公司行政制度修改版.doc

行政管理制度 为了加强公司行政管理工作，真正做到行政工作的规范化、条理化，为公司业务工作的正常开展提供完善的行政服务平台，特制订本制度。第一部分 工作环境管理第一条 工位应根据工作需要摆放必要的设备和文具，保持整洁干净。第二条 区域通道和消防通道内须保持畅通，不得堆放垃圾、污垢、设备等。第三条 地面保持清洁，垃圾、污垢、纸屑等应放入罩垃圾袋的垃圾筒中，由清洁人员定期清理放置于规定的场所，不得随意乱倒堆积。第四条 墙壁保持干净，严禁登踏，涂抹墙面。第五条 办公区域内的灯具在使用完毕时应注意随手关闭。第六条 员工休息室应保持清洁，员工在使用完用餐器具、水杯、餐巾纸、烟灰缸、咖啡/茶、遥控器后应将物品归还原处，并将使用后的垃圾及时清理，不得塞入沙发下或间隙中。使用完微波炉、冰箱、电视机、游戏机、电水壶后应保持设备的清洁和完好。第七条 因特制办公桌、会议桌无法承担重压，请不要坐、睡、用力靠在办公桌、会议桌上，使用人发现该行为应立即予以制止。因违反该项规定造成办公家具的损坏，使用人发现却未尽到提醒义务的，由使用人和规定违反者共同按照家具的购买成本进行赔偿。第八条 加班人员应使用公司提供的充气床或折叠床，使用完毕后将床体收拾好放入杂物间柜子或指定位置。第九条 杂物间应尽量保持整洁，衣物挂入更衣柜后请将衣柜门随手关好。第十条 机房应保持整洁、通风，除机房设备外禁止堆放任何物品。第十一条 饮水区应保持清洁，不得将水杯内的水、剩余茶叶倒入饮水机槽内，不得使用饮用水清洁杯子，发现将给予0.5罚金单位的处罚。 1罚金单位=（月基本工资+岗位津贴+餐补）/20.92天/8小时第十二条 盆景植物下设盆托，不得随意摆放，指定清洁人员应每天对植物叶片清洁，按植物生长特征浇水、施肥，任何人不得随意摆弄，发现将给予0.5罚金单位的处罚。第十三条 鱼缸由指定清洁人员每天定时定量喂养，根据鱼的品种定期更换鱼缸内的水，并清理缸体，任何人不得随意喂养、捕捞、更改调节温度和水泵等，发现将被给予0.5罚金单位的处罚。第十四条 办公区域内任何地方禁止吸烟，发现将给予0.5罚金单位的处罚。第十五条 员工应爱护卫生管理外部区域的公共卫生，使用完公共洗手间后注意随手清洁、冲洗。第二部分 员工行为规范第十六条 工作时间内除工作需要外不得随意串岗。第十七条 办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静，禁止聊天、喧哗、产生可能影响他人工作的音乐和噪音，需要进行工作性讨论时，应到会议室进行。违反此项规定者，发现将给予0.5罚金单位的处罚。第十八条 上班时间，禁止在办公区域内化妆和食用食物，就餐请在员工休息室进行。违反此项规定者，发现将给予0.5罚金单位的处罚。第十九条 上班时间，禁止在办公区域内睡觉，适度休息请在员工休息室进行。违反此项规定者，发现将给予1罚金单位的处罚。第二十条 接待业务洽谈的客人请在商务洽谈室或会议室进行；不要在任何时间邀请亲属、朋友到公司参观和逗留，发现将给予4罚金单位的处罚。第二十一条 上班时间不要看报纸，不要在公司电脑上进行与工作无关的浏览网页、网络即时通讯、观看视频、阅读书籍杂志、各种电子娱乐或做其他与工作无关的事情，发现将给予4罚金单位的处罚。第二十二条 不要因私事拨打公司长途电话，因私需拨打电话时通话时间不得超过三分钟，发现将给予4罚金单位的处罚。第二十三条 在任何时间禁止使用影响公司网络带宽的软件，禁止下载一切与工作无关的软件，发现将给予10罚金单位的处罚。第二十四条 公司的邮件系统禁止发布一切无关的信息，每天至少三次阅读邮件，对于邮件内容应及时给予回复。第二十五条 不得随意使用其他人的电脑；访客未经总经理批准，不准使用公司电脑。第二十六条 未经总经理批准和部门负责人同意，不得索取、打印、复印其他部门的资料。第二十七条 无工作需要，不要擅自进入计算机机房、档案存放处、财务部、会议室、商务洽谈室。第二十八条 每天下班前，员工应关闭计算机以及使用设备的电源。第二十九条 不要将公司的一切公物，带回家私用。第三部分 印信使用管理第三十条 本制度所指印信为公司总部、分公司、办事处等各分之机构所取得的所有证照、印章、业务证照。第三十一条 证照管理办法 证照包括公司证照和业务证照。1、 证照的正本由财务部专人保管。对于证照的交接，原保管人与现保管人应在证照保管登记表（附件表11）上签字确认。2、 证照的副本由行政人事部专人保管。对于证照的交接，原保管人与现保管人应在证照保管登记表（附件表11）上签字确认。3、 凡使用公司证照原件需按照使用类别详细填写证照使用登记表（附件表12），并经总经理或指派的专人审批签字后方可使用。4、 使用人应妥善保管证照原件及复印件，严禁涂改、折损，如因使用人的原因导致证照损坏或丢失造成经济损失的，公司保留对使用人处罚的权利，必要时追究使用人的法律责任。