数字档案室.ppt

数字档案室建设 1 数字档案室概念 档案信息化发展概况 目录 数字档案室等级评估 2 第一部分 档案信息化发展概况 河南新泰科技发展有限公司 专注电力档案整理 档案信息化业务 保证档案专项验收 机组达标投产验收一次通过 客户涵盖五大电力集团 华润集团 神华集团等地方电厂 涵盖火电 水电 风电 光伏发电 电力工程档案整理咨询我们最专业 选择新泰质量保证联系电话Q 375433789 4 2000年12月全国档案工作会议国家档案局在会议上正式提出了档案信息化的概念 之后档案信息化建设在全国各类档案馆 室 中蓬勃开展起来 5 全国档案局长馆长会议 关于加强信息资源开发利用工作的若干意见 电子公文归档管理暂行办法 加快推进档案信息化建设是档案部门当前的一项紧迫任务 江苏省电子档案中心建设项目被作为基础性 公益性 标志性工程之一列入全省信息化建设计划 电子文件管理暂行办法 中华人民共和国政府信息公开条例 文书类电子文件元数据方案 等有关电子文件的三项行业标准 档案信息化发展历程 要继续推进档案信息资源建设改革创新 促进国家档案信息资源体系结构更加完善 积极探索在各级国家档案馆建立本地区电子文件中心或电子文件备份中心电子文件中心现场会 数字档案馆建设指南 全国档案安全体系建设工作会议 电子文件和重要档案备份工作稳步实施 关于加强和改进新形势下档案工作的意见 数字档案馆系统测试办法 全国数字档案馆 室 推进会 档案信息系统安全等级保护定级工作指南 电子文件管理系统通用功能要求 电子档案移交与接收办法 6 档案信息化项目 电子文件中心 电子档案中心 数字档案馆 数字档案室 智慧档案馆 智慧档案馆 电子文件中心 电子档案中心 数字档案馆室 智慧档案馆 7 全国数字档案馆室推进会 数字档案馆 室 建设的目标 用15年左右的时间 建成以数字资源为基础 安全管理为保障 远程利用为目标的数字档案馆 室 体系 使各级各类档案馆 室 能够实现对电子文件的归档和管理并按规定及时移交 县以上各级国家档案馆基本建成数字档案馆 能够接收和保管各进馆单位归档的电子档案 对馆藏传统载体档案全部数字化 实现馆藏档案的数字化利用 馆藏开放档案的互联网利用以及馆藏电子档案的安全保存和长期可利用 县直机关以上档案室传统载体档案基本数字化并实现数字化利用 2013 10 9江苏太仓 8 以深化档案信息资源服务全面建成小康社会为目标 以社会档案信息资源的整合为核心 以推进数字档案馆室建设为重点 以档案信息资源共建共享为档案事业发展新的增长点 充分利用现代信息技术 加快推进档案信息资源数字化 信息管理标准化 信息服务网络化 数据存储规范化 实现档案事业又好又快地全面发展 档案信息化工作思路 9 第二部分 数字档案室概念 10 数字档案室是国家机构 社会组织在履行主要工作职能过程中建立的 收集 管理和存储本单位办公自动化系统 业务系统产生的电子文件 以及室藏档案数字化所产生的电子档案信息 并为本单位提供公共档案信息服务的虚拟档案室 数字档案馆建设规程 数字档案室是指机关在履行智能过程中 运用现代信息技术对对电子档案和传统载体档案数字副本等数字档案信息进行采集 整理 存储 管理 并通过不同类型网络提供共享利用和有限公共档案信息服务的档案信息集成管理平台 数字档案室建设指南 11 基本特征 12 建设原则 资源为先 标准规范 整体推进 确保安全 13 建设原则 资源为先 标准规范 整体推进 确保安全 14 第三部分 数字档案室建设内容 15 建设内容 基础设施建设应用系统建设数字档案资源建设保障体系建设 建设依据 数字档案室建设指南 电子文件管理系统通用功能要求 数字档案室评估细则 基于XML的电子文件封装规范 建设内容 16 基础设施建设 为确保数字档案资源的安全管理和有效利用 应依托机关信息化建设成果 建设相对独立且稳定 兼容的 能够满足数字档案资源管理和机关共享利用需求的数字档案室基础设施 主要包括网络基础设施 系统硬件 基础软件 安全保障系统 终端及辅助设备等五个部分 基础设施应尽量采用国产产品 尤其是具有自主知识产权的国有品牌产品 用于支撑涉密数字档案资源管理的基础设施建设 应符合国家有关保密工作的规定 17 应用系统建设 电子文件生命周期中三类子系统 18 应用系统建设 数字档案室应用系统建设应基于开放档案信息系统参考模型 OAIS 设计功能架构 应能集成管理各门类数字档案资源 具备收集 元数据捕获 登记 分类 编目 著录 存储 数字签名 检索 利用 鉴定 统计 处置 格式转换 命名 移交 审计 备份 灾难恢复 用户管理 权限管等基本功能 