档案的整理.ppt

第七章档案的整理与保管 第一节档案整理 一 1 概述档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节 它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类 组合 排列和编目 组成一个有序体系的工作 档案整理工作质量直接关系到档案的检索 利用 它为档案发挥作用创造了有利条件 是开发档案信息资源的重要基础 主要是指档案室的实体整理 而不是档案内容的整理 2 原则和要求 一 整理档案必须保持文件之间的历史联系所谓文件之间的历史联系 就是文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系 主要表现在文件的来源 时间 内容和形式等几个方面 1 文件在来源方面的联系 要求按照文件的形成机关及其内部组织机构上的联系整理档案 2 保持文件时间上的联系 要求按照文件自然形成的先后顺序整理档案 3 保持文件内容上的联系 要求按照文件所反映的问题 事由 整理档案 4 保持文件形式上的联系 要求按照文件在制成材料 记录方式和种类名称上的异同整理档案 二 充分利用原有基础1 只要经过整理而有规可循 有目可查的档案 就应力求保持其原有的整理体系 一般不再重新整理 必要时可作适当的加工整理 2 必须进行一定整理的档案 要注意研究原有的整理基础 弄清哪些是合理的 哪些是不合理的 对合理的部分应当吸收 对不合理的部分 要经过仔细分析 摸清情况后再进行调整和改动 避免人为破坏文件之间的历史联系 三 必须便于档案的保管和利用档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于档案的保管和利用 二 档案整理工作的内容 一 档案整理工作的内容1 档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理2 档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理3 档案室 档案馆对零散文件进行全过程的整理 工作程序 环节 内容 1 区分全宗 2 全宗内档案的分类 3 立卷 组卷 4 卷内文件整理 5 案卷封面编目 6 案卷装订 7 案卷的排列 8 编制案卷目录 9 档案盒的排架 档案整理工作的各环节通常是由不同的工作机构和人员分别承担的文书立卷一般是由直接产生 处理文件的机构和人员承担 全宗内档案分类 案卷排列与编号 编制案卷目录的工作一般是由档案室承担 全宗的划分和排列多由档案馆承担 档案室对档案的整理按其工作内容 分为以下 第一 系统排列和编制案卷目录或归档文件排列 第二 对整理不善的档案进行局部调整 第三 对一些零散档案或机关单位 个人委托整理的档案 档案室还要按照立卷整理流程或归档文件整理流程进行全过程的整理工作 三 区分全宗与立档单位 一 全宗的概念及其意义 一 什么是全宗全宗是一个独立机关 组织或人物在社会活动中形成的具有有机联系的文件整体 是档案馆的基本分类和管理单位 即一个组织的全部档案 所谓全宗 就是一个独立单位或者一个著名家庭 个人在社会活动中形成的档案整体 基本含义 第一 全宗是一个有机整体 第二 全总是在一定的历史活动中形成的 第三 全总是以一定的社会单位为基础而构成的 全宗的类型 按形成全宗内容的性质区分 1 机关组织全宗2 人物全宗按全宗的构成方式区分 1 独立全宗2 联合全宗3 汇集全宗4 档案汇集 二 立档单位及其构成条件 1 立档单位的概念立档单位是形成全宗的母体 是指能够构成一个全宗的机关单位或个体 又称为全宗构成者 2 立档单位构成的条件1 有独立行使和处理事务的职权 即能够独立的行使职权 并能主要以自己的名义单独对外行文 这是构成立档单位的首要条件 2 有独立的财务 3 应设有管理人事的机构和人员 有一定的人事任免权 四 区分全宗 一 区分全宗的含义区分全宗 首先就是要准确地判断与合理地设置全宗 这项工作只要在档案馆进行 二 按全宗整理档案意义 1 按全宗整理档案 能够揭示档案内容的实质 2 按全宗整理档案 对档案的管理有着重要的组织作用 三 设立全宗的基本原则 清朝及其以前的历代王朝的档案 按照每个朝代为限分别建立全宗 民国档案和革命历史档案 视具体情况设立若干全宗 