公开背景下的档案信息开发利用工作.pdf

安徽大学 硕士学位论文 政务公开背景下的档案信息开发利用工作 姓名 周甜甜 申请学位级别 硕士 专业 档案学 指导教师 李财富 20070401 摘要 伴随着经济体制变革引起社会结构分化 社会利益关系也趋向复杂 传统的 管理模式与运行方式很难兼顾各方利益 与此同时 人们的政治民主意识不断增 强 政治参与性不断提高 引发了政务公开这个热点问题 我国早在2 0 世纪8 0 年代便倡导政府办公自动化 打开了政务公开的序幕 1 9 9 3 年启动 三金 工 程 重点建设信息化基础设施 为政务公开奠定了基础 1 9 9 9 年是我国 政府 上网年 政府信息化进入了全面发展的时期 随着政府信息化的来临 政务公 开成为发展的必然 档案作为政府的一种信息资源 势必会受到冲击 而首当其 冲的就是档案管理工作 在政务公开的大环境下 档案管理工作必将面临机遇与 挑战 政务公开是信息时代民主和法治的重要内容 作为政府信息的重要组成部 分 档案信息资源的开发利用工作与政务公开有着密切的联系 我国政务公开与 档案信息资源开发利用工作虽然取得了一些进展 但是还存在很多问题 由于立 法时间以及价值理念的不同 我国的政务公开制度和档案公开制度存在较大差 异 如何协调现有的政务公开制度与档案法规之间的差异 如何为 行政公开与 档案公开 更好地衔接而提供一座桥梁 各级档案管理部门如何应对政务公开工 作带来的挑战 顺应社会发展的潮流 积极参与到政务公开工作中去 政务公开 工作对档案部门未来的发展又会产生哪些影响 这些都是档案工作者应当深思 的问题 政务公开是宪法和行政法领域的新问题 与档案信息资源开发利用工作 的衔接更是新的研究课题 有关的概念 理论和制度都有待认真研究 推进关于 政务公开与档案信息资源开发利用工作的研究 不仅具有重大理论价值 而且具 有重要的实践意义 本文采用从基础概念 理论着手 层层深入 逐步剖析的研 究方法 以政务公开为背景 以提高档案部门服务水平 更好的适应社会需要为 目标 探讨了政务公开与档案信息资源开发利用的现状与问题 分析了在建立和 完善中国政务公开过程中档案部门应采取的对策和方法 全文共分为五个部分 第一部分是引言 主要包括本课题的研究背景 研究目的及意义等 第二部分是政务公开及其与信息资源开发利用工作的关系 介绍了政务信息 及政务公开的基本概念 认为政务信息是政府机关拥有的与行政管理职权有关的 信息 政务公开制度是通过法律确立的旨在保障公众获得政务信息权的法律制 度 探讨了政务公开的必要性 以及目前我国政务公开的情况 笔者还论述了政 务公开对档案管理工作的重要意义 认为在新形势下档案管理工作要应对政务公 开工作带来的挑战 提高成效 同时政务公开工作也会对档案部门未来的发展产 生影响 这些都是档案工作者应当深入思考的问题 在这一部分 论文还探讨了 政务公开与信息资源开发利用的关系 指出二者能够相辅相成 互相促进 第三部分是政务公开给档案信息开发利用工作带来的挑战 目前政务公开虽 然已经具有一定规模 但离公众的需求还有很大距离 其中因素有很多 单就档 案信息资源利用来看 作为国家信息资源的重要组成部分 长期以来档案信息资 源开发利用的一些理论与实践同目前政务公开的理念不一致 也就是说 政务公 开给传统的档案工作观念 现行档案法律法规以及档案信息资源的开发利用等诸 多方面都造成了很大冲击 第四部分是档案部门应对挑战的策略 笔者从档案基础管理工作 档案信息 资源开发利用工作等方面提出了相应对策 并指出政务公开对于档案部门来说 既是机遇又是挑战 档案部门应当对此有正确认识 在迎接挑战的同时也要把握 机会 努力适应信息社会的需要 在发展档案事业的同时为档案用户提供更优越 的服务 第五部分是结论 关键词 政务公开档案信息资源开发利用 作者 周甜甜 指导老师 李财富教授 a b s t r a c t f o l l o w st h er e f o r mo fe c o n o m i cs y s t e ma n dc h a n g eo fs o c i a ls t r u c t u r e t h es o c i a lb e n e f i tr e l a t i o n s h i pb e c o m e sm o r ec o m p l i c a t e d t h et r a d i t i o n a l m a n a g e m e n ta n dm o v e m e n tw a yi sd i f f i c u l tt op a ya t t e n t i o nt oa l la s p e c t s p e o p l e sp o l i t i c a ld e m o c r a c yc o n s c i o u s n e s s e sb e c o m es t r e n g t h e n a n dt h e p o l i t i c a lp a r t i c i p a t i o nu n c e a s i n g l ye n h a n c e d t h a ti n i t i a t e dt h eh o t t o p i co fg o v e r n m e n t a la f f a i r sp u b l i c i t y o u rc o u n t r yp r o p o s e dg o v e r n m e n t o f f i c ea u t o m a t i o nf r o m1 9 8 0 s a n ds t a r t e d t h r e eg o l d p r o j e c ti n1 9 9 