特种载体档案的整理-欢迎光临北仑档案网.ppt

文书 业务 会计及特种载体档案的整理 北仑区档案局 档案整理工作 一 定义档案整理工作 是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的档案经过分类 组合 排列与编目 达到系统化的过程 是一项重要的档案基础工作 档案整理方法 传统整理方法 以卷为管理单位新的整理方法 以件为管理单位 二 一般程序 从档案整理工作的全过程来看 主要包括区分全宗 全宗内档案分类 立卷 或按件装订 案卷 或件 的排列与编号 编目 排架等步骤 1 区分全宗 将文件按不同的形成机关 组织或个人分开 以避免不同机关形成的文件混合在一起 反映了各单位历史发展的面貌 2 全宗内档案分类 把一个单位内的全部档案按其在来源 时间 内容和形式上的异同 分门别类 并按照一定办法排列 3 立卷 将归档文件按一定特征分门别类地组成档案的基本保管单位 案卷 包括文件材料的组合 卷内文件的排列 拟定案卷标题和装订等 4 案卷的排列 将案卷按年度 组织机构或问题等标准系统排列 以固定案卷序列 5 编目 以一定形式揭示和介绍档案内容与形式特征的工作 包括填写卷内文件目录 备考表 案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录 档号等 档案整理工作的要求 已办理完毕的 有保存价值的遵循文件的形成规律和特点 保持文件之间的有机联系区分不同价值便于档案的保管和利用 一 保持文件之间的有机联系 是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系 主要表现在文件在来源 时间 内容和形式等方面的联系 如 一个单位及其内部机构一定的历史阶段 一个年度一项特定的活动 处理一项业务 进行一次调查 承办一个案件 召开一次会议不同的文种 载体材料等 二 区分不同价值 要依照 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 的要求 区分归档范围内不同文件的价值 划定不同的保管期限 如 保存价值大 重点整理和保管保存价值小 根据条件区别对待无保存价值 不需归档 销毁 三 便于档案的保管和利用 是档案整理工作的基本出发点和根本目的当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时 应充分考虑档案保管和利用的方便 传统整理方法 以卷为管理单位 案卷是有密切联系的若干文件的组合体立卷就是把已办理完毕并具有查考保存价值的文件 根据其固有的特征和内部联系 分门别类地有序地组合成案卷 也即是将互有联系的文件进行分类 组合 编目的一个过程立卷工作是文书工作的重要组成部分 一 全宗内档案分类 一 分类的常用方法1 年度分类法将文件按其形成和处理的年度进行分门别类 一般文件归入文件形成年度 对跨年度或专门年度的文件根据具体情况区分年度 2 组织机构分类法将文件按其形成或承办的机构进行分门别类 3 问题分类法将文件按其内容所反映的问题进行分门别类 二 常用的复式分类方法 1 年度与组织机构分类法如 2000年办公室2001年办公室人事处人事处业务处业务处 办公室2000年人事处2000年2001年2001年2002年2002年 2 年度与问题分类法如 2000年党群类2001年党群类行政类行政类教学类教学类外事类外事类 综合类2000年业务类2000年2001年2001年2002年2002年 二 立卷的常用方法 按照立卷的 六个特征 即问题 作者 名称 文种 时间 收发文机关 地区等特征进行组卷1 按问题特征立卷将文件内容涉及的同一事件 问题或同一类性质的问题组成案卷2 按作者特征立卷将同一作者的一些文件组成案卷3 按文种 名称 特征立卷将文件种类或名称相同的文件组成案卷4 按时间特征立卷按文件形成的时间或文件内容针对时间 将属于同一时期的文件组成案卷 5 按通讯者特征立卷将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组成案卷6 按地区特征立卷将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷实际工作中 一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷如 