某房地产公司行政人事制度汇编.doc

行政人事管理制度第一篇 行政管理制度第一篇行政管理制度1第一章文件资料管理制度2第一节文件管理规定2第二节文件流转规程5第三节档案管理制度5第二章办公事务管理12第一节会议管理制度12第二节办公室管理制度15第三节前台管理制度15第四节印章管理制度17第五节办公用品管理20第三章办公设施管理21第一节办公设施的类别21第二节个人办公设备管理21第三节公共办公设备管理21第四节信息化产品的维护（包括网络安全维护）21第四章总务管理制度25第一节固定资产管理25第二节接待制度29第三节出差管理制度30第四节因公赴港管理33第五节保安、清洁、水电管理33第六节车辆管理规定34第一章 文件资料管理制度第一节 文件管理规定第一条 公司文件管理，是指公司与外界来往的文书以及相关控股企业（含公司内部）各部门之间来往文书，自收（发）文至归档全部过程的办理与控制。第二条 公司文件管理类别划分2.1 按性质分为四类：2.1.1 基本制度2.1.2 运作程序2.1.3 报表图表2.1.4 (CI)规范 2.2 层次分为三级：2.2.1 董事会颁发2.2.2 公司颁发2.2.3 部门颁发2.3 按业务领域分为三类：2.3.1 行政人事管理类2.3.2 财务管理类2.3.3 业务管理类第三条 文件密级规定3.1 外来文的密级划分原则上外来文的密级按原文件确定的密级划分。对公司请示报告的批复和函件的回函等，按公司行文时确定的密级划分。3.2 公司内部文件资料的密级划分3.2.1 绝密文件：凡涉及公司核心机密，知情范围仅限于总经理及总经理指定人员的文件资料：新酬、知识产权、财务文件及其它特殊往来文件3.2.2 机密文件：凡涉及公司重大利益的、知情范围仅限于公司领导及具体职能部门的文件资料：董事会资料重要的工作会议资料公司人事资料公司内部财务往来及相应有关文件资料公司各时期财政收支情况销售策略及销售方案技术文件遵照有关业务资料密级的分类划分3.2.3 秘密文件：凡涉及公司较大利益的，知情范围仅限于具体职能部门及相关部门的文件资料：a) 经济合同、协议及合同执行情况资料b) 财务资料c) 除上述会议资料外的其他所有会议资料d) 公司管理制度e) 客户资料3.2.4 普通文件：除上述三项范畴外的一般性文件资料。第四条 文件编号所有公司文件、合同、协议及备忘录等均须统一编号。对外文件由总经理秘书负责统一编号，对内文件由行政人事部指定专人编号第五条 外来文件处理5.1 收文程序5.1.1 凡外来公司文件（指实物性文件）统一交前台按收件人名称登记分发5.1.2凡写给公司的公文由总经理秘书按领导批示，送有关部门或人员阅办。阅办后须在阅批表上签名，并记录办理结果，最后交回总经理秘书处存档。5.1.3由部门承办的外来文，送部门经理阅批。阅办后须记录处理结果，并存档。5.2 所有对外文件，用“百 ”编号。5.3 所有对外签订的合同均用“百 ”编号。第六条 发文程序6.1 公司内部文件（公告、通知、决定等）一般采用电子文档，文件的签发和颁布一般也采用电子格式6.2 发文程序要遵循文件传阅规定6.3 由拟稿人员校对签字，并附发文稿和文件处理单，送部门领导会签。6.4 部门主管领导审签，由拟稿部门送有关部门会签，报总经理签发后，送总经理秘书。由总经理秘书将签发后文件颁布在公司公共网络平台上。6.5 原稿、发文稿以及正本交总经理秘书处存档；工程部门的业务发文交工程秘书处存档。第七条 上报文件程序(1) 部门或员工本人的报告、建议、要求等由拟稿部门或本人加附文件处理单送总经理秘书。(2) 总经理秘书编制文号，送总经理阅批。(3) 总经理秘书根据总经理批示办理。(4) 总经理秘书将原件及文件处理单存档。第八条 文件传阅所有文件统一交指定责任人传递，责任人加附文件处理单后，按顺序交有关领导及部门阅批，并作好传递登记，每处阅毕需将文件退还责任人。第九条 文件存档9.1 凡属公司对外的合同、备忘录、协议书正本、客户资料、工程建筑类资料一概存档案室，任何合同签定后的备忘录、协议书、补充合同等均须按合同审批程序报批。9.2 凡属公司对外的收、发文正本均存总经理秘书处。9.3 每年五月一日前，各部门将上年度的档案整理成卷，交档案室存档。第十条 文件调用10.1 凡须调用秘密级文件及公司内部调用机密文件，须经主管副总批准；调用绝密文件或外单位调用机密文件须报总经理批准。10.2 各部门应做好调用文件登记工作，机密、绝密文件如需复印，由各部门负责人审批。10.3 文件销毁程序10.4 凡销毁文件须填写文件销毁申请表，普通级、秘密级文件的销毁，由部门主管领导批准；机密级、绝密级文件的销毁须报总经理批准。10.5 销毁文件须由二人执行。10.6 所有规范文件，均以A4纸为标准尺寸，并冠以“鹏达地产有限公司文件”文头正文采用小四宋体，1.5倍行距，打印成文上报或下发(图表除外)。第二节 文件流转规程第一条 文件流转包括公司内部文件的审批、签发等程序。