会计岗位分工在内部控制中的应用

会计岗位分工在内部控制中的应用加强企业的内部控制，有利于各单位更好地组织会计工作，为单位决策提供准确、及时的会计信息，提高企业的经济效益。本文主要分析岗位分工设置在内部控制中的重要性，并提出了如何设置岗位分工来加强和完善会计内部控制制度的问题，以确保单位系统能够正常、安全、有效地运行。关键字： 岗位分工 内部控制 应用 一、内部控制（1）内部控制的定义所谓内部控制，是指一个单位为了实现其经营目标，保护资产的安全完整，保证会计信息资料的正确可靠，确保经营方针的贯彻执行，保证经营活动的经济性、效率性和效果性而在单位内部采取的自我调整、约束、规划、评价和控制的一系列方法、手续与措施的总称。内部控制是社会经济发展的必然产物，它是随着外部竞争的加剧和内部强化管理的需要而不断丰富和发展的。纵观内部控制理论的发展历程，大致上经历了以下六个阶段:1、内部牵制阶段2、内部控制制度阶段1936年，美国颁布了独立公共会计师对财务报表的审查，首次定义了内部控制：“内部稽核与控制制度是指为保证公司现金和其他资产的安全，检查账簿记录的准确性而采取的各种措施和方法”，此后美国审计程序委员会又经过了多次修改。1973年在美国审计程序公告55 号中，对内部控制制度的定义作了如下解释：“内部控制制度有两类：内部会计控制制度和内部管理控制制度，内部管理控制制度包括且不限于组织结构的计划，以及关于管理部门对事项核准的决策步骤上的程序与记录。会计控制制度包括组织机构的设计以及与财产保护和财务会计记录可靠性有直接关系的各种措施。”3、会计控制管理控制阶段内部会计控制，内部管理控制4、内部控制结构阶段5、内部控制整合框架阶段1992年9月，COSO委员会提出了报告内部控制整体框架。该框架指出“内部控制是受企业董事会、管理层和其他人员影响，为经营的效率效果、财务报告的可靠性、相关法规的遵循性等目标的实现而提供合理保证的过程。”1996年底美国审计委员会认可了COSO的研究成果，并修改相应的审计公告内容。6、风险管理框架阶段2004年COSO委员会发布企业风险管理整合框架。企业风险管理整合框架认为“企业风险管理是一个过程，它由一个主体的董事会、管理当局和其他人员实施，应用于战略制订并贯穿于企业之中，旨在识别可能会影响主体的潜在事项，管理风险以使其在该主体的风险容量之内，并为主体目标的实现提供合理保证。”该框架拓展了内部控制，更有力、更广泛地关注于企业风险管理这一更加宽泛的领域。风险管理框架包括了八大要素：内部环境、目标设定、事项识别、风险评估、风险应对、控制活动、信息与沟通、监控。（2）内部控制的分类内部控制制度的重点是严格会计管理，设计合理有效的组织机构和职务分工，实施岗位责任分明的标准化业务处理程序。按其作用范围大体可以分为以下两个方面：1.内部会计控制内部会计控制其范围直接涉及会计事项各方面的业务，主要是指财会部门为了防止侵吞财物和其他违法行为的发生，以及保护企业财产的安全所制定的各种会计处理程序和控制措施。例如，由无权经管现金和签发支票的第三者每月编制银行存款调节表，就是一种内部会计控制，通过这种控制，可提高现金交易的会计业务、会计记录和会计报表的可靠性。2、内部管理控制内部管理控制范围涉及企业生产、技术、经营、管理的各部门、各层次、各环节。其目的是为了提高企业管理水平，确保企业经营目标和有关方针、政策的贯彻执行。例如，企业单位的内部人事管理、技术管理等，就属于内部管理控制。二、我国的内部会计控制现状（一）我国内部会计控制现状的阐述我国企业在经过多年经营体制改革之后，依据相关政策、法规，结合自身管理的需要，相继地逐步建立起了较为完整的监管制度、工作流程和内控体系。虽然取得了不小的成绩，但是我国企业缺乏完善的内部控制制度、企业管理理念和管理程序系统，在企业管理中仍然存在内部控制的缺陷，表现在以下几个方面：第一，股权结构不合理，大股东拥有绝对控制权，小股东的合法权益缺乏有效的保护机制，股东大会不能发挥应有的作用；第二，董事会功能缺失，监事会监督不力，功能有限；第三，缺乏激励措施，没有动力建立内部控制；第四，控制不完善，没有制定统一的内部控制标准。（二）我国内部会计控制弱化的原因1、企业内控制度制定环节存在不足目前，有相当一些企业管理者对内部会计控制认识不足，对内部会计控制的建设持冷漠态度，以传统经验代替规范化管理措施和手段，根本没有建立内部控制制度。有些企业虽有建立，但在内控制度的制定环节，还认为内部控制就是对企业经营的某个或某几个关键点进行控制。在当前常见的企业分口管理制度下，企业内部的管理形成条块分割，这样的内控制度设计没有渗透到公司的各项业务过程和各个操作环节，没有覆盖到所有的部门和岗位，未能实现立体交叉、多角度、全方位的风险预防监控，内部控制建设不成体系，步入了内控建设的另一个误区。 