市委党委会1999年会议记录 就运用了作者 时间和名称三个立卷特征 三 卷内文件整理 一 检查调整组卷1 检查已归卷的文件是否齐全完整 是否保持了文件之间的有联系 2 检查卷内是否有不需要归档的或应转入一年度立卷的文件 3 检查卷内文件的保管期限是否一致和卷内文件的数量多少 4 检查卷内文件是否有破损 纸张过大过小 有无金属物等 及时进行修整 二 卷内文件的排列和编号 1 卷内文件排列按重要程度或时间顺序排列 注意文件间的联系 保持来文与复文 正文与附件 同一文件的各种不同稿本 正本 定稿等 之间不可分离的联系 一般情况下是 正件在前 附件在后 正本在前 定稿在后 批复在前 请示在后 案件的结论性文件在前 依据性材料在后 2 卷内文件编号文件页码用页码机打印在正面右上角 反面左上角 从001开始编起 一般每卷不超过2公分 200张 不装订的案卷应在卷内每份文件的右上方加盖档号章 并逐件编序号 三 编制卷内文件目录 四 填写备考表备考表放在案卷最后 用来登记卷内文件的基本情况 便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况 五 案卷的装订采用三孔一线 六 填写档案案卷封面 1 案卷标题的拟写包括本卷文件的主要责任者 问题 名称 如 浙江省档案局有关职工福利问题的决定2 档号的编制档号是各种顺序号的总称 一个档号代表了某一份具体档案实体 它是存取档案的标记 档号的编制既固定了档案分类和排列的顺序 更便于保管和查找利用 档号的基本结构 全宗号 案卷目录号 案卷号 件或页 张 号全宗号 案卷类别号 案卷号 件或页 张 号档号编制原则 唯一性 合理性 稳定性 扩充性 简单性原则 四 类内案卷排列 案卷的排列 是指按照一定的办法 确定各个类内案卷的前后次序和存放位置 以保持案卷之间的有机联系 基本方法有 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列 按照文件的作者 收发机关以及文件内容所涉及的地区排列 按照案卷所属的时间顺序排列 按照案卷内容的重要程度排列 五 编制案卷目录包括案卷号 案卷标题 年度 页数 期限 备注等项目六 档案上架档案按从上到下 从左到右的顺序排列上架 新的整理方法 以件为管理单位 归档文件整理规则 规则 于2000年12月6日颁布实施 它是在充分调研国内外归档文件整理方法和借鉴传统立卷方法合理性的基础上 适应档案管理现代化的需要 提出了完全不同于传统立卷方法的 文件级 整理方法 规则 的制订 弥补了我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作方面的空白 是新形势下实现归档文件整理规范化 档案管理科学化的一项重要标准 一 基本概念 归档文件立档单位在其职能活动中形成 办理完毕 应作为文书档案保存的各种纸质文件材料 归档文件整理将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 件 归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿为一件 正文与附件为一件 正文与文件处理单等为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 来文与复文可各为一件 二 文件修整 一般包括 对破损文件进行修校 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制 去除文件上易锈蚀的金属物 对过大的文件进行折叠 三 文件装订 归档文件应按 件 装订 件 内排序正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发件在前 被转发件在后 复文在前 来文在后 不同文字的文本 中文本在前 外文本在后 对齐方式1 装订前应将 件 内的各页按一定方式对齐 便于将来翻阅利用 2 采用左上角装订的 应将左 上侧对齐 3 采用左侧装订的 应将左 下侧对齐 装订方式和用品 常用的有三种1 线装 缝纫机轧线2 粘接式 包角3 变形材料 不锈钢夹 燕尾夹 塑料夹符合档案保护要求 降低成本 简便易行 四 归档文件的分类 一 分类方法 年度分类法 机构 问题分类法 保管期限分类法 二 