第二条 文件流转原则2.1 文件拟订人为文件流转负责人，工程部门的文件流转负责人（限于在公司内流转）为工程秘书；2.2 文件以星形方式流转，每经过一次审批/传阅，都必须回转至文件流转负责人，由文件流转负责人传递至下一审批人，如下图：第一审批人第二审批人第三审批人第四审批人文件流转负责人2.3 文件流转必须附文件处理单（见附件一） 。第三节 档案管理制度第一条 档案收集与整理（立档、归档制度） 1.1 归档范围：档案收集 1.1.1可归档的：指公司在各项活动中直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、音像等不同形式的历史记录 1.1.2不必归档的： a） 未生效的合同、协议书b） 未定稿的管理性文件 c） 重份文件 d） 临时性文件 1.2 公司文件材料的归档范围主要包括 1.2.1公司所有资产的证件类 证件：注明具体的发证日期，有效期限及需要审核日期的 如：企业房地产证、土地所有权或使用权证、固定资产凭证、营业执照、组织机构代码证、进出口资格证、企业资质、国税地税证登记证等 1.2.2公司的各部门在各项活动中形成的文件资料，其它具有利用和保存价值的文件、照片、录音、录像等（附件3：部门编号） a） 行政人事部 1、 企业所有资产的证据（没有具体的发证日期，有效期限及需要审核日期的），如企业变更的申请、登记、注册、企业合同、章程、协议、企业名誉证据、商标、专利公证等。 2、 公文类：包括：董事会或管理机构形成的各种规章、制度、议会、决策、会议纪要、申请、批复、通报、报告、通知、函等 3、 普通文件：其它一般性文件 4、 其它具有利用和保存价值的文件、照片、录音、录像等资料 5、 劳动工资、人事作业、培训的相关文件材料。 b） 法律事务 投资各方签订的合同、协议及其他法律事务方面的文件材料。 c） 发展计划部 经营管理的各种记录、宣传、投资规划及其他相关事务方面的文件材料，情报信息和专利性文件材料。 d） 财务部 财务管理的各种帐册、报表、凭证和文件材料。 e） 工程管理部 按照深圳市城建档案馆对竣工档案归档要求的内容（室内、外各专业的所有综合文字资料、竣工图、电子文档） f） 成本管理部 工程三算（概算、预算、结算） g） 销售管理部 在销售活动过程中所产生、形成的各种销售计划、统计报表、凭证等文件材料。 h） 客户服务部 在销售活动结束后产生的一系列后续工作中所形成的各种文件材料。 i） 商业管理部 部门对外业务中形成的合同、协议和管理工作中形成有保存价值的各种文件材料。 j） 策划部 公司经营活动中的所有策划计划、方案、合同协议、图片、声像等资料 1.3 归档时间： 不同档案的归档时间分为： 1.3.1 随时归档。随时归档适用于以下情况： a） 各类政府部门的批复、复函等原始文件材料、合同、行政人事部流转的文件， 销售合同。b） 机密性文件。 1.3.2 定期归档。a） 每年上半年对上一年度的档案资料整理归档b） 工程竣工档案，在工程竣工的36个月归档c） 财务档案，在隔1年的上半年归档1.4 归档份数： 1.4.1 除工程竣工档案归档份数为；原件一套、复印件二套外，政府的批文原件全部归档 ，一般性文件材料归档一份。 1.4.2 归档的电子文件，应有相应的纸质文件材料一并归档保存。 1.5 归档要求： 1.5.1归档的文字材料，必须做到书写材料优良，字迹工整，图像清楚，格式统一。 1.5.2归档的文档，必须达到完整、准确、系统并由相关部门负责人审查签字。 1.6 归档手续： 1.6.1 归档的文件进行检查，编制移交清单 1.6.2 根据移交清单，严格验收 1.6.3移交清单一式两份（见附表1档案资料移交单，附表2资料移交明细）双方各保存一份，以便查考 1.6.4 交接双方在移交清单上签字 1.6.5 填写档案接收登记表（见附件3：档案接收登记表）第二条 档案保管制度 2.1 档案的安全保护 2.1.1选择档案室要位置恰当（即不在最低层，也不在顶层，）并与办公用房隔离，档案室须安装保险锁。 2.1.2 严禁在档案室吸烟，严禁存放易燃易爆物品与其他物品，保持室内、走廊畅通无阻 ，必须配备适用的灭火器，对室内照明线路要定期检查，发现问题，及时抢修，防止短路引起火灾。 2.1.3 要坚持定期对档案资料进行检查、清理、核对工作，如发现问题，立即向领导报告 ，对破损或褪变档案应及时进行抢救。 2.1.4 档案人员外出时，注意门窗落锁，非档案室管理人员，不经批准不得进入档案室。