中层管理者能力训练之五 主管的职业规划.ppt

职业管理能力训练 职业规划 第一讲如何获得晋升 抱负是 美德之母 昆特兰 如何成为主管 公司比较喜欢有抱负的员工 永远不要隐藏自己的抱负 在管理层和职位相当的其他员工面前展示它 让所有人都知道你渴望成功 宣布你的雄心和抱负带来的即时好处之一就是人们会对你刮目相看 那些有积极目标的人通常都会受到他人的赞赏 当你告诉别人你想达到什么目标时 通常你都会得到同伴的帮助 你可以做一些笔记 这一行动会在管理者心目中给你建立起这样的形象 目标明确并且乐意听从别人的忠告 你还会得到另一好处 从那时起 这位资深管理者会开始观察你 看看你如何超越其他员工 动机是很重要的 那些品质是公司愿意提拔的人应该具有的 1 公司寻找的是可靠的人 2 公司寻找天生的领导者 3 公司寻找的是忠诚的人 4 公司寻找的是愿意承担责任的人 5 公司寻找的是在自己现有职位上有所成就的人 6 公司寻找善于聆听和理解领导意图的人 7 公司寻找诚实的人 如何做职业规划 别把事业放在别人的手心里 要牢牢地掌握住它 成功 是个人定义的成功 正是要达到的目标 职业规划是通往成功的路线 事业是很长的旅程 因此途中有很多驿站 你不可能从一个普通职员一跃成为公司总裁 一份好的职业规划应该包括许多中转站 我们必须把它们标出来 因为这对于确定自己没有偏离航向很重要 何时做职业规划 在我们加入某个机构之前做职业规划是最佳的时间 加入之前要仔细调查这个机构 当这个机构把我们作为应聘者进行询问时 你也要进行同样的质询 没有比这样更公平的了 对于可能成为我们的老板的人 我们应该了解 以这个老板为中心的机构所提供的职位能否帮助我们向预期的目标前进 如果不能 那么不要接受这份工作 如何询问潜在的雇主 1 你是从公司内部晋升的吗 2 从这个职位开始的典型事业道路是什么 3 公司有内部培训计划吗 4 我的上司在他的职位上呆了多长时间 5 他花了多长时间得到那个职位 透露公司情况的信号 1 这家公司显得生气勃勃 还是所有人都无精打采 2 员工们对于所从事的工作感到兴奋吗 3 公司的氛围是积极向上的吗 4 设备是现代化还是老掉牙 5 公司的环境是明亮通风的 还是灰暗局促 使人觉得沉闷的 勾画你的职业规划表 帮助我们攀登顶峰的行动阶梯 职业行动阶梯下一步要干什么完成这一步骤拟定的时间a b c d 增加晋升可能性的8个步骤 1 检查你当前的工作 2 制订出计划 让公司得到的比期望的更多 3 寻找能更好地完成工作的方法 4 建立起善于与人合作的声誉 无论是和高级管理层还是和员工之间 5 了解自己渴望得到的职位的情况 6 寻找一些能使自己受到高层管理者注意的任务 7 学习如何简单明了地与人沟通 8 享受我们公司和我们的工作 如果上述计划不成功应注意的两个方法 1 找一件公司里没有人愿意干的 被忽略的工作来干 2 找一件被忽略的工作来做 但不要与任何人商量职业指南成功的人愿意为他所在的组织做超出份内的事 如何制定自己的晋升时刻表 1 选择一份自己想要的工作 这是事业规划的一部分 2 向高层管理者表露自己的雄心 3 着手完成高层管理者要自己做的事 记住要确保高层管理者不断听到关于自己的进步的报告 即使是一小步 4 对自己目前的工作要做到最好 做一个优秀的员工 5 让公司里的同事了解你的目标和时间表 何时以及如何修订你的职业规划表 如果我们的事业正如自己所描绘的 从起点到终点呈一条直线 一条岔道也没有 那就太美妙了 当某些自己预料之外的进展出现时 就该修订或调整你的职业计划了 一个经常会使自己的计划受阻的情况就是自己渴望得到的职位已经被公司安插进了某人 选择另一个目标 才是唯一积极的作法 这样做使得计划者可以控制自己的事业 在自己放弃原来的计划并最终选定一个新目标之前 最好能跟某个高层管理者谈一谈 如果事业进展得比预期的顺利 那么就修改你的规划表并朝着更高的目标努力吧 理解公司晋升时间表的关键 1 现任的部门主管花了多长时间得以晋升 2 自己的前任晋升以前在这个位置上呆了多长时间 3 