5、 使用人应本着保密的原则，不向无关者出示公司证照原件。6、 无论证照原件是否使用完毕，使用人应在当天交回保管人；如需使用一天以上的时间，使用人应向保管人说明原因，并得到总经理批准后方可使用。7、 使用人不得私自复印公司证照，如需复印件，应填写证照复印件使用登记表（附件表13），并经总经理或指派的专人审批签字后方可使用。8、 对于停用、作废的证照，由行政人事部妥善保管并登记说明。第三十二条 印章管理办法印章包括公章、合同章、财务章、法人章、总经理职务名章、其他业务类印章。1、 印章由专人保管。对于印章的交接，原保管人与现保管人应在印章保管登记表（附件表14）上签字确认。2、 印章的管理部门：公章、合同章由行政人事部专人保管；财务章、法人章由财务部专人保管；总经理职务名章由总经理保管；其他业务类印章由部门负责人保管。3、 凡使用公司印章需按照使用类别详细填写印章使用登记表（附件表15），并经总经理或指派的专人审批签字后方可用印。4、 印章的指定保管人在用印前应对用印的文件内容和手续进行检查，发现问题应及时请示有关领导妥善解决。所有用印文件均要保留复印件，以备查验。5、 任何人不得擅自把公司印章拿出办公室，不得私盖公章；如遇特殊情况需要将印章带出公司使用时，经总经理或指派的专人审批签字后方可携带外出；如因使用人的原因导致印章损坏或丢失造成经济损失的，公司保留对使用人处罚的权利，必要时追究使用人的法律责任。6、 严禁在空白介绍信或信纸上加盖印章，以防发生弊端。7、 印章统一使用红色印油。用印要清楚、端正，盖于落款的日期、单位、签字上，用印与落款一致,上不压正文。8、 任何部门和个人均不得私刻印章，因业务需要刻制印章应填写印章刻制申请表（附件表16）经总经理审批签字后，由行政人事部统一刻制并备案。9、 各部门、分支机构因业务需要停用或作废印章，应向行政人事部提出申请，并报总经理批准后方可停用、作废。对于停用、作废的印章，由行政人事部妥善保管并登记说明。第四部分 身份识别系统第三十三条 公司员工身份识别系统分为：门禁卡、钥匙、胸卡三类，均由行政人事部统筹管理、复制、分发。第三十四条 门禁卡管理办法1、 门禁卡由行政人事部统一提供，将员工资料输入至计算机内进行管理，同时具备进入公司办公区域和记录考勤的功能。2、 进入公司办公区域时应按照操作手册正确使用；未携带门禁卡时，应请求行政人事部前台人员开启大门，并填写“出勤说明书”报行政人事部备案。第三十五条 钥匙管理办法1、 钥匙包括大门、消防通道门、房间门、财务部、机房、办公桌抽屉、文件柜。2、 大门钥匙分配四把，分别由行政人事部PA人员留存一把、行政人事部前台人员留存一把、行政人事部备案留存一把、公司紧急联络人留存一把、总经理留存一把、团队负责人留存一把。行政人事部PA人员上班时间为7：00负责办公室开启；行政人事部前台人员下班时间为18：00负责办公室关闭，如有加班情况需把钥匙交由部门负责人指定的加班人员保管，并于次日上班收回；行政人事部备案钥匙应统一放入文件柜存放，以备复制和紧急情况时使用。3、 消防通道门、房间门钥匙分配两把，分别由行政人事部前台人员留存一把、行政人事部备案留存一把。商务洽谈室在办公时间内保持开启状态，快递、销售人员应在前台接待区等候，有需要的来访人员可进入该房间进行接洽；小会议室在办公时间内保持开启状态，供员工随时使用；大会议室在使用时由行政人事部前台人员负责开启，使用后应及时关闭；员工休息室在办公时间内保持开启状态，供员工随时使用，办公室内的电视机和游戏机等娱乐设施，除午休时间外因工作需要也可使用；杂物间为保障员工物品安全，使用时由行政人事部前台人员负责开启，使用后应及时关闭。4、 财务部钥匙分配三把，分别由财务部会计和出纳各留存一把、行政人事部备案留存一把。财务重地，非工作需要任何人不得随意进出。5、 机房钥匙分配两把，分别由网络管理员留存一把、行政人事部备案留存一把。机房重地，非工作需要任何人不得随意进出。6、 办公桌抽屉钥匙分配两把，分别由员工留存一把、行政人事部备案留存一把。7、 文件柜要是分配两把，分别由使用人或部门负责人留存一把、行政人事部备案留存一把。8、 如因公需使用钥匙，须向保管人说明使用目的，用毕后应立即归还。第三十六条 胸卡管理办法1、 胸卡由大厦保安部门或公司行政人事部统一制作，包括一寸彩色照片、公司名称、部门、姓名、员工编号等内容。2、 进入大厦和公司上班时应主动出示胸卡或佩带于胸前，配合大厦保安部门进行出入检查；未携带胸卡时，应按照大厦保安部门的规定主动进行登记。第三十七条 钥匙/胸卡/门禁卡使用人应遵守下列条件，否则所受损失由使用人承担，并视情节轻重论处或依法查办：1、离职时应将钥匙/胸卡/门禁卡交缴行政人事部负责人；2、钥匙/胸卡/门禁卡遗失时，应立即向行政人事部报备；3、非经行政人事部同意不得复制；4、不得任意借予他人使用，否则负连带赔偿责任；5、补办时，收取配制成本费。