2.2 档案的保管期限（按照标期法与标时法相结合的方法） 2.2.1永久保存： a) 公司章程b) 股东名册c) 组织规程及办事细则d) 董事会及股东会纪录e) 财务报表f) 政府机关核准文件g) 不动产所有权及其他债权凭证h) 工程竣工档案i) 其他经核定须永久保存的文书 2.2.2 长期保存（50年以下至10年以上）：a) 预算、决算书类b) 会计凭证c) 事业 计划资料d) 其他经核定须保存10年以上第三条 档案的保密措施 3.1 档案的密级确定： 3.1.1 绝密：公司经营发展中，直接影响公司权益的重要决策、文件资料、薪金收入等3.1.2 机密：公司战略规划、经营情况、财务报表、重要会议记录，以及未公开的价格政策、员工人事档案等 3.1.3 秘密：公司统计资料、合同协议、客户资料、以及未公开的销售渠道、市场方案等 3.1.4 普通：公司一般性决定、决议、通告、通知、行政管理资料、宣传资料 3.1.5绝密、机密、秘密文档均属于受控档案；普通文档属于非受控档案；必要时可加盖受控章或密级章 3.2 属于密级之内的档案，都应标明密级，使用单位和个人有责任保守秘密 3.3 凡属有密级的档案，不同密级由不同范围的人员接触使用，不得擅自扩大使用范围 3.4 外出工作人员携带机密文件的，须经主管部门批准，并采取安全措施方可带出 3.5 机密文件必须存放在机要室铁皮柜内，并经常检查其保管情况。如发现失、泄密问题要及时向领导汇报，并采取措施，防止扩散 3.6 每年传阅或办理完毕的机密文件，应按要求收集齐全，及时向上级机要部门清退， 或经主管部门许可，自行立卷归档，由本单位综合档案室集中保存 3.7 严格执行档案的借阅制度，凡规定不能查阅和不该摘抄的档案，一律不准查阅摘抄和复印 第四条 档案利用 4.1 档案借阅与索取制度 4.1.1 总经理、副总经理借阅档案（包括证件、文件资料的原件及复印件）可通过档案管理的文书人员办理手续，直接提档。 4.1.2公司其他人员需借阅档案时，要经部门主领导批准，必须在档案借阅登记簿（见附件7：文件原件借还登记表；附件5：文件复印件借件登记表）登记后方可借阅，受控档案、文件须经行政总监及以上级领导批准方能借阅。 4.1.3所有借阅人员本人在借阅登记簿（见附件4：文件原件借还登记表；附件5：文件复印件借件登记表）签字后，既是认可档案管理人员已与本人进行原件及复印件的交接，如有遗失或损失现象均由其个人负责。 4.1.4对证件、文件资料的复印件，除在档案借阅登记簿登记外，必须写明借件用途4.1.5 借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。借阅档案（包括证件、文件资料的原件）必须按期归还，如超过规定时间还需借用，应办理续借手续，逾期不归还的可适当给予处罚并追究当事人责任 4.1.6凡查、借阅者对所查借阅的档案材料，应确保安全、完整，不得撕毁、折卷、划线、打圈、涂改、剪页、水湿、烟烧，以保证档案的完好无损 4.1.7 借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发生遗失或损坏，按照档案法相关规定处理4.1.8 借阅者必须遵守保密规则，所查、借阅的档案材料，未经有关领导同意，不准复制、拍照和对外公布 第五条 档案的销毁 5.1 任何部门或个人非经允许无权随意销毁公司档案资料 5.2 保存期满或者在保存期内没必要继续保存的档案，应及时予以销毁，销毁程序必须经有关部门合议，报总经理认可，由行政人事部执行。 5.3 若按规定需要销毁时，凡属密级档案须经总经理、副总经理级领导批准、法律事务部门核实无误后方可销毁，一般内部档案，须经主管领导批准、法律事务部门核实无误后方可销毁 5.4 经批准销毁的公司档案，档案人员要认真填写、编制销毁清册，由专人监督销毁。 销毁档案需二人以上监督销毁，并在销毁清册上签字，销毁清册永久保存。 附件1：移交单 附件2：资料移交明细单 附件3：档案接收登记表 附件4：文件原件借还登记表 附件5：文件复印件借出登记表 第二章 办公事务管理第一节 会议管理制度第一条 会议种类、组织及参与人员1.1 公司、各部门根据需要确定相应会议，会议应根据会议流程（见附件一）定期、定时、定人召开。1.2 会议分公司员工大会、经理工作会、总经理办公会、周工作例会、招投标会、总经理或者副总经理召集的其他会议、部门协调会、临时工作会等。1.3 会前必须由会议召集人确定会议秘书。会议秘书负责会议通知、资料准备、会议记录、会议纪要的整理、会议纪要督办情况的备案以及相关其他联络。1.4 公司员工大会。是公司全体性会议，参加人员为公司全体员工，由总经理或委托人员主持召开，会议议题及时间由总经理决定。会议视情况召开，临时予以通知。1.5 经理工作会。是经理年中和年末工作例会，参加人员为公司部门副经理以上员工，由总经理主持召开。1.5.1 经理工作会具体召开时间：“年中经理工作会”定于每年七月中旬召开；“年末经理工作会” 定于每年十二月下旬或次年元月上旬召开。1.6 总经理办公会。是公司行政性会议，是总经理实施行政管理的高级会议。由总经理、副总经理参加，行政人事总监为会议秘书，公司执行董事代表监督委员会列席会议。必要时可邀请相关人员列席参加。总经理办公会，根据需要由一名副总经理以上职位人员提议即可临时通知召开。