平均计算 与自己同级的员工在他们晋升之前在他们的职位上呆了多久 4 合格的员工总能得到提拔吗 5 对那些合格并且熬足了年头的员工 公司会提供合呼逻辑的机会吗 6 自己是否感觉到某位管理者试图阻碍自己 为什么 7 自己的上司或其他前辈是否正在指导并提拔自己 8 当自己和上司谈论起晋升机会时 他是否打断你的话 9 公司里是否有人资历比自己浅 晋升却比自己快 10 公司最近是否请了个外人来处理一项你觉得自己可以胜任的工作 如何在公平竞争中取胜 1 参加特别的工作组 2 积极参与各种会议 3 对管理层的要求和指示一定要做出适宜的反应 4 即时地出谋划策 5 每天都要出现 6 学会很好地与人沟通 为什么寻求一位指导者很重要 顾问式的人物通常是高层管理者 高层管理者对那些年轻 但看起来大有前途的员工会多加注意 他们对自己的贡献就在于告诉你公司里的一切是如何运转的 他们往往会把这个年轻人的才干大加展示 并且施加他们所能施加的任何影响去帮助他们的 学生 不断的进步 是什么使得一位高层管理者想成为你的顾问 对某些人来说 是为了对一个年轻的祟拜者炫耀他们的知识 另外一些人则喜欢搞阴谋和政治游戏 大部分人真心觉得他们代表年轻人的努力对公司多做贡献 因为他们正在提拔有才干的人 找到自己顾问的最好方法是什么 首先要显示你有成功的希望 每个人都喜欢在胜利者身上下赌注 如果一位高层管理者觉得某个员工有潜质 他会很乐于帮助这种潜质实现的 如何表现自己的才能 1 活力充沛 2 渴望承担责任 3 对身边发生的事情要怀有真正的兴趣 4 要引人注目 5 比其他员工更勤奋 作为晋升前提的7大性格特征 1 坚韧不拔 2 合作性 3 诚实并有祟高的道德准则 4 冷静 5 讨人喜爱的个性 6 忠诚 7 坚强 如何使自己的工作得到赏识 1 抓住并利用每次机会出现在高层管理者面前 2 发表个人演讲 3 当自己取得一定成绩时 切记以备忘录形式总结成果以及你在促成这一成果中扮演的角色 4 在大家看得到的地方做你的工作 5 在你为某一计划工作时 向一位高层管理者征求几次意见 职业指南 在你事业发展的最初阶段就要开始培养诚实的品德 在你沿着成功的阶梯向上发展时更要带着它 它会帮助你前进的 如何避免事业陷入僵局 1 从逻辑上讲 这个职位发展的下一步是哪儿 2 完成下一步发展的合理时间是多久 3 如果逻辑上的发展在合理的时间内并没有变成现实 那么这个职位还有其他晋升的可能性吗 4 从这个职位出发 我能达到自己事业的目标吗 5 如果在日程表上什么事也没发生 逃跑路线 下次可能的调动是什么 仔细地选择你的位置 认真选择既适应自己的又是上司委派的工作 要不断挑战自己积极思考下一个职位以及下一个之后的职位 承担额外责任的最佳时机 只要公司要求 你就可以承担额外的责任 别错过任何拓展自己工作领域的机会 1 建立起愿意承担责任的声誉 2 建立起脚踏实地的声誉 让人知道你会尽你所能完成任务 3 建立起你愿意作决策并承担它的后果的声誉 热爱工作是很好的职业策略 1 它给任何员工带来活力 那些喜欢他们正在做的事的人会把自己更多地投入到这件事中 2 它使得员工有兴趣了解如何把工作做得更好 兴趣是革新和发明的开端 3 它使得员工期待着每一天的到来 他们不会轻易被问题击败 4 它使得员工更易与人相处 每个人都喜欢处身于那些充满热情的人之中 你要尝试培养一种对工作真正的喜爱和享受 这是一种保证能让你受益的个人职业发展策略 第二讲如何渡过一个主管最初的关键几天 真正有价值不是你花费了多少时间 而是你付出这些时间都干了什么 k 威尔逊 开头你会遇到什么事 1 高层管理者会要求他汇报本部门的一切运转情况 2 员工们会带着公司事务和个人问题纷沓而至 3 老朋友会期望得到特殊待遇和帮助 4 新的文案工作完全超乎你的想象 5 每隔几分钟就要做出一个决定 6 在最不可能出现麻烦的地方会不断出现麻烦 它们都需要即时的关注 7 主管只需每天工作8小时的日子似乎一去不复返了 所以你会遇到的第一件事就是你的时间全被占满了 要想集中精力对付一件事是很困难的 