3 a n de s t a b l i s h e dab a s i sf o ri n f o r m a t i o n i z a t i o ni n f r a s t r u c t u r e 1 9 9 9i s ay e a ro fg o v e r n m e n to nl i n e g o v e r n m e n ti n f o r m a t i o n i z a t i o nh a de n t e r e d a p e r i o do fa l l r o u n dd e v e l o p m e n t f o l l o w sg o v e r n m e n ti n f o r m a t i o n i z a t i o n a so n ek i n do fi n f o r m a t i o nr e s o u r c e so fg o v e r n m e n t a r c h i v e sa n dt h ew o r k o fa r c h i v e sa d m i n i s t r a t i o nm a yb ei m p a c t e db yi t g o v e r n m e n t a la f f a i r sp u b l i c i t yi si m p o r t a n tt od e m o c r a c ya n dl a wi n t h ee a ro fi n f o r m a t i o n a sa ni m p o r t a n tp a r to fg o v e r n m e n ti n f o r m a t i o n w o r ko fd e v e l o p m e n ta n du t i l i z a t i o no fa r c h i v e si n f o r m a t i o ni sr e l e v a n t t og o v e r n m e n t a la f f a i r sp u b li c i t y t h e r ea r em a n yp r o b l e m si nt h e s et w o w o r k st h o u g ht h e yh a v eg o taf e wp r o g r e s s e s i no u rc o u n t r y t h e r ei ss o m e d i v e r s i t yb e t w e e nt h es y s t e mo ft h e s et w ob e c a u s eo ft h eb i gd i f f e r e n c e i nl e g i s l a t i o nt i m ea n dv a l u ei d e a h o wt oh a r m o n i z et h ed i f f e r e n c e b e t w e e nt h et w os y s t e m s h o wt op r o v i d eab r i d g ef o r a d m i n i s t r a t i o n o p e n i n ga n da r c h i v e so p e n i n g h o wd oa r c h i y e sa d m i n i s t r a t i o nb r a n c h e s a n s w e rt h ec h a l l e n g et h a tb r o u g h ta b o u tb yg o v e r n m e n t a la f f a i r sp u b l i c i t y a n dw h a t e f f e c tm a ye x i s ti nd e v e l o p m e n to fa r c h i y e sa d m i n i s t r a t i o n b r a n c h e si nf u t u r e t h e s ea r ea l lt h ep r o b l e m st h a ta r c h i y e sw o r k e rs h o u l d t h i n ka b o u td e e p l y g o v e r n m e n t a la f f a i r sp u b l i c i t yi san e wt a s kt or e g i o n o fl a w s t h ec o n c e p t t h e o r ya n ds y s t e mw h i c ha r er e l e v a n tt ot h et h e m e s h o u l db es t u d i e dc a r e f u l l y i ti sn o to n l yh a v i n gs i g n i f i c a n tt h e o r y v a l u eb u ta l s oh a v ei m p o r t a n tp r a c t i c es i g n i f i c a n c et op u s hf o r w a r dt h e r e s e a r c ho ng o v e r n m e n t a la f f a i r sp u b l i c i t ya n dw o r ko fd e v e l o p m e n ta n d u t i l i z a t i o no fa r c