合作银行档案管理实施细则.doc

合作银行档案管理实施细则为了加强联社机关档案业务建设，实现档案工作的规范化，不断提高科学化管理水平，有效地为机关工作服务，充分发挥档案在全社各项工作中的凭证工作根据中华人民共和国档案法、和上级行社关于加强档案管理工作的有关文件规定，结合联社实际，特制定本办法。第一条 支行综合档案室的档案是各项工作的真实记录，档案管理工作是维护全社发展历史面貌的重要工作，加强对档案工作的领导，实行科学管理，更好地为机关工作服务。第二条 联社设立专门的档案管理工作机构综合档案室。各科室在各项业务工作中形成的档案由综合档案室统一管理。第三条 综合档案室在档案工作领导小组的领导下，由办公室管理，办公室主任兼任综合档案室主任，并设专职档案工作人员一名负责具体管理。本社的干部职工均是机关档案形成的积累者和利用者。各科室负责人均作为机关综合档案管理的兼职工作人员（兼职档案员工作职责另行制定）。第四条 综合档案室的基本任务：统一管理本行机关各种门类和不同载体的档案资料，确保档案资料的完整和安全。对联社各科室及所属机构形成的各种文件材料的收集、整理、立卷归档、保管、统计、利用和销毁以及档案管理工作进行指导和监督检查。建立联社统一的各项档案工作规章制度。协助各科室对各种档案资料的价值进行鉴别，按规定对超保管期限、无保存价值的档案进行销毁。编制各种检索工具及汇编材料，积极提供档案利用，为全市农村信用社各项工作服务。办理联社领导交办的其他有关档案工作事项。如组织档案人员培训、工作交流、业务研讨和档案目标认定工作等。第五条 在综合档案室统一管理的原则下，鉴于我合作银行档案管理的现状的实际，对专业性强、档案产生量大以及专业线有自身特殊要求的档案实行设档案分库进行日常管理。设置分库的部门：人事监察科。设分库的部门均要按照各专业线及本行制定的档案管理办法进行收集整理、立卷归档、保管利用和日常管理。除人事监察部门库的干部、专业技术干部档案不移外，其他的业务档案一般每年向综合档案室移交一次。第六条 文件材料的立卷归档联社机关档案实行部门立卷制。建立健全文件材料立卷归档制度。已经办理完毕的具有保存价值的各门类和载体的文件材料（包括账外文件材料），由各科室与综合档案室配合协作，按规定进行分害收集整理和立卷归档。其中联社制发的文件和各种会议记录，联社领导、科室领导带回的会议文件和带全局性的账外文件交办公室文书整理后综合档案室立卷归档；各科室形成的文件材料和账外文件材料，由相关科室的兼职档案员负责按档案管理的要求进行分类、整理、立卷归档。由各科室负责整理、立卷的档案材料应在次年三月底以前归档立卷完毕。其中不设档案分库的科室无特殊原因应在次年五月底前将装订成册的档案连同档案目录清册移交综合档案室集中管理；设档案分库的科室应在次年六月底前将编制的档案目录清册（一式三份，留存一份）一式二份交综合档案室。根据档案法规定和联社明确的有关文件归档的范围，结合我合作银行的实际，凡是本机关工作活动中形成的能反映本机关主要职能活动的，具有保存和查考利用价值的各种门类和载体文件材料均属归档范围。文件材料的立卷归档要遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。1归档的文件材料要齐全完整，根据时间、作者、问题、名称等牲，采用年度组织机构问题保管期限的方式分别立卷。2在立卷归档的文件材料中，每份文件的印件和定稿、正件和附近、请求和批复、转发文件和原件应统一立卷，不得分开；文电应合一立卷。3卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件应依序排列在一起，即正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复件在前，请示件在后。4不同年度文件分别立卷归档。跨年度的请示件与批复件，放在复文年立卷，没有复文的放在请示年立卷。鉴定归档文件材料的保存价值，确定保管期限（见联社档案保管期限表）。凡属永久、长期、短期保管的案卷，都要填写卷内目录和备考表。案卷标题要求简明、确切、醒目。立卷文件材料的底稿和印件用纸必须符合国家标准。一律采用国际标准a4纸（2001年7月1日起）；书写形成文件材料必须使用炭素墨水或蓝黑墨水，且字迹要求工整、清晰。禁止使用原珠笔、铅笔书写文件材料。为了做好归档工作，现实行“双轨制”，要求在做好电子（介质）公文归档工作的同时，按要求将电子公文转换成纸介质公文进行归档。第七条 档案的分类、整理和保管联社所有案卷均属一个全宗，案卷按不同门类、载体先分大类，然后按不同保管期限分别排列进架。案卷排列方法应保持前后一致。联社工作活动中产生的不同门类和载体的档案，由办公室文书、综合档案室档案员和各科室兼职档案员负责收集整理。任何部门和个人不得擅自保存或销毁应归档的文件材料。综合档案室对接收的归档案卷要进行审查、清点，将符合质量要求的案卷入库，并按联社制定的*合作银行综合档案室归档范围及分类方案进行分类、编目。要按照案卷的排列顺序号编写案卷号，以固定案卷的们置，做到同一目录本，相同的保管期限内不出现重复的案卷号。第八条 档案库房要坚固符合档案管理的要求，要配备必要的设备、设施如温湿度计、灭火器、除温机和空调等，做到防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光，确保各类档案的安全存放和妥善保管。档案库房与阅档要分设。第九条 档案的利用档案人员要熟悉本级所存全部档案的情况，积极主动地开展档案利用工作要编制全引目录、案卷目标、专题索引等多种检索工具和各种专题文件汇编，为档案的利用提供便利条件，做到查找方便，调卷迅速。建立档案借阅制度，严格借阅的审批手续和借阅手续（档案借阅制度另行制定）。要高度重视档案的开发利用工作，充分利用档案为业务经营与管理服务。并要建立档案利用效果登记簿，详细记载档案利用效果。第十条 档案的鉴定、销毁和移交。档案的鉴定、销毁（另见档案的鉴定、销毁制度）。机构撤光彩、合并或者发生重