档案和信息管理的技巧.ppt

档案和信息管理的技巧 课程提纲 档案管理收文处理程序发文处理程序文书的立卷归档档案的收集整理档案的保管和利用 信息管理 信息的收集 信息的整理 信息的传递 信息的利用和储存 第一单元 档案管理 收文处理程序 总的任务 组织文件按程序运转 达到查阅处理目的 具体内容 签收 拆封 登记 分文 传阅 请办 批示 办理 督察 备注 归档 文件的签收 弄清是否写明给本公司或自己职权范围内的在启封后详细清点 核对收来函件签字一定要清晰 易识 姓名俱全 并注明收到时间如发现原件有拆封 破损等现象或者文件数与对方登记不符时 应立即查明原因 及时处理 文件的拆封 要小心启封 剪口时要注意避免损坏袋内文件 启封后的文件袋要认真检查 取净文件 防止遗漏来件如有附件 要按附件目录认真核对 如不相符或漏装 要及时向来件企业查询如果来件日期不清 应根据邮戳注明收件时间 并保留其封皮备查 文件的登记 通常收文登记应包括以下几项主要内容 收文日期收文编号来文企业文件密级 缓急程度文件标题或内容摘要份数 附件处理情况 收文登记首先应确定 哪些文件必须登记 哪些文件可以不登记 这是登记工作首先应弄清的问题 如果见文就登 不仅耗费大量的时间和精力 还会影响到正常的工作 同时应确定在收文登记簿写明的主要内容 这些内容应根据公司工作的实际需要来确定 繁简得当 不超出需要限度 如登记内容过多过细 会费时费力 造成不应有的消耗 反之 过于简单 缺少某些必要的内容 则说不明问题 起不到登记应有的作用 特别提醒 收文登记的方式 1 簿式登记 2 卡片式登记 3 联单式登记 对秘书来说 无论采取哪一种登记方式 都应力求达到及时 准确 手续简便 易于查找及有利于统计文件等要求 特别提醒 登记工作注意事项 登记字迹要工整清楚 不仅自己能辨认 别人也能看懂 便于查找 登记项目要逐格填写 不随意取舍 登记标题要完整 不能随意简化 如来文没有标题 可根据文件内容简明确切地摘要其内容 对于专门性质或绝密文件 要专门登记 以利于做好保密工作和督察工作 登记后的文件 应在首页右上角写好收文备注 包括收文人 收文编号和收文日期等 防止丢失 分文 凡已有明确分工 属于有关业务部门职权范围内处理的文件 函电等 应将来文直接转送职能部门进行处理 对于不需要进行处理 只是阅知性的文件 如对本公司邀请函 商洽工作的复函 以及其他内部资料 刊物 参阅材料 工作简报 情况反映 信息等等 应分别归入传阅文件夹 按传阅方法送上司及有关负责人阅知 做好分文工作应注意几点 要认真阅文 弄懂来文的意图和要求 准确地划分类型要熟悉掌握公司工作职责分工情况 尤其是业务部门的分工与职责要建立科学的工作程序 尽量减少不必要的周转环节把握文件的轻重缓急要做好分送文件的登记工作 文件的传阅 主要方法是逐人送阅 即由秘书人员统一管理 各传阅对象在收退文件时 都直接与秘书人员发生联系 第一个人阅完后 直接退还秘书人员 再由秘书人员送给第二个人 第二个人阅完后再退还 再送给第三个人 依次 直到传完为止 传阅式样表 传阅注意以下几点 合理调度 分清主次急件 密件 单独处理严格范围 认真管理 文件的请办 做好请办工作 首先应当认真阅文 弄懂文件要熟悉情况 不仅是要掌握和了解本公司的基本业务工作情况 同时要掌握和了解上下左右各部门 业务单位的业务工作情况 如有可查或有与来文相关的材料 在提出拟办意见送上司批示时要一并附上 以供上司参考 对收文提出意见 通常是由办公室负责人或秘书负责 意见虽然不是文件处理的最后决定 但它对上司决策提出参考 应慎重对待 总的要求是 要纵观全局 实事求是 力求准确 具体地提出切实可行的拟办意见 同时 意见的文字应力求简明扼要 抓住问题的实质 提出主要的处理方案及理由 如果对某个文件的处理有两种以上的意见 可一并提出 但应写明倾向意见及理由 特别提醒 文件的批示 要表明是否同意及有无补充和纠正意见 批示用词要简练 明确 意图清楚 如需要两个以上的部门办理时 要明确指定主办部门对于重要文件和紧急文件的批示 要明确提出时限并及时督察 督察工作对于提高办事效率 改进工作作风 具有重要作用 因此 督察工作必须做到经常化 制度化 特别提醒 文件的备注 一般情况下 办理完毕的文件 如已答复来文单位 就要注明时间和主要情况如采取电话 会议等其他方式答复的 则应注明答复方式 时间 地点 交代人员及主要内容等情况无论何种方式的答复 主办时 办理人员都要签署姓名和日期 明确责任 