第五部分 办公设备使用管理办法第三十八条 办公设备由行政人事部统一登记造册、维护保养、维修，计算机类由网络管理员负责安装调试。第三十九条 办公设备管理流程1、 办公设备的申请，由需求部门填写办公设备购买申请表（附件表21）并报行政人事部，行政人事部根据公司现有办公设备现状，可调配的以调配为主，需进行采购的，由申请人报本部门负责人、行政人事部、财务部、总经理批准。2、 办公设备的采购，应遵循“货比三家”的原则，由行政人事部根据需要择优采购，签订正规的采购合同。单位价值超过2000元以上的资产，需附采购寻价表（附件表22）并提供至少三家以上的供应商报价。3、 办公设备的验收，由行政人事部相关人员根据“办公设备购买申请表”仔细核对设备的型号、技术指标、数量等，并详细填写办公设备购买验收单（附件表23）入固定资产管理程序。办公设备购买申请表、采购寻价表、办公设备购买验收单、购买合同、原始发票均作为报销依据，缺一不可。4、 办公设备的领用，由需求部门填写办公设备领用登记表（附件表24）并报行政人事部，行政人事部根据公司现有办公设备现状，统一协调配备。第四十条 复印机/打印机使用注意事项1、 复印机/打印机设置于行政人事部前台接待区内，由行政人事部前台人员负责其登记、复印、管理等事务。2、 复印机/打印机的使用，仅限定公司业务或与业务有关的需要，非业务（私用）一律禁止文件的复印事宜。违反此项规定者，给予4罚金单位的处罚。3、 各部门员工因公须申请使用复印机/打印机时，申请人应填写复印/打印登记表（附件表31），从行政人事部前台人员处领取纸张进行复印/打印作业。4、 行政人事部前台人员因公外出或下班时，由其他行政人事部人员暂代行其职务，申请人应填写复印登记表后方可进行操作。5、 所有员工均应按照使用手册正确操作复印机：复印机使用前应预热；复印机稿台玻璃保持清洁、无划痕；复印机的分页器和送纸槽内，禁止放置含有金属装订的复印页；下班时应关闭复印机开关，切断电源，禁止未关闭复印机开关就直接拔断电源插头；复印机出现异响、过热、进水等现象时，应及时关闭电源并通知行政人事部报修。严禁野蛮操作和破坏性使用。6、 使用复印机/打印机时，机密级文件复印失败的废弃纸张应进行碎纸处理，一般性文件复印/打印失败的废弃纸张应保留在行政人事部前台处，待复印/打印非正规性文件或做草稿纸时优先使用，不得浪费。7、 行政人事部前台人员应随时注意纸张、耗材及机器之维护，如需申请纸张、耗材或维修时，应按照办公用品申请和维修程序进行办理。第四十一条 传真机使用注意事项1、 传真机设置于行政人事部前台内，由行政人事部前台人员负责其收发、登记、传送、督办、归档等事务。2、 传真机的使用，仅限定公司业务上的连接，非业务（私用）一律禁止文件的收发（传真）事宜。违反此项规定者，给予4罚金单位的处罚。3、 各部门员工因公须使用传真机时，行政人事部前台人员应填写收发文件记录表（附件表32），并由部门负责人签字后进行传送作业，原稿按照其业务内容、类别进行归档管理。4、 行政人事部前台人员在填写收发文件记录表时，应仔细填写发文编号、发件人姓名、传真日期、时间、事由、收件人姓名、收件人传真号码等，于每月底送交行政人事部负责人校阅。5、 外来公务文件（含内部）传入时，行政人事部前台人员应填写收发文件记录表，并由收件人签字后送达收件人，待收件人业务办理完毕后，原稿按照其业务内容、类别进行归档管理。如有需要可将收文复印留存收件人。6、 行政人事部前台人员在填写收发文件记录表时，应仔细填写收文编号、来件人姓名、传真日期、时间、事由、收件人姓名等，于每月底送交行政人事部负责人校阅。7、 行政人事部前台人员因公外出或下班时，由其他行政人事部人员暂代行其职务，并确实做好手动和自动（工作时间外、公休日、法定节假日）转换。8、 行政人事部前台人员应随时注意纸张及机器之维护，如需申请纸张或维修时，应按照办公用品申请和维修程序进行办理。第四十二条 投影仪使用注意事项1、 投影仪设置于大会议室内，由行政人事部前台人员负责其保管、准备、清洁、管理等事务。2、 严禁触摸及随意擦拭反射镜。3、 投影仪在工作中，严禁遮挡散热风口。若风口无风吹出，应立即停机，以免烧毁投影仪。4、 在搬动和使用中应小心轻放，避免强烈震动。5、 在关闭投影仪之后，投影仪会自动散热（红色指示灯亮），必须等待投影仪散热完成之后（红色指示灯灭）再关闭电源。6、 如果投影仪出现异响、过热、进水等现象时，应及时关闭电源并通知行政人事部报修。第六部分 固定资产管理第四十三条 公司的固定资产包括土地、房屋及建筑物、办公家具、办公设备、运输设备等。