声像档案管理杨春民.ppt

声像档案管理 焦作市档案局杨春民 第一节声像档案概述 一 声像档案的概念声像档案是指以摄录手段记述和反映国家机构 社会组织以及个人从事政治 经济 外交 文化 教育 科学研究等各种活动中形成的有保存价值的以音响 形象等方式记录信息的特殊载体 并以文字说明的历史记录 亦称音像档案 视听档案 声像档案作为档案的一种载体形式 是纸质档案的重要补充 是机关 企事业单位档案的重要组成部分 也是党和国家的宝贵财富 二 声像档案的特点 一 形象生动声像档案以画面的可视形象 生动地将档案内容展现在利用者面前 有的配有声音 具有较强的形象性和直观性 能使利用者有 身临其境 的感觉 其生动性和形象性是其他类型档案难以达到的 二 时空感受声像档案运用先进科学技术 可将一瞬即逝的现场记录和再现 并可进行超越时空的传递 具有较强的时间感和空间感 三 便于复制和转换声像档案复制简捷 并可运用多媒体技术在不同载体之间互相转换 利用数字多媒体技术进行存储和传播 四 携带使用方便声像档案信息存储量大 体积小 携带方便 可多次重复使用 五 保管要求高声像档案是由感光材料和磁性材料为档案载体 这些材料对温湿度变化 灰尘 有害气体 外界磁场较敏感 保管要求高 三 声像档案的作用 一 较强的凭证作用 二 重要的科研和宣传素材 三 便捷的信息交流手段 四 较高的艺术欣赏价值 第二节声像档案的收集归档 当前 我们在行政执法监督和业务指导中发现大部单位都存在着没有声像档案或声像档案收集十分不全的现象 应引起我们各单位的重视 一 声像档案的收集原则为保证将有保存和利用价值的声像材料收集齐全 在收集工作中应遵循 以我为主 突出主题 质量精良 内容齐全 的原则 一 以我为主 即以本单位形成的并能反映本单位职能活动的声像材料作为收集重点 二 突出主题 即收集的声像材料要能反映出重要活动 会议等主要内容 场景人物的实况 三 质量精良 对收集来的声像档案材料必须精心挑选 把主题鲜明 影像清晰 画面完整 未加修饰剪裁的声像材料归档 四 内容齐全 归档的声像材料内容要完整 即照片档案要有照片 底片 文字说明 应含事由 时间 地点 人物 背景 摄影者等诸要素 齐全 照片与底片相符 录像档案要录像片 解说词 文字说明 含录像片的片名 制式 语种等 齐全 二 声像档案的归档制度按照 中华人民共和国档案法 确定的档案管理原则和 机关档案工作业务建设规范 的有关规定 单位 部门或个人在各种重大活动中拍摄的具有保存价值的声像档案应及时向档案部门移交归档 任何部门或个人不得以任何借口据为已有 一 声像档案归档范围1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料 2 领导和著名人物参加本单位 本地区有关重大公务活动的声像材料 3 本单位组织或参加重要外事活动的声像材料 4 记录本单位 本地区重大事件 重大事故 重自然灾害及其他异常情况和现象的声像材料 5 记录本地区地理概貌 城乡建设 重点工程 名胜古迹 自然风光以及民风民俗和著名人物的声像材料 6 其他具有保存的价值材料 二 声像档案的归档时间应根据实际情况 采取随时归档与定期归档相结合的方式 随时归档 对具有归档保存价值的声像材料 其摄影者或承办单位应及时系统规范整理后 向档案室归档 一般不跨年度 定期归档 依 档案法实施办法 之规定 声像档案应随立档单位其他载体形态档案一并向有关档案馆移交 特殊情况下 经同级档案行政管理部门同意可提前或延迟移交 三 