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第八讲档案的管理 目录 第一节档案所有权 1 所有权的一般原理 2 档案所有权 3 档案所有权的种类及行使 一 所有权的概念所有权是定夺有体物归属的权利 是物权中最基本的权利 1 所有权的一般原理 物权法 第39条规定 有权人对自己的不动产或者动产 依法享有占有 使用 收益和处分的权利 二 所有权的特征所有权具有客体的特定性 内容的支配性 效力的绝对性与排他性等物权的一般特点外 还具有以下显著特点 1 所有权的一般原理 1 自权性 对自己的财产享有权利 2 原始性 法律直接确认 不是其他财产权派生的 3 全面性 对财产的完全支配 4 弹力性 他物权终止后可重新回复圆满状态 5 恒久性 存在没有存续期间 不因时效而消灭 三 所有权的内容即所有权权能 是指所有权的作用 或是所有人为实现其利益而于法律规定的界限内可以采取的各种措施和手段 有积极和消极之分 1 所有权的一般原理 积极职能 占有权能 使用权能 收益权能 处分权能 消极职能 排除干涉 侵夺干扰妨害 三 所有权的内容 1 所有权的一般原理 积极职能 占有权能 使用权能 收益权能 处分权能 对财产的实际管理或控制 利用并发挥财产的性能和用途 使用财产而取得经济效益 对财产事实或法律上处置安排 四 所有权的法律关系 1 所有权的一般原理 所有权是人与人之间因物而发生的一种民事法律关系 主体 即所有权人 所有权的享有者 客体 所有权主体指向的对象 指物 包括自然物和人工物 内容 主体对客体享有的权利和应承担的义务 五 所有权的保护 1 所有权的一般原理 主要通过诉讼程序进行 请求确认所有权 请求恢复原状 请求返还原物 请求排除妨碍 请求赔偿损失 一 档案所有权的涵义 2 档案所有权 档案所有权是指档案所有人依法对自己所拥有的档案财产享有的占有 使用 收益和处分的权利 是一种完全的自物权 档案的占有是指对档案实体的保有 在档案管理实践上主要指档案的保管权 占有并不等于所有 所有也不一定表现为占有 档案使用权在档案管理实践上主要指档案的利用权 档案财产所有权的主体有权对自己所有的财产是否使用 如何使用作出决定 如限制利用的档案 档案馆可以不对公众开放 国有档案的使用权是由国家档案所有权人转移给社会的 一 档案所有权的涵义 2 档案所有权 档案的收益权主要是通过对档案的利用或处分而获得效益的权利 国家实际上放弃了国有档案的收益权 档案馆为公众无偿提供档案利用 是国际社会的基本准则 档案处分权是档案所有人依法对档案财产进行处置的权利 在档案管理实践上主要是指档案的开放 鉴定公布 销毁等权利 档案的鉴定 销毁决定着档案的命运 非国有档案的处分权还包括出让 转让和赠与的权利 二 档案所有权的特点 2 档案所有权 1 档案所有权的主体是档案所有人 2 档案所有权的客体是档案 3 国有档案属于法律上限制的流通物 4 档案的特殊性 决定了档案所有权人在行使其所有权时 必须严格遵守档案法规的相关规定 必须收到法律的限制 不得滥用其权利 3 档案所有权的种类及行使 1 国家档案所有权 2 集体档案所有权 3 个人档案所有权 一 国有档案所有权的种类及其行使 3 档案所有权的种类及行使 1 新中国成立前革命组织的历史档案 2 新中国成立后各级国家机构 武装力量 人民团体 国有企事业单位形成的档案 3 民国时期档案 4 继受的清代及以前各朝的档案 5 国有化的私营工商企业和劳动群众集体企事业单位档案 6 通过征集 征购 接受捐赠等继受法律事实取得的档案 7 无主 无人继承的为国家所有的档案 8 依法没收的违法所得或违法手段等的档案 9 其他属于国家所有的档案 一 国有档案所有权的种类及其行使 3 档案所有权的种类及行使 1 