2、企业管理者越权现象比较严重 由于体制等原因，我国较为严重的“一股独大”的股权结构导致了“内部人控制”现象，很多企业高层管理人员滥用职权或对经济活动进行越权干预的现象比较严重，岗位设置及权限、审批程序等重要控制环节与企业内部控制制度相背离，这是造成内部会计控制制度失效，进而导致舞弊行为发生、会计信息失真的一个重要的原因。 3、会计人员素质有限 一方面，有些会计人员专业知识水平不高，缺乏应有的辨别能力和分析判断能力，无法适应内部会计控制所需的知识层次，影响内部控制制度的实施；另一方面，部分会计人员虽具有足够的专业技术水平，但出于个人利益驱动无视会计职业道德，对单位领导及其他业务经办人员的违规行为视而不见，对发现的内部会计控制的漏洞，不仅没有主动提出建议对制度加以完善，反而直接参与贪污、挪用公款、盗窃资金等违法违纪活动。会计人员的这种专业素养和道德素质无法满足投资者及企业发展的要求，制约了企业内部控制的建设，使内部控制流于形式。 4、内部审计的监督作用发挥有限 在内部会计控制的监督过程中，内部审计既是控制活动的一部分，又是对内部控制的再控制，扮演着十分重要的角色，但多数企业的内部审计未能履行其应有职能。首先，内部审计独立性不够。我国企业大多实行的是单一的厂长经理模式，这就导致内部审计不能监督上级，高层管理者是实质上的“自由人”。同时，对受厂长、经理直接领导的其他职能部门也不易进行监督，内部审计的独立性严重受限。其次，对内部审计的职能理解存在偏差。有关人员，包括内部审计人员自身在内，经常将内部审计的职能简单理解为会计监督，而且过分强调“查错纠弊”，忽视了“防错防弊”这一职能，未能发挥其加强企业内部管理的作用。再次，内部审计人员的素质参差不齐。相当部分企业的内部审计工作得不到必要的重视和支持，内部审计部门力量薄弱，不能适应工作的需要。这些都是阻碍内部审计发挥作用的重要因素。三、会计岗位分工在内部控制中的应用（一）会计岗位分工定岗定责是企业岗位管理中的一项基本且复杂的工作。合理定岗定责可以避免“人口混杂、遗失东西；事无专管，临期推诱：任无大小，苦乐不均”等管理弊病，使得物物有人管、事事有人问，并利于对员工的岗位职责与任务的完成情况进行绩效考核与激励，加强岗位职责的执行与控制。但在会计人员的定岗定责中，存在不相容职务的问题，所谓不相容职务指那些如果由一个人担任，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。内部控制制度的建立和实施必须贯彻不相容职务分工的原则，其内容包括：对每一项业务不能完全由一人经办；钱、账、物分管，例如，仓库保管员负责原材料的收、发、存和管理工作，并负责登记原材料的数量，而相关的账务处理则由会计人员负责；有健全严格的凭证制度。（二）设置岗位分工在内部会计控制中的必要性1、会计岗位分工是会计基础工作规范的规定。 按照企业基础工作规范的规定，企业应当根据会计业务的需要设置会计机构，配备持有会计证的会计人员，根据会计业务的需要，设置会计工作岗位，并进行合理的分工，使每一项会计工作都有专人负责，每一个会计人员都有明确的职责。2、岗位分工是内部牵制原则的要求。内部牵制是指部门与部门之间、员工与员工之间、岗位与岗位之间所建立的相互验证、相互监督、相互制约的关系，属于内部会计控制的一个重要组成部分。内部牵制的主要特征是对有关责任进行分配，使单独的一个人或一个部门对任何一项或多项的经济业务活动无完全的处理权，而必须经过其他部门和人员的查证、核对。3、岗位分工是实现内部控制的有力保障。企业要健全和强化内部组织机构，它是企业经济活动进行计划、指挥和控制的组织基础，其核心问题是合理的职责分工。在一般情况下，处理每项经济业务的全过程或者在全过程的某几个重要环节都规定要有两个或两个以上的部门、两名或两名以上工作人员分工负责，起到相互控制的作用。（三）如何设置会计岗位分工一般情况下，单位的经济业务活动通常可以划分为授权、签发、核准、执行和记录五个步骤。如果上述每一步都有相对独立的人员或部门分别实施或执行，就能够保证不相容职务的分离，从而便于内部控制作用的发挥。1、会计岗位设置中的不相容职务 按照会计基础工作规范的规定，企业设置的会计工作岗位一般可分为：会计机构负责人或者会计主管人员，出纳，财产物资核算，工资核算，成本费用核算，财务成果核算，资金核算，往来结算，总账报表，稽核，档案管理等。上述会计工作岗位可以一人一岗、一人多岗或者一岗多人，但应符合不相容职务相互分离的要求，具体包括：1、会计岗位设置中的不相容职务出纳职务与收入、支出、费用的核算职务，与债权债务的核算职务，与稽核职务，与会计档案的保管职务等均属于不相容职务，应当予以分离。会计核算职务与相应的稽核检查职务属于不相容职务，应予分离。总分类账的登记职务与相关明细分类账的登记职务属于不相容职务，应当分离。