“档案管理”功能操作说明：.doc

同济大学档案管理系统操作手册同济大学档案馆二八年五月目 录第一章 系统简介1第二章 档案管理31档案信息录入32档案查询与打印93文件调整114档案实体销毁125辅助立卷与批量修改126文件识别137邮件系统管理15第三章 名词解释16第一章 系 统 简 介 本系统采用浏览器/服务器结构，具有维护方便，不需要安装客户端软件，客户端只需要一台联网（局域网、校园网、互联网）的计算机就可以应用，具有操作简单、维护方便、安全可靠、功能齐全等特点。 该系统包括档案管理(科技档案、文书档案、会计档案、声像档案、实物档案管理等)、收发文管理、全文自动著录与标引等子系统，其主要功能特点如下: 一、系统构架及运行平台 浏览器/服务器(B/S)结构作为客户机/服务器(C/S)的替代技术已经成为目前各类网络管理系统的主流技术。本系统正是基于浏览器/服务器(B/S)结构，具有易安装、易维护、易操作，与操作系统，后台数据库无关等特点。 二、系统主要功能1. 全文自动著录与标引系统设计了面向21世纪的办公自动化过程中形成电子文件全文自动采集，自动著录(即自动从电子文件全文提取各个著录项)，自动标引分类号、档号、主题词、保管期限与全文任意关键词自动检索。实现了档案文件的采集、著录与标引自动化和人工智能化，对办公自动化过程中形成的电子文件的利用十分方便，大大提高了档案工作效率和自动化程度。2. 全文管理与全文检索本系统的全文管理通过高效的全文检索算法，实现了全文的高速检索。系统还支持用户远程上载各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像，从而实现了对档全文检索、打印、下载、上传、备份等的全方位管理。3. 图像、录像、录音等多媒体档案管理系统对扫描图像、录像、录音等多媒体档案进行统一管理，用户可以远程上载图像、多媒体文件到系统中，对于录音录像档案还可以进行在线点播。4. 档案信息统计系统可以对各类档案资料进行灵活的统计，并且可以绘出个直方图、统计表等各种统计图表。5. 档案借阅利用系统实现了档案管理借阅利用的网络化，用户只需要通过身边的计算机远程登录到系统中就可以查阅馆藏档案信息，确定所要借阅的档案实体，系统即可纪录完整的借阅利用信息，并可以进行借出档案实体的催还，借阅利用信息的统计等操作。 6.公文图像的OCR识别本系统可以自动识别扫描的文件图像，客户端通过系统的上传模块将文件扫描图像上传到服务器上，服务器端自动利用系统自带的OCR识别模块将该图像识别成文本，存入系统数据库，这样用户就可以实现对文件扫描图像的内容的查询，经过我们的大量测试，该OCR模块具有识别率高，识别速度快等特点。三、系统主要特点1. 档案信息远程录入、各种格式的电子文件全文、纸质文件扫描图像文件的上传。由于该系统是基于TCP/IP（网络互联协议）协议的，所以系统用户不受地域限制，只要有一台接入互联网的计算机就可以登录到该系统中，使用系统的各种功能。2. 系统功能齐全不仅可以管理文件级、案卷级、全宗级的档案，还可以进行收发文管理及多媒体档案管理。3. 信息录入与信息输出格式标准规范档案著录项目、著录项目标识符、著录格式、著录用文字、载体类型标识等方面完全依照国家档案著录规则。同时也遵循新的档案管理细则，可以进行文件级管理也可以进行案卷级管理。4. 信息安全可靠该系统的安全机制主要包括三个方面：一 利用MD5算法对数据库中用户密码等数据进行加密；二 用户身份认证；三 数据授权等，同时实现了数据的自动定时备份，确保了网上录入档案数据的安全性及可靠性。5.文档一体化及办公自动化系统的接口 目前很多单位都已经或正在实行办公自动化，一般的办公自动化软件都忽视了档案管理这块功能，大部分办公自动化软件的档案管理都做的非常简单，不能满足档案管理部门的要求。