第四十四条 管理部门行政人事部负责固定资产的实物记录、保管、卡片登记、维修、保养；财务部负责固定资产的价值核算、管理和监督（详见财务制度固定资产篇）。第四十五条 编号固定资产取得后，由行政人事部设立固定资产管理帐，以准确记录固定资产的现状及增减情况，并会同财务部依其类别及会计科目统驭关系，予以分类编号并粘贴样签。第四十六条 移交 人员移交时，对于固定资产应按人事管理有关规定详列清册办理移交手续。第四十七条 增减报告 行政人事部部应于每月30日前将土地、房屋及建筑物、办公家具、办公设备、运输设备等项目编制固定资产增减表（附件表35）电子表格送财务部核对，并填列异常或更正内容后，行政人事部留存一份，财务部留存一份，使用部门留存一份。第四十八条 盘点行政人事部应会同财务部每季度盘点一次，根据固定资产管理帐项目全部清点。盘点后填写固定资产盘存表（附件表36）注明盈亏原因，呈报总经理审核，行政人事部留存一份，财务部留存一份。行政人事部对于盘盈或盘亏除应专案叙明原因呈核外，并应依增置或减损的规定办理手续。行政人事部应与财务部核对固定资产管理帐的记载事项，如有缺漏事项应立即通知补正。第四十九条 增置及登记土地、房屋及建筑物、办公家具、办公设备、运输设备等固定资产增置时，使用部门需按第三十六条办公设备管理流程手续办理。行政人事部需填写“固定资产增减表”一式三份，行政人事部留存一份，转记固定资产管理帐，进行分类编号并粘贴样签；财务部留存一份转记固定资产帐目；使用部门留存一份。第五十条 受赠处理 固定资产因其他公司拨入、捐赠取得者，应填明价格，如原价无法查得或根本无原价者，得由行政人事部会同财务部予以估价，并按第四十八条固定资产增置手续办理。第五十一条 登记 土地、房屋及建筑物等不动产取得所有权后，由行政人事部统一办理产权登记，转记固定资产管理帐，变更时亦同。第五十二条 保险固定资产应依本公司有关财务保险事务处理的规定办理保险。第五十三条 资产转移处理 土地、房屋及建筑物、办公家具、办公设备、运输设备等固定资产在公司内部相互拨转时，应由移出部门填写固定资产转移表（附件表37）一式四份，经行政人事部核准后，行政人事部留存一份，财务部留存一份，移入部门留存一份，移出部门留存一份。第五十四条 资产送修处理固定资产因故障须送厂商修复时，应由送修部门填写“固定资产转移表”一式四份，经行政人事部核准后，行政人事部留存一份，财务部留存一份，送修部门留存一份，厂商留存一份。送修固定资产修复送回后，由行政人事部和送修部门共同验收并在“固定资产转移表”上签字确认，财务部方可支付维修费用。第五十五条 出租或外借处理 固定资产出租或外借，行政人事部应先会同财务部呈请总经理核准后方可办理，并应制订合同，副本送财务部以备核对。合同内容应包括修缮保养及税捐负担、租金、运输费、归还期限、保持原状、附属设备明细表等，并填写“固定资产转移表”一式四份，经总经理核准后，行政人事部留存一份，财务部留存一份，经办部门留存一份，承租方/承借方留存一份。第五十六条 减损处理土地、房屋及建筑物、办公家具、办公设备、运输设备等固定资产因减损而报废者，应由使用部门填写“固定资产增减表”一式三份，注明减损原因，经行政人事部及财务部签注处理意见并呈请总经理核准后，行政人事部留存一份，财务部留存一份，使用部门留存一份。 行政人事部应转记固定资产管理帐，并办理相关解除保险、权属变更等相关事宜。第五十七条 闲置固定资产处理行政人事部至少每年应将经营上认为无利用价值的闲置资产予以整理，填写 闲置固定资产处理明细表（附件表38）会同财务部拟定处理意见，呈请总经理核准后，方可进行资产处理。 承购商付款提货后，由行政人事部填写“固定资产增减表” 一式三份，行政人事部留存一份，财务部留存一份，承购商留存一份。第七部分 办公用品使用管理办法第五十八条 办公用品由行政人事部前台负责分类管理，包括申请、登记、分发、回收、保管等工作。第五十九条 办公用品申请周期为每月一次，各部门负责人应于每月25日前将办公用品购买申请表（附件表39）提交到行政人事部审核，由总经理签字或盖私章后，由行政人事部统一进行采购。第六十条 办公用品采购后，由行政人事部进行分类登记，登记内容包括：购买日期、品名、规格、单价、数量、领用人签字。第六十一条 行政人事部前台负责办公用品领用，领用人填写办公用品领用登记表（附件表310）后领取；需要回收的或用坏的办公用品，应将回收物品交回后方可换领新的办公用品。回收品种包括：第五类的固体胶棒、修正带、电池；第六类的笔、替芯；第七类的键盘、鼠标、耳机；第九类的灯泡、灯管等。回收的办公用品和设备由行政人事部统一进行销毁和处理。第六十二条 行政人事部每月末最后一天应对办公用品的数量进行盘点；行政人事部应会同财务部每季度盘点一次，根据低值易耗品管理帐项目全部清点。