（历史文献学专业论文）文档一体化管理的构想.pdf

山东大学硕士学位论文 中文摘要 文档一体化管理是文件档案管理工作中的一个重要课题，我国在2 0 世纪8 0 年代引进了国外的文档一体化管理理论，但由于管理体制及技术水平等因素，一 直在缓慢的探索中前进。2 l 世纪是信息技术高速发展的信息化时代，社会各行各 业均不可避免的加入信息化、数字化的改革浪潮，文书档案由实体快速转向数字 化管理，以及档案信息库和数字档案馆的建立使文档一体化成为必然发展趋势， 并得到一定发展。 本文参考了笔者所搜集的大量关于文档一体化的研究成果，并通过笔者的工 作实践经验，运用文件、档案管理的最新理论，探讨了信息化环境下文档一体化 的可行性及实现文档一体化的有效途径。如何利用2 l 世纪的最新技术和现实条件， 全面实施文档一体化，正是本文试图有所创新的重要方面。 本文由五个部分组成，第一部分重点介绍了文档一体化的相关背景及其基本 相关概念：文件、档案、文档一体化的内涵，以及实现文档一体化的重要意义。 第二部分重点介绍实现文档一体化的理论基础：文档连锁法、文件生命周期理论 以及影响文档一体化运作过程的档案管理理论：以前端控制为特征的档案价值鉴 定理论和以来源原则为核心的档案整理理论。第三部分介绍了实现文档一体化的 现实条件和前景，分析了实现文档一体化的七个制约因素：信息技术的发展对实 现文档一体化所起的举足轻重的作用：并提出信息资源一体化管理是社会发展的 必然趋势，是文档一体化管理的发展方向。本文的第四部分是文档一体化软件系 统的实例解剖，根据文档一体化的相关理论在作者工作中进行的实践，介绍了从 调研、建模、功能设计、性能分析到安装部署等过程，进一步验证了文档一体化 在现实生活中的可行性及其重要意义；第五部分重点从体制改革、统一行业标准、 提高从业人员的专业素养、新技术的利用等环节阐述真正有效实施文档一体化的 途径。 5 山东大学硕士学位论文 经过上述的研究，在本文的结束语部分给出了本文的总结：虽然文档一体化 、的真正实施还面临着这样或那样的问题和挑战，但通过有效的改革措施和现代信 息化技术的有效利用，文档一体化必能达到更完美的效果。 6 关键词：文档一体化；文件生命周期理论：档案管理 山东大学硕士学位论文 a b s t r a c t i ti sa l li m p o r t a n tr e s e a r c hs u b j e c tf o rr e a l i z i n gt h ea r c h i v e su n i f ym a n a g e m e n ti n a r c h i v e sm a n a g e m e n t t h ea r c h i v e su n i f yi si n t r o d u c e di n t oo u rc o u n t r y ，h o w e v e r , b e c a u s eo ff a c t o r ss u c ha sm a n a g e m e n ts y s t e ma n dt e c h n o l o g yl e v e l ，w h i c hk e 印砒 r e t a r dt h ea r c h i v e su n i f yd e v e l o p i n g , a n de x p l o r et h ew a yf o r w a r ds l o w l y i n f o r m a t i o n t e c h n o l o g yi sd e v e l o p i n ga tt o ps p e e di n21 醴c e n t u r i e s , s oa l lp r o f e s s i o n sa n dt r a d e s e n t e ri n f o r m a t i o na g e ，d i g i t i z e dr e f o r m a t i o nw i t h o u te x c e p t i o n a r c h i v ea n df i l e s m a n a g e m e n tc h a n g eq u i c k l y f r o me n t r yt o d i g i t i z a t i o nm a n a g e s , a n da r c h i v e i n f o r m a t i o nw a r e h o u s ea n df i g u r ea r c h i v e sl i b r a r yp u s hr e a l i z i n gt h ea r c h i v e su n i f y ， w h i c hi sn e c e s s i t yr a p i d l yd e v e l o p i n gt r e n d t h ep a p e ri s s u e sf e a s i b i l i t ya n de f f e c t i v ea p p r o a c hr e a l i z i n gt h ea r c h i v e su n i f yi n t h ed i g i t a le n