主办工作往往被办理人员所忽视 有些办理人员怕麻烦 文件办理完毕后不做任何记载 总认为自己亲手处理的都很清楚 勿需注明 但实际上 时间一长 就记不清情况了 再遇有接办人员就很难弄清过去的具体情况 文件归档以后 将来查考也会发生困难 所以必须重视主办工作 特别提醒 立卷归档 收文经过上述处理程序办理之后 秘书人员就需要对文件及其有关的卡片 批示等进行整理 立卷归档 发文处理程序 拟稿 协商会签 签发 登记编号 归档 核稿 校对 拟稿注意 先按顺序一个问题一个问题地考虑 对每一个问题所要表达的思想 所用的材料 怎样铺摆 都要仔细构思 但它是粗线的 设想性的 至于如何准确地表达观点 材料与观点如何统一 留待具体拟写时解决 要注意各部分之间的界限划分 无论是并列性的问题 还是连续性的问题 在安排内容 分配材料时要瞻前顾后 统盘考虑 避免出现交叉现象和重复使用同样的材料 造成内容上界限不清 协商会签 亲自会签分头会签会议协商 核稿 把好行文关把好内容关把好程序关把好文字关把好文体格式关通过核稿发现的问题 主要采取以下方法处理 登记编号 发文登记一般采用簿式登记 登记项目包括 日期 拟稿单位 签发人 编号 标题 缓急 份数 发送企业等 发文登记编号需要注意以下几点 首先检查签发手续是否完备 是否合乎规定 在确认准确无误后 方可进行登记编号对登记簿所列项目应逐项填写 不得缺项 并要求字迹清楚 不得潦草文稿涉及有关负责部门 但不是部门负责人签字的 应完善协商对于文稿中的重大问题需作修改时 核稿人应提出意见 退回修改对于文稿中的一般性问题需作修改时 可由核稿人修改后征求拟稿人意见 或者与拟稿人共同研究修改对于文字技术方面的改动 在不伤原意的基础上 由核稿人负责修改 校对的基本原则和方法 忠实于原稿 又要善于发现问题要发扬认真细致 一丝不苟的工作精神 对文稿从头到尾 逐字 逐句 逐行 逐段 逐个标点符号进行校对对一些习以为常不会出错的地方 如标题 发送单位 行文日期 以至页码等 都不能有丝毫疏忽 对专用名词 数字等尤其要小心谨慎 反复核校 必要时对一些数字还要进行计算 看与其相关的数字 百分比等是否矛盾 文书立卷归档 按照文件形成的自然规律 保持它们之间的联系 使案卷正确反映企业活动的本来面貌 分门别类 便于保管和利用 立卷的原则 文书立卷时 要求你最好准确地划分保管期限 避免将需永久或长期保存的文件材料同短期保管的文件材料相互混杂 给档案的保管 统计 利用工作带来不便 甚至影响重要档案的齐全完整 立卷的要求 按主题特征立卷按时间特征立卷按 作者 特征立卷按文件名称特征立卷按收发文单位特征立卷 立卷的方法 坚持做好平时立卷工作 编好案卷类目准确确定立卷归档的范围 调整定卷和归档 复查案卷文件 确定保管期限排列卷内文件 卷内文件的排列可按照时间 主题 地区 作者 名称等排列 排列时要注意正文在前 附件在后 请示在前 附文在后 最后的定稿在前 讨论修改稿在后 发文时间早的在前 发文时间晚的在后编写卷内文件 依次为文件的每一张编一个号 而不是为每一页编号 空白纸不编张号 卷内的小册子与其他文件合在一起编张号 折叠的文件两页编一个张号 左侧装订的在右上角编张号 右侧装订的在左上角编号 张号编写工作必须做到准确无误 填写卷内目录和备考表案卷经过复查调整 在装订前 应及时填写卷内目录 填写卷内目录时一般每一份文件分别填写 如几份文件的内容完全是针对着某一个具体问题的 也可以综合起来填写 永久 长期保管的案卷填写卷内目录 短期保管的案卷可不填写卷内目录 卷内目录一般可填写相同的两份 其中一份附在卷首 不编张号 另一份留以备查 永久 长期保存的案卷还要填写备考表 主要是为说明卷内文件的某些缺点或问题 并注明立卷人姓名 以备查考 备考表附在卷末 不编张号 应在装订前填好 装订案卷的要求装订案卷时 要注意 修整文件 去掉文件上的所有金属物 不装订的一侧和下边 要取齐 使案卷整齐美观 装订一侧线外要留有一定的余地避免翻阅时掉页 但又要注意不要把文件的字句订住 一般横排横写的文件在左侧装订 竖排竖写的在右填写案卷封面 案卷封面应工整地填写 填写的项目为 企业名称 如按问题分类 应填写类的名称 案卷标题 卷内文件起止日期 卷内文件张数 保管期限 文书处理号特别提醒 标题要反映出卷内文件的内容 作者和姓名和名称 案卷的排列和编号 调卷工作结束后 要根据文件之间的联系和分类原则 对案卷进行系统的排列 将类目相同和保管期限相同的案卷依次排列 