因为有那么多事情会分散你的注意力 你要学的一件事并且要尽快学的是 管理时间 运用你的权力 行使权力的规则 1 要知道你到底想要什么结果 发出一个含混不清的指示只会带来混乱的结果 2 保持你的个性 到目前为止它对你贡献最多 很多新任主管都认为他们一晋升至管理层就得改变和他人的关系 其实你不必变得粗暴和独裁 如果这并不是你的风格的话 3 期望你的下属遵从你的指示 这种期望必须在每次交流中传达给他 承担起主管的责任 你要安排的第一件事就是与你现在的上司会面 与你的上司讨论所有的事务 了解上司对你的期望以及你能指望从他那儿得到的支持是一件很重要的事 你现在已经跻身管理层了 同时在你的员工面前你代表着公司 所以处理那些公司想要你完成的事情是很重要的 你将是把公司的信息传递给你手下的人 你与上司的讨论必须具体而坦诚 讨论结束时 确保你已了解你工作的全部内容 如果从上司那儿很难得到清楚的答案 那就自己把所有对你的期望列出来 用它来试探上司的反应 新关系中有几件事是必须了解的 1 公司期望本部门有何表现 2 公司期望你有何表现 3 本部门必须优先考虑的是哪些事 4 你得完成哪些书面和口头的报告 何时需要完成 5 高层管理者的指示怎样传达 多久需要传达一次 6 在完成高级管理层设定的目标方面 你有多大的自由度 换句话说 你的上司对你的干预程度会有多大 7 本部门的未来目标是什么 是谁设定的这些目标 8 高级管理层认为本部门面临的最大问题是什么 谁将负责解决这些问题 理解你的上司 新主管要学习的一件重要的事就是 他也许是在为整个公司工作 但他向之汇报的却是一个人 要了解上司想为公司及个人实现什么目标 跟着上司的轨道走 要让你的目标与他的目标统一起来 当然谨慎谦虚是必要的 你只要静静地向着上司的目标进发就行了 他会承认并欣赏你的努力的 而且会有奖励 许多主管会从他们上司的成功中受益 随着时间流逝 你们会达成进一步的理解 与上司相处须知 1 即使没有特别的要求也要经常向上司汇报 了解正在发生的情况会让他们更满意 2 要开诚布公 别把问题都隐藏起来 3 当你指出一个问题存在时 别忘了提供解决的办法 干万不要只揭露问题而不提供解决办法 4 承担起责任 他们付你薪水为的就是这个 5 维护你的属下 对他们忠诚 批评部门里的每个员工或者把问题归疚于他们的主管 是不会得到高级管理层信任的 如何赢得高级管理层的信心 信任会逐渐地产生 当你提供好的绩效时 高级管理层的信任会在以下情况时显示出来 1 当你获委以新的任务及权力时 2 当你的意见被征询时 3 当你被允许制定各种计划的细节时 4 当对你的工作的每日例行检查越来越少时 开列所管理的资源清单 列一张清单 弄清楚你得到了哪些工具或资源 人力 资金 设备和资产 时间 这位刚刚上任的主管不太可能瞬间就获得更多的资源 无论如何 列一张上述的清单 会帮助新主管判断他的任务将会有多困难 主管的工作就是用现有的资源变戏法 包括在预算内工作 确保员工受到合适的培训 保持设备处于运行状态 制定出一个日程表把现有时间加以最大限度的利用 当你证明自己能用现有的资源把工作干好时 你就获得了要求得到更多资源的权力 作为主管的你将如何被评判 作为一名主管 你的主要任务之一就是确保工作高质量地完成 工作以适当的方式高质量地完成了 你就干得很好 那么无法预见的问题又如何呢 别想找借口 重要的是结果 你不可能完全靠自己完成所有的工作 真正做工作的是那些向你汇报工作的员工 你依赖于他们 管理的精华就是让别人完成工作的能力 主管都会很快发现在下命令和这些命令被按照它的原意执行之间有一条鸿沟 第一次部门会议 1 即使个别员工拖沓 也应按预定时间开始会议 2 使会议简短 不要超过15 30分钟 3 部门中每位员工都应出席 没有例外 不论他是否有特殊职责 4 如果员工对你完全陌生 应该让一位高层管理者介绍你 这种介绍会使你的上任显得合乎正规 5 如果你不了解他们 要求员工们站起来介绍自己 试着记下他们的名字 6 重申你与高层管理者讨论过的本部门的目标和任务 