h i v e si n f o r m a t i o n t h a ti st h em a i ni d e a o ft h ea r t i c l e m t h e r ea r ef i v ep a r t si nt h i sa r t i c l e t h ef i r s tp a r ti saf o r e w o r d i n c l u d e ss t u d y i n gb a c k g r o u n d s t u d y i n g p u r p o s ea n ds i g n i f i c a n c ea n ds oo n t h es e c o n dp a r ti st h er e l a t i o n s h i pb e t w e e ng o v e r n m e n t a la f f a i r s p u b l i c i t ya n dt h ew o r ko ft h ed e v e l o p m e n ta n du t i l i z a t i o no fi n f o r m a t i o n t h ew r i t e ri n t r o d u c e st h eb a s i cc o n c e p to fg o v e r n m e n t a la f f a i r sa n d g o v e r n m e n t a la f f a i r sp u b l i c i t y a n dt h i n k st h a tg o v e r n m e n t a la f f a i r s i n f o r m a t i o ni sr e l e v a n tt oa d m i n i s t r a t i o n t h i sp a r ta l s od i s c u s s e st h e n e c e s s i t yo fg o v e r n m e n t a la f f a i r sp u b l i c i t y a n dt h ec o n d i t i o ni no u r c o u n t r y t h ea u t h o rh a sd i s c u s s e dt h ei m p o r t a n c eg o v e r n m e n t a la f f a i r s p u b l i c i t yt oa r c h i v e sa d m i n i s t r a t i o n a n dt h et w ow o r k sa r ea b l et o c o m p l e m e n ta n dh e l pe a c ho t h e rf o r w a r d a l lt h e s ea r eo u g h tt ot h i n kd e e p l y t ot h ea r c h i v e sw o r k e r t h et h i r dp a r ti st h ec h a l l e n g ef r o mg o v e r n m e n t a la f f a i r sp u b l i c i t y a tp r e s e n t t h e r ei sab i gd i s t a n c eb e t w e e ng o v e r n m e n t a la f f a i r sp u b l i c i t y a n dt h ed e e do fp u b l i c o n ef a c t o ri st h a ts o m et h e o r i e sa n dp r a c t i c ea r e d i f f e r e n ti nt h e s et w ow o r k s t h a ti s g o v e r n m e n t a la f f a i r sp u b l i c i t yh a s b r o u g h tb i gi m p i n g e m e n tt ot r a d i t i o nw o r kc o n c e p to fa r c h i v e s t h ef o r t hp a r ti sa n s w e r st ot h ec h a l l e n g e t h ea u t h o rp o i n t so u tt h a t g o v e r n m e n t a la f f a i r sp u b l i c i t yi sb o t ha no p p o r t u n i t ya n dc h a l l e n g ef o r a r c h i v e sb r a n c h t h ea r c h i v e sb r a n c hh a v et oc h a n g ec o g n i t i o na n dg r a s p t h ec h a n c ew h i l em e e tt h ec h a l l e n g e a n dp r o v i d em o r ea d v a n t a g e o u ss e r v i c e t ot h ea r c h i v e sc o n s u m e r sw h il ed e v e l o p i n ga r c h i v e sc a r e e r t h ef i f t hp a r ti sac o