国家以档案所有人的身份直接行使权利 这种情况仅限于中央级 对中央级档案馆的档案行使权利 2 国家授权各级档案行政管理部门代表国家行使权利 3 国家授权各级各类国家档案馆代表国家占有属于国家所有的档案 并行使管理 组织利用的权利 二 集体档案所有权的种类及其行使 3 档案所有权的种类及行使 集体档案主要针对集体企事业单位而言 1 区域性集体组织形成的档案 如村 乡镇集体经济组织 村委会等 2 乡镇集体企业形成的档案 3 城市集体企业形成的档案 4 集体事业单位形成的档案 三 个人档案所有权的种类及其行使 3 档案所有权的种类及行使 1 定义 个人档案是公民个人和私营企业事业单位在私人事务活动中形成的和通过合法途径获得的档案 2 具体包括 1 个人档案形成者广泛 国家领导人 科学家 艺术家 普通老百姓 私营企事业单位 2 产生个人档案的活动性质必须是私务活动 3 个人档案不但包括个人在私务活动中直接产生的档案 而且包括通过合法手段获得的档案 三 个人档案所有权的种类及其行使 3 档案所有权的种类及行使 3 从其来源和形成者来看 主要有以下四大类 1 部分由 国家档案 转换为个人档案的档案 2 个人形成的档案 3 家庭家族档案 4 私营企事业单位的档案 三 个人档案所有权的种类及其行使 3 档案所有权的种类及行使 4 需要注意的问题 1 档案的共有权问题 家族的档案 合伙企业的档案 2 档案所有权的转移问题 档案法实施办法 第17条 纯粹只具有个人价值和意义的个人档案 所有权人具有买卖 转让 赠与 继承的权利 因此个人档案的所有权归属有时处于变化中的 3 公民在公务活动中形成的档案不具有所有权和继承权 档案法 第10条 任何个人在公务活动中形成的档案都是国家所有的档案 任何人不得据为己有 目录 第二节档案事业的管理 1 档案事业的管理 2 具体职能和任务 一 概念 1 档案事业的管理 其任务是本着统一领导 分级管理的原则 不断调整档案事业系统内部与外部关系 促进档案事业的发展 为国民经济和社会发展服务 2 档案事业管理的具体职能和任务 1 各级人民政府 各单位加强对档案工作的领导 将档案事业的建设列入国民经济和社会发展规划 纳入本单位计划管理 2 制定 实施档案法规 3 加强档案行政管理机构在档案事业发展中的决策 规划 组织 协调 监督和指导作用 目录 第三节档案的管理 1 法定档案管理的范围 2 国家所有档案的管理 3 非国有档案的管理 4 档案的出卖 赠送 交换和出境规定 1 法定档案的管理 档案法 第二条 本法所称的档案 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 一 明晰法定档案的客体范围档案法所管档案范围并非全部档案 而只是指对国家和社会有保存价值的档案 1 法定档案的管理 二 明晰法定档案的特有属性档案法所管档案 是人类在从事各类社会实践活动中直接形成的历史记录 所谓直接形成的历史记录 是指对社会实践活动的内容 过程及结论的原始记录 与人们在社会实践活动过程中形成的其他历史记录 如图书 情报等相比 直接形成是档案特有的属性 也使档案具有最可靠的凭证性 1 法定档案的管理 三 明晰法定档案的形成者档案的形成者 是指档案客体的形成主体 档案法所管档案的形成者是国家机构 社会组织以及个人 其中包括历史上曾经存在的以及现当代的国家机构 社会组织 我国历史上的自然人和中华人民共和国公民 2 国家所有档案的管理 一 文件立卷归档和移交的规定 1 文件立卷归档的规定 文件材料的立卷 是指机关 团体 企事业单位及其他组织在生产工作活动中形成的文件材料办理完毕后的系统整理 归档是指办理完毕的文件材料经系统整理后向档案机构或档案工作人员移交保存的过程 文件材料的立卷归档时档案工作的基础 是衡量档案工作水平的标志 