v i r o n m e n t , a n da u t h o ra d o p t st h el a s tt h e o r i z a t i o na b o u ta r c h i v e m a n a g e m e n tw i t ha u t h o r p 准l r e e re x p e r i e n c ea n dr e s e a r c hr e s u l t sa u t h o rg a t h e r i n2 1 c e n t u r i e s ，h o wt om a k eu s eo ft h el a t e s tt e c h n i q u ea n dr e a l i s t i cc o n d i t i o na n dh o wt o r e a l i z ec o m p l e t e l yt h ea r c h i v e su n i f y ，a r ee x a c t l yt h ei m p o r t a n t l yc r e a t i v ep o i n tt h i s p a p e r t h ep a p e ri sc o m p o s e do ff i v ep a r t s t h ef i r s tp a r to ft h ep a p e rf o c u s e so nt h e b a c k g r o u n do ft h ea r c h i v e su n i f ya n dt h eb a s i cc o n c e p t s ：d o c u m e n t s ，f i l e s ，t h ea r c h i v e s u n i f y ，a n dt h ep a p e rr e f e r r e dt ot h ei m p o r t a n c eo ft h ea r c h i v e su n i f y t h es e c o n dp a r t f o c u s e so nt h e o r e t i c a lf o u n d a t i o no ft h ea r c h i v e su n i f y ：t h ec h a i no fd o c u m e n t s ，t h e t h e o r yo fl i f ec y c l eo fr e c o r d sa n dr e l a t i o nt h e o r i z a t i o n ，i n c l u d i n gt h ea r c h i v ev a l u e a u t h e n t i c a t e st h e o r i e sw h o s ec h a r a c t e ri sh e a dc o n t r o la n dt h er e g u l a r i z a t i o na r c h i v e t l l e o r i e ss o u r c ep r i n c i p l ei s r e g a r d e da sw h o s ec h a r a c t e r t h et h i r di n t r o d u c et h e r e a l i s t i cc o n d i t i o na n df o r e g r o u n df o rr e a l i z i n gt h ea r c h i v e su n i f y ：s e v e nf a c t o r sr e s t r i c t t h ea r c h i v e su n i f yd e v e l o p i n g ；t h ei n f o r m a t i o nt e c h n i c a ld e v e l o p m e n tt or e a l i z i n gt h e a r c h i v e su n i f yb e i n gi m p o r t a n t ；a n da u t h o ri s s u e st h ea r c h i v e su n i f ym a n a g e m e n ti sa n i n e v i t a b l et r e n d ，i n f o r m a t i o nr e s o u r c e sm a n a g e m e n tu n i f i e si sar i g h td i r e c t i o nf o rt h e a r c h i v e su n i f y t h ef o r t hp a r t ，a u t h o rr e a l i z e dae x a m p l ea b o u tt h ea r c h i v e su n i f y s o f t w a r e ,a n di n t r o d u c e sm o d e l i n g ,f u n c t i o n a ld e s i g n ，p e r f o r m a n c ea n