第六十三条 所有的办公用品和设备非公司业务用途，不得私自携带出公司。第六十四条 员工离职后，应将领用的全部办公用品和设备交回行政人事部，清点无误后方可办理其他手续；如发生缺失情况，应按照办公用品和设备的购买价格进行赔偿。第八部分 图书管理办法第六十五条 公司图书由行政人事部负责管理，并于每年6月、12月下旬各清点一次。第六十六条 借书人以本公司员工为限。第六十七条 属于公司购置或所有的工具书除按顺序编号外，应将书名、出版社名称、著作者、册数、出版日期、购买日期、金额及其他有关资料详细登记于“本公司图书登记总簿”，并填制图书卡插放于图书的末页。第六十八条 员工欲借阅应先查阅图书目录卡，填写借阅单（附件表311），持单向行政人事部前台处取书，行政人事部前台将图书交予借阅人应先抽出图书卡由借阅人签字后，一并与借阅单妥为保管；员工还书时，应将所借图书交予行政人事部前台收讫，行政人事部前台除将借阅单归还借书人作废外，并应将图书卡归放书内。第六十九条 因工作需要采购图书的，须填写图书采购申请表（附件表312），报部门负责人签字，由行政人事部审核后统一购买。第七十条 借阅图书的最长期限为三个月，如需继续借阅应重新办理借阅手续。第七十一条 员工借阅图书不得批改、圈点、画线、折角、涂写，如有破损或遗失等情况，一律照原图书版本购赔或照原价加倍赔偿。第九部分 档案管理第七十二条 管理部门公司文书结案后，原稿由行政人事部归档管理，经办部门可根据实际需要留存影印本。各分公司档案分类目录及编号原则，由总公司统一制订，文书原稿由总公司统一保存。第七十三条 文件点收及结案移送归档时，根据下列原则：1、 检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查送档人；2、 文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门补办；3、 与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门；4、 有价证券或其他贵重物品，不在归档范围内，应及时退回经办部门，经办部门送指定保管部门签收后，将文件归档处理。第七十四条 文件整理点收文件后，应依照下列方式整理：1、 中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则；2、 右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角、理齐订牢；3、 文件如有皱褶、破损、参差不齐等情况，应先补整、裁切、折叠，使其整齐化一；4、 所有文件均进行电子文档和光盘备份。第七十五条 归档范围1、 行政审批类：公司章程、股东名册、董事会及股东会记录、政府机关核准文件及其他经核定须永久保存的文书；2、 合同类：公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料；3、 会议材料类：重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录、统计报表等；4、 工作计划类：工作计划、总结、报告、请示、批复等；5、 财务数据类：会计凭证、财务报表、统计报表、财务分析、不动产所有权及其他债权凭证等；6、 员工资料类：员工任免、劳动、工资、福利、奖励、处分等方面的文件；7、 公司决议类：公司制订的组织规程及办事细则，上级主管机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料；8、 普通文书类：对外的正式发文和与有关单位来往的文书；9、 大记事类：公司沿革、大记事及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。第七十六条 档案分类1、 档案分类应视案卷内容、部门、业务项目等因素，按集团、公司、分公司、部门、大类、小类六级分类。先以公司、部门区分，部门区分之后依案卷性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类；2、 档案分类应力求切合实际。如案卷较多，可继续增设细类。如案卷不多，可根据实际情况增减；3、 同一小类或细类的案卷以装订于一档案夹为原则。如案卷较多一档案夹不够使用时，可分为两个以上的档案装订，并于小类或细类之后增设卷次编号，以便查考；4、 每一档案夹封面内首页应设“目次表”，案卷归档时依序编号、登录，并以每一案一个目次编号为原则；5、 档案号的表示方式如下：AB、B1、B2C1、C2D1、D2E1、E2F1、F2其中A为天联集团，B为天联北京公司及分公司，C1、C2为部门，D1、D2为大类，E1、E2为小类，F1、F2为档案目次。