声像档案归档要求声像档案的搜集 征集和移交应符合 照片档案管理规范 GB T11821 2002 磁性载体档案管理与保护技术规范 DA T15 95 等有关标准要求 对于录音录像带要特别注意保护好 防止被消磁 失去效用 三 声像档案的收集方法 一 集中收集即有计划 有针对性地进行阶段性收集 这是声像档案收集的重要途径 二 定向收集即向某项活动的主办 承办单位或参与活动的单位和个人进行重点收集 三 直接参与收集即单位档案机构派员直接参与现场拍摄的收集方法 四 随时收集即要求档案人员平常要注意收集有关活动信息 发现线索及时跟踪 及时收集 声像档案的收集工作要注意 四结合 1 档案部门与相关部门结合 调动相关部门的积极性 多层次 多渠道地开展搜集工作 2 档案馆 室 收集声像档案与清理机关 团体 企事业单位的积存声像材料相结合 明确声像档案收集的重点单位 3 向机关 企事业单位征集与个人征集相结合 取得单位和个人的有力支持 进一步拓宽搜集渠道 4 无偿收集与有偿收集相结合 第三声像档案的整理 一 照片档案的整理二 录音录像档案的整理三 录音录像档案划分保管期限和价值鉴定 一 照片档案的整理照片档案的整理应遵循 三个有利于 有利于保持照片照片档案的有机联系 有利于保管 有利于提供利用 的原则 归档的照片与底片影像一致 无底片的照片应翻拍底片 无照片的底片应冲洗照片 照片档案的底片 照片应分开存放 一 照片档案的构成与种类目前的照片档案有两种 一种是用一般相机和普通胶卷 采用可见光使胶片感光的照片 另一种是运用数字技术与光学技术相结合而成的照片 即我们通常说的数码相片 1 照片档案的构成 普通 照片档案由底片 照片及文字说明三部分构成 1 底片 底片是与被摄景物颜色相反的负影像 以感光胶片为载体 2 照片 照片是与被摄景物颜色相同的正影像 它是通过底片冲印而成的 3 文字说明 文字说明是对照片档案内容的介绍和补充 它与照片相辅 互不可分 文字说明包括事由 时间 地点 人物 背景 摄影者等诸要素 2 照片档案的种类主要包括普通胶片照片和数码照片两种 二 照片的选择对收集归档的照片档案 档案人员应精心挑选 对存有真伪疑义的照片应采取必要措施进行鉴定 对反映同一内容的若干张照片 应选择其主要的 主题鲜明 影像清晰 画面完整 未加修饰剪裁的照片归档 力求完整性 完美性 典型性相统一 三 照片档案的分类 排列及编号对于照片档案数量较少的单位 照片档案可从属文书档案工科技档案 并统一整理 编号 对于照片档案数量较多 且所收集的照片档案与文书档案或其他类型档案相对独立的单位 应将照片单独分类 编目 单独存放 1 底片的分类 排列 编号 1 底片的分类对于大部分单位来说 底片数量不多 可不分类 只按底片收集的先后顺序编流水号即可 对于底片数量和类型较多的单位 可按以下几种方式分类 第一 按制成材料分类 可分为软制底下和硬制底片 黑白底牌和彩色底片 第二 按形成方式分类 可分为原底片与翻版底片 第三 按底片呈像分类 可分为负片和反转片 第四 按尺寸大小分类 可分为2寸 4寸和特大号等 第五 按年度分类 即按不同历史时期 不同年度产生的底片来分类 第六 按内容分类 即按底片反映的问题 项目 产品等来分类 各单位可根据实际情况采用切合本单位实际的分类法 注意 一个全宗的底片要单独整理 不同全宗底片不可混杂 2 底片的排列与编号底片排列是按收集时间顺序进行底片号编制格式 全宗号 保管期限代码 张号 全宗号 档案馆给立档单位编制的代号 保管期限代码 分别用 