主要议题：（1）拟订公司年度经营计划（包括资金、工程、人员编制计划及调整）和投资方案；（2）讨论以及审核公司经营管理制度；（3）研究部门经理（含）以下经营管理人员的聘任和解聘；（4）会议秘书负责向各主要负责人收集主要问题的议题；（5）其它有关公司的重大经营管理等事项。1.7 周办公例会。是公司业务性会议，由总经理主持召开。参加人员为总经理、副总经理、行政人事总监，公司执行董事代表监督委员会可列席会议。必要时邀请其他人员参加。周办公例会定于每个星期一上午9：10开始召开。主要议题：（1）检查工作计划执行和完成情况；（2）须公司各部门协调和通报事项；周工作例会由总经理秘书做纪录，形成纪要发送至各部门/项目经理、副经理或负责人。 1.8 招投标会。招投标会分为工程、材料（设备）招投标会和其他外包业务招投标会。1.9 其他会议根据情况经相关领导审批后再通知人员参加。其他会议根据需要以召集者或会议秘书通知为准。第二条 会议通知以及会议表达2.1 所有会议由会议秘书以邮件形式通知，重要会议由会议秘书再次以电话或口头形式确认、落实到与会人员。以邮件发出为准，一般会议提前一天通知，重要会议提前三天通知。2.1.1 会议通知必须明确会议召开的时间、地点、与会人员、会议议题。凡需要董事长参加的会议，其会议通知必须抄送其秘书，以统一协调。2.1.2 总经理办公会必须经过总经理审批即可予以通知召开；其他会议必须根据授权经过相关领导同意才能予以通知召开。2.2 如果确因工作或其他正当理由无法出席会议的，必须会前以邮件或电话形式向会议召集人请假，同时抄送会议秘书在会议纪要中备案；如果确因情况紧急的，可以会前以口头形式向会议召集人请假，但事后必须以邮件形式将未参加会议的原因发给会议秘书在会议纪要中备案。而委托人员参加者，以口头或书面委托形式表达意见。2.3 会前由会议秘书落实上次会议纪要执行情况。同时，会中由会议秘书记录并整理成纪要。2.4 会后必须根据会议讨论结果形成决议或会议纪要，会议纪要必须在会后四十八小时内整理完毕并送交有关领导审阅。2.5 会议决议或纪要必须经过相关领导审核后才能以电子邮件形式分发到有关人员及部门2.6 重要会议形成的会议纪要必要时必须进行会签。2.7 重要会议纪要应按照相关规程编号，且规定文件执有人，并及时、规范的按分级管理要求分发、存档、上报（可通过电子邮件传递）。不经过公司允许不得随意复印、邮发会议纪要，否则，给予纪律处分。第三条 会议纪律3.1 与会者出席会议前必须有准备，与会者发言应注意言语精炼，抓住主题，提高会议效率；与会者在会议期间不允许发表与会议无关的话题。 3.2 与会者和主持者必须坚持公开、公平、民主的原则，允许与会者发表不同意见，但不得借此扰乱会议秩序。3.3 与会人员不允许随意离会、进出会议室；个人公事、私事一律会后处理（如有紧急事情或临时事情处理必须向会议召集人请假，经同意后才能离会）。3.4 与会者必须准时出席会议，不得无故缺席、迟到，原则上不准请假。3.5 与会人员必须按照规定对讨论过程、内容、结果保密第四条 会后决议及纪要的执行4.1 如缺席或委托人员参加会议的，会议所形成的决议及纪要均被视同认可，且必须遵照执行。4.2 与会者必须贯彻执行会议形成的决议及纪要相关内容，做到有布置、有落实、有检查、有反馈，并形成书面记录。4.3 由会议召集人或委托其他人员督办会议决议或会议纪要的落实情况，并将决议及纪要落实情况由其直接或通过会议秘书及时向会议召集人报送会议纪要督办表（见附件二），并反馈给会议秘书备案。除公司有特别要求的，与会者应迅速向本部门传达会议精神。4.4 对会议决议或会议纪要贯彻执行情况，纳入员工考核内容。第二节 办公室管理制度第一条 办公时间不得擅离职守、随意串岗，因公外出需向主管领导说明。第二条 不得在办公时间内因私会客长谈，确需会见的应到会客室会客，并尽量缩短会客时间，来访客人未经允许不得带入办公区；公司领导的客人需在办公室会见的应有秘书下楼引领。第三条 严禁在办公室内大声喧哗、吸烟、闲聊、赌博和从事其他违法活动。集团办公区域内，不得出现手机铃声（须调至震动或静音）；违者予以20元处罚。第四条 使用电话时应注意文明礼貌、长话短说、尽量压低音量第五条 养成清洁、整齐的良好习惯，注意个人卫生，保护地面及桌面清洁，文件资料摆放整齐，重要文件注意保管，每天下班后将桌面进行清理，将重要资料、物品放入柜内锁好。第六条 爱护公司财产，包括各类办公设备，若无故损坏，视情节给予处罚。第七条 员工衣著要求：在工作时间，凡公司统一发放工作制服（除劳保服外）的员工，必须统一着装；其他员工可着便装，但必须得体，不得穿短裤、背心、拖鞋、超短裙；男士须着有领上衣。凡遇正式场合（如会议、谈判、商务活动等）或事前约定场合，男士必须着正装、衬衣、领带、西裤、深色皮鞋，女士必须着职业套装（裙）或其它适合正式场合的服装；第八条 员工上班时必须佩带工作卡，行政人事部将不定时进行抽查。