a l y s i s ，t h e i n s t a l l a t i o no ft h ee x a m p l e ，a n df u r t h e re x p l a i n i n gt h em e a n i n ga n ds i g n i f i c a n c eo ft h e a r c h i v e su n i f y t h ef i f t hp a r ti s s u e st h ea p p r o a c ht or e a l i z et h ea r c h i v e su n i f yb ys y s t e m 7 山东大学硕士学位论文 r e f o r mu n i f yp r o f e s s i o ns t a n d a r da n de m p l o y e eo fp r o f e s s i o n a lc u l t i v a t e dm a n n e r s , u s i n gn e wt e c h n i q u ee t c t h ec o n c l u d i n go ft h i sp a p e ri sg i v e nas u m m a r y ：t h ei m p l e m e n t a t i o no ft h e a r c h i v e su n i f yf a c ep r o b l e m sa n dc h a l l e n g e s ，b u tt h et r e n dr e m a i n st h ea r c h i v e su n i f y u n s t o p p a b l e t h ea r c h i v e su n i f yi sm o r ep e r f e c tb yv a l i de x p l o i t a t i o no fr e f o r ma n d t h e m o d e r ai n f o r m a t i o n b a s e dt e c h n i q u e 8 k e y w o r d s ：t h ea r c h i v e su n i f y , t h et h e o r yo fl i f ec y c l eo fr e c o r d s ，a r c h i v e sw o r k 原创性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师的指导下，独 立进行研究所取得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论文不 包含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的科研成果。对本文的研 究作出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。本声明 的法律责任由本人承担。 论文作者签名：墨垒遁 日期：盖竺之臣z 2 ：主口 关于学位论文使用授权的声明 本人同意学校保留或向国家有关部门或机构送交论文的印刷件 和电子版，允许论文被查阅和借阅；本人授权山东大学可以将本学位 论文的全部或部分内容编入有关数据库进行检索。可以采用影印、缩 印或其他复制手段保存论文和汇编本学位论文。 ( 保密论文在解密看应遵守此规定) 论文作者签毫：魁鸶导师签名：主l 趔苤日期：五芝坌堑：么! ：多秒 山东大学硕士学位论文 皇暑皇一 n un 鼍皇| 绪论 文档一体化的研究早在2 0 世纪3 0 年代就初现雏型，进入8 0 年代以来随着信息 技术的发展，电子文件的大量出现，国家推进信息化和电子政务建设进程加快， 传统的文书档案管理模式面临严峻的挑战。2 0 世纪8 0 年代中，我国档案界提出“文 档一体化”的思路，但由于受到传统档案管理理论、管理体制以及文书工作与档 案工作相脱离等方面的制约而举步维艰。近年来信息技术、计算机网络技术取 得了迅猛的发展，给社会各行各业都带来了突飞猛进的改革和发展，对于文档管 理这一重要的社会工作，这更是一个难得的发展机遇。如今，在办公环境不断电 子化的趋势之下，组织机构的各类业务文档直接在计算机和信息系统中撰写和传 递的比例越来越高，电子文件的主体地位也将逐步确立。我们应充分利用科学技 术日益完善的有利条件，借助推进办公自动化来实现“文档一体化”，进而提高 档案管理水平。 如何适应社会的发展需要，研究新形势下档案工作的新特点，化弊为利，是 我们必须要探究的一个重要问题。文档一体化就是其中重要问题之一。 9 山东大学硕士学位论文 第一章文档一体化的涵义 第一节文件及电子文件的定义 关于文件的定义，观点很多，定义表述也就很多，同时文件终究是社会的产 物，它的定义由于社会的不断发展，也不断与时俱进地变化更新。特别是随着电 子文件的出现，现代文件的概念也发生了变化，在国际档案理事会电子文件委员 会1 9 9 7 年出版的电子文件管理指南中专门讨论了什么是“文件”，然后从文 件这一概念出发定义了“电子文件一的概念。 