物资采购实施细则.doc

物资采购实施细则 第一章 总 则第一条 为规范中煤平朔平朔煤业有限责任公司及平朔煤炭工业公司（以下简称：公司）物资采购行为，加强物资采购的管理，降低采购成本，保障物资供应，根据中煤能源股份有限公司物资采购管理办法（试行）、中煤能源股份有限公司总部集中采购实施细则（试行）、中煤平朔煤业有限责任公司招标管理办法，结合平朔物资供应中心(以下简称中心)采购实际情况，特制定本细则。第二条 本细则适用于公司所有物资采购工作。第二章 采购计划的分发、采购方式的制定及审批第三条 中心计划部审定和产生物资采购需求计划后，将属于集团采购中心集采目录范围内的项目（简称集采物资）交中心采购协调部统一汇总并履行逐级审批，经公司分管物供中心领导批准后上报集团采购中心办理；其余项目（自采物资）的采购申请单在集中打包后由中心计划部根据各采购部门的业务划分进行分发。原则上普通采购需求计划每月集中分发一次；遇特殊情况每月可集中分发两次；应急物资（采购计划须由公司分管物供中心领导批准方可执行）和已签订了长协的物资（定点和寄售物资）需求计划收到完成利库后直接下发相关采购部门执行。第四条 自采物资需求计划由设备管理中心对设备、备件、大宗材料进行打包；由物资供应中心对材料进行打包，除长协、内部企业生产的物资、材料、备件、应急采购外全部上网招标。公开招标物资报价不足三家的转为谈判。不公开招标的采购方式需报招标委员会批准。第五条 采购方式分两类，一类是公开招标物资（包括公开和邀请）、一类是非公开招标物资（谈判物资、单一来源物资（向指定供应商采购）；公开招标物资又分为委托中煤招标公司招标物资和物资供应中心自招物资（零星物资）。除已签订长期供货的物资和集采物资外，单项采购金额在50万元人民币（含50万）以上，一次采购金额在100万元人民币（含100万）以上的招标物资应由中心采购协调部履行逐级审批，经公司分管物供中心领导批准后委托中煤招标公司办理，特殊情况经审批后可由平朔公司自行组织招标。第六条 满足以下条件的物资可建议邀请招标。1、招标技术复杂或有特殊要求，只能从有限供应商处采购的；2、采用公开招标方式的费用占采购项目总价值的比例过大的。3、经公司领导集体研究认定的其他情形。第七条 满足以下条件的物资可建议谈判。1、技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的及不能事先计算出价格总额的；2、招标后没有供应商应标或投标人不足三家的或者没有合格标的的或者重新招标未能成立的。第八条 满足以下条件的物资可建议单一来源采购。1、只能从特定供应商处采购，且供应商拥有专利权，且无其他合适替代标的；2、原采购的后续维修，零配件供应、更换或扩充，必须向原供应商采购的；3、在原招标标的范围内，物价波动不大，续签合同在半年期限内的、补充合同的价格不超过原合同价格50%的、必须与原供应商签约的；4、预先声明须对原采购进行后续扩充的；5、有充足理由认为只有从特定供应商处进行采购，才能保证生产、建设顺利实施的；6、发生了不可预见的紧急情况下的应急采购物资；7、经公司领导集体研究认定的其他情形。第九条 邀请招标、谈判和单一来源物资的“采购方式审批表”中应推荐供应商，并说明理由。第十条 除第六、七、八、九条物资外，其余物资的采购方式应建议公开招标。属集团采购中心集采和委托中煤招标公司招标项目由中心采购协调部统一负责对外委托。第十一条 普通物资需求计划采购方式每月集中打包一次，中心采购部门提交时间暂定为每月的10日（遇到节假日应提前或顺延）；特殊物资由各采购部门提出采购方式并汇总，形成物资 “采购方式集中审批目录表” 自采物资采购方式的审批流程：中心办理的公开招标：中心采购部门（提出）中心计划部门（汇总）中心分管副主任（审批）中心主任（批准）；中心办理的非公开招标：中心采购部门（提出）中心计划部门（汇总）中心分管副主任（审批）中心主任（审批）公司分管领导（审批）招标工作委员会（批准）；委托中煤招标公司招标：中心采购协调部（汇总）中心分管副主任（审批）中心主任（审批）公司分管领导（批准）；应急采购：中心采购部门（提出）中心分管副主任（审批）中心主任（批准）；集采物资提交流程中心计划部门（汇总）中心采购协调部（按要求填写计划单）中心分管副主任（审查）中心主任（审批）公司分管领导（批准）；中心采购协调部将批准的采购计划（电子版和纸质版）提交给集团采购中心，并负责集采物资计划的跟踪、协调。