2 国家所有档案的管理 一 文件立卷归档和移交的规定 1 文件立卷归档的规定 档案法 第十条 对国家规定的应当立卷归档的材料 必须按照规定 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交 集中管理 任何个人不得据为己有 应严格按照立卷归档的要求进行 应准确 严格掌握立卷归档的范围 2 国家所有档案的管理 一 文件立卷归档和移交的规定 2 档案移交的规定 移交档案 是指机关 团体 企事业单位和其他组织形成的档案 经本单位档案机构保管一定时间后 将具有长远保存价值的档案 按照国家规定交由本地区同级档案馆进行保管 2 国家所有档案的管理 一 文件立卷归档和移交的规定 2 档案移交的规定 档案法 第11条 机关 团体 企业事业单位和其他组织必须按照国家规定 定期向档案馆移交档案 由于档案工作的特殊性和复杂性 经同级档案行政管理部门检查和同意 档案可以推迟或提前向档案馆移交 2 国家所有档案的管理 一 文件立卷归档和移交的规定 2 档案移交的规定 推迟移交的 A 某些专业性较强的档案 B 需要保密的档案案 提前移交的 A 不具备安全保管条件单位的档案 B 改制或撤销单位的档案 2 国家所有档案的管理 二 科学保管档案的规定 1 建立科学地管理制度 逐步实现档案管理的规范化 标准化 现代化 2 配置适宜档案安全保存的专门库房 配备防盗 防火 防渍 防有害生物必要设施 3 根据需要和可能 配备适应档案现代化管理需要的技术设备 4 根据档案的不同等级 采取有效措施 加以保护和管理 2 国家所有档案的管理 三 保密档案的管理 1 绝密 2 机密 3 秘密 保密档案的确定 划定和审定 一般可由档案原形成单位的决定 必要时由上级主管部门批准决定 2 国家所有档案的管理 三 保密档案的管理 1 日益增强保密观念和意识 2 建立行之有效的保密制度 3 正确掌握和理解国家法律 法规对保密工作的相关规定和要求 4 准确把握好档案利用和保密的关系 2 国家所有档案的管理 四 档案分级管理的规定 档案法实施办法 第3条 各级国家档案馆馆藏的永久保管的档案分一 二 三级管理 分级的具体标准和管理办法由国家档案局制定 1 为了不同级别的档案加以区分 使珍贵的 具有重大意义的档案得到特殊有效的保管 2 为档案执法提供可靠的依据 3 分级管理 是扩大对外交流与馆藏安全保管的重要保障 2 国家所有档案的管理 四 档案分级管理的规定 档案法实施办法 第15条 各级国家档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施 一 建立科学的管理制度 逐步实现保管的规范化 标准化 二 配置适宜安全保存档案的专门库房 配备防盗 防火 防渍 防有害生物的必要设施 三 根据档案的不同等级 采取有效措施 加以保护和管理 四 根据需要和可能 配备适应档案现代化管理需要的技术设备 机关 团体 企业事业单位和其他组织的档案保管 根据需要 参照前款规定办理 2 国家所有档案的管理 五 具有多重性质档案的管理 档案法 第12条 博物馆 图书馆 纪念馆等单位保存的文物 图书资料同时是档案的 可以按照法律和行政法规的规定 由上述单位自行管理 互相协作 这是法定的义务 既是交换复制件和重复件 交换馆藏目录 各部门可联合办展 共同出版有关史料 2 国家所有档案的管理 六 档案的转让 1 档案转让的含义与特征 指国有企事业单位因资产转让将有关档案有偿交付受让方的行为 A 档案转让的法定性 B 档案转让的从属性 C 档案转让的有偿性 D 档案转让的多样性 权利转让具有多样性 转让期限具有多样性 价值交换具有多样性 数量类别形式具有多样性 2 国家所有档案的管理 六 档案的转让 2 档案转让的组织 