文书档案整理的步骤和方法.ppt

黔江区档案局 整理文书档案的步骤和方法 黔江区档案局李业宣 黔江区档案局 文件材料的收集 装订 分年度 分大类 划定保管期限 步骤 黔江区档案局 排列 盖印归档章 编制室编件号 编制归档文件目录 装盒 步骤 黔江区档案局 一 文件材料的收集 将属于归档范围的需要整理的文件材料收集齐全 完整 所谓齐全 就是把应归档的所有文件全部收齐 包括收文 发文编了文号的文件 没编文号的文件 会议文件等等 所谓完整就是指每份文件的正件 附件 底稿 签发单 处理签 领导批示等都收齐 黔江区档案局 一 文件材料的收集 平时收集 严格登记 及时收集 严格检查 妥善保管 全面集中收集 第二年整理档案时 在本单位领导和各内部组织机构对应归档的文件材料再进行一次全面集中收集 确定文件材料归档范围 主要是对文件能否转化为档案进行 资格审定 是对文件价值的初步判定 黔江区档案局 文件归档 归档文件的价值鉴定 鉴定标准 职能标准 来源标准 内容标准 形式特征标准 鉴定原则 历史的观点 全面的观点 长远的观点 黔江区档案局 文件归档 应归档文件 应归档的本机关形成的文件材料 应归档的外来文件材料 应归档的上级业务主管部门的文件材料 应归档的下级机关的文件材料 应归档的区委 区政府和同级区级部门以及非隶属机关的文件材料 黔江区档案局 文件归档 重视新兴领域文件材料的归档 特别是涉及人事和民生档案的归档 主要人事和民生文件材料有 A 街道 镇 乡归档的主要人事和民生文件材料 在新时期各街道 镇 乡要抓好新农村建设 新型农村合作医疗 征地农转非和社会养老保险 小城镇建设 土地征用 承包 流转 农民专业合作社 集体林权制度改革登记 退耕还林 综合种粮直补 换届选举 高山移民 计生 生育证 独子证 最低生活保障等人事和民生文件材料的收集 黔江区档案局 文件归档 在新时期区级部门要抓好覆盖人民群众的人事档案 医保 社保 低保 就业等民生档案 B 区级部门归档的主要人事和民生文件材料 黔江区档案局 文件归档 各有关单位应加强重点建设项目 重大事项 重要事件 重大灾害 重要人物 重大活动 声像档案和各种专门档案文件材料的归档 区上组织的重大活动 各牵头单位要加强对文字 声像资料的收集整理 在活动结束后三个月内必须移交区档案馆保管 重大事项 重要事件 重大灾害 重要人物来黔视察调研等 区委办 区政府办指定的专人或部门进行的摄像 录音 照相和记录等材料 经过整理后 在事后一个月内移交到区档案馆保管 黔江区档案局 二 装订 一般以每份文件为一件 修裱 去掉金属物 字迹模糊或易退变的文件需复制 纸张过大的需折叠 对划定为永久 30年和10年保存的文件将左 下侧对齐后分别按 件 用线左侧三孔一线进行装订 黔江区档案局 三 分年度 收集的文件材料按文件形成的年度分开 即相同年度形成的文件材料归在一起整理 跨年度的会议文件 放在闭幕年 来文与复文跨年度并作为一件的 放在复文年 黔江区档案局 四 分大类 将同一年度的文件按单位内部组织机构分成若干大类 即根据文件的内容和办理文件的内部组织机构 属于哪个内部组织机构职能范围 由哪个内部组织机构办理的文件材料 就分到哪个内部组织机构大类中去 如果单位文件材料很少 内部组织机构的职能又不十分严格 且变动频繁的单位 也可将一年内形成的文件材料按问题分成几个大类 如 行政类 党群类 业务类等 不管采用哪种分类法 当确定了一种方法后 就不要随意变动 黔江区档案局 五 划定保管期限 根据今后可能产生的不同作用 主要是确定档案的 生存期 对文件价值作进一步判定而制定文件材料保管期限表 将每一个大类文件材料按保管期限表规定 划定为永久 30年 10年三种保管期限 凡是反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关工作 国家建设和历史研究以及在维护国家 集体和公民权益等方面具有长远利用价值的档案 列为永久保管 黔江区档案局 五 划定保管期限 凡是反映本机关一般工作活动 在30年内对本机关工作有查考利用价值的档案 列为30年保管 凡是在10年内对本机关有参考利用价值的档案 列为10年保管 在某一大类文件材料中 不一定三种保管期限的文件材料都有 大多数情况可能有30年 10年两种或一种保管期限的文件材料 就是说 在划定保管期限时 根据保管期限表规定 该划定什么保管期限 就划定什么保管期限 不能去硬凑三种保管期限 黔江区档案局 六 排列 对划分好大类和保管期限且装订好的文件材料要进行排列 对同一大类 同一保管期限的文件材料排列时 应将问题相同或相近的文件材料集中排放在一起 在排列顺序上 一般是重要程度高的文件 上级机关的文件排在前面 对同一问题或同等重要或同一级别的文件材料 应按文号或文件形成的时间先后顺序排列 在一年内按单位内部组织机构平时的排列顺序或问题 大类 行政类 党群类 业务类等 排列成永久 30年和10年三大部分 将零散文件排列在相应保管期限最后 黔江区档案局 七 盖印归档章 归档章盖在每件文件首页上端的空白位置或其他地方或另加白纸盖印 盖章后填写归档章中的 年度 保管期限 和 室编件号 等项目 图A归档章式样65mm 18m 长 宽 黔江区档案局 八 编制室编件号 同一年度同一保管期限的归档文件应从 1 开始编制件号 即在盖印的归档章上分别对同一年度内的永久 30年和10年保管期限的文件材料 分三条线从 1 起拉通编制 室编件号 黔江区档案局 九 编制归档文件目录 按永久 30年和10年三条线 把每件文件的件号 责任者 文号 题名 日期 页数和备注项目录入计算机 录入完后 应及时打印出永久 30年和10年三种归档文件目录 在归档目录前加上按内部组织机构或问题大类编制的归档文件目录索引和牛皮纸封面后 封面上盖印 全宗名称 年度 和 保管期限 项目 按不同保管期限分别把永久 30年和10年的归档文件目录装订成三本 装入同一文书档案盒内保管 盒脊上盖印 年度 保管期限 和 归档文件目录 项目 黔江区档案局 九 编制归档文件目录 图B归档文件目录式样 归档文件目录 黔江区档案局 九 编制归档文件目录 图C归档文件目录封面式样297mm 210mm 长 宽 黔江区档案局 十 装盒 把整理完毕同一年度 同一保管期限的归档文件装入档案盒中 并按要求盖印档案盒正面的 全宗名称 和脊背上的 年度 保管期限 室编起止件号 盒号按三种保管期限 用铅笔各编一个大流水号 每一盒文件材料的后面 应放一张备考表 备考表必须填写整理人 检查人 整理时间 若有要说明的其他问题 也应填写在备考表上 黔江区档案局 十 装盒 310mm 220mm 长 宽 图D档案盒封面式样 十 装盒 黔江区档案局 310mm 20 30 40mm 长 宽 图E档案盒脊式样 十 装盒 黔江区档案局 297mm 210m 长 宽 图F备考表式样 备考表 说明 根据中华人民共