1 2 3 或 对应代表永久 长期 短期 张号 在某一全宗某一保管期限内底片从 1 开始顺编流水号 例 76 6 即代表焦作市档案局永久卷中的第6张底片 底片号登录顺序顺序与照片号登录顺序保持一致 3 底片装袋插册底片应放入底片袋内保管 一张一袋 并在底片袋右上方标明底片号 翻拍底片应在底片袋左上方标明 字样 拷贝底片标明 字样 对大幅底片 应垫衬柔软的中性偏碱性纸张后放入专用档案袋档案盒 底片装袋插册后应填写册内备考表 册脊 2 照片档案的分类 排列及编号 1 照片的分类应在全宗内按保管期限 年度 问题进行分类 跨年度且不可分的照片 也可按保管期限 问题 年度进行分类 不同全宗照片不可混杂 分类方案应前后一致 不应随意变动 2 照片的排列应在分类方案的最低一级类目内 按问题结合时间 重要程度 保密等级进行排列 3 照片档案的编号照片号的编制有两种格式格式一 全宗号 保管期限代码 册号 张号格式二 全宗号 保管期限代码 张号其中全宗号 保管期限代码与底片号中的全宗号 保管期限代码是一致的 册号 是指在某一全宗某一保管期限内照片册的排列从 1 开始编流水号 张号 格式一中的张号是指照片在册内的排列从 1 开始的顺序编号 格式二中的张号是指在某一全宗某一保管期限内照片的排列从 1 开始的顺序编号 例一 焦作市档案局 馆 的照片档案分类大纲与编号方法 分类大纲 党群类 行政类 业务类 领导视察类四类 编号方法 采用全宗号 保管期限 册号 序号编号方法 如 76 1 3代表焦作市档案局长期保管的照片档案中的第1册 党群类 的第3张照片 例二 全市重大活动照片档案分类大纲及编号方法 焦作市交流及侨务活动 全宗号119 焦作市城市建设重大活动 全宗号104 等等 如 119 11即代表侨务活动永久保管的第11张照片 注意 照片档案的编号应做到不重号 不空号 不漏号 照片档案经分类 排列 编号后 即可按编号顺序将其固定在照片册的芯页上 对于大幅照片 要将其放入专用的档案盒 袋 中 照片编号装册应填写册内备考表 册脊及本册情况说明 四 照片档案的说明文字说明是照片档案不可或缺的重要组成部分 说明其意义 1 内容包括六要素 事由 照片所反映的事情或事物的缘由 时间 拍摄时间 地点 人物 照片中主要人物的姓名 身份 背景 作者 拍摄人或单位 2 格式 单张说明或组合说明 1 单张照片说明题名 简明准确概括基本内容 人物 时间 地点 事由 照片号 照片在照片册中的顺序号 底片号 底片在底片册中的顺序号 参见号 与本张照片有联系的其他载体档案的档号 如 2012年焦作市档案局长会议照片 参见号76 1 88 1 表示与焦作市文书档案永久目录88案卷号第1页对应 拍摄时间 以8位阿拉伯数字表示 如 20120208拍摄者 拍摄人或单位文字 事由 人物 时间 地点 背景 拍摄者等 2 组合照片的说明 如一组大型体育活动或太极拳年会的照片 组合照片说明应概括揭示该组照片所反映的全部信息内容及其他需要说明的事项 并标明所含照片的起止张号和数量 组合照片应在每一组照片的左上角或右上角以 等组符号表示 组联符号不宜跨册 采用组合照片说明的照片 其单张照片说明可以从简 但其说明编写应符合客观准确 编写及时的要求 五 照片档案的组卷及目录编制照片经分类 排列 编号后 即可按照片编号顺序装入照片册的芯页上 特殊规格照片应与其他照片一并组卷 另外存放 并在册内目录中注明 六 照片档案的鉴定1 照片档案的鉴定 1 鉴定的内容 包括鉴定照片形成的年代 