1 、文件的定义 2 0 0 6 年2 月清华大学出版社出版，5 l 页 i o 山东大学硕士学位论文 且作为其职能、政策、决定、程序、行动或者其他活动之证据，或者由于其所含 内容具有情报价值，而被该机构或该机构之合法继承者所保存或者指定加以保 存的一切簿册、证件、地图、照片和其他记录材料，而不论其物质形式和特性 m 如何”w 。 由此可以看出，现代文件的概念在构成上与过去已经大不相同了。 2 、电子文件的定义 l ：电子文件管理指南给电子文件的定义是“电子文件是适合于数字电子计算 机操作、传递和处理的文件。静显然，对电子文件这样的定义，是符合逻辑的。因 为，电子文件从属于文件，所以其上位概念以及其属概念必定是“文件”。 “我国在中华人民共和国行业标准办公自动化电子文件归档也电子档 案管理方法( 征求意见稿) 中将文件的定义表示为：文件是国家机关、社会组织、 企事业单位或个人在社会活动中为处理事务而使用的各种载体的文字、图表、声 像等记录及相关软件，运行环境说明等数据。在这个定义中，将电子文件产生所 依赖的“相关软件 、“运行环境 这些用于计算机软硬件的词汇引入，来说明在 自 电子文件条件下，文件的组成不再仅包括传统的载体和内容信息两部分。一 从以上文件概念的演变以及各国在文件定义上的共同之处来看，我们不难得 出以下结论：文件的概念从产生至今，其内涵愈加丰富，外延愈加广泛，已成为 一个大的类概念；电子文件是文件的一种形式，是社会发展的产物也是文件发展 的普遍趋势。由此看出文件为一个集合概念，强调现行文件和档案都只是文件运 动过程中某一阶段的代称，都是文件的组成部分。这为文档一体化的定义奠定了 基础。 第二节档案和电子档案的定义 1 、档案的定义 在信息日益庞大的社会生活中，档案与我们的生活有着越发广泛而又复杂的 联系，人们对档案的理性认识也经历了一个由浅及深、由直观到抽象的复杂过程。 迄今为止关于档案定义的众多表述，既反映了这种认识上的复杂多样性，也反映 了人们认识上不断深化的复杂过程。经过大量资料的调研，笔者认为档案的定义 ( 美) 谢伦伯格著，黄坤坊等译：现代档秦一原则与技术) 。档案出版社，1 9 年版，第2 l m 2 2 页 王萍、宋雪雁电子档案管理基础，清华大学2 7 年出版，5 l 页 ， l l 山东大学硕士学位论文 大致可分为“直接判定型 和“抽象概括型 两类。 “直接判定型”定义主要是从档案的实际存在形态角度出发，来直接判定档案 这一事物与其他同类事物的概念界线，确定档案这一概念的内涵和外延。如美国 的谢伦伯格在为档案下定义时，首先为文件下了定义，用以说明档案是经过鉴定 确认有保存价值的文件；法国1 9 7 0 年出版的档案学手册给档案下的定义同样 是以文件为基础；中国的轲鲁成也认为“档案者乃已办理完毕归档后汇案编制留 待参考之文书”w 。这一类型的档案定义出现时间较早，是人们对档案定义认识 初始阶段的产物。在这一定义中可以看出文件和档案二者之间的关系存在着一种 包容和被包容的关系，即档案是文件的一部分，档案包容于文件之中，所有的档 案将都是文件，而所有的文件却不一定都将转化为档案。档案是文件有条件地转 化而来的，文件是档案的前身，档案是文件的归宿，文件与档案是同一事物的不 同阶段；但作为客观存在的物体，二者却是同一的。1 “抽象概括型一定义主要是从档案对社会生活的根本性作用、价值等相对性角 度来定义档案的内涵与外延，这一定义大多认为“档案是某种信息或某种历史记 a 录、原始记录 w 。这一定义是人类社会进入信息化时代，社会发展的结果。如中 华人民共和国档案行业标准档案工作基本用语对档案所表述的定义：“国家机 构、社会组织或个人在社会活动直接形成的有价值的各种形式的历史记录 ，就是 以“历史记录”为基础。目前档案界及社会上所使用的档案定义大多是这一定义。 这一定义由于涉及到“信息 、“文献 “原始记录 等抽象度较高的概念，所以理 解难度大、确指性差，容易生产学术争议，从而导致了档案定义的不确定性。 中华人民共和国档案法明确指出，“档案是指过去和现在的国家机构、 社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接 形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。加 吲在这个定义中，它将文件与档案的关系界定为：文件是档案的前身，档案是文件 的归宿和精华。应该说这一概念也有利于文件、档案一体化管理的理论解释。 2 、电子档案的定义 “电子档案 一般而言是指作为“档案 而在档案中接受和保存的电子文件， 何鲁成：档案管理与整理) 。档案出版社。l 嬲7 年版，第：l 页 陈兆娱、和宝荣主编。档案管理学基础 ，中国人民大学出版社1 9 8 6 年版，第3 页 中华人民共和国档案法 1 9 8 7 年9 5 日颁布 1 2 山东大学硕士学位论文 但作为随着人类步入信息社会而在档案里与新出的概念，电子档案还没用权威文 献的定义。在电子文件管理指南中把作为“档案”而又被档案馆接受和保存 的电子文件称之为“具有档案性质的文件 。我国档案学者项文新提出：电子档案 概念可以定义为“具有保存价值的已归档的电子文件 ，它不仅包括具有凭证价值 的电子文件，也包括了与这些电子文件有关的支持软件、参数、和其他相关数据。 