中华人民共和国时期的档案根据立档单位设立全宗 四 零散文件区分全宗的特殊方法第一 从发文和内部文件的特征判定 第二 从收文的实际收受者判定 第三 对于全宗混淆情况严重的档案 可以从文件的各种标记去判断 或利用机关收发文薄等材料判断 或从文件的外形等特征去判断 四 立档单位的变化与全宗划分立档单位发生根本性变化时 全宗也要随着变化 重新划分 当立档单位发生非根本性变化时 全宗不变 三 判定档案所属全宗 判定档案所属全宗 关键在于确定档案的形成者 1 立档单位的发文 印件和底稿 2 立档单位的收文3 立档单位的内部文件 五 全宗的种类一是独立全宗 指一个独立的立档单位在工作活动中形成的各种门类和载体档案的整体 二是联合全宗 指若干独立机关形成的档案 由于混在一起 难以区分全宗构成者而联合组成的一个全宗 三是人物全宗 人物全宗就是社会活动家 科学家 文学家 艺术家 教育家以及其他著名人物在其一生活动中所形成的档案整体 四是档案汇集 指所属全宗不明的 零散的 残缺不全的档案 按一定的特点组合起来的档案混合体 五是全宗汇集 由档案数量极少的若干全宗 按照一定的特点组成的一个全宗集合单位 人物全宗包括个人的著作 手稿 日记 信件 照片 录音 录像 遗嘱以及记录个人 家庭和家族社会活动的全部材料 还包括他人撰写或者收集的与人物全宗构成者个人 家庭和家族有关的材料 以及直系亲属的能够说明立档单位情况的材料 人物全宗不得收入全宗构成者在公务活动中处理的官方文件的原件 重复件或复制件除外 人物全宗内档案的分类 1 生平传记材料2 创作材料3 公务活动材料4 个人书信5 经济材料6 亲属材料 7 评价材料8 音像材料9 其他材料 五 全宗内档案的分类 全宗内档案的分类 就是对立档单位所形成的档案 按其来源 时间 内容和形式上的异同 分成若干层次和类别 使其构成有机的体系 一 分类的意义1 揭示全宗内档案的有机联系 便于系统利用 2 为立卷 排列和编目等进一步程序创造条件 3 直接影响档案库房空间使用计划 全宗指南和档案馆指南的结构 全宗文件卡片的建立等许多工作的质量 二 分类的要求1 客观性2 逻辑性3 一贯性4 实用性 三 分类的一般方法 全宗内档案的分类方法 是指对有关分类标准的具体运用过程 又称 分类依据 归纳起来主要有如下类型 常用的分类方法 一 年度分类法根据形成和处理文件的所属年度将全宗内档案分成各个类别 几种特殊情况的处理 1 文件上有两个以上日期又不是一个年度2 文件上没有日期3 跨年度文件4 专门年度的文件 二 组织机构分类法按照立档单位的内部组织机构对档案分门别类 按组织机构分类 一般是按立档单位的第一层内部组织机构设置类别 必要时也可以分到第二层的内部组织机构 但比较少见 排列机构时 一般应将领导机构或综合机构列在前面 也可以按党 政 工 团的顺序排列 三 问题分类法按照档案记录的主题内容把档案分门别类 采用问题分类法应注意几个问题 1 应该按照文件内容中最基本的问题来设置类别 2 类目体系力求简明 必须合乎逻辑 类目的设置应根据全宗的大小 立档单位工作任务繁简和文件的多少来决定 3 按文件的主要内容准确地分类 四 分类方法的结合运用和选择 一 年度 组织机构分类法2000年办公室计划处生产处 2001年办公室计划处生产处 二 组织机构 年度分类法办公室2000年2001年2002年 计划处2000年2001年2002年 三 年度 问题分类法2000年综合类计划类生产类 2001年综合类计划类生产类 四 问题 年度分类法综合类2000年2001年2002年 生产类2000年2001年2002年 六 分类方案的编制 一 统一性 二 排斥性 三 伸缩性 七立卷 立卷是将零散的文件材料根据其相互联系 特征和保存价值分类组成案卷的整理过程 一 立卷工作的内容 一 立卷工作的内容组成案卷 拟写案卷标题 卷内文件的排列编号 填写卷内文件目录与备考表 案卷封面的编目及案卷的装订 二 立卷与分类的关系 分类是把全宗内的文件按照一定的特征分成若干部分 立卷则是把各个局部的零散的文件 按照一定的特点组成多个保管单位 立卷是对分类结果的进一步加工 三 立卷方法 一 按问题立卷 二 按作者立卷 三 按名称立卷 四 按时间立卷 五 按地区立卷 六 按通讯者立卷 现在人们总结出的常用分类方法 1 一事一卷2 四分四注意分年度 注意文件内容针对的时间 分级别 注意上下级文件之间的关系 