并逐个编上案卷顺序号 顺序号可以从第一卷到最后一个卷连续流水填写 也可分类编号 编制案卷目录 将已经排列 编号的案卷 按卷号顺序登记在统一印制的案卷目录上 就是编制案卷目录 案卷目录是最基本的检索工具 归档 完成了全部立卷工作 编好案卷目录后 按照档案管理的规定 将全部案卷和案卷目录移归档案室 归档时 档案室就根据案卷目录逐卷进行检查接收 如有不符合要求的地方 可进行改正 档案的收集整理 档案的收集档案室的收集工作归档的范围不是每个文件都要去归档 能够归档的文件 应根据一定的实用原则 挑选出来的 归档的范围 凡是本公司工作活动中形成的 处理完毕的 对今后工作有查考价值的文件材料都应归档 不能只重视经过收发登记的文件 而忽视未经收发登记的各种文件材料 如外出开会带回的文件 本公司会议文件 公司内部文件 调查报告 访问记录 人事关系 介绍信等 档案的要求属于归档范围的文件 必须收集齐全 完整 分类 组卷符合有关原则 能正确保持文件自然形成联系 反映工作活动面貌 保管期限划分准确 卷内文件排列科学系统 标题结构完整 确切地反映了卷内文件的作者 内容 名称 文字简练 通顺 编目细致 清晰 编号方法统一 装订整齐 美观 将案卷按一定原则加以分类 排列 编制案卷目录 档案的整理 档案整理的内容和意义档案整理工作的内容主要包括分类 组卷 卷内文件的整理 案卷封面的编目 案卷的装订 案卷的排列 案卷的编制 通过档案整理 进一步了解和检查档案收集的质量 为档案的鉴定 保管 统计工作奠定良好的基础 更好地维护档案材料的完整 档案整理的原则档案整理的原则是 按照档案材料形成的自然规律 保持各档案的完整和不可分割的联系 按照文件的来源 时间和内容等条件 保持文件之间的联系 充分利用原有的整理基础 便于档案保管和利用 档案的分类 年度与企业分类法 就是把全部案卷先按年度分开 再在年度内按部门分类 这种分类方法简便易行 普遍采用 年度与主题分类法 就是将全部案卷先按年度分开 再在每一年度内按主题分类 组织机构与年度分类法 就是将全部的档案 先按部门分类 然后再按年度进行分类 案卷的排列和案卷目录的编制 案卷的排列案卷分类后 应根据分类方案 按照案卷重要程度 主题 地区 时间 文件作者等 确定类与类之间的排列 进行系统的排列案卷目录的编制 档案的保管和利用 档案材料损毁的防治档案损毁的防治 档案的利用 档案利用工作的基本要求必须熟悉自己的 家底 即熟悉档案室 柜 内保存档案材料的情况 包括内容 范围 存放地点 完整情况和作用等 摸清公司利用档案的规律 了解上司和各部门需要利用内容和要求 有计划 有重点地编制必要的检索工具和参考资料 建立查阅制度 主要有查阅手续 摘抄 复印范围及清点 核对手续 查阅注意事项等 提供利用的方式设立阅览室 开展阅览工作 将档案材料借出 供利用者暂时使用 将档案材料进行复制提供利用 根据档案内容编写综合资料提供利用 检索工具和参考资料的作用与种类检索工具与参考资料的作用检索工具的主要种类揭示和介绍整个档案所存的全部或其中一部分档案材料 如案卷目录 卷内目录 重要文件目录等揭示和介绍档案室所存一个专题材料的 如专题卡片 专题目录 专题介绍等指明档案材料的有效地点和一定事物所涉及档案材料的 如存放地点索引 人名 地名索引等参考资料的种类大事记企业沿革汇编简介 基础数字汇编就是以数字形式反映一个企业某方面基本情况的资料 基础数字的种类较多 从时间上看 有长期的 有短期的 从形式上看有文字的 有图表的 从内容上看 有综合的 有专题的 问题1 应该保存哪些资料 属秘书室共用的资料政府法律和公司内的各种规章制度秘书室的业务参考资料各种规定和标准各种业务手册商业应用文文集市内旅馆 会场一览表市内餐厅 旅馆 交通一览表公司的大事记和老领导的档案其他参考资料 归秘书个人专用的资料领导指示的记录领导的资料秘书个人的资料 问题2 资料如何编排 使用文件夹文具文件夹的排列方法写标签的方法 第二单元 信息管理技巧 信息的收集 收集的信息应具有以下特点 带有全局性 方向性 综合性 与社会组织的整体发展情况和大局相关能为变换着的中心工作和领导者的临时需要等突发性任务做好信息资料的准备具有较长时期的使用价值 信息收集的方式传统式收集 即通过文件 会议 电话 资料或报刊等方式了解各方面信息开拓式收集 即在传统式收集的基础上 组织健全的信息网络 从中获取信息 信息收集的主要方法阅读法从广播电视 电话与会议中捕捉调查法交换法 信息的整理 筛选加工编写