武汉大学刘家真教授认为：“电子档案是那些在计算机环境中形成与运行的作为档 m 案保存的电子文件。一w 第三节文档一体化的涵义 通过上述文件与档案两者定义的综述，可以说明文件与档案两者是不同阶段 的同一事物，但两者又具有不同的本质特性。因此简单的定义“文档一体化”是 不能得出一个科学、合理的涵义，据资料调研显示我国档案界认可的“文档一体 化”涵义有两种：狭义的涵义和广义涵义。 。 “狭义的涵义”指的是机关内文书工作与档案工作合而为一的一体化，实现 方式也仅仅局限在一个机关内部，这一认识与民国时期的“文书档案连锁法 有 一定的关联。“文书档案连锁法”是在一个机关范围内施行的文档管理办法。这一 观点具有一定的片面性，它只把握了文书工作、档案室工作与档案馆工作的局部 联系而忽略了三者在整体上的有机联系。而且它还忽视了文档一体化的理论基础， 切断了文件论和文档一体化的有机联系、文件和档案的密切联系。 “广义涵义 是建立在广义的文件观基础之上的。广义文件观强调现行文件 和历史档案都只是广义文件运动过程中的某一特定阶段，文件管理是档案管理的 前提，档案管理是文件管理的延伸和发展，两者是一个统一的系统工程，因为两 者毕竟是发展阶段不同的同一性质的同一种事物：所以国外对文件、档案一体化 管理的认识既包括一个机关内现行文件与半现行文件管理的一体化，又包括文件 中心与档案馆的业务衔接，这样确保广义文件从产生直到最终进馆都得到全方位 的管理。 档案界学者在定义广义的文件概念时强调文件从其形成到销毁或永久保存是 一个完整的运动过程，通过论述文件运动阶段而衍生出了文件生命周期理论。这 一理论成为了文档一体化的基本理论基础。一直以来国外盛行的文件中心就是文 刘家真，电子文件管理导论，武汉大学出版社。1 9 盼年。5 8 页 1 3 山东大学硕士学位论文 件生命周期理论应用的最佳的例证，它也是实现全面的文件、档案一体化管理的 有效组织形式之一 综上所述，文档一体化的涵义就是：以文件的生命周期理论为主要理论基础， 通过实现文件处理环节和档案处理环节的有效衔接，同时借助现代社会的信息技 术，把“文书处理 和“档案管理 这两个管理系统看成是一个系统工程中的两 个子系统，从组织制度、管理方式到工作程序都实现科学、真正的统一管理，确 保文件从现行阶段到半现行阶段直至非现行阶段的整体运动过程中实现全面控制 和综合管理： 进一步分析，笔者得到文档一体化内涵包括：文档实体生成一体化，即对公 文、档案从生成、流转、归档形成档案直到档案被销毁为止的整个生命周期进行 全面管理；文档管理一体化，从管理体制、组成机构、人员配备等方面保证一体 化的实现：文档信息利用一体化，利用时不用考虑信息是文件信息还是档案信息， 用一条检索命令即可查询到所需要的全部文档信息；文档规范一体化，文档一体 化是一项要求规范化程度很高的工作，国务院办公厅、中共中央办公厅和国家档 案局都制定了相应的文档规范管理。 第四节实现文档一体化的意义 文档一体化管理为信息资源的合理的利用和科学管理提供强有力的帮助，进 而为社会提供高效优质的信息服务。采用计算机技术，可使文档一体化管理的优 越性得到充分的发挥，最大限度地实现信息资源共享，避免无谓地重复劳动，是 实现办公自动化的必要环节。文档一体化系统设计的任务就是建立文档一体化的 系统结构、程序结构、各类文书报表输入输出格式、用户界面、操作方式、确定 功能模块之间的层次关系和调用关系，定义各功能模块之间的数据接口，设计数 据结构，规范约束或限制，进一步保证设计的可行性。归纳起来，文档一体化具 有以下重要的意义： 第一，更好发挥档案信息的价值，提高档案工作的社会地位j “文档一体化 也是文件、档案资源信息化的成果，经过信息化、数字化的档案资源是可重复、 多平台利用的信息资源，容易建立信息资源容灾备份体系，确保档案资源的安全， 夼 充分体现档案信息资源的战略储备作用。斗w 齐红燕，秦艾肖，实现文档一体化的对策与意义，陕西档案 ，2 2 年第3 期第1 8 页 1 4 山东大学硕士学位论文 第二。简化了管理，提高了管理水平。文件与档案之间作用与反作用的关系， 决定了文件管理与档案管理之间同样具有作用与反作用的关系。实行文档管理一 体化后，他们之间的联系更加密切，更有利于两项管理工作相互促进，协调发展、 共同提高。 第三，提高了工作效率；奠把原来各自独立的文件管理和档案管理纳入一个 统一的系统之内，在同一个中心的组织指导下，可以根据档案工作的要求安排文 书工作，有效地协调文书人员与档案管理人员的配合与协作，科学地调节和组织 劳动投入，避免不必要地重复劳动，减少不必要地工作环节，节省人力、财力、 m 物力和时间。嚣w 第四，改善了档案管理人员的工作环境；有利于文档工作整体优势的发挥。 系统学原理告诉我们：系统的属性总是多于组成它的元素在孤立状态的属性，文 书部门与档案部门，如果彼此之间不联系，难以形成整体优势，但当他们形成一 个整体优势时，就具备了发挥整体优势的条件。在这个系统中，档案部门对文书 部门提出具体要求，文书部门对档案部门的工作奠定基础，二者相互协调，相互 促进，可以收到事半功倍的效果。 第五，大大地节约了存储空间与场地，有利于档案工作的标准化、规范化建 设实行文档一体化后为从源头抓起创造了有利条件。从文件的形成开始。一 直到立卷归档，都必须认真执行档案案卷质量方面的标准规范，有效保证文件质 量，从而为档案工作的标准化、规范化奠定坚实的基础。