为电子档案的真实 完整 可用和安全提供首要保障 并达到灵活扩展 简单易用的基本要求 其具体功能需求可参见 电子文件管理系统通用功能要求 GB T29194 2012 19 20 21 原则 应归尽归基本要求 是齐全完整 标准规范获取方式 既有对传统档案的数字化转换 又有对电子文件的归档 信息形式 既有文本 照片 图片等平面数据 又有音频 视频等多媒体数据 以及网页 数据库等结构化的复合信息 档案资源建设 22 档案资源数据库档案资源数据库包括目录数据库 内容数据库 元数据库等 目录数据库是是数字资源与利用者之间的桥梁 目前已逐步建立起包括案卷目录 文件目录和各个专题目录数据体系 大大提高了工作效率 内容数据库人们习惯上也称为全文数据库 实际上它除了文件的全文等平面数据 还包括多媒体数据等 元数据是描述电子档案内容 结构 背景及其整个管理过程的的数据 它是保证数字档案的原始性 可靠性和可用性的一项重要措施 23 数字档案资源的备份 应着眼本单位电子政务整体备份需求制定数字档案资源备份策略 需明确备份对象 近线和离线备份策略及管理规范 配备必要的恒温恒湿防磁柜等设施设备 数字档案资源备份对象应包括 各门类电子档案 各门类传统载体档案数字副本 元数据库 目录数据库 各类数字资料 数字档案室应用系统配置文件与日志文件等 24 全省数字资源数据 全省档案馆数字化为49527 57万页 其中2014年数字化量为14276万页 全省数字化率为42 51 比2013年提高14 31 全省档案室数字化量为176301251页 其中机关档案室为118504158页 企业档案室34717385页 事业单位档案室23079708页 传统载体档案数字化 档案数字化释义数字化 是指利用计算机信息处理技术 把声 光 电 磁等信号转换成数字信号 或把语音 文字 图像等信息转变为数字编码 用于快速传输与准确处理的一种综合性技术 数字化具有简单 直观 速度快等优点 纸质档案数字化技术规范DA T31 2005档案数字化转换操作规程DB32 T1894 2011档案数字化外包安全管理规范 档案数字化与安全保密 档案数字化外包安全管理规范 档办发 2014 7号 系统与设备管理 组织实施档案数字化单位应对用于档案数字化的信息设备及存储介质进行检查登记 并按相关保密标准和安全规范进行管理 用于档案数字化的信息设备及信息系统必须与其他网络物理隔离 禁止安装使用无线网卡 无线键盘 无线鼠标等具有无线互联功能的硬件模块和外围设备 不得使用笔记本电脑 平板电脑等便携信息设备 组织实施档案数字化单位应采取措施 对档案数字化设备的输入 输出接口进行封闭处理 需开启使用时 应经过批准和登记并由组织实施档案数字化单位安全保密管理人员全程监督 用于档案数字化的设备和存储介质严禁与其他用途设备和存储介质交叉使用 非专用设备和存储介质严禁带入场所 设备和存储介质移出场所前 应进行安全保密技术处理 并经组织实施档案数字化单位审批同意后方可移出 用于档案数字化的设备和存储介质不得擅自外送维修 维修应有专门人员现场监督 无法确保数据可靠清除的设备和存储介质 如打印机 硬盘 移动硬盘 U盘等 严禁外送维修 用于档案数字化的设备和存储介质 未进行符合国家保密标准的信息和数据清除 不得改做其他用途 报废的应按保密规定进行处理 移动存储介质和刻录机等数据拷贝设备应由档案数字化组织实施单位指定专人保管 每次使用应经批准和登记 并在保管人员的监督下使用 用后立即归还 档案服务机构在结束工作任务后 应将自带的硬盘 移动存储介质以及无法确保数据可靠清除的设备移交档案数字化组织实施单位保管或销毁 严禁擅自带走 监督与检查 各级档案 保密行政管理部门在各自职责范围内 联合或者单独对本行政区域内档案数字化组织实施单位 档案服务机构及有关工作人员执行本办法的情况和安全保密情况进行监督 检查 并逐级适时报送相关情况 档案数字化组织实施单位违反本办法 情节严重或逾期不整改的 由档案 保密行政管理部门依照有关法律法规予以查处 并追究领导责任 档案服务机构违反本办法 情节严重或逾期不整改的 由档案 保密行政管理部门依照有关法律法规予以查处 国家档案局 监察部33号令 数字档案资源 电子文件 加强对电子文件的归档管理 制定电子文件归档管理规范 实现从电子文件到数字档案的 无缝连接 是档案信息资源建设最艰巨的任务 2009年印发的 电子文件管理暂行办法 对电子文件的定义是 电子文件是指机关 团体 企事业单位和其他组织在处理公务过程中 通过计算机等电子设备形成 办理 传输和存储的文字 图表 图像 音频 视频等不同形式的信息记录 