第三节 前台管理制度第一条 前台设置1.1 公司办公楼由于工作需要设置“前台”岗位 ，该岗位隶属行政人事部管理，由行政人事部考核和监督执行。1.2 前台工作人员必须外树公司形象、内立服务标准。第二条 报纸、杂志和信件的分发 按部门分类，并及时送达相关部门，建立发放记录（见附件一：公司报刊信件登记表），由收件人或者代收人签名确认；第三条 文件的收发3.1 建立收发文登记表。（见附表二：公司收发文登记表）3.2 公司内部文件在一个小时内必须送达相关人员，并记载文件收发表，由收件人签名。3.3 公司外部来文请进行收文登记，并请发件人签名（如果没有发件人请记录文件来源）。第四条 办公用品、清洁用品、瓶装水的预定、入库、领用及登记4.1 建立公司物品发放登记表（见附表三：公司物品发放登记表）。领用前必须经行政人事部审批，领用人必须签名，并汇总月度办公用品支出报行政人事部备案。4.2 对离职人员以前使用一些办公用品如订书机、计算器、台灯等负责收回，建立台帐并重新发放给其他员工进行二次利用。第五条 会议室的预定会议室提前二小时进行预定，前台按照会议重要性进行安排。第六条 集团电话表的更改（手机、分机）对联系方式和通讯号码，两个月更换一次，必须保证号码的正确性。第四节 印章管理制度第一条 管理原则1.1 公司印章（包括公司章、合同章、工程专用章、财务章、法人章等）由公司指定专人负责保管使用，保管人盖章需坚持原则，按公司制度、管理流程和授权审批制度正确使用。1.2 原则上不准携公司印章外出，特殊情况须经总经理批准，并办理借章手续，严防印章失窃。1.3 建立印章使用登记册，按本办法规定使用。1.4 公司印章的刻制统一由行政人事部负责；凡刻制带有公司名称字样的印章必须报总经理批准；公司所有印章样式作备份存档案室后由保管人签字领用。1.5 财务章、财务部保管的法人财务专用章的使用仅用于办理银行业务，由财务部另行制定办法，报总经理审批后存行政人事部备案。第二条 印章的保管2.1 公司章、合同章、法定代表人财务私章和法定授权人私章由专人负责保管；若保管人因故外出，则由行政人事总监临时指定专人负责保管；存档专用章由总经理秘书负责保管。2.2 财务印章由公司财务总监负责保管；法人印章由指定专人负责保管。2.3 工程专用章由工程秘书负责保管，其使用办法另文规定。2.4 租售中心印章由行政人事部委派专人负责保管。2.5 公司其他分支机构印章由行政人事部委派专人负责保管。第三条 印章的使用和审批3.1 使用和审批原则3.1.1日常经营业务事项由总经理或总经理授权人书面签署为最终审批，经审批后方可使用。特殊情况，须有总经理或其授权人通过电话等形式批准，事后补写书面签署文件。3.1.2公司印章使用必须履行登记手续。当事人须填写用章登记表，写明用章时间、事由、数量、经办人、批准人签字等；印章使用登记册按部门建册登记管理。工程合同，招、投、定标文件，报经总经理审批签字后，即可加盖公司印章，经办人按部门在印章使用登记册上做好登记。3.1.3凡加盖公司印章的文件必须当即留有一份原件存档案室；若有待对方盖章时，保管人须在印章使用登记册予以注明，明确文件归档期限，并及时催交文件送达档案室归档；若出现无法留有原件存档案室时，档案室必须保存复印件。3.1.4原则上不允许签订开口合同。若确有必要，须报总经理批准后方可盖章。3.1.5对空白稿纸和空白介绍信等证明一律不得盖印。非文件用印必须填写“文件盖章单”，并经主管副总签字同意方可。3.1.6一切印章使用均须履行审批、登记手续，保管人未经审批无权擅自使用公司印章，保管人对不符合规定的用章必须予以拒绝。3.1.7对违反本规定使用公司印章以及造成公司损失的或不良后果的，将依照公司制度追究当事人及相关负责人责任并予以相应处罚。3.2 公司主要印章使用范围和审批原则3.2.1公司公章a) 凡涉及到对外投资、股权变更、经济技术合作等重大事项，须经董事长批准；b) 凡以公司名义签订的各类经济、技术、广告、策划合同及合作协议书等文件，须经总经理批准；c) 凡涉及公司房产、地产、重要的经济、技术合同、合作协议书，须经总经理批准；d) 公司的对外招、投、定标文件等相关资料，以及以公司名义对施工单位/供应商印发的各类通知、报告、公函等常规性文件，须经总经理批准；e) 凡需加盖公司公章的所有报政府部门的报告、公函等须由总经理批准；f) 凡工程在施工过程中涉及到对外单位联系收等业务时，须根据总经理办公会议指定负责人审批。g) 纳税申报、银行开户、财务报表、员工工资、审计等资料需加盖公司公章，须经财务总监审批；h) 贷款、对外担保、银行开户等须由董事长签字后盖章；i) 银行保函等须经董事长签字后盖章；j) 招调工、调干、办理户口、出国审批表、办理港澳通行证、须经行政人事总监批准；k) 各种证件，通知书、聘书、荣誉证书、奖状、暂住证、社会保险、车辆年审、车辆办保险、考试申报、职称申报表、结婚证明、个人收入证明、领取包裹、证明材料、企业各类年审、年检等，须经行政人事总监批准。