的市场价格进行调查、评定。3.4使用部门负责对供应商提供的样品进行试用，并提交试用评估报告，参与供应商评审。3.5设备部负责设备类样品的检验及评估，参与设备类供应商评审。4.0流程图5.0程序5.1供应商的开发5.1.1首先查询不合格供应商黑名单，以防不合格供应商列入开发对象。5.1.2供应部应利用多种渠道（网络、订货会、交流会、企业黄页、招标等）寻找收集供应商信息和资料。5.1.3供应部对符合要求的供应商资料进行分析，初步对供应商的质量保证体系、生产能力、业绩、交货期等进行调查，初步拟定候选名单，一般一种物料的供应商可以是35个候选名单。5.1.4开发寻找供应商时应尽可能寻找直接生产厂家或地区级代理商，以期建立长期合作关系。5.2供应商初选 5.2.1供应部向候选名单中的供应商发出公司物料的采购要求，必要时应有验收标准或样品，并请供应商提供少量样品及初步报价。5.2.2质检部或使用部门对供应商提供的样品进行检验或试用，并将供应商送样检验/试用报告提交供应部。5.2.3供应部根据该物料的质量、价格情况及其他情况综合分析、比较、初步选定供应商。一般13个初选名单。5.3供应商的审查、确定5.3.1对于重要材料或设备的采购，供应部应组成审查小组，成员由供应部、质检部、生产部或其他指定人员组成。5.3.2审查内容包括：供应商资质审查、同类物品价格调查、样品测式、现场考察、历史评价等。5.3.3现场考察：供应部组织相关人员到供应商生产现场对其质量管理现状、生产设备、检测手段、生产现场管理、人员等情况进行现场评价，必要时应向供应商索要产品质量计划。5.3.4历史评价：对供应商以往组织及服务情况（如交货、产品质量、售后服务、价格等）进行评价。5.3.5对提供重要物料的供应商同时使用几种审查方式，一般产品的供应商使用样品测式和历史评价，辅助产品的供应商仅使用历史评价。5.3.6对金额少、不定期供货的供应商，应急时或没有代替的供应商时可简化审查。5.3.7审查后还应对价格、交货时间（采购周期）及沟通协调方式进行确认。5.3.8经审查的供应商应形成供应商调查报告，提交供应部主管领导确认，评判合格可列为合格供应商，一般主选1名，备选2名。5.3.9对于外包供应商也应使用几种审查方式联合进行审查评价。5.3.10审查不合格的供应商可以要求其改善，再次审查，但不应超过2次审查。5.3.11供应部应将确定合格的供应商登录在合格供应商一览表内。5.3.12对于招标形式确定的合格供应商，招投标过程就是合格供应商的审查确定过程，中标方就是合格供应商。5.4合同/协议的洽谈、起草、签订5.4.1确定合格供应商后，供应部应与供应商洽谈，协商供货事宜，洽谈内容应包括：产品质量要求、价格、付款方式、交货方式、运输方式、交货时间及地点、违约责任、售后服务等。洽谈过程中需要其他相关人员参与时，应通知相关人员参与合同的洽谈。5.4.2若是设备供应商应增加洽谈内容、技术支持、技术参数、配件、人员培训、安装调试、提供相应的图纸资料等。5.4.3若是外包项目洽谈，应增加洽谈内容：施工进度、图纸审查、验收过程（消防验收、压力容器验收、防雷防静电验收等）。5.4.4将洽谈内容起草成合同或协议。通过合同评审程序评审后，双方签订合同或协议后开始供货。5.5供应商的控制5.5.1供应部应建立合格供应商档案，档案内容应包括供应商的营业执照副本复印件、开户银行账号、法人代表的相关资料、组织机构及主要成员、联络人、联络电话、供应商的生产规范、质量控制能力、供货历史、业绩、信誉度、本公司对其的评审记录、产品检验报告、试用记录、进货质量跟踪记录等。5.5.2供应部对供应商的按期交货情况进行跟踪。当供应商不能按时交货时，应予以警告，并沟通进行纠正，必要时访问供应商促其纠正，并且每月对交货情况进行统计，按期交货率低于80%以下者，取消其合格供应商资格。5.5.3质检部对供应商供货产品的质量情况进行跟踪，当供货质量不合格时，应以来料质量问题改善要求书的方式进行限期改善，并要求供应商回复改善情况。对质量不重视，通知三次没有回复或到期没有明显改善者，取消合格供应商资格。5.5.4质检部对同一产品若因质量问题连续三次（三批）出现退货，取消合格供应商资格。5.5.5使用部门对供货产品的使用情况进行跟踪。若由于交货期延迟、产品质量不合格或售后服务不及时给公司造成损失时，使用部门通知供应部应向供应商索赔，损失达10000元以上，取消合格供应商资格。5.5.6物资部应组织相关人员不定期对供货产品的市场价格进行调查评定，若供应商提供产品的价格高于同种产品价格20%时，取消合格供应商资格。5.5.7重要产品的供应商由质检部组织供应部、使用部门、物资部组成小组定期（每年至少一次，一般为年终）进行一次业绩评价，需要时可临时进行业绩评价，填写供应商业绩评价表，各小组成员分别对相应项目进行打分，并根据得分进行评级：90100分为A级，8089分为B级，7079分为C级，69分以下为D级。当得分评级为D级时，经主管领导批准，取消其合格供应商资格；得分评级为C级时，通知供应商改善。5.5.8若主选合格供应商不能达到交货量需求时或主选合格供应商已被取消合格供应商资格时，供应部从备选供应商处订货。5.5.9对取消合格资格的供应商各部门填写供应商业绩评价表，在特殊原因中写明一票否决描述，经公司领导审批后交供应部，供应部将其打入不合格供应商黑名单，并保存不良记录，不合格供应商黑名单由供应部发布给相应部门，不再接受其货物和送样等。5.6与供应商的争端和处理5.6.1和供应商谈判，签订合同或协议时，应列明交货延迟期、质量不合格、不履行售后服务等的处罚条款。5.6.2建立与供应商的联系渠道，保证在未发生问题前能与供应商及时沟通。5.6.3处理采购争端的原则：一般应能通过双方协商解决，如造成的后果严重，双方不能协商解决时，联系法律部采取相应的措施（如发函、起诉等）。5.6.4对于检验中不易暴露而在生产或销售过程中暴露又确属供应商的质量问题，要根据造成经济损失的程度依据国家相关法规向供应商提出索赔。5.6.5对于直接从市场上采购来的物料，不合格的应进行报废或销毁处理，可