档案管理网络管理系统充分考虑到这一现状，为各种办公自动化软件预留了标准的数据交换接口，可以非常容易地和各种办公自动化系统进行连接。第二章 档 案 管 理 由于该系统是浏览器、服务器结构的系统，客户端的计算机只要通过浏览器就可以登录档案管理系统。在同济大学校园网计算机的浏览器的地址栏中输入2或者2/login.asp ，即可打开档案管理系统登录页面,输入用户名和密码即可进入档案管理系统的应用。第一节 档 案 信 息 录 入图 1用户成功登陆“档案网络管理系统6.0”后，系统自动进入“档案信息管理”的功能页面（如图 1所示）。在此页面下用户可以实现创建、删除、编辑新的档案数据等一系列针对档案信息的操作。 档案数据的操作我们可以对所列出的档案表进行一系列的操作：1 以图 1为例，在“教学JX”档案表中，我们可以看到“档案名称”、“文件数”、“创建人”、“创建时间”、“权限”和“操作”等栏目。栏中的“打开”对应于一个超链接，即：此时，如果用户将鼠标悬停在这个超链接上，鼠标将变成手的形状，原本黑色的链接将变成蓝色，这表示该链接可以点击。图 22 鼠标左键点击“打开”超链接，系统进入“编辑档案信息主页面”。如图 2所示：该页面显示当前打开档案表中的所有案卷或文件记录，并以类目结构显示，左边显示的是类目结构，右边是相应类目下的案卷、文件记录。图 2中存在一个档案表“档案馆（教学JX）”，它的下面有个“教学综合JX11”的类目。3 用户可根据自己的需要向该档案表中添加案卷或文件记录信息。鼠标左键点击页面左栏上方的“添加案卷”或“添加文件”按钮，系统进入案卷或文件信息输入窗体，如图 3所示。该窗体分为三部分，即：“文件、案卷所属类别”（红框） “文件、案卷输入项”（蓝框）和最下方的按钮组。（黄框）图 3图 44 在“文件、案卷所属类别”中，我们可以看到当前档案表的名称、当前所在类目、以及系统中已经存在的类目。若要新建一个类别，可以点击“选择类目”按钮。系统进入选择类目窗口。如图 4所示。分别选择一级类目、二级类目和三级类目，注意一、二级类目的选择一定要根据档案馆规定的类目表进行选择，不能自行任意输入。5 在“文件、案卷输入项”中，我们可以按照档案录入要求，逐项输入各类信息。案卷必输项目：项目名称输入格式示 例全宗号2-代表同济大学2实体分类号年代号+实体分类号2005-JX1214案卷/盒号及件号案卷号18保管期短期、长期、永久下拉选择密级公开、内部、秘密、机密、绝密下拉选择正题名输入完整卷名的通知页数输入案卷总页数58起止时间用8位码表示一个时间2004.04.05归档单位输入归档的单位（全称）学院其它项目的内容可以根据案卷的要求和需要输入。保管期的选择：短期为保管15年以下；长期为需保存1650年。按同济大学档案立卷部门、归档范围和保管期限表执行。密级的选择：“公开”指可以向所有人公开的文件；“内部”指在同济大学内部可以查阅的文件；“秘密”、“机密”、“绝密”按文件密级决定。文件必输项目：项目名称输入格式示 例全宗号2-代表同济大学2实体分类号年代号+实体分类号2005-JX1214案卷/盒号及件号案卷号（文件流水号自动生成）1.0001保管期短期、长期、永久下拉选择密级公开、内部、秘密、机密、绝密下拉选择正题名输入完整卷名或文件名的通知第一责任者输入成文单位（全称）校长办公室页数输入文件的起止页数1-5时间用10位码表示一个时间2003.11.30 归档单位输入归档的单位（全称）学院文号、图号输入文件号或图号同档2003003号其它项目的内容可以根据文件的要求和需要输入。正题名（案卷名、文件名）中如有表示时间的字、词，一律使用阿拉伯数字表示（如：2005年3月4日12:45）。