集团采购中心委托办理的物资采购计划，由中心采购协调部汇总后交中心分管副主任或主任审批后分发给相关业务部门办理。集团采购中心委托中心办理的物资采购计划，已确定采购方式的按确定的采购方式办理，未确定采购方式的按中心规定办理。合同签订后，由中心采购协调部汇总后，提交集团采购中心备案第十二条 特殊物资“采购方式审批表”得到批准后，中心采购部门按批准的采购方式执行。第三章 物资采购的实施第十三条 集团采购中心集采物资项目实施。1、上报集团采购中心集采目录项目在集团采购中心完成后，将统谈统签统付的项目清单、合同原件一套返中心采购协调部。中心采购协调部负责完成与使用单位、集团采购中心、供应商等之间业务协调；统谈分签分付的项目在集团采购中心确定供应商和价格后返中心采购协调部进行统计汇总，经中心分管副主任或主任批准后转相关业务部门完成后续的合同签订和合同执行工作。2、集团采购中心委托中心办理的集采物资项目，由中心采购协调部汇总后报中心分管副主任审批后办理。已确定采购方式的按确定的采购方式办理，未确定采购方式的按中心规定办理。合同签订后，由中心采购协调部汇总，提交集团采购中心备案。第十四条 委托中煤招标公司招标物资项目的实施。对批准为由中煤招标公司招标的物资，中心采购协调部依据原物资采购申请单拟定招标资料，招标资料须按规定的模版格式编制。如果采购申请单对物资的描述不详细或不清楚，需与计划发起单位核实（联系落实要采用书面形式进行），计划发起单位不能在规定的时间内提供的，可不编入当批招标。1、招标委托。招标资料编制完成后，由中心采购协调部拟定统一的物资招标采购委托书，经中心分管副主任、主任审批，公司分管领导批准后，集中委托中煤招标公司实施招标。2、招标评标。招标评标由中煤招标公司组织实施，中心采购协调部配合，具体包括招标文件的会审、使用单位的联络及澄清答疑等有关接续事宜。3、定标及合同起草。评标结束后，就评标结果由中煤招标公司提交给中心采购协调部，由中心向平朔公司招标委员会汇报，在得到招标委员会同意后，公示中标结果。定标后由中煤招标公司将招标、评标相关资料移交中心采购协调部，经中心分管主任或主任批准分发给业务部门与中标厂家洽谈合同并起草合同，并按合同审批程序报批。合同谈判结束给中标厂家发中标通知书。4、未定标或未获批准的，按平朔公司领导批示办理。5、原则上集中采购由评标组长组织，包括谈判和单一货源。第十五条 中心自招物资的实施。1、采购文件的编制。中心自招物资由相关采购部门实施招标，采购部门应依据原物资采购申请单拟定采购文件并有相关单位汇审，采购文件须按规定的模版格式编制，采购文件的内容应包括：报价须知、报价书要求、递交报价书的地点及方式、评标标准和方法。详细填写的信息包括： 1）报价截止日期、2）质量要求、3）交货时间、4）、交货地点、5）资质要求、6）付款方式、7）采购申请编号、8）物资名称、规格型号、需求数量、单位、申请单号及使用单位等商务条款。 2、采购信息的发布。中心各采购部门编制采购文件完成并批准后，于每月10日将各采购部门编制的采购文件在“中国煤炭物资供应网”上集中发布，信息公布从发布之日起至开标截至时间止不低于7天（日历日）。采购人员有责任通知潜在的供应商参与报价。3、开标的组织。在规定的报价截止时间后，由评标领导组统一安排集中开标、清标、评标工作，全过程的监督由公司监察审计部人员担任。4、评标组织及评标小组的成立。物供中心根据采购内容组建物资招标采购评标小组，小组成员在公司监察审计部人员的监督下从平朔专家库中随机抽取,共5人以上单数组成（包括5人），报公司分管领导批准并确定评标专家组组长。5、定标及合同起草。评标结束后，中心各采购部门填写公开招标评标结果审批表，按流程在物供中心完成审批后转中心合同部人员统一汇总，报公司招标委员会审批。得到批准后，中心各采购部门起草合同并按合同审批程序分级报批。第十六条 谈判及单一货源物资的实施。1、成立谈判小组。谈判小组由三人以上的单数组成，100万元以下的物资，谈判小组由物供中心内部相关人员参加，也可邀请使用单位参加；100-500万元的物资谈判小组由公司纪委、业务部门等一起参加；500万元以上的物资谈判小组由企业管理部、监察审计部、法律事务部、财务资产部和使用单位参加；设备和大宗材料（输送带，电缆和管材）机电动力部组织相关部门与供应商进行谈判。