开展会计电算化的企业，电算化会计岗位中的软件操作职务、审核记账职务、电算审查职务、档案保管职务等互为不相容职务，均应当予以分离。 2、货币资金业务中的不相容职务 钱账分管，即出纳专职负责货币资金的收支业务，除现金和银行存款日记账外，不兼记总账和债权债务等明细账，不负责汇总记账凭证，不抄寄各种往来结算账户对账单。另一方面，除了出纳外，其他任何人，包括会计人员、单位领导、各种业务人员等，均不得办理货币资金收支业务，包括收付现金和接收、开出银行支票。出纳与核对职务应分离，即库存现金要由专人进行定期或不定期地进行盘点；银行存款应指定专人及时对账，每月收受银行对账单、编制银行存款余额调节表，应当由出纳、管现金账和银行存款账以外的人员负责。支票的签发除有专用公章外，还要有会计机构负责人或企业负责人的私章同时盖印才有效。上述支票印签章不能由出纳一人保管。一切付款均须得到恰当批准，即付款经办人与审批人应当分离。 3、购货与付款业务中的不相容职务 购货与付款业务通常要经过提出申请订货采购验收入库结算付款这样四个业务环节，涉及使用部门、供应部门、仓储部门和会计部门四个职能部门。因此，在购货与付款业务中，商品存货的请购、订货、验收和结算职务互为不相容职务，必须由不同的人员担任。按照财政部2002年12月23日发布的财会200221号内部会计控制规范采购与付款(试行)的规定，单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与付款业务不相容职责至少包括：请购与审批；询价与确定供应商；采购合同的订立与审批；采购与验收；采购、验收与相关会计记录；付款审批与付款执行。这些都是对单位提出的、有关采购与付款业务相关职责适当分离的基本要求，以确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约与监督。 4、存货与仓储业务中的不相容职务 商品存货的保管、收发必须由专人负责，并建立账卡进行数量核算，不得兼任采购或销售，也不能担任会计部门有关存货总账、明细账的登记职务；同时，非实物保管人员应限制接近资产，不得办理物资收发。商品存货的请领、审批、发放与记账须相互独立，不能由一人包办。财产物资的保管与清查职务应分离，即应由会计部门组织，定期或不定期的查对账证、抽点实物，以保证账证相符、账账相符、账实相符。 5、工资业务中的不相容职务 在工资业务中，起薪止薪决定、考勤记录、工薪发放、工资记录等职务应相互分离，一般涉及企业的劳动工资部门或人事部门、车间或班组、会计部门等职能部门。劳动工资管理部门与会计部门的职责分工如下。劳动工资管理部门的主要职责：根据在册职工和工资标准开列工资单。根据考勤记录和扣款记录计算工资额。会计部门的主要职责：根据工资结算单编制工资费用分配表以及根据工资费用分配表编制记账凭证入账。 6、销售与收款业务中的不相容职务 销售与收款业务主要有订立合同、编制销售单、发运货物和开票收款等几个业务环节，所涉及的不相容职务主要包括：销售部门和销售人员必须专职独立，不得兼记会计部门销售收入账和应收账款账，不得直接收取货款，不得兼任货物保管和发货，不得兼货物采购。同时，其他部门及人员也不得兼办销售，即销售与记账、收款、保管、发货、采购均属不相容职务。销售业务的各个环节，包括销售合同的签订、销售单的编制、发票的开出、售价的确定、销售方式和结算方式、销售折扣折让与退货等，都要经过恰当的批准，即批准与经办应予以分离。开票与发货、开票与收款、销售收入账的记录、应收账款账的记录和收款应予分离，即负责销售收入账和应收账款账的会计不得经手货币资金，并且销售收入账和应收账款账最好由不同的会计人员负责。记账、收款和抄寄对账单属于不相容职务，应予以分离，即企业应由不负责现金出纳和销售及应收账款记账的人员，按月向客户寄发账单。按照财政部2002年12月23日发布的财会200221号内部会计控制规范销售与收款(试行)中规定，单位应当将办理销售、发货、收款三项业务的部门(或岗位)分别设立；单位在销售合同订立前，应当指定专门人员就销售价格、信用政策、发货及收款方式等具体事项与客户进行谈判。谈判人员至少应有两人以上，并与订立合同的人员相分离；编制销售发票通知单的人员与开具销售发票的人员相互分离；销售人员应当避免接触销售现款；单位应收票据的取得和贴现必须经由保管票据以外的主管人员的书面批准。这些都是对企业提出的、有关销售与收款业务相关职责适当分离的基本要求，以确保办理销售与收款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。（四）会计岗位分工对于内部控制的促进1、岗位分工有利于相关机构加强监督如果披露虚假会计信息，管理当局应承担相应的责任。因其有责任建立内部控制，并保证内部控制的有效运行。如果出现没有授权的经营活动，