同时，随着电子文档逐 步代替实物文档，进一步大大降低了文档的存储和管理成本。 第六，现代化产品与技术的发展，可以不断满足文档处理手段升级的新要 求有利于档案管理现代化的实现。计算机具有_ 一次输入多次输出一的特点， 它要求严格。不允许有重复或者多余的工作环节实行文档一体化管理，把文件 管理和档案管理两套系统合并成为一套系统，删除了不必要的环节为计算机管 理提供了方便。特别是实现计算机联网或者实行向档案馆上报软盘制度后，可以 加快档案管理现代化的进程。 一第七，为多种信息一体化管理提供经验和基础准备。从长远发展看，网络化 是文献信息工作，包括文档一体化管理系统的发展趋势。网络时代的文档管理， 必将是与多种信息进行整合的全面一体化管理。奥地利国家档案馆的伦波德在第 齐红燕秦艾肖i 实现文档一体化的对策与意义) 陕西档案) ，2 0 毗年第3 期第1 9 页 格 山东大学硕士学位论文 十四届国际档案大会是的报告指出：“电子文件保管程序作为一种单独的应用程 序正在逐渐消失，它开始越来越多地与其他应用程序一体化，信息资源与文件保 管最总将合并，档案部门将因此而变成一个区域性和国际性文化网络。一 周文芳编译新的领新的发展一第十四届国际档案大会第二次全体会议研讨主题述要中国档案，瑚1 年第2 期 1 6 山东大学硕士学位论文 第二章文档一体化的理论依据 第一节文档连锁法 吴宝康教授曾说：“应该说在8 0 年代文件生命周期理论传入中国之前， 早在5 0 年代就已有研究，甚至可以追溯到更早些时候，可以追溯n 3 0 年代的行政 效率运动中的文书档案连锁法。 w 文书档案连锁法是2 0 世纪3 0 年代我国文书档案工作发展的结果，它是将文书 处理与档案管理合而为一的方法，是由机关总收发按照既定的分类表，将本机关 全部收、发文进行统一分类、编号、登记，然后把文件送主办单位办理，随即归 档，由机关档案室依据总收发室已分定的类别立卷保管。文书档案连锁法是基于 文件与档案存在密切关系的认识基础上产生的。文书档案连锁法首创者甘乃光在 1 9 3 4 年发表的文书档案连锁法之试验内政部初期试验之报告中就指出： “寻求文书收发与档案管理之连锁，概以文书与档案本不能分，档案原为归档之 文书，文书即未归档之档案，二而实一者也。”吲在推行范围上，文书档案连锁 法是在机关范围内推行的，这与目前大多数机构的文件档案一体化管理实践相符。 而在一些具体做法上，文书档案连锁法与今天的某些文件档案一体化管理实践相 似。 概括地说，文书档案连锁法就是由总收发室按既定的分类方案，将本机关全 部收发文进行分类编号，采用三联单进行一次登记，然后把文件送至主办单位， 经办完毕的公文随即由机关档案室进行立卷。根据连锁法，似乎文件运转到档案 室就是整个文书档案工作的终结。而事实上，文件向档案室归档恰恰正是档案工 作的开始。连锁法根本没涉及文件的档案管理阶段。因此，连锁法不可能揭示文 件运动全过程中不同阶段的价值形态、服务对象、管理方式等不同特点。 应当说，文书档案连锁法是处于初创时期的中国档案学所进行的一个有益探 索。因其中蕴涵的种种可借鉴因素，我们可将其视为文档一体化的萌芽。 吴宝康主编。档案学概论，中国人民大学出版社，1 9 韶年版，2 铝页 甘乃光。文书档案连锁法之试验一内政部初期试验之报告 1 9 3 4 年发表论文 1 7 山东大学硕士学位论文 第二节文件生命周期理论 2 0 世纪4 0 一5 0 年代，在文件数量急剧增长的专业背景下西方档案学者提出了 文件生命周期理论，它从文件中心的理论解释起步，后来研究范围逐渐扩大到文 件的整个运动过程以及对这一过程的全面管理，并逐步成为西方档案学理论的重 要支柱之一。 文件生命周期理论是“研究文件从最初形成到最终销毁或永久保存的整个运 动过程、研究文件属性与管理者主体行为之间关系的一种理论，是对文件档 案运动过程和规律的客观描述和科学抽象。一w 它是指导文件、档案全过程管理的 基本理论，是现代档案学理论的重要理论成果之一。 中外档案学者对文件运动过程及其特点变化所作论述的核心思想是基本相同 的。它们就构成了文件生命周期理论的基本内容，主要可概括为三点： l 、文件从形成到销毁或永久保存，经历了一个完整的运动过程 根据前面论述我们知道，广义而言的文件概念是泛指人类社会实践活动中直 接产生和使用的一切信息记录，无论文件的载体形式和记录方式如何。文件生命 周期把文件视为一个集合概念，强调现行文件和历史档案都只是广义文件运动过 程中某一特定阶段的代称，都是广义文件的组成部分。 “文件从其最初产生到最终归宿是一个完整的运动过程，该运动现象如同生 命现象一样。一w 文件生命周期理论从运动的角度出发，指出文件的生命过程往往 是文件最初由形成、产生、保管和频繁利用，然后由于文件对形成者的偶尔作用 或潜在历史价值送到机关内部的档案室或机关外的文件中心保存一定时期；最后 当文件的现行业务价值完全丧失后，除具有档案价值的文件移交到档案馆永久保 存外，其他的一概销毁；这一发展过程是连续统一的。其中所谓现行文件和历史 档案只是同一事物的不同运动阶段。 2 、文件的运动过程可划分为多个阶段 深入分析文件生命周期理论，我们可以看出文件的生命周期理论认为，文件 从形成到销毁或永久保存的整体运动过程并非一成不变相反呈现出明显的阶段 性变化。