第七十七条 档案名称及编号1、 档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊；2、 各级分类、卷次及目次的编号，均以十进制阿拉伯数字表示，其位数使用视案卷多少及增长情况决定；3、 档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列以便查阅；4、 档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用；5、 档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意更改，如确有修改必要，应拟订新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第七十八条 档案编写1、 新档案，应就“档案分类编号表”查明该档案所属类别及其卷次、目次顺序，为此来编列档案号；2、 档案如何归属前案，应查明前案的档案号并予以同号编列；3、 档案号以一案一号为原则，遇有一档案卷叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，再编列档案号；4、 档案号应自左而右编列，右方装订的档案应将档案号填写于案卷首页的左上角；左方装订的档案应将档案号填写于案卷首页的右上角。第七十九条 档案整理1、 归档文件应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档案夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅；2、 档案夹的背脊应标明档案夹内所含案卷的分类编号及名称，以便查档。第八十条 档案期限1、 永久保存：（1）公司章程；（2）股东名册；（3）组织规程及办事细则；（4）董事会及股东会记录；（5）财务报表；（6）政府机关核准文件；（7）不动产所有权及其他债权凭证；（8）工程设计图；（9）其他经核定须永久保存的文书。2、 十年保存：（1）预算、决算书类；（2）会计凭证；（3）事业计划资料；（4）其他经核定须保存十年的文书。3、 五年保存：（1）期满或解除之合约；（2）其他经核定须保存五年的文书。4、 一年保存：结案后无长期保存必要者。5、 各种规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。第八十一条 档案清理1、 档案管理人员应随时擦拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年更换时，依规定清理一次，已到保存期限者，给予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，于目录表附注栏内注明销毁日期，并由行政人事部监督进行统一销毁；2、 保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，档案管理人员可将保留文件抽取出来，另行装订保存，并在档案清单中重新进行登记。第八十二条 调卷程序1、 各部门经办人员因业务需要需调阅档案时，应填写档案调卷单（附件表43）经部门负责人核准后向行政人事部调阅；2、 档案管理人员接到调卷单经核查后，取出该项档案，并于调卷单上填注借出日期后，将档案交与调卷人员。调卷单则按归还日期先后整理，以备催还；3、 在行政人事部当场借阅者，免填调卷单；4、 档案归还时，经档案管理人员核查无误后，档案即归入档案夹。调卷单由档案管理人员留存备查。第八十三条 调卷整理1、 调卷单以一单一案为原则，借阅时间最长以一周为限，如有特殊情形需延长调阅期限时，应按调卷程序重新办理；2、 调卷人员对于所调档案，不得抽换增损，如有拆开必要时，亦须报明原因，请档案管理人员负责处理；3、 调卷人员调阅档案，应于规定期限内归还，如有其他人员调阅同一档案时，应变更调卷登记，不得私自授受；4、 调阅档案限与经办业务有关，如调阅与经办业务无关之案件，应经行政人事部经理同意。第八十四条 电子档案管理1、 电子档案属于档案管理的项目之一，是指将看不到的保存资料或纸制文件进行整理、保存、备份的档案，使之能一目了然；2、 电子档案包括录音带、录像带、磁碟片、U盘和移动硬盘；3、 电子档案应按照档案管理办法进行整理、归档、分类、编号、清理、调阅，以便能随时调出必要的资料；4、 录音带档案按照“一个主题一卷卡带”的原则，当录音带内容的重复使用机会不多时，在短期保存后应重新利用，以避免卡带泛滥成灾；有必要保存的录音带，贴上与主题相同的索引后，放入档案袋中，进入档案管理程序；5、 录像带档案按照“一个主题一卷卡带”的原则，当录像带内容的重复使用机会不多时，在短期保存后应重新利用，以避免卡带泛滥成灾；有必要保存的录像带，应贴上与主题相同的索引，并加注时间数据以便清楚了解每段画面的所在位置，放入档案袋中，进入档案管理程序；6、 磁碟片档案的整理最好维持一个主题的磁碟片一个档案袋，对于U盘或移动硬盘等硬式磁碟的资料必须备份保存。