让他们知道你得到了授权 第一次部门会议 7 使你的讲话简明扼要 积极向上 8 别提出或甚至暗示会有大的变动 9 准备考虑员工的问题 10 别让员工没完没了地提问 别让这次会议变成一个抱怨大会 11 保证你和每个员工分别会面 12 向员工叙述一些你个人的情况及你的管理哲学 第一次会议的真正意图 1 它具有象征性 可以让你的属下知道现在是你掌舵 2 它使得你和员工相互留下第一印象 3 它驱散 或者证明 了那些关于你将是怎样一位主管的谣言 和员工一对一的会面 1 抱着多听少说的想法开始会谈 2 确定你是否真的需要在你俩之间摆张办公桌 3 在整个会谈中 不要分散你对下属的注意力 4 别用不停抱怨自己有多忙来开始这次会谈 这会使员工觉得你在夸耀自己有多么重要 5 最初几分钟尽力让员工感到轻松自在 6 要求员工简单叙述他的职责 7 询问员工有无改进工作的建议 和员工一对一的会面 8 简短总结一下该员工过往的表现 9 了解员工的目标和渴望 10 别扔下什么炸弹 11 别对你的员工表现出屈尊俯就的态度 他会因此憎恶你 12 会谈要简短 用积极的话语结束会谈 13 如果会谈中你提出要为员工做某些事 切记要信守诺言 把结果反馈给这一员工 职业指南 信守所有的诺言 这是使员工们信任你的最快方法 成为主管后最初几天该做什么 1 了解上司真正的需要 跟上他的程序 2 列出所有可运用的资源 3 与员工会面 召开全体会议及个别会谈 4 了解他们的一些情况 也让他们了解你的一些情况 如何对待员工 每个员工都是独立的个体 他们有不同的个性和目标 他们正处在各自不同的生活和事业阶段 给予你的员工足够的自由度来完成他的工作 密切注视其他人的努力 如果某种方法适当 可以把它用在另一位员工的身上 你能向员工们表现的最大的礼貌就是承认他们个性化的存在并对此做出反映 重要的是每个员工都受到公平的对待 如何对待你的老朋友 为了赢得所有员工的尊敬 新主管不能让人怀疑在徇私 那些旧的关系模式必须很快加以改变 当某个员工无视指示时 立即约见这个员工 让他清楚他没有选择的权利 如果一个老朋友仍然试图靠老关系获得特殊待遇 与他进行一次私人会谈并制定新的规矩 主管们可以对那些相识多年的人保持友好 但这种关系已经永远地改变了 如果双方都理解到这一点情况就好多了 别因为你现在身处管理层而改变你的个性 管理工作 把任务交给那些能最好地完成它们的人 关注他能做什么而不是不能做什么 管理工作的方法 1 决定要完成什么工作 2 决定何时需要完成工作 3 决定这份工作需要如何完成 这就意味着把一件工作分解成不同的任务或部分 4 确定现有员工中哪些人能处理好各个任务或组成部分 5 在这一基础上分配任务 管理表现出色的员工 一个了解自己工作 不需要协助的好员工应该让任何一位主管感到由衷的欣慰 这位员工正在帮助主管实现他的目标 那些对好员工怀有恶感的主管没有看到真正的目标 高质量地完成工作 不要因为一位员工完成工作好于你自己而憎恨他 要以员工们能为本部门的任务做些什么贡献为出发点来评价他们 而不要只看到个人的冲突 也许在你的员工中不会有和谐 但会有成绩 做决定 决定就是在各种可能中做出的选择 主管们做出的不是战略性的决定 但他们每天都得做出战术性的决定 有时甚至是每个小时 大部分决定并不是百分之百正确或者百分之百错误 仅仅因为某个决定可以做得更好些并不会带来严重的灾难不把决定视为生死攸关的问题会帮助你减轻压力 寻求帮助 不必独自做决定 向你信任的人征求意见 在决策中最重要的因素 在一项决策中最重要的一个因素是 勇气 刚毅 胆量 实行它的意志力 缺乏这一重要因素是许多决定一再被拖延直至任何决定都成为错误决定的原因 许多高层管理者认为为何做出某一决定没有何时做出这一决定重要 你可以看到 任何选择都意味着离开你现在的位置 勇气使得决策者更有可能坚持这一选择 而不是退缩 别等待所有事实出现 1 获得所有事实是不可能的 许多信息 有时还有大量数据都找不着 等待获得所有事实只是避免做决定的另一个借口 因为它们不可能都出现 2 