尽管中外基于国情和文档管理体制的差异或观察问题的不同角度，对文 惠玲、张揖哲：档案学概论，。中国人民大学出版社，2 0 0 1 年版第2 i o 页 冯惠玲、张揖哲：t 档案学概论) 。中国人民大学出版社2 0 0 1 年版第2 l l 页 1 8 山东大学硕士学位论文 件运动过程进行略有区别的阶段划分有的分为现行、半现行、非现行三个阶 段；有的分为文件的产生办理、现行利用、过渡保存和历史保存四个阶段等等。 尽管分法不同，却共同反映出文件运动过程具有阶段性这一客观事实。 考察文件运动过程和各阶段，可发现其具有不同特点。“如果将文件的运动过 程统一分为现行、半现行和非现行三个阶段，则各阶段各有其特点。现行阶段的 特点是文件对机关的现行作用最为突出：半现行阶段的特点是文件的现行作用开 始衰退；非现行阶段的特点是文件对利用者的作用基本丧失，只有少数具有长远 价值的则需要永久保存，其它大多数被销毁，此时服务对象由机关扩展到社会各 m 界，保存场所也转移至档案馆。一w 文件的价值就是客体( 文件) 对主体( 利用者) 需要的满足，引起文件阶段 变化的根本原因就是文件价值形态的规律性变化。“美国谢伦伯格阐述的双重 价值颇具经典性。他认为文件有两种价值：一是具有对形成机关的原始价值； 自 二是对其它机关和个人利用者的从属价值，也统称档案价值。 w 我国则对应第一 价值和第二价值。这两种价值在文件运动过程中的变化具有规律性，文件从产生 起首先具有第一价值，然后才有第二价值；并且第一价值逐步减弱，第二价值逐 步显现。 3 、文件在每一阶段的特定价值形态与其服务对象、保存场所、管理形式之间存在 内在的对应关系 考察文件的每一个阶段，可以看出其特定价值形态对应于相应不同的服务对 象、保存场所和管理方式。第一价值决定了文件必然以形成机关为首要服务对象， 文件适宜保存在机关内部。其次当第一价值弱化后，文件便被临时保存在过渡性 机构国外的文件中心和我国的档案室。最后，第一价值丧失又没有第二价值 的文件就被销毁，而显现出第二价值的文件则会为社会各界服务，所以应将其作 为档案保存在档案馆。 上述各阶段文件服务对象、保管场所和管理方式等方面的变化只不过是文件 运动不同阶段的外在表现。只有价值形态的变化才是其内在决定因素。因为现行 文件由机关保存而档案由档案馆保存、现行文件为机关服务而档案为社会服务、 王萍、宋雪雁电子档案管理基础 清华大学出版社2 7 年，第7 2 页 冯惠玲、张揖哲。档案学概论，。中国人民大学出版社，2 0 0 1 年版第2 1 3 页 1 9 山东大学硕士学位论文 现行文件由业务或文书人员管理而档案由档案人员管理等现象，都不足以揭示现 行文件与档案的根本区别，它们的根本区别在于现行文件是记述和传达现行信息 的工具，而档案是一种历史记录。这种区别就是由价值形态的变化决定的。因此， 文件生命周期理论通过揭示各阶段文件价值形态与服务对象、保存场所、管理形 式的对应关系，找到了文件的连续运动过程发生阶段性变化的根本原因从而为 文件的阶段划分提供了科学依据。 总而言之，文件生命周期理论准确地揭示了文件运动的整体性和内在联系， 为文件的全过程、阶段式管理奠定了理论基础，同时文件生命周期理论准确地揭 示了文件运动过程的前后衔接和各阶段的相互影响。为实现从现行文件到档案的 一体化管理，为档案部门或人员对文件进行前端控制提供了理论依据。文件生命 周期理论启示人们重视对文件从产生直到最终进馆的全方位管理，促使档案部门 工作人员大胆地发挥对现行文件管理的正面影响，确保档案管理的延续性和科学 性。因此全面研究、探讨文件生命周期理论是实现文件与档案管理一体化最重要 的理论准备和前提条件。 第三节影响文档一体化的档案管理理论 1 、以前端控制为特征的档案价值鉴定理论 档案工作全书指出档案价值的鉴定就是“根据档案内容对日后工作的有 夼 用性，来预见性地判定对其是否保存以及保存多长时间。 档案价值的鉴定工 作在档案的实际管理中一般并不表现为一个独立的工作环节，而是结合立卷、收 集、整理及日常保管等各工作环节进行。这项工作对于档案的“命运 ，被保存档 案的内容质量，档案能否充分有效地发挥其作用，具有重要意义。决定档案价值 因素主要是档案自身的因素和社会因素。其中档案自身因素中档案内容因素是最 为重要的。档案内容因素主要是指“档案内容所记载的信息是否客观真实地反映 了规律，其具体内容在社会生活中的重要程度，所起的作用，所处的地位如何，一 自 w 等等。要确保档案内容的真实性，这就要求档案工作部门或人员必须对档案施行 前端控制。 陈兆娱档案工作全书 中国人民大学出版社，l 2 年，第l 页 冯惠玲、张揖哲。档案学概论，中国人民大学出版社2 0 0 1 年版第1 9 7 页 山东大学硕士学位论文 所谓前端控制就是“要求档案部门或人员必须在文件产生阶段就积极参与， 以确保档案自身内容的质量及其档案管理的质量，避免重复劳动，提高文档工作 m 人员的工作效率。一w 在实践工作中，现行文件从运动到存贮阶段，需要进行价值鉴定以决定档案 的存毁。文件价值的鉴定是一个以前端控制为主要特征，并有可能伴随文件生命 周期的展开而多次进行的过程。