第八十五条 人事档案管理1、 行政人事部负责公司人事档案和员工资料管理工作，人事档案关系由行政人事部向公司注册地的人事管理机构申请集体存档户，员工需将人事档案关系在规定的时间内（公司将提供一天工作时间，员工可在此时间内办理；如人事档案关系复杂一天内办理不完，可向行政人事部负责人申请，最多不得超过三天）统一调入该户；员工资料由行政人事部建档留存。2、 公司与分公司员工流动，其档案管理体制如下。借调：原则上属借调的员工，其人事档案关系和员工资料仍由原单位缴付和保存。但为便于相关公司了解情况，可将员工资料复印件交借调公司行政人事部。员工资料复印件具有与原件同等的保密性，档案管理人员应妥善保存。借调期间，员工工作所在公司应将其工作评价及考核等相关材料等一式两份，一份存入其员工资料复印件中，一份交原公司行政人事部存入其员工资料中。调动：公司内部调动，由调出公司行政人事部负责将其人事档案关系和员工资料整理好，并于到职前一天寄至调入公司行政人事部负责人。3、 员工资料的内容试用期员工：求职书、个人简历、笔试试卷、面试评价表、员工登记表、技能调查表、身份证复印件、毕业证复印件、学位证复印件及各类资格证书复印件、劳动合同等；首周情况反馈表、沟通情况、新员工评价表、新员工月总结表及其他试用期考核资料；转正申请、试用期末沟通记录及其他与转正有关的资料。正式员工： 求职书、个人简历、笔试试卷、面试评价表、员工登记表、技能调查表、身份证复印件、毕业证复印件、学位证复印件及各类资格证书复印件等；劳动合同及补充协议、保密协议、办理户口协议、办理护照协议、赴国外工作协议等；培训申请、培训记录、培训心得和培训效果评估等；试用期各类考核资料、每季度/每年绩效考核资料和绩效记录等；工资记录、调薪/降薪记录等；职位说明书、职务晋升、职务调动等记录和资料；各类奖励、处罚资料；离职申请、离职交接手续、离职谈话记录等；其他无法归入以上八项的资料。4、 员工资料提供利用方式：员工资料提供利用的方式是行政人事部在可提供利用的范围 内，提供员工资料的具体形式。目前提供利用方式主要有查阅、调阅、出具证明材料、提供员工资料卡片和提供员工工作信息等。查阅：是指相关利用者到行政人事部去查看所需了解的员工资料，无关人员不得要求档案查阅。行政人事部在提供员工资料查阅时，应做好相应的查阅登记。调阅：是指相关利用者为了完成某项人事工作任务，通过查阅不能满足其需要时，必须将员工资料档案借出使用而采取的一种利用方式。借阅员工资料档案必须严格履行借阅手续，借出时间一般不超过两周，借出的员工资料逾期未还时，行政人事部要及时催还或续办延长手续；不相关部门人员调阅员工资料在调阅登记表上登记并呈行政人事部负责人核准后，才可调阅，调阅员工资料时间以两天为限，不得转借、拆卸、调换、复印。出具证明材料：是指在提供利用的范围内，由行政人事部对员工资料的有关内容进行摘抄和复制，形成单独资料，以证明该人的情况。出具的员工资料证明应认真校对、审查，经行政人事部负责人批准后，加盖行政人事部专用章后方可发出。员工资料卡：每个档案均应建立一张员工资料卡，记载员工基本信息资料。根据需要了解的问题，查阅者可摘抄员工资料卡的相关内容或复印资料卡。调动、提取存放与注册地劳动服务部门的人事档案关系，根据劳动服务部门的要求办理相关的手续。第十部分 收发文件管理制度第八十六条 文件的签收 凡是来公司公启文件均由行政人事部前台登记签收，在签收和拆封时，需注意检查封口和邮戳，对封口、邮戳不完整的函件应查明原因，文件受损拒绝签收。第八十七条 文件的签收分转1、 行政人事部前台对接收的文件做登记编号、催阅、回收、入档；2、 正式文件由行政人事部签收，并根据文件内容和性质送交承办部门负责人办理，重要文件应送交总经理亲自审阅后交承办部门负责人办理。为避免文件积压误事，一般性文件在当日处理，紧急性文件在当时处理；3、 一般函电、单据等，未署名签收的文件根据文件的内容和性质送交相应的部门签收；已署名签收的文件直接送交署名的人员签收；4、 为了加速文件运转，前台秘书应及时将文件送交。关系到两个以上部门的文件，应按照文件内容和性质依次送交签收。