档案部门负责档案转让的具体工作 清点库存 按照有关规定做好档案存留和销毁鉴定工作 按照档案去向分别编制档案移交 寄存的目录 做好资产与产权变动中形成的文件材料 收集 整理 归档和移交工作 3 非国有档案的管理 一 含义 是指国有档案以外的所有档案 是指那些由各类非国有组织及个人产生或合法获得的 享有直接支配和排他权利的档案 一类是对国家和社会具有保存价值或需要保密的档案 一类是只对集体和个人有保存价值且无需保密的档案 3 非国有档案的管理 二 特点 形成者的多源性 档案内容的普通化 档案形式的随意性 3 非国有档案的管理 三 非国有档案的管理 档案法 第16条 集体所有的和个人所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案 档案所有者应当妥善保管 对于保管条件恶劣或者其他原因被认为可能导致档案严重损毁和不安全的 国家档案行政管理部门有权采取代为保管等确保档案完整和安全的措施 必要时 可以收购或者征购 3 非国有档案的管理 三 非国有档案的管理 1 在法律政策允许范围内 享有档案管理的自主权 2 依法接受档案行政管理部门的管理和监控 代保管 收购和征购 3 非国有档案所有者依法行使档案所有权 将档案寄存于国家档案馆 档案寄存中心 将档案出卖或捐赠给国家档案馆 4 非国有档案所有者不得损害国家和他人利益 3 非国有档案的管理 四 档案的出卖 赠送 交换和出境规定 1 关于出卖 赠送 交换的相关规定 档案法 第17条 禁止出卖属于国家所有的档案 档案法实施办法 第18条 出境的管理 各级国家档案馆馆藏的一级档案严禁出境 各级国家档案馆馆藏的二级档案需要出境的 必须经国家档案局审查批准 各级国家档案馆馆藏的三级档案 各级国家档案馆馆藏的一 二 三级档案以外的属于国家所有的档案和属于集体所有 个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案及其复制件 各级国家档案馆以及机关 团体 企业事业单位 其他组织和个人需要携带 运输或者邮寄出境的 必须经省 自治区 直辖市人民政府档案行政管理部门审核批准 海关凭批准文件查验放行 目录 第四节档案的开放 利用与公布 1 法定档案 2 个人档案的管理 1 档案的开放 一 档案开放的概念及含义 档案开放 是指将各级国家档案馆保存的保密期满可以公开的档案 向社会公开 供社会各界利用 档案法 第19条 国家档案馆保管的档案 一般应当自形成之日起满三十年向社会开放 经济 科学 技术 文化等档案向社会开放的期限 可以少于三十年 涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限 可以多于三十年 具体期限由国家档案行政管理部门制订 报国务院批准施行 1 档案的开放 一 档案开放的概念及含义 档案开放 是指将各级国家档案馆保存的保密期满可以公开的档案 向社会公开 供社会各界利用 档案开放遵循定期开放原则 分期分批向社会开放 档案开放的主体是各级国家档案馆 档案定期开放 是为了避免档案开放的随意性 也是为了方便社会对档案开放工作实施有效的监督 更是档案开放常规化的保证 1 档案的开放 二 我国档案开放原则的确立 为保证档案开放的实施 档案法实施办法 在 档案法 原则性规定的基础上 对档案开放的时间 档案开放的范围 开放档案的利用等作出具体规定 同时 国家档案局先后制定发布了 各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定 各级国家档案馆开放档案办法 等行政规章 有力地保证了档案开放真正落到实处 1 档案的开放 三 档案开放的期限 档案法 第十九条国家档案馆保管的档案 一般应当自形成之日起满三十年向社会开放 经济 