企业管理有限公司行政前台工作流程.docx

武汉品易企业管理有限公司行政前台工作流程一、 每天上班负责开公司大门（提前15分钟到岗），下班时交接好直线员工下班后关灯、电脑、空调、锁门。二、 环境卫生的打扫以及保持：1) 上班前或下班后打扫前台，接待室，总经理室，总监室，休息区域卫生（包括地面、桌椅、茶几、沙发卫生）2) 每天并要定时检查如有地面或者桌子不干净请及时清理，定期检查垃圾框，及时更换垃圾袋。三、 接待客户来访：1) 客户来访起身迎接打招呼，询问来访事由。2) 告知客户填写客户来访登记表，并指导客户填写，弄清楚来访者身份以及意图。3) 将客户待到接待区域或休息区域休息，准备一次性纸杯，到饮水机接水，用托盘双手将水杯放在客户前方。告知客户：“请您稍等，我去通知*”4) 通知相关人员有人来访：5) 每隔30分钟添水，客户告辞时起身道别。6) 客人离开后两分钟内清理水杯，茶几卫生，保持接待区域卫生。把客户填写的客户来访统计放在对应的文件夹中存档，月底统计。7) 如需公司提供午餐的向部门负责人请示（来访人找哪个部门的负责人）由彭总签字才可安排订餐。8) 每月月底统计本月所有来访信息在excel表汇总，下月一号汇总完成。四、 电话的接听和记录：1) 电话响起三声内拿起话筒，如有特殊情况超过三声要主动道歉。2) 主动向对方介绍：“您好，我是武汉品易企业管理有限公司，我是前台。”3) 问清来电意图，如需转接问清原由转接。（如遇到找总经理的不要告诉对方总经理的联系方式）或者直接转给行政张经理。4) 如果对方找的人不在座位上，要问清对方的联系方式，姓名，来电目的。并记录在便签上，电话结束后告知同事。5) 结束语：“感谢您对武汉品易企业管理有限公司工作的支持，祝您生活愉快，再见。”由对方先挂断在放下话筒。一、 订饭统计：1) 每天上班11：00前统计，统计好并要在excel表格中存档，统计好后通知快餐店送餐。2) 每天带饭员工会主动把饭放在前台，中午11:45开始用微波炉加热。（日后配备微波炉后）二、 办公用品的出入库管理：1) 将库房所有物品分类装箱、登记、存档。2) 如物品有所变化，则应及时更新库存存档。3) 库存所有物品只能由综合部相关负责人员取出或放入，其余人员未经许可不得随意进入库房，否则后果自负。4) 办公用品库存应每月整理，并及时梳理出需要购买的办公用品。5) 办公用品购买，应向上级申请，填写申购单签字后并及时购买，放入库存，更新存档，所有办公用品应有购买单价纪录，应及时更新存档。6) 填写办公用品领用表。7) 到财务室文件柜中领取对应要领取的物品，核对表格的信息。（不允许个人随意到财务室领取，只能由前台统一领取后转领）8) 让领取人确认物品，签字。9) 月底及时汇总，下月一号汇总完成。三、 日常公司订水以及统计1) 每次订水一般情况一次性定24桶，再水只剩一桶的时候即使给水站打电话送水。2) 每次定完水后把对应的水票张数核对正确后交给水站送水人员。3) 表格题目x年x月订水统计表，内容包括，序号，订水时间，订水日期，订水数量。品名，即使备档。4) 月底及时汇总，下月一号汇总完成。四、 日常文件的打印以及复印设备的使用管理，收发传真管理：1) 每天早上上班前打开复印机，并且检查a4纸使用情况（没有即使添加）2) 复印时重要文件使用空白a4纸，表格周报之类的可以用二次纸打印。3) 收发传真时要及时登记。五、 公司员工临时外出登记：（提醒督促）1) 将文件筐中的临时外出登记表放在前台打卡机旁边。2) 员工填写外出登记表时检查所填项目，填写的是否完全，不会的要对其进行指导。3) 特殊情况，外出前未登记，需回公司后及时补登记。4) 每月月底及时汇总。下月一号汇总完成。六、 收发快件，邮件，信件，包裹：l 收快递：1) 所有快递全部不允许进入工作区域，全部由前台签收。2) 定时发放：可以在中午休息时间或是下午下班后统一发放。l 发快递1) 所有的快递统一由前台与快递公司联系。2) 需要提供给所需发快递员工的资料有，快递单，快递信封。3) 员工会把整理好的文件物品包装好放到前台。4) 联系快递公司过来取件。5) 如果是个人物品，请让员工个人提供快递费用，如是公司文件由公司会计提供费用。6) 及时做好收发快件的登记工作。七、 统计考勤：1) 每月1日-2日统计上个月的考勤，将考勤表上的信息填写到excel表格里，并发到行政人事经理处进行审核：2) 每月月底准备下个月的考勤表：3) 将考勤表收集好交给部门经理：八、 客户以及内部员工资料的领取：1) 客户领取资料：公司部门经理告知需要什么资料或者办公用品，准备做好登记，有部门经理签字，最后发放。2) 内部员工领取，说明所需要的物品，资料，手册等由前台准备，准备好清点核对，组长或经理签字进行发放。九、 对办公室植物的检查和监督工作：1) 公司门口的两盆摇钱树不用经常浇水，一个月2次水就可以：2) 其他办公室内植物每周有专门的师傅上面浇水，跟随师傅多看看，看有没有枯萎或是凋谢的盆栽是需要更换的。3) 前台桌上的富贵开运竹当水只剩一半多一点的时候请及时加水：4) 经常巡视办公区域内植物的叶子，如有烂掉的或者黄掉的及时清理。十、招聘相关工作：1） 对公司的各网站上已发布信息进行刷新；对有价值简历进行下载（储备）、并进行电话沟通。2） 接听应聘者电话咨询、做以解答，同时做好接打电话的统计记录。3） 接待每天应聘者：指导应聘者填好应聘登记表，对应聘者进行初试。a、首先了解应聘者的个人情况和工作经历，通过应聘者的个人资料与企业的实际请将进行衡量，分析应聘者的稳定性和可用价值。b、对应聘者简单介绍企业的情况及薪资福利待遇，如试岗期、工资构成、上班时间、能否加班、寝室环境、个人需承担餐费等等。c、初试合格后，如有需要，请部门经理进行最终面试，并在面试表上写明面试结果、工资待遇。d、和面试通过者约定具体上岗日期及时间，并在应聘表上标注，告知应聘者：上岗所需携带的相关物品（身份证原件、复印件2张、一寸照片一张、相关学历证明原件；注释需自带行李等基本情况）。4) 办理每天的入职手续：a、要求新入职员工填写入职登记表，员工上交身份证复印件和照片后，注明上岗时间。b、带新员工到所在部门，将填写的三天试岗期