第八十八条 文件的传阅和催办1、 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带到公司以外，也不得将文件转借其他人阅看，对尚未传达的文件不得向外泄露；2、 阅读文件应抓紧时间，切忌横传，当天阅完后应在下班前将文件交回前台秘书处，阅读文件一般不得超过两天，阅后签字以示负责；3、 阅读文件时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确是工作需要，要办理借阅手续，以防丢失泄密；4、 行政人事部前台秘书对文件负有传达、催办、入档、管理的责任，承办部门接到文件、传真应立即指定专人办理，不得将文件压放、分散或遗失；5、 外出人员开会带回的文件及资料应及时送交前台秘书进行登记编号保管，不得个人保存。第八十九条 文件的签发1、 公司的文件由行政人事部负责起草，法律顾问审核，公司总经理签发；各部门的文件由部门负责起草，行政人事部审核，公司总经理签发；2、 文件起草以电子文档的形式送交审核人，经审核人审核无误后，由行政人事部统一校对打印，校对无误方能复印、签字、盖章；3、 文件统一由行政人事部前台负责发送，应将文件内容、报送日期、时间、部门、接件人等事项登记清楚，并向文件签发人报告报送结果；4、 属于秘密的文件应注明“机密”字样，并由专人印制、报送；5、 签发的文件由行政人事部分类归档，保存备查。第九十条 快递文件1、 员工快递邮件应详细填写快递文件记录表（附件表44），经部门经理签字确认后方能发送。2、 员工在公司前台领取邮件，由收件人或收件人的指定授权人在“快递文件记录表”中签字后方可领取。3、 公司不负责私人邮件的发送费用，员工收发私人邮件时应自觉交纳快递费。第十一部分 会议管理第九十一条 公司会议由行政人事部负责组织，总经理主持召开，总经理因故不能出席可指定代理者，由其代理者主持召开会议；部门会议由各部门负责人负责组织和主持召开；周例会由行政人事部负责组织，总经理主持召开。第九十二条 周例会时间安排在周一下午13：30在小会议室进行；如总经理因公出差，则改为MSN会议；如主要会议成员因公不能参加又不能参加MSN会议的，会议顺延。第九十三条 审议事项公司会议： 1、 经营上重要的方针与计划；2、 经营方针与经营计划的实施方案要点和对策；3、 公司组织机构、业务规定和制度的制定、修改与废除；4、 各部门在业务上重要的报告、请示与联络工作；5、 重大的财务事项；6、 重要的项目经营机会与风险事项；7、 项目决策、实施进度与监控事项；8、 营销策略、价格的决策与修改；9、 重要的人事任免、调动、晋升、提薪、奖金、津贴以及考评事项；10、 大额费用支出；11、 重要的涉外、公关事项；12、 契约与诉讼事项。部门会议：1、 向部门员工传达公司的主要决议与精神；2、 汇报或总结当期项目进度、新产品开发、科研、技术和日常工作计划完成情况，布置下一阶段工作任务；3、 研究解决有关技术问题的措施和方案；4、 员工考评分析与问题总结；5、 重要活动计划提案。周例会： 1、 总经理传达公司的主要决议与精神；2、 各部门负责人汇报一周工作情况，以及需提请总经理或其他部门协调解决的问题；3、 由总经理对本周各部门的工作进行讲评，提出下周工作的要点，进行布置和安排；4、 其他需要解决的问题。第九十四条 公司决议由总经理决策和变更。一经形成决议，由相关部门负责人负责执行，及时贯彻落实决议内容与精神，总经理以下的全体员工必须按决议内容与精神执行。第九十五条 会议事务由行政人事部全权负责：1、 会议议题的资料整理与准备；2、 会议议程安排；3、 会议记录与纪要整理；4、 会议决议草案起草；5、 会议文件的保管；6、 对会议决议实施情况进行调查，及时向总经理报告。第九十六条 部门负责人有义务和责任在适宜的时候，把决议实施过程、情况与结果，向总经理报告。第九十七条 会议纪律1、 会议前应安排好桌、椅、设施设备、与会议有关的文件资料等；2、 会议现场要保持清洁，维护会议室的整洁与环境卫生；3、 会议现场使用的工具，必须保持干净，操作时要轻拿轻放；4、 会议人员应将手机等通讯工具调整为静音或关闭状态，保持会议室安静；5、 参会人员应保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容，影响决议实施；6、 会议完毕应及时清理好现场。第十二部分 值班管理第九十八条 公司于节假日及工作时间之外应办的一切事务，除由主管人员在各自职守内负责外，应另派员工值班处理下列事项：1、 临时发生事件及各项必要措施；2、 指挥监督值班人员；3、 预防灾害、盗窃及其他危机事项；4、 随时注意清洁卫生、安全措施与公务保密；5、 公司交办的各项事宜。第九十九条 员工值班安排表由各部门负责人编排，于值班日期前一周提交行政人事部审核后，公布并通知值班人员按时值班。设置的值班安排表，写明值班员工的姓名悬挂于公司明显位置。第百条 值班员工遇有事情发生可先行处理，事后报告。如遇其权限不能处理的，应立即通报并请示部门负责人办理。第百一条 值班员工收到的传真和文件应分别依下列处理方式处理：1