如有括号、书名号、单双引号等标点符号，前后一定要一致。 图 56 用户设定好档案类目和输入完档案信息后，用鼠标左键点击最下方“添加”按钮，系统弹出“添加案卷、文件档完成！”对话框，如图 5所示。点击“确定”按钮关闭对话框。系统回到“添加案卷”或“添加文件”页面，可以继续添加操作。 7 添加完毕后关闭“添加案卷”或“添加文件”页面。此时如图 2所示的“编辑档案信息主页面”右栏就显示出了所创建的档案表的“档案馆（教学JX）”的三级类目结构。8 鼠标左键点击类目名称，则主页面的左栏的就显示出这一级类目下所有的案卷或文件的记录信息，并可以对其进行操作。（如图 6所示）9 图 6中序号为“1”，档号为“2.2001-JX1312.24”是一个案卷，序号为“2、3”，档号为“2.2001-JX1312.24.0001”、“2.2001-JX1312.24.0002”是该案卷下的两个文件。用户可根据使用需要添加案卷或文件记录。鼠标左键点击图 6右上方“添加案卷”或“添加文件”按钮，进入图 3所示的案卷信息输入窗体。10. 案卷或文件添加成功后，用户可对其进行一系列操作，如删除、编辑等。图 6图 7 删 除 如果用户需要删除某一案卷或文件，只需将鼠标悬停于该案卷或文件“操作栏”的“”上，“箭头”状的鼠标图标变成“手”的形状，并出现“删除该记录”的标识，左键点击，系统弹出对话框询问是否放到回收站里，点击“确定”按钮，则该案卷或文件则被放入回收站。此时在页面左侧的三级目录下方，将出现一个“回收站”的图标。点击“回收站”的图标，在页面右侧就会出现刚才被放入的案卷或文件，点击“还原”按钮，可以将该案卷或文件还原到原来的位置；再次进行删除操作，则完成彻底删除，删除后不可恢复。 若选择多条记录后，进行“批量删除”。则为永久性删除，操作时一定要注意。 编 辑 在该页面下系统实现的最重要功能就是对案卷或文件的编辑功能。用户如果需要对案卷或文件进行编辑，只需鼠标左击所要编辑案卷或文件“编辑”栏的“”图标，系统即可进入“编辑案卷”或“编辑文件”页面（图 8） 更改案卷的排列顺序 有时为了查找、组卷的需要，要使案卷的排列按照一定的顺序。可以用鼠标悬停在“档号”、“密级”、“题名”或“责任者”上，鼠标将变成手的形状，原本蓝色的字体将变成红色，点击后案卷将按该列内容顺序排列。图 6左面第一列中的箭头是用来改变卷内文件的次序。点击向上的箭头可使该文件移动到上面文件的前面；点击向下的箭头可使该文件移动到下面文件的后面。图 8图 911用户在编辑页面下，可以对所选的案卷或文件的基本信息进行修改，修改完成后需用鼠标左键点击页面最下方的“保存”按钮，系统弹出“修改案卷、文件完成”对话框，点击“确定”按钮，关闭对话框，修改完成。12“档案网络管理系统6.0”除了可以支持用户实现对案卷、文件的基本信息的录入、编辑、修改外，还支持用户远程上传各种格式的电子文件全文，纸质文件扫描图像以及录音、录像等音频、视频多媒体文件，从而实现了对档案的全方位、现代化管理。首先需要指出，如果用户需要对案卷或文件进行全文、图像或多媒体的操作，可以有两条途径进入操作页面： 用户可以在“档案文件信息管理”页面（图 6）下，通过点击对应案卷或文件操作栏右侧的三个超链接。（即右图中红线所框出的部分） 用户也可以在“编辑案卷、文件”页面（图 8）下，点击“输入员”右侧的三个按钮。（即图中红线所框出的部分） a) 全 文 用户要对案卷或文件进行全文操作，可点击“全文”超链接或是“全文”按钮，系统进入“案卷、文件提要”页面（图 10）该页面分为两部分，分别支持用户实现案卷或文件全文提要信息的录入和附件包括电子文件全文的上传。全文提要信息录入 图 10用户可以在图 10所示的“文件、案卷提要”页面上部的文本框中录入案卷或文件全文的提要信息。