档案资料管理绍.ppt

HUBEITRISUNCHEMICALCO LTD 档案资料管理 安全环保部内部适用 湖北泰盛化工有限公司 第一部分 档案资料管理的意义 湖北泰盛化工有限公司HUBEITRISUNCHEMICALSCO LTD 历史性 真实性 完整性 准确性 系统性做好档案管理工作一个企业健康发展的需要 档案管理工作是企业管理工作的一部分 是提高企业工作质量和工作效率的必要条件 是维护历史真实面貌的一项重要工作 科学规范的管理档案 是衡量一个企业业绩与管理水平的重要尺度 管理中的档案资料见证 安全环保部门工作成绩的成果 是我们改进管理工作真实可靠的依据 第二部分 档案资料管理的内容 收集 整理 保管 鉴定 统计在实际工作 要求档案资料员根据规范 完善档案资料体系和科学合理的分类原则及时收集 记载 整理并妥善保管 保管管理中还要及时 经常 定期 完备的对档案资料进行动态注记 收集安全 环保 职业健康在工作和生产活动中形成的文件 通报 记录等资料是由部门 车间 分散形成的 数量很多 而查找利用档案 则要求一定的集中 为了解决资料形成后的分散状态和利用要求集中的矛盾 就需要将分散的文件等资料经过挑选 按照一定的制度集中保存起来 这就形成了档案的收集工作 整理收集起来的档案内容十分庞杂 数量很大 处于相对零乱状态 不好管理和无法提供利用 需要加以系统化 为了解决收集来的档案的零乱状态与条理系统便于查找利用的矛盾 必须把这一类档案进一步分门别类 这就形成了档案的整理工作 鉴定随着各项工作的发展和时间的推移 新的档案不断补充 使档案的总量日益增长 而档案材料保存一定时间以后 有些还需要继续保存 有些则已失去价值 致使库存档案庞杂 为了解决档案庞杂和实际利用需要有价值档案的矛盾 要对档案进行审查和鉴别工作 去粗取精 将确实已失去保存价值的档案剔除 这就形成了档案的鉴定工作 保管通过收集整理形成的档案资料 要了解和档案损坏规律 通过经常性工作 采取专门的技术措施 最大限度地防止和减少档案的损毁 延长档案的寿命 维护档案的系统性和完整性 保证档案的全面安全 统计就是运用一系列的统计技术和方法 通过表册和数字的形式描述和分析档案工作的各种现象 状态和趋势的工作过程 它是了解 认识和掌握档案工作总体情况的重要手段 一 依据档案的存储方式1 文本类 利用记录的载体记录文字 图形 卡片 手册 用统一的文件盒分类归纳不同类别的档案及资料 所有的档案资料都应该有文本存档 文本类档案 示意图1 2 3 第三部分 档案分类 一 依据档案的存储方式2 电子类 利用电脑软件 CVD 扫描机 移动硬盘存储 其中扫描件 三同时 批复 检测报告书 资格证书和特殊工种证件 资质证书 CVD 培训映像教材 影像 应急演练等 分类归纳入不同的文件夹 用移动硬盘存档 每2个月或3个月更新一次 电子类档案 示意图4 第三部分 档案分类 二 依据档案的保管期限1 永久档案 安全 环境 消防 职业健康的 三同时 资料档案 职业健康体检表等档案2 长期档案 2年以上至5年 程序文件 操作规程 培训记录 事故应急 风险管理 等资料档案3 短期档案 年度 责任书 管理考核 隐患排查 检查记录 会议记录等资料档案 利用统一的文件盒分类归档的永久 长期 短期档案资料 示意图 5利用透明文件夹分类档案的 三同时 批复档案资料 示意图 6利用统一的档案袋保管的职工健康体检资料 示意图 7 第四部分档案纳入的内容一 三同时 资料根据不同的项目按消防 安全 环保 职业卫生进行归档 一 安全类1 安全类文册 安全预评价报告 安全设施设计专篇 安全验收评价报告及相关的申报资料2 安全类 三同时 批复 立项核准 安全设立 安全设施设计 安全试生产 安全验收 二 环保类1 环保类文册 环境影响报告书 建设项目竣工环境保护验收监测报告及相关申请资料2 环保类 三同时 批复 项目核准的批复 环境影响报告书的批复 试生产的批复 环境保护验收的批复 安全 环保 三同时 安全 环保 三同时 档案资料根据使用查阅的频繁情况 分两部分整理 最大限度地防止和减少档案的损毁 延长档案的寿命及方便查阅 批复类 分项目按顺序存放 示意图 6总的档案资料 分项目按顺序 示意图 8示意图 9 二 责任人与责任档案内容 公司安全生产管理网络体系 对内 外安全环保职业健康承诺书 安全环保部机构成立文件 安全环保管理人员任命书及工作职责 安全环保部年度工作计划 公司内部签订的责任书 安全 环保 职业健康卫生会议记录等注意事项 有人员变动时及时更新 安全环保第一责任人承诺书利用公开栏公示 三 安全投入档案内容 安全投入制度 公司全年安全投入的计划及专项安全投入计划 安全宣传培训投入的情况记录 安全环保防护设备 设施方面的投入记录 职业健康卫生 工伤保险等方面的投入 投入需求报告 采购计划 资金计划等注意事项 在安全生产投入 资金落实情况方面 可保存报批计划 报告 发票的复印件归档 2011年安全投入费用一览表 四 风险管理档案内容 危险化学品和剧毒化学品管理 危险化学品清单 危险化学品技术说明书及安全标签 重大危险源管理制度 重大危险源台账 危险源辨识与风险评价表 事故预想记录 公司地理位置图 公司平面示意图等注意事项 责任人变动及时更新 发生新的危险辨识进行风险评价 五 事故应急档案内容 生产安全事故综合应急救援预案 应急资源管理制度 应急队伍管理办法 公司消防水管分布图 消防 环保设施清单 环保管网图 事故演练 方案 演练照片 评价结果 等注意事项 应急人员电话发生改变及时更新 六 体系文件档案内容 管理手册 程序文件 安全生产管理制度 工艺操作规程 安全操作规程等 七 安全教育档案内容 一级安全 环保 职业健康教育台账 试卷 三级安全教育卡等注意事项 台账中的内容根据试卷答题人的信息如实填写 三级安全教育卡中主考人 安全负责人签字示意图 10 八 资格证书和特殊工种档案内容 公司主要负责人 分管负责人相关安全培训证书 注册安全工程师资格证 安全管理人员培训资格证 特殊工种资格证 各类专业人员技术职称证等注