l) 凡涉及对司法部门用章须经行政总监批准。3.2.2法定代表人财务私章、法定授权人私章a) 法定代表人财务私章由财务部会计保管，仅限于办理银行结算业务，使用审批流程按财务制度办理；b) 法定授权人私章仅限于公司销售部买卖合同专用，由总经理授权，客户服务部经理审批后方可用章；c) 标准格式的授权委托书，由主管部门经理审批后方可用章；其它，须由总经理审批后方可用章。3.2.3财务专用章财务专用章由财务部指定专人保管，仅限于办理银行结算业务，使用审批流程按财务制度办理。3.2.4买卖合同专用章买卖合同专用章由客户服务部指定专人保管，仅作为公司销售部买卖合同专用。由客户服务部经理审批后方可加盖买卖合同专用章。3.2.5工程专用章工程专用章由工程部秘书负责保管，使用按现有审批程序办理。3.2.6分支机构印章由行政人事部委派专人负责，须经行政人事总监批准后方可用章3.2.7公司其他印章（如红树西岸等）按此规定执行。第四条 印章检查及处罚4.1 行政人事部负责对各部门的印章管理和使用情况进行不定期抽查4.2 对违反本制度、一经查实，视情节严重将对经办人给与通报批评或按公司劳动人事管理制度第二节第二条给与警告直至解除劳动合同的处分；情节严重，对公司造成重大损失的，将依法移交司法部门，追究刑事责任。第五节 办公用品管理第一条 办公用品实行采购和保管分别由专人负责的管理办法，行政人事部第二条 根据库存情况，填写购买用品申请表，按有关规定统一申报、购买。第三条 采购工作由行政人事部专人负责，凡购置二种以上的物品，须附商第四条 场出具的明细单。第五条 各种办公用品由专人兼职保管，并建立收发台帐，做好入库验收及第六条 发放工作，并将入库、出库明细输入电脑。第三章 办公设施管理第一节 办公设施的类别1、 网络网络设备，服务器，电子邮件、网络环境/应用。2、 个人办公设备办公电脑（包括台式、笔记本式、PDA），电话，扫描仪，数码照相/摄像/录音设备，个人打印机，对讲机等。3、 公用办公设备复印机，投影仪，传真机，打印机，扫描仪。4、 应用系统网站，各业务系统。 第二节 个人办公设备管理第一条 个人办公设备领用时需本人签字确认并负责保管，由行政人事部建立个人办公档案。第二条 工作岗位变更或离职时，需及时办理设备交接手续并经行政人事部核实，设备发生损坏、遗失时，要及时填写“信息化产品/设备损坏、遗失情况说明表”（见附件2）报行政人事部，经核实后由行政人事部处理，否则，将视为该保管人责任，需按设备价格赔偿。第三节 公共办公设备管理第一条 公用办公设备由行政人事部指定专人负责保管，部门公用办公设备由部门主管指定专人负责保管并报行政人事部第二条 当保管人发生岗位变更/离职时，需报告行政人事部并指定新的保管人，办理交接手续。第四节 信息化产品的维护（包括网络安全维护）第一条 信息化产品及设备的使用1.1 网络1.1.1严禁擅自关闭已经安装的病毒防护软件。1.1.2严禁随意更改电脑IP地址。如：IP地址、机器名等。 1.1.3员工不得使用在线聊天工具（包括MSN、ICQ、QQ等），确有工作需要使用者由各公司总经理批准后方可开通，并实施监控检测。1.1.4员工不得在工作时间内访问无关网站，从事与工作无关的事情，更不可浏览黄色、反动等网站；禁止从网上下载软件。若确因工作需要须下载软件，须报行政人事部同意，由日讯公司技术人员负责下载并作好下载登记。 1.1.5经常出差员工携带的笔记本电脑在连入办公网络之前，一定要使用杀毒软件彻底查杀病毒，并启用防病毒系统才能联入集团网络。各公司行政部负责检查控制，防止病毒从此进入集团网络。1.1.6网络必须有密码（不能为空），密码不得向他人泄露。1.1.7外来单位手提电脑原则上严禁使用集团网络，确有工作需要者，需经各公司报批后向日讯申请IP。1.1.8员工电脑有遭受病毒攻击征兆时，需即刻关机并向日讯公司报告，等候技术人员处理后方可使用。1.2 个人电脑1.2.1 禁止员工使用个人电脑从事任何与工作无关的事情；1.2.2 员工上班开机后必须及时将Outlook打开，并设置邮件到达自动提醒功能；1.2.3 为避免邮箱存储容量爆满，保证邮件的正常收发，必须定期清理个人的邮件；1.2.4公司的各类规章制度、常用表格、通讯录等都放在“Outlook”中的“公用文件夹”内，供员工查询使用。当新员工入职时，其指定入职引导人要明确告之；1.2.5 网上邻居上“Bsd_svr”中的“software”文件夹内放置了常用的办公软件，员工可直接安装使用；1.2.6员工要养成定期查毒和及时升级防病毒软件的习惯；日讯公司技术人员配合行政人事部，会不定期地抽查电脑防病毒库升级情况。对于没有及时将防毒软件升级的人员，第一次予以口头警告，第二次予以通报批评，三次以上（含三次）予以50元/次罚款，在当月工资内扣除。