科学 技术 文化等档案向社会开放的期限 可以少于三十年 涉及国家安全或者重大利益以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限 可以多于三十年 具体期限由国家档案行政管理部门制订 报国务院批准施行 1 档案的开放 三 档案开放的期限 1 按照法律规定开放 2 随时开放 3 提前开放 4 延期开放 19种情形 2 档案的利用 一 档案利用的概念 档案利用 是指单位和个人通过阅览 复制和摘录等形式 依法利用国家档案馆或档案室保存的档案的行为 二 档案利用的范围和条件 档案馆已开放的档案 档案馆未开放的档案 机关 团体 企事业单位和其他组织保存的档案 2 档案的利用 二 档案利用的范围和条件 档案法 第19条第2款 档案馆应当定期公布开放档案的目录 并为档案的利用创造条件 简化手续 提供方便 2 档案的利用 三 档案利用的主体与程序 1 开放档案的利用 中国公民和组织 港澳台同胞和华侨 外国组织及外国公民 2 档案的利用 三 档案利用的主体与程序 档案馆工作通则 第21条 1 利用者查阅 摘录或复制档案 必须持本单位的正式介绍信 注明利用者的身份和利用档案的目的与范围 大量利用档案进行专题研究 必须事先将上级批准的研究计划抄送有关档案馆 2 查阅 摘录 复制尚未开放的档案 须经馆长同意 必要时报请上级主管领导机关审查批准 3 档案馆为利用者提供档案 应尽量以复制件代替原件 档案原件一般均不得借出馆外 如有特殊需要 须经主管领导人批准方可定期外借 2 未开放档案的利用 2 档案的利用 三 档案利用的主体与程序 档案法 第21条 向档案馆移交 捐赠 寄存档案的单位和个人 对其档案享有优先利用权 并可对其档案中不宜向社会开放的部分提出限制利用的意见 档案馆应当维护他们的合法权益 3 档案的限制利用 2 档案的利用 四 档案复制件的法律效力 档案法实施办法 第20条 各级各类档案馆提供利用的档案 应当逐步实现以缩微品代替原件 档案缩微品和其他复制形式的档案载有档案收藏单位法定代表人的签名或者印章标记的 具有与档案原件同等的效力 1 含义 利用现代科学技术通过对档案原件进行复印 拓印 翻拍 翻刻等 使档案内容得到完整体现的复制品 3 档案的公布 一 档案公布的概念 档案公布的主体是档案所有者 1 含义 由国家授权的档案馆或者有关机关以及档案所有者 依法通过一定形式将可以向社会开放利用的档案的全部或者部分原文 或者档案记载的特定内容 首次向社会公开发表的行为 档案公布的形式既多样且限制在法定范围内 档案公布的内容是特定的 并且是首次公开 档案公布与档案开放是两个相互联系又有区别的概念 3 档案的公布 二 档案公布的权限 国家档案馆行使档案公布权 保存在各单位国有档案的形成者行使公布权 通常情况下组织和个人不拥有国家档案公布权 档案利用者没有权利公布国家所有的档案 集体和个人档案公布权归档案所有者行使 寄存档案的公布权归档案所有者行使 3 档案的公布 二 档案公布的权限特点 附属性 一次性 期限性 3 档案的公布 二 档案公布的形式 以出版物形式发表 通过媒体播放 通过公众计算机信息网络传播 在公开场合宣读 播放 出版发行档案史料 资料的全文或摘录汇编 公开出售 散发或张贴档案复制件 展览 公开陈列档案及其复制件 目录 第五节法定档案及其管理 1 法定档案 2 个人档案的管理 1 法定档案 档案法 第二条 本法所称的档案 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 1 保存在国家各级各类档案馆 档案室的 其所有权属于国家的 数量当以亿计的国有档案 2 集体所有和个人所有的档案中对国家和社会有保存价值的部分 1 法定档案 案例 据1995年10月12