印章管理制度.doc

印章管理制度1管理范围包括公司所有印章的制作、保管、使用、作废、更新等的管理。2印章分类2.1 行政章包括“公司行政章”和“部门行政章”。“公司行政章”用于以公司名义上报下发、对外传递的文件、函件，以及以两个或两个以上部门名义下发的文件；“部门行政章”又分为下属独立法人机构的部门行政章和非独立法人的部门行政章，用于以部门名义上报下发、对外传递的文件、函件。2.2 合同专用章指公司总部用于以公司名义对外签订的所有合同、协议等文件的专用章。2.3 法人章 指公司法人的个人私章。2.4 财务章包括公司“财务专用章”“发票专用章”“现金付讫章”“现金收讫章”“附件章”等以及经营部门“财务专用章”“发票专用章”。公司财务章用于公司收付、往来结算业务，现金收费业务及其他业务；部门“财务专用章”用于日常经济业务往来，部门“发票专用章”仅限于发票开具用。详见财务印章管理制度。2.5 标识章包括“作废章”“日戳章”“受控章”“保密章”等，指用于标识、标记的印章，用于按工作程序或规定须加盖标识章的文件、资料、票据或其他物件上。2.6 组织章包括党支部章、工会章、团支部章、计划生育章。用于以组织名义上报下发、对外传递的文件、函件。3印章制作3.1 制作申请公司所有印章制作均须经过申请。使用部门填写“印章制作申请表”交行政人事部经理审核，相关领导审批。公司行政章、合同专用章、法人章、财务章由法定代表人审批；用于生产的标识章由生产副总审批；其余印章由总经理审批。公司三级机构原则上不制作印章。3.2 印章制作行政人事部印章管理员按审批后的“印章制作申请表”，联系制作方按申请要求制作。审批手续不完备的，不予制作。印章制作完成后，印章管理员应当场验证其准确和效果，才予取回。3.3 建立账目印章管理员建立“印章总分类账”。印章管理员将印章取回后，在“印章总分类账”上登记，并经行政人事部经理及行政副总签字确认。登记内容包括：制作时间、印章名称、印章印样、使用部门、领用及更新作废记录、备注等。3.4 印章领用印章做好登记后，印章管理员通知用章部门主管到行政人事部领取。领用部门主管在“印章总分类账”上签名。4. 印章保管4.1 保管责任4.1.1 由行政人事部印章管理员负责保管公司行政章、合同专用章、法人章。各部门主管或指定专人负责保管部门行政章、部门标识章、财务专用章、发票专用章。财务部印章保管见财务印章管理制度。各组织指定专人负责保管党支部章、工会章、团支部章、计划生育章等组织章。4.1.2 印章管理员为第一责任人，所属部门主管为第二责任人，如有保管不善，致使印章损坏或遗失，由管理员和部门主管共同承担责任。4.1.3 委托保管期间，受委托人为第一责任人，所属部门主管为第二责任人，如有保管不善，致使印章损坏或遗失，由受委托人和部门主管共同承担责任。4.2 保管要求4.2.1 印章保管必须安全可靠，加锁保存。4.2.2 印章用完，须立即放回保险柜或抽屉上锁，不得随意乱丢乱放。4.2.3 保险柜或抽屉钥匙必须由专人专管，不可随意丢掷或随意转手他人保管。4.2.4 印章管理员因事离岗（出差、离职）时，须由部门主管安排其他人员接管并办理移交手续，部门主管、交接双方在交接本上签名登记并注明保管时间。印章管理员不允许私自将印章交予他人保管。财务章委托保管手续按财务印章管理制度的4.2办理。4.2.5 印章如遇损坏，影响使用效果时应及时报告行政人事部，行政人事部视情况作出相应处理。印章遗失，必须立即报告行政人事部经理，以便采取紧急措施。5. 印章使用5.1 申请需使用公司行政章、合同专用章、法人章时，使用部门须填写“用印申请（审批）单”，由经办人持单与需盖章的文件一起交所属部门主管审核。其他印章使用不需填写“用印申请（审批）单”。5.2 审批5.2.1 加盖公司行政章、法人章，须由分管领导、董事长进一步审批。5.2.2 对外签订经济合同不得加盖公司行政章，只能加盖合同专用章，须由总经理、董事长进行审批。5.2.3 如遇分管领导、董事长出差，经办人须在印章管理员在场的情况下进行电话请示。5.3 盖章5.3.1 公司行政章、合同专用章、法人章须经董事长在“用印申请（审批）单”签字确认后，才能加盖。否则印章管理员有权拒绝用印。5.3.2 加盖“合同专用章”时，还必须审核合同原件是否经相关领导签名后才能加盖（见经济合同管理制度）。5.3.3 盖章应盖在指定位置，将印章对正，力度适中，保证章印端正、清晰；使用合同专用章的文件必须加盖齐缝章。5.3.4 盖印只能由印章管理员操作，不允许交予他人操作；如遇印章管理员因事离岗（出差、离职），盖印由委托管理员操作。5.3.5 严禁任何员工私自将公司印章带出公司使用，若因工作需要，确需将印章带出使用的，由用印人填写“用印申请（审批）单”，征得其部门主管同意，并经董事长批准，由印章管理员陪同前往办理。如确因印章管理员不便陪同的，经董事长批准，可将印章带离公司，但是印章外出期间，借用人只可将印章用于申请事由，并对印章的使用后果承担一切责任。5.4 登记公司行政章、合同专用章、法人章的使用，其印章管理员应监督用印人在“用印登记本”上对应登记。如有用印登记内容与用印文件名称不符，造成的经济及法律责任由印章管理员承担。5.5 其他5.5.1 任何人不得以任何事由要求在空白书面上加盖公司行政章，否则，一经发现将严肃处理并承担责任。5.5.2 公司印章原则上不允许用于私人事项，特殊情况须经法定代表人批准，并办理用印手续方可。5.5.3 用印后印章管理员应将“用印申请（审批）单”保管完整备查。6. 作废/更新6.1 作废6.1.1 行政部门撤销时，该部门行政章应予作废。6.1.2 行政人事部印章管理员应及时将需作废的原印章收回，收回后行政人事部经理、行政副总共同监督印章管理员将作废印章销毁，行政人事部印章管理员在“印章总分类账”上登记，行政人事部经理、行政副总签字确认。6.2 更新6.2.1 印章损坏完全无法使用或影响使用效果、印章名称与部门实际名称不符需更新时，使用部门申请印章更新。6.2.2 印章更新程序：先办理新章制作手续（详见3.），后办理作废手续（详见6.1）。6.2.3 印章更新后，使用部门主管负责将原章、新章印样及原章废止、新章启用日期以函件形式告知相关部门、往来单位等。7. 监督考核7.1 部门主管负责对本部门印章使用进行日