工程公司总务管理规定.doc

工程公司总务管理规定1 目的 加强公司行政事务管理，理顺公司内部关系，使各项管理标准化、制度化，提高办事效率。2 范围 适用于公司公共关系、会议、接待、车辆、人员进出等的管理控制。3 定义 无4 权责 3.3 行政部为总务管理的归口管理部门。3.1 各部门自觉配合并协助行政部进行管理。5 内容5.1 公共关系管理5.1.1 公共关系管理工作流程 见图1。5.1.2 公共关系管理工作说明见表1。5.2 会议管理5.2.1 会议管理工作流程 见图2。5.2.2会议管理工作说明见表2。5.3 接待管理5.3.1 接待管理工作流程 见图3。5.3.2 接待管理工作说明见表3。5.4 车辆管理5.4.1 车辆管理工作流程 见图4。5.4.2 车辆管理工作说明见表4。5.5 人员进出管理5.5.1人员进出管理工作流程 见图5。5.5.2 人员进出管理工作说明见表5。6 相关资料6.1 相关文件 公司保安人员值勤准则6.2 附件 相关记录表单公司保安人员值勤准则图1 公共关系管理工作流程流程名称公共关系管理流程任务概要公共关系管理单位总经理行政部市场拓展部其他相关部门节点ABCD123 4 567891011审批审批协助配合 制定公共关系管理制度 通过开始评估公关活动实施公共关系活动方案制定公共关系活动方案编制费用预算选择媒体(必要时)选择策划模式 设计公共关系主题 确定公共关系目标 调查公共关系 结束相关信息的提供与协助 相关部门配合 财务部配合 表1公共关系管理工作说明任务名称节点任务程序、重点及标准时限相关资料调查公共关系B2C2程序公共关系市场调查问卷市场拓展部对于要进行的公共关系活动进行必要的市场调查与相关资料的准备10个工作日内行政部等相关部门给予市场拓展部的调查活动以相应的信息与资料的提供与协助1个工作日内重点公共关系的调查标准公共关系调查是为了公共关系活动的开展而进行确定公共关系目标主题B3B4程序确定公共关系目标与主题的相关资料、文件市场拓展部确定公共关系目标，也就是确定每次公共关系活动要达到的效果根据实际需要市场拓展部联合行政部等相关部门设计公共关系主题，即公共关系的定位3个工作日内重点确定公共关系目标设计公共关系主题标准公共关系的目标与主题是公共关系活动的核心选择策划模式B5程序选择策划模式的相关资料、文件市场拓展部选择公共关系策划模式5个工作日内重点选择公共关系策划模式标准公共关系策划模式按照一般策划模式来进行选择媒体C6B6程序媒体选择的相关资料、文件必要时，市场拓展部与相关媒体进行联系、沟通根据实际选择适合本次公共关系开展的媒体进行合作1个工作日内重点媒体的确定标准媒体的最终选择需要大量的前期调研准备工作(续表1)编制费用预算B7C7程序公共关系活动费用预算市场拓展部根据企业预算计划，并结合本次公共关系活动的重要程度及需要来编制此次公共关系活动费用预算5个工作日内市场拓展部采用费用预算的方法进行预算根据实际财务部、行政部等配合市场拓展部进行费用预算5个工作日内重点编制公共关系活动费用预算一般费用预算采用的是变动成本法编制预算，即将费用划分为变动和固定两部分进行编制。固定费用预算可直接按上次相同或相近的公共关系活动费用水平来确定；而变动费用预算应根据本次公共关系活动的具体情况来综合确定其预算费用标准公共关系活动费用预算的编制要以营销预算为基础制定公共关系活动方案B8A8程序公共关系活动方案市场拓展部编制公共关系活动方案5个工作日内公共关系活动方案一般包括公共关系活动的目的、时间安排、意义、详细安排等内容5个工作日内危机公共关系处理的活动方案主要包括事件内容、方案的背景说明、解决方案的计划安排等内容1个工作日内市场拓展部制定的公共关系活动方案报总经理审批；审批未通过的方案由市场拓展部按照总经理的意见进行修改，直至通过审批、形成正式的公共关系活动方案为止1个工作日内重点公共关系活动方案的制定分管领导与总经理的审批意见标准公共关系活动方案应符合企业的宣传需要危机公共关系处理的活动方案一定要在最快的时间内做出回应(续表1完)实施公共关系活动方案B9程序公共关系活动方案实施中的相关资料、文件市场拓展部组织实施公共关系活动方案根据实际行政部要在公共关系活动的执行中随时监督其实施，并对出现的问题进行及时的处理根据实际重点公共关系活动方案的实施古公共关系活动方案实施中问题的处理标准公共关系活动要按照方案来实施，但面对市场的变化也应对方案及时做出相应的调整评估公共活动B10程序公共关系活动方案评估报告市场拓展部在公共关系活动方案实施结束后召开会议，对执行情况进行总结、评估3个工作日内市场拓展部对此次公共关系活动的市场反馈、项目增长、成本等进行评估3个工作日内市场拓展部会同行政部对于危机公共关系活动的执行、以消除企业不良影响