33 保障体系建设 数字档案室是机关电子政务的核心信息资源中心 其建设 运行和维护是一项长期的系统工程 需建立经费 制度 信息安全和人才等各方面的保障机制 34 美国政府发布规定 要求所有政府 金融和医疗等机构都必须建立备份数据中心 以确保在遭受恐怖主义攻击 军事打击或自然灾害之后 能够实现快速重建 档案信息安全 安全工作是档案部门的生命線 1安全 0000000 其他各项工作 0安全 35 信息时代档案安全问题 36 档案信息安全工作目标 五不 信息安全特性 层次性 动态性 过程性 生命周期性 全面性 相对性 安全不是纯粹的技术问题 是一项复杂的系统工程 信息安全工程论安全是策略 技术与管理的综合 39 档案信息安全特别注意的问题 网络物理隔离 数据 异地 备份 江苏省档案信息化安全保密管理办法 试行 档案开放与档案信息上网鉴定 档案信息系统安全等级保护定级工作指南 国家档案局 40 第三部分 数字档案室等级评估 关于数字档案室等级评估办法 依据江苏省地方标准 数字档案馆建设规程 DB32 T1892 2011 中附录F 数字档案室评估细则 江苏省数字档案室等级评估办法 苏档规发 2012 2号文 数字档案室评估等级分为四级 分别以AA级 AAA级 AAAA级和AAAAA级表示 材料要求 申请报告创建过程自评报告及评估申报表评估打分表以及相关印证性材料 共计105分 总分100分 加分項5分 数字档案室评估细则 共六大部分49项组成 数字档案室评估细则 指导创建工作 重点检查 1 基础业务 基础设施 数字档案资源建设是硬扛扛AAAAA级数字档案室评估得分为95分以上 含95分 其基础业务 基础设施 数字档案资源建设三个大类得分必须分别达到32分 15分 18分 AAAA级数字档案室评估得分为85分以上 含85分 其基础业务 基础设施 数字档案资源建设三个大类得分必须分别达到30分 12分 15分 AAA级数字档案室评估得分为75分以上 含75分 其基础业务 基础设施 数字档案资源建设三个大类得分必须分别达到28分 10分 12分 2 数字资源建设情况资源情况分别是18分 15分 12分检查目录 全文 多媒体和声像档案数据库检查存量档案数字化情况和增量电子文件情况 3 检查数据标准符合标准 抽查数据项目录抽查合格数据项完整全文抽查电子文件数据项照片档案数据项 多媒体档案数据项目录与全文挂接对应数字化规定的标准 质量 去污 清晰度 纠偏等 文书档案文件级目录数据结构与数据交换格式 DB32 505 2002 电子档案基础元数据数据库结构和封装格式 DB32 T1893 2011 档案数字化转换操作规程 DB32 T1894 2011 4 系统演示从收管存用功能 对照细则5 机房和库房检查机房安全 服务器 存储设备 运行情况库房安全监控等现代化设施 注意的问题 细则中核心数据库问题增量电子档案的来源 文书 业务类 电子档案鉴定问题 现没有到期的 统计分析 分析的问题数字化备案问题取消网上陈列馆问题温湿度能控制集成档案管理系统发表的文章问题 档案信息化 目前数字档案室有几种情况 1 本单位自己开发档案管理系统 省移动公司 2 行业系统开发的统一的档案管理系统 审计系统 从国家到市县区 省海事局全省统一 省电力公司 3 本地区档案部门统一配置档案管理系统 苏州市 南京市 常州市 2 3情况一家是5A 其余容易都是5A 目前正在加紧研究这一类形式的数字档案室 4 本地区统一提供开放档案管理平台 苏州工业园区 5 专业档案馆和大学档案馆介于两者之间 用什么标准来衡量6 有单位两个系统7 业务系统档案流向问题 当地部门有要求统一归某部门 今年计划制定一个补充办法 在办法未出台仍按老办法执行 一 组织管理20分 需提供相关文件及印证材料 完成同级档案部门布置的工作 培训 交流及本系统或本单位的业务培训 五 财务保障 4分 经费保障 二 基础设施建设17分 硬件基础设施建设 4分 服务器 指管理的专用服务器 符合安全保密要求 存储电子数据的载体 确保安全的软硬件设备 输出输入设备软件基础设施建设 7分 数字档案室应用系统 符合省和国家标准 实现电子文件基本功能 收管存用 实现档案室业务管理 数据管理 查档网络化 与OA对接 与业务系统对接 加分 其它软件 操作系统 数据库 扫描 图片处理软件 防病毒及备份软件 网络建设 4分 与当地电子政务网连通 实现与同级档案馆档案在线移交 实现政务信息公开文件在线移交并共享 库房现代化建设 2分 实现智能温 湿度控制 采用库房智能安监系统 包涵4个子项实地察看 三 基础业务34分 对本单