1.2.7 每台电脑均需设置开机密码及网络登陆密码、屏幕保护密码，普通用户密码每叁个月更改一次，财务等部门用户密码每贰个月更改一次；1.2.8尽量不要使用共享文件夹，传输文件应使用邮件，不能把文件夹共享给所有人，若由于工作需要必须使用共享文件夹，必须针对用户权限共享。对于必须要放在网上邻居中的共享文件，必须要设置好查阅权限，尤其是机密文件，更要注意保密性；1.3 传真1.3.1 传真机由行政人事部指定专人负责管理；1.3.2 传真的接收：传真由行政助人事部统一接收并及时转发给相关人员；1.3.3 传真的发送：不得传真私人资料和未经批准手续先行发出传真；不要把下列稿件传入传真机： 涂改液未干 稿件有皱纹或折缝 稿件严重卷曲 稿件有涂层 炭纸或背面有炭的稿件 破裂的稿件 稿件过厚 稿件小于148 105mm1.4 电话 1.4.1严格限制打私人电话；有工作需要的员工，可填写文件处理单申请长途电话的权限，经主管领导签字同意后，报行政人事部经理审批；所有长途电话密码由行政人事部统一管理；每月下旬，行政人事部统计上月公司长途电话拨打的情况，并将长话明细以邮件形式发送给相关员工确认。如果有非公事产生的长途话费在该员工当月的工资中扣除；1.5 复印机1.5.1 复印机由行政人事部统一管理1.5.2不得用公司复印机从事私人事务；1.5.3公司各部门拥有各自的复印密码，员工在复印时应使用本部门的密码；1.6 应用系统1.6.1 应用系统的建设方案、维护与升级委托日讯公司执行；1.6.2为保障应用系统的正常运行与信息准确，应用系统采取部门负责、指定责任负责人的制度，日讯公司只负责执行责任负责人或行政人事部的请求。1.6.3公司网站由策划部负责维护（内容更新、改版等），公司新推出的项目，策划部应及时写出需求说明书，提交日讯公司或专业公司制作，最后由日讯公司提供技术支持；1.6.4 财务系统由财务部负责。第二条 信息化产品及设备的管理2.1 信息化产品/设备属于公司固定资产，采取责任人（部门）领用、保管的管理方式，由行政人事部负责申购审批、发放/收回、登记造册、核查工作。2.2 信息化产品/设备的变更/申购，因工作需要，需升级、更换、购买信息化产品/设备时，由需求部门（个人）填写“信息化产品/设备更换/申购表”（见附件1），部门主管签署意见后报行政人事部，由行政人事部批准后统一安排执行。2.3 网络是公司办公环境的重要保障，由行政人事部统一管理，网络技术建设、维护与升级委托日讯公司负责，行政人事部负责网络资源的增加、分配与调整，网络使用权限的授/撤，功能变更的审批，日讯公司将根据行政人事的要求执行上述操作。各部门（个人）有上述需求时，需填写“公司办公网络使用/变更申请”（见附件3），报行政人事部审批后执行，任何部门（个人）无权要求日讯公司执行上述操作。第三条 信息化产品及设备的维护3.1 公司委托日讯提供常年信息化产品/设备维护服务（已委托其他公司服务的除外），由日讯公司负责提供技术支持与维护服务，行政人事部作为信息事务负责部门，与日讯保持沟通与提出服务请求；对日讯的服务内容、质量、完成情况进行检查、监督。3.2 日讯公司负责信息化产品/设备的使用、维护培训（每年至少一次全面培训，专门培训不定期举办），所有员工须接受培训并参加培训考试，对于考试不合格者将予以通告并限期通过考试。3.3 信息化产品/设备出现故障时，由保管人填写“维修服务申请表“（见附件5）通过Outlook发送给行政人事部行政助理，由行政助理转发给日讯公司。维修完成后，需由保管人在维修单上签字确认；每月底，日讯公司将每月的维修情况统计表反馈给实业公司，行政人事部负责进行核查。附件1附件2：附件3：第四章 总务管理制度第一节 固定资产管理第一条 总 则1.1 公司资产仅指实物资产，含公司“固定资产和其他资产”。1.1.1 “公司固定资产”指“单位价值2000元以上（含），且预计使用年限二年以上”的房产、地产、公司内其他财产(包括办公装修、设施、设备、电子电器设备、网络设备、电话线、运输设备等)。同时也包括“本公司移交给深圳鹏达物业有限公司无偿使用的固定资产”（由于产权还在本公司，公司行政人事部部和财务部也应备案）；1.1.2 “公司其他资产” 指“单位价值2000元以下，或预计使用年限二年以下”的房产、地产、公司内其他财产(包括办公装修、设施、设备、电子电器设备、网络设备、电话线、运输设备等)。同时也包括“本公司移交给深圳鹏达物业有限公司无偿使用的资产”（由于产权还在本公司，公司行政人事部部和财务部也应备案）；1.2 公司资产管理坚持“谁使用谁保管”和“公共设施、设备由行政人事部/部门保管”的原则。各部门固定资产的管理和使用应坚持统一政策、统一领导、分级管理、责任到人、物尽其用的原则。1.3 行政人事部和财务部为公司资产管理的责任部门。行政人事部主要负责建立健全各项管理制度、合理配备、节约并有效使用资产，提高资产使用效益，保障资产的安全和完整。 财务部主要负责资产帐目管理，协助行政人事部门清理公司资产。