分类方案 1 年度 机构 问题 保管期限 例1 2 2 年度 保管期限 例3 例1 2004年 办公室 永久 长期 短期人事处 永久 长期 短期管理处 永久 长期 短期 2005年 办公室 永久 长期 短期人事处 永久 长期 短期管理处 永久 长期 短期 2006年 例2 2004年 党群类 永久 长期 短期业务类 永久 长期 短期行政类 永久 长期 短期 2005年 党群类 永久 长期 短期业务类 永久 长期 短期行政类 永久 长期 短期 2006年 例3 2004年 永久 长期 短期2005年 永久 长期 短期2006年 永久 长期 短期 五 归档文件的排列 是指在分类方案的最低一级类目内 根据一定的方法确定归档文件先后次序的过程 事由原则结合时间 重要程度会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 一 同一事由内的归档文件排列按文件形成时间的先后顺序 按文件的重要程度排列 二 不同事由间的归档文件排列按不同事由形成时间的先后顺序排列 按事由的重要程度排列 按事由具有的共同属性分别集中排列 六 归档文件的编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 归档章必备项目为 全宗号 年度 保管期限和件号 选择项目为 机构 问题 全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号 年度指归档文件的形成年度 保管期限是按照 文书档案保管期限表 给归档文件划定的 件号指归档文件的排列顺序号 填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料加盖归档章的时间归档章格式 如图 七 归档文件的编目 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制 归档文件目录 归档文件目录 由二部分构成 归档文件目录归档文件目录封面 归档文件目录 归档文件应逐件编目 目录中一件只体现一条条目 如 来文与复文件为一件时 只对复文进行编目 归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形式特征 方便检索和利用 归档文件目录包括件号 责任者 文号 题名 日期 页数和备注等项目 归档文件目录机构 办公室 归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖排归档文件目录应打印装订成册并编制封面归档文件目录封面设置全宗名称 年度 保管期限 机构 问题 等项目 归档文件目录封面 八 归档文件的装盒 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒 填写备考表 编制档案盒封面及盒脊项目等内容 装盒的要求 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒 分机构 问题 的情况下 不同机构 问题 形成的归档文件不应放入同一档案盒 档案盒封面 档案盒盒脊 备考表 九 排架 档案按分类方案如年度 机构 问题 保管期限或年度 保管期限 机构 问题 从上到下 从左到右的顺序排列上架 也可将历年档案统一按保管期限分别排架 业务档案的整理 整理的总体要求 通常情况下是按照文书档案按卷整理的要求经过分类 组卷 排列 编目等程序 同时 需要结合具体情况以及行业要求 突出业务特色 为便于查找和利用 对案卷封面的项目设置除遵循文书档案按卷整理的一些要求外 还可以体现一些业务特征 个贷档案卷内目录 案件名称 处理结果 文件起止日期 参保管理档案卷内目录 会计档案的整理 会计档案是指会计凭证 会计账簿和财务报告等会计核算专业材料 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 是国家机关 社会团体 企业 事业单位 按规定应当建账的个体工商户和其他组织在会计核算活动中形成的具有保存价值的原始记录 一 归档范围 根据财政部 国家档案局发布的 会计档案管理办法 的规定 会计核算专业材料的归档范围具体包括以下四类 1 会计凭证 会计凭证是记录经济业务 明确经济责任的书面证明 它包括原始凭证 记账凭证 汇总凭证 其他会计凭证 2 