2、准备谈判资料。谈判资料应包括：所购物资的有关技术和价格资料及合同草案的条款等事项。3、确定谈判时间和地点，通知参加谈判的所有人员。4、谈判。谈判小组所有成员集中与单一供应商分别进行谈判。在谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。谈判文件如有实质性变动，谈判小组应当统一口径，并以书面形式通知所有参加谈判的供应商。5、推荐成交供应商。谈判结束后，谈判小组应当要求所有参加谈判的供应商在规定时间内进行最后报价，谈判小组根据符合采购需求、价格、质量和服务等因素提出候选人建议并形成谈判报告，所有参加谈判的人员应在谈判报告上签字。中心采购经办人根据谈判结果填写“谈判物资采购审批表”，按流程在物供中心完成审批后转中心合同部人员统一汇总，报公司招标委员会审批。得到批准后，中心采购部门起草合同、完成数据系统录入并按合同审批程序报批。谈判过程中，因各种原因不能形成谈判结果的，谈判小组应当提出建议，报中心主任批示后，按审批的意见办理；谈判结果报告未得到批准的或因其他原因不能确定成交人的，按领导审批意见办理。第十七条 应急物资的采购实施。应急物资采购原则上采取网上公开招标采购方式，特别急的（抢险、救灾及停产）物资，经中心领导同意、公司分管领导批准后可直接通知厂家供货。采购部门应在收到应急物资采购计划后，24小时内提交“应急物资采购方式审批表”。应急物资应根据紧急情况的不同建议采购方式，分别为网上公开招标、邀请招标、谈判或单一来源。采取邀请招标、谈判和单一来源的物资其“采购方式审批表”中应推荐供应商，并详细说明理由；原则上，推荐的供应商应是曾给平朔提供过同类产品，且没发生过质量问题的供应商。“应急物资采购方式审批表”经物供中心逐级审批，中心主任批准后可执行。采购方式：1、招标文件的编制。采购部门应依据原物资采购申请单拟定招标文件，招标文件须按规定的模版格式编制，招标文件的内容应包括：报价须知、报价书要求、递交报价书的地点及方式。详细填写的信息包括： 1）报价截止日期、2）质量要求、3）交货时间、4）、交货地点、5）资质要求、6）付款方式、7）采购申请编号、8）物资名称、规格型号、需求数量、单位、申请单号及使用单位等商务条款。 2、招标。各采购部门编制招标文件完成后，网上公开招标的应于当日将编制的招标文件在“中国煤炭物资供应网”上发布，信息公布从发布之日起至开标截至时间止不低于3天（日历日）。采购人员有责任通知潜在的供应商参与报价。邀请招标的应于当日将编制的招标文件发给邀请的供应商。3、报价及报价拆封供应商应在招标公告规定的时间内，以密封的形式，将有效报价投入相应的报价箱内，并通知招标人和在报价登记本上做好记录。以传真形式报价的，在规定的时间内将报价传给物供中心传真室，由专人接收、密封、填写供应商名称、招标编号、接收日期，并按规定分类及时投入相应的报价箱，并通知招标人。每个报价箱安装两把锁，由中心采购部门、供应商管理部各拿一把锁的钥匙，只能在规定时间里由以上两部门人员共同开箱，其它时间不允许任何人私自开箱。报价箱开启后，中心采购部门指派两人与中心供应商管理部人员共同挑选出到期的报价书。对到期后报价人不足三家的，由中心采购部主任或以上领导在报价一览表上签字确认决定是否延期，如延期，应将相关报价书全部放回报价箱。延期拆封的报价书必须有相关文字说明并应随采购评估单、订单一并报批存档。报价书应至少有三人在场拆封（中心采购部门一人，中心供应商管理部一人，纪检人员一人），报价拆封后，在场拆封人应在每份报价书上签字，没有拆封人签字和不够三人签字的报价书视为无效报价书。报价书拆封人要做好报价书拆封后的记录，填写报价一览表并签字。邀请招标采用一次性报价方式，报价书拆封后，未经批准不允许报价人再次报价或修改报价书内容；经中心采购部门主任或以上领导批准后，可再次报价或修改报价书内容。谈判和单一货源参照第十七条办理，谈判结束和收到单一供应商报价，采购员整理后做出报价评估单，提出评估建议，然后按采购程序逐级上报审批。 报价评估单拆封签字确认后的报价书，由采购员整理并做出报价评估单，提出评估建议，然后按采购程序逐级上报审批，由分管领导批准。报价评估单要列出报价明细、付款方式、交货日期，及其它对确