1.4 具体管理措施：以下列类别划分，由公司指定部门分别负责管理，其管理及保养细则由公司管理部门会同使用部门施行：1.4.1公司办公设备落实到个人，由个人或所在部门负责人保管；公共设备由行政人事部统一登记管理；1.4.2网络设备委托日讯代为保管；1.4.3运输设备（车辆）由车队负责人负责保管；1.4.4工程项目部的办公设施、设备等由项目经理负责管理、保管；1.4.5其他资产或闲置资产由行政人事部与财务部统一管理。1.4.6售楼处和施工工地的办公用品统一由行政人事部进行管理，样板房的固定资产由物业公司统一管理。第二条 盘点和验收2.1 公司资产由行政人事部予以盘点、登记、分类编号、粘贴样签，并记入“公司资产登记表” （见附件一），2.2 对符合“单位价值2000元以上，且预计使用年限二年以上”标准的资产予以单独建账核算，其余的纳入低值易耗品进当期成本。同时，购入资产报销时应由行政人事部部填制“公司资产登记表“，明确资产的编号、领用部门、存放地点，财务部复核后据此入帐。对不符合入帐标准的行政部列入其他资产，财务进当期成本。2.3 由行政人事部组织盘点，即行政人事部会同财务部每年年末对公司资产进行全面清查盘点，公司各部门和全体员工必须配合清理。2.4 财务部和行政人事部按资产性能，定期对资产进行验收，如与原“公司资产登记表”记录有出入，应立即查出变更原因，明确其责任归属。第三条 购置及登记3.1 由于工作需要必须添增资产，由申请人填写“公司资产变更（ ）申请单”（见附件二），经部门主管批准后送行政人事部查核且调配，经查核无法调配时，再按权责规定呈报核准、审批后实施采购。3.2 申请单上应详填名称、型号及规格、数量、购买时间、金额等资料。3.3 呈报核准、审批程序。资产购置申请人必须将“公司资产变更（ ）申请单”报经行政人事部、总经理审核。行政人事部在年度资产预算范围内核定后，报公司总经理审批3.4 购置后由行政人事部及财务部转记入“公司资产登记表”，行政人事部应定期与财务部核对的记载事项，如有缺漏事项应即通知补正。3.5 资产预算及购置计划既要从实际需要出发又要注意节约，要根据各类资产的配备情况及使用标准合理配置，充分利用现有资产，防止积压浪费。对按规定实行统一采购的资产，要提供详细的使用目的并写明详尽的功能等要求。 3.6 受赠处理。资产因其他公司拨入，捐赠而取得者，应填明价格，如原价无法查得或根本没有原价者，得由财务部予以估价，并按第3.4资产增置手续办理。3.7 房屋及建筑物等不动产取得所有权后，转记入“公司资产登记表”（见附件一）变更时亦同。产权证件存放档案室，行政人事部、商业管理部和财务部需登记造册。第四条 移转、抵押、修复、闲置及报废的处理4.1 公司资产在公司内相互拨转时,应由移出部门或移交个人填写“公司资产变更（ ）申请单”（见附件二），由经手人、行政人事部签章且经公司领导审批后，送移入部门或个人签认。行政人事部及财务部转记入“公司资产登记表” 4.2 资产送修处理。资产因故须送厂商修复时，应填写“公司资产变更（ ）申请单” （见附件二），由申请人、其部门主管、行政人事部签章且经领导审批后实施修复，行政人事部及财务部转记入“公司资产登记表”4.3 闲置资产处理。行政人事部每半年应将经营上认为无利用价值的闲置资产予以整理，填具“公司资产变更（ ）申请单” （见附件二），拟定处理意见后呈报总经理。同时，转记入“公司资产登记表” 4.4 资产报废。资产损耗无法修复，或修理不合经济原则，以及按照财务规定资产折旧期满的资产，应由申请人填写“公司资产变更（ ）申请单” （见附件二），注明报废原因、拟定处理意见，送部门主管、财务部、行政人事部及公司领导审批后，由行政人事部及财务部在“公司资产登记表” 第五条 违反制度及责任归属5.1 公司资产增置、转移、抵押、报修、闲置、报废必须按照第四条程序进行，如不经过批准私自变动，经行政人事部查明，造成的损失报财务部估价，由原保管人提交书面报告并承担相应损失。 情况严重者给予“警告”以上处分及经济处罚5.2 行政人事部在盘点或定期验收时，如发现与原资产登记中的记录不符，应及时查明责任归属，提写书面报告，并按第5.1规定办理。第六条 保险6.1 6.1 行政人事部根据公司资产的具体情况，经公司领导审批后可向保险公司投保，以确保资产的安全。第二节 接待制度第一条 对于重要客人来访的接待工作，由公司专门成立的接待小组负责接待安排，做好相应准备工作，各项工作落实到专人负责。第二条 接待规格及档次视重要程度分为以下几类：a) 由总经理或副总经理接待、陪同；由接待小组负责准备照相机、摄像机及公司简介、售楼书等资料，并准备水果、饮品。b) 由相关副总经理或总监接待、陪同，由接待小组负责准备照相机及公司简介、售楼书等资料，并准备水果、饮品。c) 由相关部门经理接待、陪同，并准备公司相关公开资料及矿泉水。d) 陪同接待过程中，参加陪同的公司最高级领导为主发言人，负责向贵宾介绍情况、回答