进一步而言，档案部门或人员对文件实行前端控 制，本身就是现行文件和档案一体化管理的实现途径和重要体现，可以消除因现 行文件管理不善而导致档案部门得不到完整档案的弊端，也可以避免因现行文件 管理质量低劣而导致文件处理环节所产生的有效数据不能被档案处理环节所直接 利用，造成了档案人员还必须重新整理的重复劳动。以前端控制为特征的档案价 值鉴定应当与文档管理的全过程同步进行，融入文档一体化管理的过程之中，注 意区分档案的重要程度，合理划分档案的保管期限和是否予以销毁，以确保珍贵 档案的完整性和安全性。 需要进一步说明的是：档案价值的鉴定是档案管理实践和档案管理理论研究 中的新课题，其内容可概括为四点内容：1 、在确保重要珍贵档案完整安全的前提 下承认鉴定结论的差异性、相对性、互补性和可调整性，承认档案价值鉴定问题的 复杂性、模糊性和可兼容性；2 、在强调以职能鉴定为中心的前提下，承认档案来 源、自身状况与属性对档案价值高低的决定作用，承认主体需求的变动有可能引 起档案价值的升降，承认价值观的差异对价值判断的直接影响。3 、文件和档案价 值的鉴定是一个以前端控制为主要特征，并有可能伴随文件生命周期的展开而多 次进行的过程：4 、在可决定存毁、决定保管期限是首要任务的前提下，注意对档 案重要程度的区分。 。 2 、以来源原则为核心的档案整理理论 “来源原则指的就是档案馆按照档案的来源进行整理和分类，要求保持同一 a 来源的档案不可分散、不同来源的档案不得混淆的整理原则。 吲 来源原则主要在欧洲中部的法国、德国和荷兰三个国家发展起来，以后逐渐 传到了欧洲和美洲的其它国家，最后传遍了世界各地。来源原则的正式提出是在 陈兆娱：档案工作全书 中国人民大学出版社，1 9 9 2，第1 弱页 冯惠玲、张揖哲。档案学概论) 。中国人民大学出版社。2 0 0 1 年版第l 吣页 2 1 山东大学硕士学位论文 法国大革命之后，特别是在事由原则给档案工作造成严重困难之后。来源原则在 不同国家表现的模式尽管略有差别，但这并不妨碍各国对其核心思想或者说基本 内容的理解和认同。 通过资料调研显示，来源原贝啪基本内容有三个基本点：即尊重来源：尊重 全宗的完整性；尊重全宗内的原始整理体系。 “尊重来源”是来源原则的第一层内容。含义是“指档案馆首先应按照来源 夼 标准整理档案，保持档案与其形成者之间的来源联系 。w 档案作为社会实践活动 的直接产物，在形成和处理过程中会形成多方面的历史联系，诸如来源联系、时 间联系、内容式联系等等。其中档案与形成者之间的来源联系是首要联系，也是 最根本的联系，因为只有在明确档案形成者的前提下，揭示档案的内容、时间和 形式联系才最有意义，才能全面深刻地反映形成者的活动原貌。假如割裂来源联 系，其它联系的科学性就无法保证。来源原则之所以取代事由原则，最根本的原 因就是行到并承认了来源联系的首要地位，因此要求对进馆档案首先按照来源而 不是内容区分全宗。实践证明，馆藏来源众多的档案馆只有首先划清来源的界限， 才能将档案与其特定形成者及其活动对应起来，确保档案作为原始记录这一本质 属性。可见，在档案管理中尊重来源、保持来源联系是档案本质属性的必然要求。 “尊重全宗的完整性 是来源原则的第二层内容，“含义是指一个全宗是一个 有机整体，整理档案必须维护全宗的完整性，做到同一全宗的档案不可分散、混 自 淆。一w 来源原则指出，同一来源的档案组成一个全宗，全宗是特定机构和个人活 动中形成的档案整体，这一整体具有内在的有机联系。整理档案必须尊重全宗的 独立性和维护全宗的完整性。这就要求在档案馆内每一个全宗都应独立保存，同 一全宗的档案不能分散和割裂，不同全宗的档案也不能混杂在一起。否则，档案 与其特定形成者之间的来源联系势必遭到破坏，档案所也就推动了它历史原始记 录的本质特性。 “尊重全宗内的原始整理体系 是来源原则的第三层内容，其含义是指“全 宗内的档案整理必须充分利用原有的整理基础，尊重全宗在形成机关获得的原始 冯惠玲、张揖哲。档案学概论，。中国人民大学出版社。2 0 0 1 年版第2 0 4 页 冯惠玲、张揖哲：档案学概论) 中国人民大学出版社。2 0 0 1 年版第2 页 2 2 山东大学硕士学位论文 m 整理顺序和方法，不宜轻易打乱重整 。w 一般来说，全宗在形成机关都是经过一 定整理的，形成了较为固定的原始整理顺序和标记。这种原始整理体系也是全宗 有机整体性的一个重要表现，尊重这一体系同样也是尊重全宗完整性的重要体现。 实践证明，形成机关的文书和档案人员对档案的形成过程和特点最为了解，他们 构建的原始整理体系才能最大限度地揭示档案形成的历史联系和历史原貌。因此 档案馆对全宗内档案的整理应充分利用原有基础，这样不仅可以避免重复劳动， 而且有利于保留档案形成和整理的本来面目，更好地实现档案作为社会实践活动 原始记录的功能。可见，尊重全宗的原始整理体系同样是档案本质属性的必然要 求。 综上所述，来源原则中尊重来源是基础，尊重全宗和尊重全宗内的原始整理 体系都是尊重来源的重要体现和延伸，三点基本内容是紧密联系、层层递进的。 来源原则不仅具有重要的理论指导意义，而且具有深刻的实践应用价值。 冯惠玲、张揖哲。档案学概论) 中国人民大学出版社2 0 0 1 年版第2 页 山东大学硕士学位论文 第三章实现文档一体化的现实条件和前景 随着我国信息化建设的迅猛发展，文档一体化的推进更是势不可挡。这项应 用具