分问题 注意问题的联系准确 分保管价值 注意保持材料的完整性 四 卷内文件的整理 一 卷内文件的排列和编号对卷内文件 要求排列次序有条理 保持文件之间的联系 给每份文件以固定的位置 无论采用哪种方法排列 必须注意保持请示与批复 正件与附件 同一文件的各种不同稿本 正本 原稿 草案 之间不可分离的关系 排好之后 应按统一方法编上页号 二 填写卷内文件目录和备考表卷内文件目录 名词解释 a 顺序号 文件的排列顺序号 归档文件应在分类方案的最低一级类目内 按文件排列顺序从 1 开始逐件编流水号 即每年按永久 长期 短期分别从 1 开始逐件编流水号 b 文件作者 是指制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者 c 发文号 发文的字号 是由发文机关按发文次序编制的顺序号 一般由机关代字 年度 顺序号组成 d 题名 即文件标题 它是直接表达文件内容和中心主题的文件特征 是了解归档文件内容的起点 e 日期 即文件的形成时间 它是文件的重要特征之一 反映文件产生的时代背景 是查找档案的常用途径 f 所在页号 卷内每份文件起始之页的编号 g 备注 备注项用于填写归档文件需要补充和说明的情况 包括密级 缺损 修改 补充 移出 销毁等 卷内备考表 备考表放在盒内所有归档文件之后 用以对盒内归档文件进行必要的注释说明 备考表上设置的项目包括盒内文件情况说明 立卷人 检查人和日期 盒内文件情况说明 填写盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 立卷人 负责整理归档文件的人员姓名 检查人 负责检查归档文件整理质量的人员姓名 日期 归档文件整理完毕的日期 五 案卷封面的编目和案卷装封 参看图片 六 案卷排列和案卷目录编制 一 案卷排列案卷排列 就是根据一定的方法 确定个各类内案卷的前后次序和存放位置 保持案卷之间的联系 案卷的系统排列应根据分类方案进行 二 案卷目录的编制 1 案卷目录编制方法编制案卷目录必须按照全宗进行 可以一个全宗编一本 也可以一类编一本 案卷目录的类型有两种 第一种是以全宗为单位编制的综合目录第二种是以全宗内各种门类为单位编制的分册目录 2 案卷目录的结构 三 档号的编制 1 术语1 档号档案馆 室 在整理和管理档案的过程中 以字符形式赋予档案的一组代码 档号是存取档案的标记 并具有统计监督作用 2 全宗号档案馆 室 给定每个全宗的代码 3 案卷目录号全宗内案卷所属目录的代码 4 类别号馆 室 藏档案类别的代码 5 项目号产品 工程 课题 设备等档案的代字或代号 6 案卷号案卷排列的顺序号 7 文件号案卷内文件的顺序号8 页 张 号码案卷内文件每页 张 的顺序号 9 代码一个或一组有序的 易于计算机和人识别与处理的数字 字母 汉字及其它符号 2 档号编制原则1 唯一性原则档案馆 室 内档号应指代单一 不同编号对象应赋予不同代码 一个代码只表示一个编号对象 2 合理性原则档号结构必须与馆藏档案的整理分类体系相适应 3 稳定性原则档号一经确定 一般不应随意改变 4 扩充性原则档号必须留有适当的递增容量 以便适应不断扩充档案的需要 5 简单性原则档号力求简短明了 以便减少代码差错 节省存贮空间 提高处理效率 3 档号的结构档号结构分为三种 1 第一种结构为 全宗号 案卷目录号 案卷号 件 页 张 号 即 全宗号案卷目录号案卷号件号页 张 号 2 第二种结构为 全宗号 类别号 案卷号 件 页 张 号 即 n 全宗号类别号案卷号件号 页 张 号 3 第三种结构为 类别号 项目号 案卷号 件 页 张号 即 n n 类别号项目号案卷号件号 页 张 号 补充 档号中左边为上位代码 右边为下位代码 连写时上 下代码之间用 短横 相隔 件号 页 张 号可根据档案保管和使用的需要 选择一项编号 4 档号举例分析1 基建档案全宗号 大类代号 项目代号 案卷号如 148 J TJ 122 其中 148为全宗号 J为基建 TJ为土建工程 122为案卷号 2 设备档案全宗号 大类代号 设备类型 案卷号如 148 S ZL 135 其中 148为全宗号 S为设备 ZL为制冷设备 135为案卷号 3 产品档案全宗号 大类代号 产品类型 案卷号如 148 C ZC 144 其中 148为全宗号 C为产品 ZC为轴承 144为档案号 4 音像档案