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竣工建设项目竣工文件编制移交办法 西安铁路局档案室2008 04 为质量良好地编制铁路建设项目竣工文件 确保顺利交接和归档 根据国家档案局 国家计委关于基本建设项目有关规定和铁道部 铁路建设项目竣工交接办法 铁建设 2008 23号 要求 制定本办法 第一章总则 竣工文件系指在建设项目建设过种中形成的 如实反映施工过程和建设项目实体状况的 具有保存利用价值的各种文件材料 图纸 录音 录像等 竣工文件是铁路建设项目的真实记录 是对建设项目进行稽察 审计 监督 管理 验收以及铁路设备养护 维修及破损后修复的依据 是改建 扩建和实施质量保修的重要凭证 第二章竣工文件管理 竣工文件编制工作由建设单位负责组织 施工单位负责编制 接管单位档案部门负责协助指导 建设项目在招 投标和签订施工及监理合同 协议时 应列专门条款明确规定竣工文件的编制要求 内容 份数 交接时间以及整理归档的责任 建设单位应建立健全档案 资料和竣工文件编制与管理的相关规章制度 设立专门机构 指定专人负责 监督 检查 指导竣工文件的编制 并要配备确保档案资料安全的库房和设备 建设单位要根据本办法和项目规模 项目施工过程中产生的文件材料 规定详细的归档范围和内容 确保文件材料的完整性 各施工单位要认真改造投标承诺与合同中关于竣工文件编制的有关条款 规定 加强对竣工文件编制和交接的管理 将这项工作纳入施工技术管理 优质工程评比 单位总工程师和有关工程技术人员的职责范围 施工单位的各级技术管理部门都应有专人负责竣工文件编制的组织 检查 指导工作 同级档案部门应协助做好这项工作 铁路建设项目接管单位的档案部门在工程开始组织施工即应介入竣工文件编制工作 在工程施工过程中应组织人员深入施工现场 对本管内建设项目竣工文件的形成 积累工作进行监督 检查 指导 在工程竣工前 要重点督促 帮助施工单位编好竣工文件 建设单位和监理单位应将竣工文件是否齐全 完整作为对单位末次计价的条件之一 竣工文件不齐全 不完整 建设项目不能验收交接 铁路建设工程项目竣工文件的收集 整理 归档及移交 应做到布置施工任务与布置竣工文件编制 工程施工进展与竣工文件形成积累 工程验收交接与竣工文件交接同步进行 第三章竣工文件的形成积累 建设项目开工后 建设单位应按接管单位档案部门提出的要求 组织各参建单位 做好文件材料形成 积累工作 施工单位的各单项工程负责人要按照各专业竣工文件编制内容 随时做好图纸修改 资料收集和积累工作 注意收集施工中采用的新工艺 新材料 特殊地质 重点难点的科技攻关项目 地下建筑 地下管线 工程质量事故处理方案以及工程隐蔽部位的资料 并应根据变更设计的要求 及时修改施工图 填写工程日志 做到准确 符合实际 各单项工程的技术负责人 要将施工过程中形成的各种检查证 试验报告 原材料出厂合格证等原始记录 按工程项目和内容分别放在平时立卷盒内 以防文件材料的散失和损坏 凡属铁路干线 支线 特大桥 500米以上 大桥 100 500米 长隧道 3公里及其以上 枢纽 编组站 口岸站 特等客站房 通信 信号 电力 电气化 给水和大型工厂工程的竣工文件均应进铁道部档案馆 第四章竣工文件的组成与内容 新建铁路建设项目的竣工文件 可按综合 线路 路基 桥梁 涵洞 隧道 站场 机务 车辆 给水排水 通信 信号 电力 电气化 房建 环境保护与水土保持 铁路用地等专业编制 每个专业包含的内容见附件1 改建 扩建工程项目的竣工文件内容应按设计施工的范围编制 铁路征购土地 拆迁补偿等原始凭证的原件 由施工或购地单位财务部门单独组卷 归入地亩档案 交接管单位永久保存 施工 购地 单位财务部门保存复印件 竣工文件形成后 要按文件材料形成的规律 保持文件之间有机联系 合理地组成保管单位 一般要求是 第五章竣工文件的整理与质量要求 1 一项大的建设项目在组成保管单位时 先区分专业 然后按单项工程组成若干个保管单位 即盒 一盒为一个保管单位 2 组成保管单位时要考虑建设 运营 单位维修管辖区段 不是一个管辖区段的工程不能组在一起 3 铁路通信 信号 电力 给水排水 电报化 房建 铁路用地等专业 应将站与区间分别编制 正线与支线 联络线出应分开组成保管单位 4 小桥及涵洞分别按区间组成保管单位 5 一个建设项目由两个以上单位负责施工时 其竣工文件可各自按施工管辖范围组卷 但要考虑接管单位将文件材料与图纸合并组卷的要求 涉及综合性资料如 建交表 竣工验收报告 施工中来往文电等应由各总承包单位收集汇总 分别组成保管单位 6 竣工文件一般按施工资料 工程日志 竣工图三部分内容组成保管单位 各专业组成保管单位的具体要求见附件3 各施工单位将施工过程中形成 积累的文件材料 图纸经过加工整理组成保管单位 即卷 组卷时要遵循文件的自然形成规律和成套性的特点 保持卷内文件的有机联系 一般是先按专业 然后再按单项工程组成保管单位 卷 竣工文件在组成保管单位时 应分别对施工资料 工程日志进行整理装订 对图纸进行折叠或装订 案卷要编张号 填写案卷封面 卷内目录 备考表 具体要求见附件4 竣工文件的质量要求是 齐全完整内容准确系统配套整洁美观 凡竣工验收的建设项目 在办理验收交接前 施工单位应编好已完工程全部竣工文件 包括征地资料 达到档案验收标准 经初验工作组审查确认齐全 完整 准确后 交接管单位并按规定送上级档案部门归档 个别项目因矿不能及时交接 由施工单位与接收单位共同协商交接时间 但最迟不得超过工程竣工验收后三个月 第六章竣工文件的交接手续和份数 新增二线及旧线改造建设项目 包括分期分面 分区间 分站交付的工程 施工单位应在初验前七日向运营单位提供开办运营或生产所需的竣工资料及图纸 待整个建设项目全部竣工后再办理全部竣工文件的交接手续 一个建设项目的尾工工程 施工单位与原工程项目分开办理竣工文件的交接 即先交已完建设项目的文件 然后再交尾工项目的竣工文件 交接时间由双方商定 竣工文件的汇总和移交 竣工文件编制两份以上 应区分为正副本 正本应是竣工文件主要材料的原始件 各种文件材料只有一份的 不含各种原始记录 应列入正本 正本应交各铁路局 合资铁路公司 地方铁路公司 部直属单位的档案部门 第一副本交基层设备维修使用部门 工程日志 混凝土