有些出现的事实并不正确 你会在错误信息的基础上做决定 3 许多所谓的 事实 其实是伪装成艰涩的数据的一些观点 4 在许多例子中 没有获得所有事实的时间 这些情况需要立即做出决定 而有关的事实得等好几天才能得到 所有这些都意味着大多数时间主管们不得不在信息不完全的情况下做决定 他们面临的许多情况都要求立刻做出决定 如何克服干扰 许多主管之所以被打扰就因为他们允许自己被打扰 1 你是否让自己办公室的门敞开着 并允许任何员工不经通报就走进来 好了 别再这么容易接近了 你这是在允许别人设定你的日程表 你可以每天安排一个特定的时间来见员工 2 你是否接待每一位找上门的恼人的推销员 停止这种行为 要求这些推销员做特别预约 只有当你对某人提供的产品或服务感兴趣时 再接待此人 3 你是否被那个小暴君 电话气疯了 你是否接听每次电话即使它打断了一个重要的计划 让电话录音为你挡驾吧 仔细审查过这些留言 再回那些你愿意回的电话 4 你是否容忍别人的问题变成你自己的问题 怪不得你老是被打扰了 你应该像选择朋友一样小心谨慎地选出你愿意接受的问题 如何克服干扰 5 你是否参加那些你并不感兴趣的会议 你怎么会呆在那儿呢 赶快离开你的座位回到你的部门中去吧 6 你是否受骗上当去为那些议程含糊不清 毫无意义的委员会服务 而这一行为对你部门的任务无关紧要 从现在开始你只要说 不 7 你是否拒绝把责任分派出去 如果部门中每个人都必须让你做决定 你当然就得饱受干扰了 你还指望会有什么结果呢 8 你是否把自己置于过于重要的地位 如果你事事亲力亲为 觉得什么也少不得你的监督 那么你当然就会不断被打扰了 没有你的批准 谁也不敢轻举妄动 别再用以上行为鼓励对你的打扰了 很快美妙的事情就会发生 你居然真的有时间努力做重要的计划了 如何在干扰下完成重要工作 1 早早来到办公室 或者晚上加班来做这份报告 此时周围一个人也没有 2 白天 把你办公室的门关上并锁上 拒绝接听任何电话或约见任何人 然后废寝忘食地准备那份报告 3 分权 分权 分权 当你着手准备那份报告时让部门中其他员工处理那些日常问题 4 消失 彻底从众人面前蒸发掉 它们都设定了需要优先完成的事 主管认为按时完成报告比任何其他可能的打扰都重要 另一种选择是 根本就不做这份报告 让你的助手完成它 而同时你自己去处理日常事务并管理整个部门 只要检查结果就可以了 组织一个好的会议 1 会议要有目的性 2 会议要有目标 目标与目的不同 它包含实现特定成果的意图 3 为会议做好准备 组织好材料 弄清楚体要说些什么 弄清楚谁来发言 4 会议要简单 5 鼓励参与 会议是交流观点和看法的场所 6 会议要短 这是我们所有建议中最重要的一个 7 准备一个议程表并按它进行 这是使会议保持简短的最好方法 8 要求召开会议前要深思熟虑 别变成一个 会迷 做出改变 1 当你接手主管工作时 别立即做出大量的改变 即使情势提出了这种要求 首先你要做的是建立权威和信任 2 做出改变前 首先要了解事情为什么要以现有的方式来完成 也许这些看起来低效率的方法的存在是有一定理由的 而这些理由并不那么一目了然 3 一块扔进水中的石头所引起的涟漪的范围远远超过水花飞溅的地方 改变也同样如此 在实现改变前 一定要找出那些 会产生涟漪 的地方 4 不要大张旗鼓地宣布变革 你越是强调某个改变 你就会遇到越多的反对 5 不要生硬地向员工们兜售你的改变 强调那些积极的方面 当然也别过于夸大员工们可能得到的好处 因为实际上大部分利益是公司得到的 6 说明每个步骤的细节及每个员工在这 改变中的角色 确保每个员工理解他的新责任 做出改变 7 对员工进行涉及改变的程序方面的培训 8 别指望改变会 天衣无缝 相信我 一定会出现问题的 允许这种情况出现 如果可能的话 在最初的几天或几个星期里让改变后的新体制和旧体制并行运转 9 进行改变的日子里要让员工能够找到你 在操作区域里巡视 处理改变后那些意想不到的结果时 正是你挣你的薪水的时候 10 进行变革前要相信它可能带来的利益 当你全身心地支持这些改