会计账簿 会计账簿由一定格式 相互联结的账页组成 以会计凭证为依据 全面 连续 系统地记录各项经济业务的簿籍 它包括总账 明细账 日记账 固定资产卡片 辅助账簿 其他会计账薄 3 财务报告 财务报告是反映企业会计财务状况和经营成果的总结性书面文件 主要有月度 季度 年度财务报告 包括会计报表 附表 附注及文字说明 其他财务报告 4 其他会计核算资料 其他会计核算资料是指属于经济业务范畴 与会计核算 会计监督紧密相关的 由会计部门负责办理的有关数据资料 包括银行存款余额调节表 银行对账单 其他应当保存的会计核算专业资料 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册 归档时间 当年形成的会计档案 在会计年度终了之后 由会计部门负责整理后 可暂由会计机构保管一年 期满之后 应当由会计机构编制移交清册 移交本单位档案机构或者档案人员集中统一管理 归档要求总体上说 归档的会计核算材料应符合完整齐全 真实准确 装订成册 有利于保管和利用的要求 归档的会计核算材料必须字迹材料清楚 签字手续完备 书写材料符合耐久性要求 归档手续 在归档移交时 会计人员和档案人员双方必须履行一定的交接手续 以明确责任 具体做法 档案人员应当根据会计档案移交清册 对会计人员移交的会计档案案卷进行清点核对 核对无误后 双方在会计档案移交清册上履行签字盖章手续 一式两份 双方各存一份 以备查考 二 会计档案的组卷 就是按照其形成规律和有机联系 区分不同的类型和保管期限 将会计核算材料组成保管单位 案卷的过程 一 会计凭证的组卷会计凭证可按年 月顺序立卷整理 一个月的凭证可根据量的多少立卷装订一本或几本 个别月份凭证特别少的也可几个月立卷装订一本 会计凭证装订前的准备工作 按凭证编号顺序排列 检查日期 编号是否齐全 按凭证汇总日期归集 如按上 中 下旬汇总归集 确定装订成册的本数 摘除凭证内的金属物 如订书钉 大头针 回形针 对大小不一的凭证要折叠或粘贴成与记账凭证单大小一样的规格 且要避开装订线 以便翻阅保持数字完整 整理检查凭证顺序号 如有颠倒要重新排列 发现缺号要查明原因 再检查附件有否漏缺 领料单 入库单 工资 奖金发放单等凭据是否随附齐全 记帐凭证上有关人员 如财务主管 复核 记帐 制单等 的印章是否齐全 会计凭证封面 样式 会计凭证封面 会计主管 经手人 会计凭证 会计凭证背脊年月份字自号至号共册第册 会计凭证封签年月册凭证号卷 二 会计账簿的组卷 会计帐簿可按年度和账簿的不同种类进行立卷整理 对总账 明细账 现金日记账 银行存款日记账 固定资产卡片 辅助账簿 其他会计账簿等分别立卷装订 会计帐簿立卷装订的步骤编页号 填写卷内目录 填写备考表后 加会计档案案卷封面 用 三孔一线法 的方法装订 装订时应注意 订本式账簿应保持原来面目 贴上封面 装入硬卷盒保管 活页式或卡片式账簿应去掉账夹 抽出空白页 三孔一线法装订 会计档案卷内目录 会计档案案卷封面 样式 全宗号目录号案卷号 归档号 自年月起至年月止本卷内共页保管期限 会计档案案卷封面 会计档案案卷背脊 样式 会计档案年案卷号 三 财务报告的组卷 财务报告按年度 保管期限立卷 会计年报和季 月报应分别立卷装订 其他财务会计报告等材料按不同的问题和保管期限分别立卷装订 会计报告的立卷装订步骤编页号 填写卷内目录 填写备考表后 加会计档案案卷封面 用 三孔一线法 的方法装订 装订时应注意 会计报表应折叠成卷内目录规格大小 使用会计档案或文书档案的封面立卷时也可以按会计报告的幅面设计软封面 放入A4大小的卷盒中保管 四 其他会计核算资料的组卷 其他会计核算资料可按年度 问题结合保管期限分别立卷装订 如银行存款余额调节表 银行对账单 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册等可分别立卷装订一本 三 保管期限 会计档案的保管期限分为永久 定期两类 定期保管期限分为3年 5年 10年 15年 25年5类 会计档案的保管期限 从会计年度终了后的第一天算起 具体每一卷会计档案的保管期限 严格按照 会计档案管理办法 规定的 会计档案保管期限表 来确定 四 会计档案的编目 会计档案的排列编号 一般会计凭证按形成时间顺序排列 会计账簿 财务报告和其他类按保管期限长短排列 具体排列编号方法有两种 第一种 年度流水编号法 按会计凭证 