如：在图 11中我们录入了案卷或文件责任者的个人信息作为其提要内容。录入完成后，用户切记用鼠标左键点击下方的“保存”按钮，系统自动弹出如右图所示的对话框，鼠标左键点击“确定”，完成录入。图 11附件上传用户在图 10所示的“文件、案卷提要”页面上可以实现电子文件全文的上传操作，可利用两种方法进行上传：FTP方式上传若您是初次使用“电子文件上传”功能，则需要安装上传程序。如图10中所示“电子文件上传插件手工安装程序”，点击此链接，下载“webftp.rar”，进行解压、安装。安装成功后，点击“电子文件上传”，则弹出对话框如图12.1，可对硬盘中文件进行上传（支持crtl键和shift键，批量上传）：图12.1浏览上传：鼠标左键点击“选择文件”右侧的“浏览”按钮，用户可以查找本地计算机以及局域网上所要上传的电子文件。用户还可根据自己的使用需要，重新命名上传文件以及设置文件上传的方式。图 12.2图 12.2 中选择了本地计算机E盘“档案馆文件”下的“档案管理系统操作手册.doc”作为上传文件，并设置其“文件题名”为“操作手册”，“上传方式”为“上传整个文件”。选择好上传文件并完成设置后，用户可点击下方“上传”按钮，系统完成附件的上传。Error! Reference source not found.中红线所框出的部分表示已上传到服务器中的附件。* 如果用户需要删除所上传的电子文件，则需点击“删除”超链接，系统弹出对话框询问用户是否真的要删除？点击“确定”按钮完成删除。图 13* 如果用户需要更新所上传的电子文件，则需点击“更新”超链接，系统进入更新页面（右图）点击“浏览”按钮选定更新的电子文件，点击“更新”按钮完成操作。 图 像图 14 用户要对案卷或文件进行图像操作，可点击“图像”超链接或是“图像”按钮，系统进入“案卷、文件相关图像”页面（Error! Reference source not found.）该页面分为两部分，分别实现“图像预览”和“图像文件的上传”。 图 15 与上面所述的“浏览上传电子文件”的方法一样，用户鼠标左键点击“选择文件”右侧的“浏览”按钮，可以查找本地计算机以及局域网上所要上传的图像文件。注意上传的图像文件最大不要超过5MB，建议使用JPG格式，若是扫描图像分辨率请用100dpi。Error! Reference source not found.中选择上传的图像文件是本地计算机E盘“新建活页夹”下的dagl.jpg，并重命名为“图像01”。选择好要上传的图像文件后，用户可用鼠标左键点击“上传”按钮，系统完成图像的上传。在（Error! Reference source not found.）中，用户可以用鼠标左健点击“预览图像”浏览已上传到服务器上的图像文件。 * 如果用户需要删除所上传的图像，可点击对应图片删除栏下的“删除”超链接，系统弹出对话框询问用户是否真的要删除？点击“确定”按钮完成删除。 * 如果用户需要浏览某张上传图像原貌，可点击对应图片的预览图像，用户可在系统打开的web页面下浏览到的上传图像，还可以放大、缩小该图像进行观看。 * 如果用户需要浏览所上传的一系列图像原貌，可鼠标左击Error! Reference source not found.中的“浏览所有”按钮，则该案卷下所有图像在系统打开的web页面下依次排列，供用户浏览。图 16b) 媒 体用户要对案卷或文件进行媒体操作，可点击 “媒体”超链接或是“视频、音频”按钮，系统进入“案卷相关视频音频”页面（Error! Reference source not found.）。与上文所述的电子文件全文上传的操作方法一样，用户鼠标左键点击“选择文件”右侧的“浏览”按钮，查找本地计算机以及局域网上所要上传的音频视频档。