反映的内容及载体材料等 2 鉴定的方法 有通过史料考证鉴定 调查询问有关人员考证鉴定 实地考察鉴定 内容对照比较考证鉴定 请有关专家进行技术鉴定等 2 照片档案保管期限的确定根据照片档案的价值确定其保管期限 分永久 长期 短期三种 可参照与之相对应的文书档案的只管期限确定其保管期限 录音录像档案的整理 一 种类录音 录像档案是国家机构 社会组织或个人在社会活动中直接形成的 具有保存价值的 以机械 光学 电磁等记录方式记录声音 影像 以特殊材料为载体的历史记录 1 录音档案主要有唱片和录音带两种 录音带有盘式和盒式两种 其中以盒式为常见 盒式带分60 90 120分钟三种 按其制成材料 有氧化铁磁带 铬磁带 铁铬磁带 金属磁带等 氧化磁带又分为低噪声带 低噪声高输出带及高保真带等 2 录像档案录像带同样分盘式和盒式两种 同样以盒式为常见 其宽度有 2英寸 1英寸 3 4英寸 1 2英寸及1 4英寸等 制成材料有铬带 氧化铁带等 二 录音录像带的验收为保证归档的录音录像档案的质量及完整 准确 需要在整理前进行验收 主要是把握 1 质量关 包括录音带有无变调失真或噪音干扰 录像带内容是否完整 画面是否清晰 声音是否清楚等 2 完整关 包括与录音录像带相应的文字说明是否完整齐全等 三 录音录像档案的分类与编号1 分类必须将录音档案和录像档案分开 音像制品多的单位 如电视台 广播电台等 还可在录音档案或录像档案内按内容等划分属类 2 编号录音录像档案是以盘或盒为保管单位进行编号的 编号可按归档的时间顺序结合内容编制流水号 格式 类别代号 顺序号 如 像 05 表示录像档案第5盒 盘 编号中必须注意两个一致 一是录音录像盒上的编号与外包装盒上的编号一致 二是录音录像盒上的编号与其相应的文字说明一致 四 编写文字说明录音录像档案的文字说明必须详细准确 录音带要写明 讲话内容 讲话人姓名 身份 录音时间 录音带播放时长 录音带型号规格 设备的型号规格 录像带要写明 所摄内容 主要人物 拍摄时间 录像带型号规格 设备的型号规格 五 填写标签标签内容包括 编号 参见号 片名 播放时间 摄制单位 摄制时间 规格 制式 密级 主要人物的姓名 身份等 六 录音录像档案的编目录音录像档案整理后 要分开编目 著录时需注意 第一 要以一盒 盘 录音 录像 带为一个保管单位著录一条 第二 如一盒 盘 录音 录像 带录制多人讲话或多个节目 应在题名栏中逐一注明 第三 如一个活动录制多盒 盘 录音 录像 带 则应在题名栏后注明录音 录像 带的顺序号 三 录音录像档案划分保管期限和价值鉴定 一 录音录像档案保管期限的划分可参照文书档案的保管期限确定 二 录音录像档案价值的鉴定 第四节声像档案的保管与利用 一 声像档案的保管声像档案保管的主要任务是通过科学 规范 合理的管理 采取必要的措施 维护声像档案的完整和安全 最大限度的延长其寿命 一 照片档案的保管1 照片档案的包装物与装具照片档案的包装与装具应符合 照片档案管理规范 的规格和要求 底片袋应选择表面略粗糙和无光泽的中性偏碱性纸质材料和中性胶粘剂制作 照片册 底片册的封面 封底 芯页应采用PH值为中性偏碱性纸质材料制作 装具应选用耐腐蚀 不释放有害气体 表面光洁平整的金属或低塑材料 避免使用木制材料 2 照片档案的存放一般的照片 底片册应立放 以免照片 底片受压后发生粘连 对于大幅照片 可用平放方式 但叠放高度不宜超过5cm 对于珍贵的 重要的 使用频繁的照片 应进行复制 拷贝 以拷贝照片提供利用 或扫描刻制成光盘