会计账簿 财务报告和其他类的顺序排列 一年的全部会计档案编一个大流水号 案卷号 第二种 分类流水编号法 会计凭证 会计账簿 财务报告和其他类按类别分开排列 各编一个流水号 案卷号 编制案卷目录案卷目录既是会计档案的保管清册 也是会计档案的检索工具 案卷目录应根据会计档案的分类方案和案卷的排列编号顺序进行编制 内容包括 案卷号 题名 年度 页数 保管期限和备注等 会计档案案卷目录 特种载体档案的整理 一 照片档案的整理 一 基本概念1 照片档案 是指机关或个人在社会活动中直接形成的 对国家和社会有保存价值的 以感光材料为载体 以影象为主要反映方式 并辅以文字叙述的记录材料 2 芯页 用以固定照片或底片 并标注说明的中性偏碱性纸质载体 是照片册 底片册的组成单元 二 照片档案的组成由底片 照片 文字说明三个部分组成 三 照片档案的收集 1 本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片 2 本单位领导活动的照片 社会知名人士在本单位工作 学习的照片 3 本单位向有关单位提出内容和要求 组织拍摄或征集的照片 4 本单位工作中选用的外单位的照片 四 整理要求照片的底片应单独整理并存放在专门制作的底片册里 照片及其文字说明一同整理并存放在照片册里 保持有机联系 便于查找和利用 底片的整理 1 底片的整理可按年度 问题分开 其次是进行底片编号 2 可以以一张底片或一组底片为一个保管单位 编一个顺序号 如果是一组底片编一个顺序号 则在一组内每张底片上再编一个分号 3 底片号可用铁笔横向刻写在胶片边处 但不能损伤影像 4 将底片放入乳胶袋 在乳胶袋右上方空白处标明底片号 5 按底片号顺序将乳胶袋依次插入芯页 并在芯页的插袋上标明底片号 照片的整理 1 一般应按照片反映的内容或专题来进行分类 使同一内容或同一性质事物的照片归入同一类中 保持其内在的联系 2 照片分类以后 按照重要程度或时间顺序进行排列 按序嵌进影集 3 照片的编号 以影集每页从上到下 自左至右依次编流水号 4 照片的分类号 序号以及底片号等除在文字说明栏中写清外 每张照片的背面都应写明 以便查找利用 文字说明的编写 1 照片的说明 主要包括符号说明和文字说明 2 符号说明包括照片号 底片号和参见号 其中参见号是指与本张 组 照片有联系的其他档案的档号 3 照片的文字说明包括事由 时间 地点 人物 背景 摄影者等六要素4 编写文字说明要综合六个要素 概括地揭示照片影象所反映的全部信息 其次要语言流畅 文字简洁 约在200字以内 5 编写说明一般以单张照片为单元 而对由若干联系密切的一组照片应编写一个总说明 其中的每一个单张还需编写的分说明 总说明在该组照片的第一张照片的上方书写 分说明则一律在每张照片的下方或者左侧 右侧书写 数码照片的整理 实行 双套制 保存 冲印具有代表性的数码照片按照传统照片整理方法进行整理 编写说明等 形成的全部数码照片配上文字说明刻成光盘进行保存 二 磁带 录音带 录像带 光盘的整理 在不同载体形式分类的基础上 按其包含内容所形成的先后时间顺序逐件编号 可跨年度编制流水号 并编制目录 目录应包括序号 内容 形成日期等项目 三 实物档案的整理包括奖牌 奖状 奖杯 锦旗 纪念品 废旧印章等 可以总的编一个大流水号 并编制实物档案目录 家庭档案的概念 家庭档案是每个家庭和家庭成员 在从事家庭事务和某些社会活动中形成的具有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 它完整记录了每个家庭成员从事工作 学习 娱乐 生活等各种情况 家庭档案的收集 可根据家庭情况及个人爱好 收集范围可更广泛 家庭基本常见的档案可分为 财产档案 证件档案 声像档案 说明书档案 健康档案 个人履历档案 社交档案 旅游档案 其他类等 家庭常见档案种类 一 财产档案 包括家庭收入支出账目 存单 股票等各类投资交易证卡 有价证券 工资条 水电费支出记录 保险凭据 借据 合同契约 贵重物品清单和发票等 二 证件档案 包括房产证 出生证 学生证 毕业证 学位证 工作证 结婚证 身份证 户口簿 借书证 职称资格证书 聘书 独生子女证和技术资格等级证书等 家庭常见档案种类 三 说明书档案 包括家庭各种家用电器的说明书 保修卡 维修单 电路图及维修点地址 联系电话等 四 照片 音像档案 包括家庭成员