利用office生成工资条并自动下发.docx

利用office生成工资条并自动下发文档目的：1、 适用于每月给很多人下发工资条：工资条每个人不一样，若有2000人，若一个一个的ctrl+c、ctrl+v，则浪费很多的时间。2、 其它的适合给很多人下发通知、面试的工作也可以使用该功能。工具：office 2007（excel、word、outlook）操作过程：本文以下发工资条为例来介绍具体的过程。第一步：建立excel版的工资表，审核无误。员工姓名岗位工资基本工资独子补发工资应扣工资请假扣款应发工资竟业应扣房租水电物业费住房公积金养老保险失业医疗应税收入应交税金实发工资邮箱张三1000注意：因为邮件地址对应下发每个人的工资，所以千万注意邮件地址一定对应正确，否则就发给别人了。（我是通过vlookup公式引用我们公司的员工通讯录将邮件地址引用到工资表中的，vlookup公式的具体使用方法各位可到网上查使用方法）。第二步：上述整理好准备下发工资条的数据整理好后，将该工资条数据新建一个excel文件，excel第一行对应如上的标题行，然后就是每个人的工资明细了。将该文件保存到你的机器上，文件名字定为“2010年5月份工资”（可根据自己喜好命名）第三步：建立一个WORD文件，文件内容就是以后你发给员工的一封信。:您好！2010年5月工资条如下。员工姓名岗位工资基本工资独子补发工资应扣工资请假扣款应发工资竟业应扣房租水电物业费住房公积金养老保险失业医疗应税收入应交税金实发工资 人力资源部 2010年6月8日注意：这个文件中的内容就是以后发给每个人的邮件内容，由于每个人人的不同，所以工资条数据也不同，后续介绍工资条数据获取的方法。第四步：邮件开始合并（获取每个人的工资条）请保持第二步和第三步的文件是打开状态，然后按以下步骤做：1、在三步WORD文件上点击“邮件”/“开始邮件合并”/“邮件合并分步向导”；2、在右侧上部“选择文档类型”向导提示中，选择“电子邮件”，然后在该向导提示的下方选择“下一步：正在启动文档”3、在右侧上部“选择开始文档”向导提示中选择“使用当前文档”， 然后在该向导提示的下方选择“下一步：选取收件人”4、在右侧上部 “选择收件人”向导提示中选择“使用现有列表”，然后选择“浏览”，在弹出的“选取数据源”窗口中，找到你第二步建的excel文件，在弹出的“选择列表”中选择有工资数据的“sheet”，弹出的“邮件合并收件人”窗口，是所有员工的数据，应该与你的工资表一致。每行前边的“”，代表你选择给“他”发邮件；如果不给他发邮件，请点击取消“”。5、上一步“确定”之后，在右侧下部选择“下一步：撰写电子邮件”。6、将鼠标选定在word中需要插入信息内容的位置，比如，你需要在“你好”前边插入每个人的姓名，请把光标点击放在放拟放“姓名”的位置，然后在右侧 “撰写电子邮件”向导提示中选择“其他项目”。弹出窗口“插入合并域”选择“员工姓名”/“插入”（姓名对应你工资表中的姓名向）；然后选择“关闭”。然后将以环节在工资条将对应项一一插入，反复多次，你就可以把word文档中所有需要的内容全部对应“插入”了内容。格式如下：员工姓名:您好！2010年5月工资条如下。员工姓名岗位工资基本工资独子补发工资应扣工资请假扣款应发工资竟业应扣房租水电物业费住房公积金养老保险失业医疗应税收入应交税金实发工资员工姓名岗位工资基本工资独子补发工资应扣工资请假扣款应发工资竟业应扣房租水电物业费住房公积金养老保险失业医疗应税收入应交税金实发工资 人力资源部 2010年6月8日7、在右侧下部选择“下一步：预览电子邮件”，这时wodr文件就出现了工资表中第一个人的名字和工资条信息。右上部的“”“”的按钮，你可以检查不同员工的邮件内容是否正确。注意，如果类似于“医疗”这一栏出现奇怪的长数字，比如，本应是“29.9”，但WORD文件中出现的是“29.99999”，请在出现奇怪数字的合并域的对应栏中进行设置，如右键点击医疗选择“切换域代码”，然后出现医疗，该操作设定该选项保留的小数位数，设置完成后再点击鼠标邮件选择“更新域”，设置完成后当前工资条记录没有变化，在预览电子邮件中选择“”查看下一个工资条数据查看，上述奇怪数字问题应该可以解决了。重复上述步骤，将所有长串奇怪数字的域代码后增加# 0.00，即可修正所有此类问题。8、如果没有问题，可以继续进行下一步。在“预览电子邮件”向导栏右侧下部“下一步：完成合并”，再接下来在右侧下部选择“下一步：完成合并”9、在“完成合并”右侧上部选择“电子邮件”，会弹出窗口“合并到电子邮件”。请在“收件人”栏点击“”，从下拉列表中选择“邮件”（对应excel文件中存邮件地址的那一列）；在“主题”上写“2010所5月工资条”10、先将网线拔