注意本系统目前支持上传的音视频档类型仅限于档扩展名为：.mp3 .asf .wma .wmv四种。图14中选择上传的音频文件是本地计算机E盘“新建文件夹”下的“讲话.mp3”，并重命名为“音频01”，设定的上传方式为“上传整个档”。选择好要上传的音频或视频文件后，用户可用鼠标左键点击“上传”按钮，系统将完成文件的上传。Error! Reference source not found.中用户可以看到已经上传到服务器中的音频档题名、长度、格式等基本信息。注意由于媒体文件一般较大，上传整个文件时，系统会有一定的时延，用户请耐心等候。 图 17* 如果用户需要删除所上传的音频或视频档，可点击相应档删除栏下的“删除”超链接，系统弹出对话框询问用户是否真的要删除？点击“确定”按钮完成删除。* 如果用户需要播放所上传的音频或视频档，可点击相应档播放栏下的“”图标，系统将启动相应的媒体播放器，如：Windows Media Player，进行播放。第二节 档案信息查询与打印一 查 询系统为用户提供两种查询接口。一、综合查询；二、针对具体档案的查询（表内查询）。1. 综合查询综合查询可以提供给所有用户使用，包括没有账号的访问者。该查询接口的查询范围比较宽，对于没有登录的用户，可以查询所有密级为公开的案卷和文件；对于已经登录系统的用户而言，用户可以查询所有登录者本人创建的档案表以及所有被授予访问权限的档案表。2. 针对具体档案的查询（表内查询）该查询只有登录系统的用户才可以使用，在用户打开某一个档案表后，利用该查询接口，用户可以对该档案表中的案卷和文件进行查询。该查询有多种方式：任意关键词查询、实体分类号+案卷号的组合查询、题名、密级、保管期、实体分类号、案卷号、全文等查询方式。用户完全可以根据自己的需要选择不同的查询方式进行查询。任意关键词查询这种查询方式是目前最流行的查询方式，各大网上的搜索引擎都是利用该搜索方式为用户提供查询服务。用户只要输入所要查询的关键词，点击查询按钮，系统就自动开始搜索包含该关键词的案卷和文件。任意关键词查询对所有字段进行匹配，包括题名、责任者、密级、时间、实体分类号、全文、附注、主题词等，只要其中含有用户所输入的关键词，系统就会自动将其归入查询结果中。另外用户还可以用多个关键词，以提高搜索精度。如用户要查询一个关于校庆的通知，只要输入关键词：“校庆”和“通知”即可，不同的关键词用空格隔开。单项、组合查询如果用户明确地要在哪个字段中进行查询，如要查询题名中包含“通知”的所有案卷和文件，用户可以在“选择查询方式”中选择题名，然后输入关键词。如要查询某个类目内，题名中包含“通知”的所有案卷和文件，用户可以在“选择查询范围”中选中该类目；在“选择查询方式”中选择题名，然后输入关键词。组合查询不能输入两个以上的关键词。二 打 印 目 录 系统参照国家档案局2002年最新颁布的有关标准，系统为用户预制好了各种常用的目录格式，如案卷目录、卷内文件目录、全引目录、案卷封面（如Error! Reference source not found.）等。图 18如图18所示，用户可根据需要选择左上方和右上方的各种已定义目录格式，若有其他需求，可再在左下部分自行点选是否打印“序号栏”、“页面顶部文字”、“页面底部文字”等选项。本管理系统默认勾选“自动设置边距”，集成自动设置打印参数功能（如图18右下部分所示），一般情况下用户无需再进行设置即可点击“打印预览”，进行正常打印。点击“打印预览”后，若发生页面只有滚动条，无其他反应的现象，原因是用户未进行打印插件的安装。如何才能正确执行打印预览？安装数字证书，打印插件在2 登录页左下角，点击“安装南大之星数字证书”；在internet explorer 浏览器 菜单栏依次点击“工具”“internet 选项”“安全”“自定义级别”，将“ActiveX 插件和控件”项目下各个条目点选“提示”或“启用”。