食品厂会议管理办法.doc

广东*食品有限公司文件编号：会议管理制度版本号：1页码（不含附录和表格）： 4/41、目的规范公司会议管理流程，提高会议的质量与效果，通过各种会议，使各职能部门的管理工作正常有序的进行。2、适用范围适用于公司及各职能部门的各种会议。3、职责3.1、总经办（人事行政部）是公司会议的归口管理部门，负责会议管理制度的起草，计划、组织、实施、检查、反馈及各职能部门会议的管理。3.2、各职能部门负责本部门会议的组织与实施，并将会议纪要呈报人事行政部。3.3、文控中心负责将会议管理制度、会议计划、会议纪要原件存档备案及资料的复印、下发。4定义（无）5内容5.1、会议准备5.1.1、会议计划（1）所有会议的召开都应准备会议计划，重要会议和大型会议应制定书面计划（或议程）。（2）会议计划（或议程）起草应包括（会议主题、时间、地点、参会部门（或人员）、资料、筹备工作、费用预算（需要时）等）。（3）例会（周或月）会议计划原则上只须做一次，以后不用在做例会计划，如有变动，由会议主持人（或召集人）临时告知即可。（4）小型会议或非正式会议由各职能部门或（召集人）临时通知。（5）重要会议和大型会议计划（或议程）由总经办（或人事行政部）拟定后，报总经理（或总经理助理）审批，小型会议或非正式会议（需用到会议室）由人事行政部审批即可。5.1.2、会议通知（1）会议召开前，总经办（或人事行政部）召集人，应提前1天通知参会人员，并将书面通知或会议议程发放给参会人员，以便作好参会准备。（2）会议通知分口头通知（当面或电话）和书面通知两种方式，小型会议和非正式会议采用口头通知，例会除第一次和变动时通知，以后不在通知。5.1.3、会议资料准备。（1）召开会议所需要的文件、资料及需达成的意向由会议召集部门负责拟制，并报相关部门领导审批，需要下发的文件、资料及需达成的意向由文控中心负责复印、由会议召集部门下发给参会人员。（2）如需要参会人员准备发言材料的，应至少提前两天通知。 5.1.4、其它会务准备（1）除会议需准备的文件资料外，还需要针对会场做好规划和布置，必要时应成立会务组，进行分工，逐项落实。（2）会议地址的选定和会场的布置准备，如条幅、桌椅、音响设备、投影设备、拍照、录像、茶水供应等。（3）如需召集营销中心人员，则需准备会议的住宿、伙食安排、如需外宿，需安排交通工具等。（4）会议如需涉及到表彰和奖项，需准备证书、礼品或奖金等。（5）会议费用预算，会议应本着节约开支、留有余地为原则的进行预算，以防超支。（6）例会、小型会议或非正式会议由各职能部门计划安排即可。5.2、会议管理5.2.1、会议检查：开会前应对各项准备工作进行全面的检查，包括参会人员是否有通知到，各种文件、资料、是否准备完备，会议的布置是否合理，各设备是否正常运转。5.2.2、会议签到：会议召集人负责参会人员的报到及签名，作为考勤核算的依据。5.2.3、会议纪律 （1）参会人员不得迟到、早退、中途无故退席，因故不能参加会议的，应提前向会议召集部门请假和说明原因，否则按考勤制度处理。 （2）参会人员随身携带的通讯设备开会时应设置为振动或静音状态，重要电话应长话短说，或者到会议室外接听，以免影响会议效果。 （3）参会人员在开会时不得大声喧哗、到处乱走动，影响讲话者的思路。5.2.4、会议时间控制：会议主持人及发言代表应本着突出重点为原则，尽量控制会议的时间。5.2.5、会议记录 （1）参会人员应做好会议笔记，重要的会议公司应为每位参会人员配齐笔记本和笔（或自带）。 （2）重要会议和大型会议，应由会议召集人安排专人作好会议记录，要求字迹清晰、内容全面完整、记录准确，对会议决定和达成一致的结论进行详细记录（如本次会议的目的、会议主题、会议时间、会议地点、参会人员、会议内容、达成情况、及存在的不足有待完善和整改的意向等）。5.2.6、会议发言（1）重要会议和大型会议的领导讲话，应由总经办（人事行政部）准保好发言稿或发言提纲，并经总经理审阅。（2）如需各职能部门的发言，言简意赅，突出重点，最多不要超过10分钟（应在会议通知前告知）。5.2.7、会议讨论 （1）会议如需参会人员讨论和商议的事项，将参会人员分成各小组进行分组讨论，各小组应选派一个小组长组织讨论并记录，讨论完毕后，由小组长表述意见，最后在综合各小组意见达成一致。5.3、会后工作5.3.1、会议纪要整理，根据5.2.5第2点记录形成电子版经总经办(或人事行政部)审批后,呈交文控中心。5.3.2、文控中心负责将会议纪要复印、发放至各职能部门，并负责将会议文件、资料、记录、纪要收集归档备案。5.3.3、各职能部门参会人员负责将会议精神贯彻到实际工作中去。5.3.4、人事行政部负责监督、检查会议精神的贯彻和落