完成以上两个步骤，再执行图18的“打印预览”功能，则会弹出插件安装提示，用户允许其安装即可，安装结束后，就能够正确显示打印页面。 第三节 文 件 调 整 文件调整包括：不同目录之间移动文件、不同档案表之间移动/复制文件。 该功能可以让用户自行调整文件案卷的位置，如将指定的文件案卷分别放到相应的不同的目录中，也可以将指定的文件案卷复制或移动到不同的档案表中。l 目录之间文件/案卷的调整图 19如上图，为目录之间调整案卷、文件的操作界面，如果要将指定的案卷、文件（在要调整的案卷、文件前方框内勾选）调整到一个已有目录中，则点击“选择目录”出现图 4的选择页面后，在已有目录中选择相应的目录即可，如果已有目录下拉列表中没有您需要的目录，则在目录输入框中输入您所需要的目录名称，然后点击“更改类目”按钮，则系统会自动将您所指定文件案卷移动到所指定的目录中。如果要将该目录下所有文件也一起移动，则先勾选“移动当前类目下所有文件”前的方框后，再点击“更改类目”按钮。l 档案表之间调整文件/案卷图 20如上图，为档案表之间调整文件案卷的操作界面。调整有两种方式：复制、移动，并且可以保持原有文件案卷的目录位置不变，即文件在原来档案表中的目录信息也同时被带到目的档案表中，同样也可以使指定的文件案卷调整到目的档案表中的其他目录中。第四节 档 案 实 体 销 毁 档案实体销毁功能是对要销毁的文件案卷进行鉴定销毁，并且打印出销毁清单。如下Error! Reference source not found.是鉴定销毁的操作界面。图 21选中所要销毁的文件和案卷，然后点击“销毁实体”按钮，这些文件案卷信息就记录成销毁状态，如下Error! Reference source not found.，已经被销毁的文件案卷的题名上被加上删除标志，并且显示出被销毁的时间，并且可以打印出销毁清单。图 22第五节 辅助立卷与批量修改l 辅助立卷如下Error! Reference source not found.，用户可以将需要归入一卷（盒）的文件选中，然后在操作界面内的实体分类号输入框中输入相应的实体分类号，在盒/案卷号输入框中输入相应的案卷（盒）号，点击提交按钮，则系统会自动将所选中的文件归入指定的案卷（盒）中l 批量修改批量修改是针对具体的档案著录项目而言的，如实体分类号、题名、密级、保管期等进行批量修改。首先选中需要进行修改的文件案卷，然后在批量修改界面中选择修改项目，并且输入修改值，点击“修改”按钮，则系统会自动将所选文件中的指定的著录项修改为指定的值。该功能为批量数据修改提供了一个便捷的途径。图 23第六节 公 文 识 别公文识别是档案网络管理系统 6.0（OCR版）的一个功能。我们知道，目前档案的介质主要以纸为主，对于这些纸质档案的数字化的最有效途径，就是将他们扫描成数字图像文件，然后通过档案软件对之同一管理利用。标准版中仅仅提供了对纸质档案的扫描图像的管理，但是如果要对这些数字图像文件档案进行全文检索，显然就有些力不从心了。为此，我们对标准版进行了改进，增加了OCR(图像识别)功能，这样通过图像识别模块，就可以将数字图像档案识别成可以进行全文检索的文本文件。您只要输入一个关键词，系统就可以在全文中搜索您的关键词，并将搜索结果返回给您。图 24关于数字图像档案管理可以参照前面档案信息录入，这里重点放在图像档案的识别上。用户首先将一个扫描的数字图像文件通过系统的上传功能上传到系统中，然后进入识别模块，如下Error! Reference source not found.。图 25识别控制项中主要是针对识别字体和版面的一些参数。这里特别对版面的选择参数作些说明。 倾斜校正：对一些扫描时没有放正