n c l u s i o n k e y w o r d s g o v e r n m e n t a la f f a i r sp u b l i c i t y a r c h i v e s i n f o r m a t i o n r e s o u r c e s d e v e l o p m e n ta n du t i l i z a t i o n i v w r i t t e nb y z h o ut i a n t i a n s u p e r v i s e db y l ic a i f u 独创性声明 本人声明所呈交的学位论文是本人在导师指导下进行的研究工作及取得的 研究成果 据我所知 除了文中特别加以标注和致谢的地方外 论文中不包含其 他人已经发表或撰写过的研究成果 也不包含为获得廖诹走孚或其他教育机构 的学位或证书而使周过的材料 与我一同工作的同志对本研究所做的任何贡献均 已在论文中作了明确的说明并表示谢意 学位论文作者签名 i 薯lj 咐甜签字日期 3 咿7 年华月2 日 学位论文版权使用授权书 本学位论文作者完全了解密j 强太咨有关保留 使用学位论文的规定 有权保留并向国家有关部门或机构送交论文的复印件和磁盘 允许论文被查阅和 借阌 本人授权密极式旃以将学位论文的全部或部分内容编入有关数据库进行 检索 可以采用影印 缩印或扫描等复制手段保存 汇编学位论文 保密的学位论文在解密后适用本授权书 学位论文作者签名 f 司 弦甜 导师签名 致彳荡 签字日期 玉 一7 年午月z 日 签字日期 奠唧年叶月2 c 闰 学位论文作者毕 世去向 工作单位 通讯地址 电话 邮编 引言 引言 政务公开被确立为执政者的政治价值追求 是国家权力真正趋于社会化的昭 示 是人类步入社会主义时期的必然选择 要保证人民群众有效行使决策权 管 理权和监督权 切实发挥入民群众在建设民主与法制国家中的作用 切实保护人 民群众的合法权益 其基本前提就是政务公开 2 0 0 3 年1 月1 日 作为改革开放先锋的广州市开始实施 广州市政府信息 公开规定 这是由我国地方政府制定的第一部全面 系统规范政务公开行为的 政府规章 被舆论誉为国内首部 阳光政府 法案 随后 上海 成都 武汉和 济南等许多城市也相继或正在制定类似规定 2 0 0 3 年3 月间举行的第十一届全 国人大一次会议收到了呼吁国家尽快制定 政府信息公开法 的议案 该议案的 核心内容是 敦促各级政府依法公开政务信息 建立 阳光下的政府 2 0 0 3 年 8 月间获准通过 2 0 0 4 年7 月1 日开始实行的 中华人民共和国行政许可法 以 下简称 行政许可法 以大量篇幅对行政机关实施行政许可中形成 涉及的机 关文件 档案的公开问题做出规范 对政务公开工作又有了实质性的推动 档案 是政府机构的核心信息资源 是其可持续发展的信息支持和信息保障 也是整个政府信息资源最珍贵的重要组成部分 档案信息资源的开发利用与政务 公开息息相关 在政府积极开展各种形式的信息服务 满足公众需求的同时 档 案信息作为一种重要的原生性资源 长期以来却无人问津 档案作为国家和社会 记录信息最古老而持久的一种形式 虽具有极高的保存和利用价值 却很少为公 众所了解 档案馆对公众来说 更是极为陌生 面对日益提速的政务公开进程 档案信息资源的开发利用工作已感受到震撼和冲击 急需注入一些新的理念和活 力 以实现相关工作的全面提速 造成这种现象的原因 是与档案工作长期以来 主要服务于政府部门密不可分的 因此 政府职能转变对档案管理部门来说 是 一个改变自身形象的良好契机 政府信息服务的理念 方式等给了档案部i t t t 好 的启示 政务公开已经成为当今的世界潮流 我国也正在加入这一潮流 但由于我国 民主与法制建设起步较晚 不管是政务公开的理论研究还是实践都存在不少问 题 亟待进一步研究和解决 而这些问题也同时或多或少地反映在作为政务信息 政务公开背景下的档案信息开发利用工作 重要组成部分的档案信息资源的开发利用中 政务信息包括政务现实信息和历史信息两部分 只公开现实信息而不公开历 史信息是行不通的 只有政务现实信息公开提速工作而没有历史信息公开提速工 作也是行不通的 所以 我国档案部门应该从政务公开提速中 敏锐切实地感受 到档案开发利用的紧迫感 已公开现行文件利用工作 其实质当属政务现实信息 公开工作 档案部门是开展这项工作的重要力量 但不是唯一力量 而政务历史 信息的公开则主要由档案部门的档案开放工作承担 因此 对政务公开背景下的 档案信息资源开发利用工作进行深入研究 具有很重要的理论和现实意义 2 政务公开及其与信息资源开发利用工作的关系 一 政务公开及其与信息资源开发利用工 作的关系 一 政务公开简述 1 政务信息与政务公开 目前 联合国教科文组织正在全力动员各国政府 努力使任何人都有权使用 四类属于公众的信息 1 其中第一类就是政务信息 据资料统计 8 0 9 6 的社会 信息资源掌握在政府部门手中 政府是最主要的信息生产者 消费者和发布者 政务信息是指各级人民政府及其职能部门以及依法行使行政权的组织在其 管理或提供公共服务过程中制作 获得或拥有的信息 包括政务信息与社会公共 信息 从性质上讲 政府所拥有的信息均是利用纳税人的钱在行政管理的过程中 产生 获得和控制的 理应属于公众所有 即具有公共产品的性质 政府机关因 此必须及时主动地向公众公开这些信息 使其在尽可能大的范围内为更多的人所 利用 并且不得从这种信息公开的过程中谋取任何经济利益 所谓政务信息的公开 是指政府机构通过多种方式公开其政务活动 公开有 利于公民实现其权利的信息资源 允许用户通过查询 阅览 复制 下载 摘录 收听 观看等形式 依法利用各级政府部门所控制的信息 2 政务公开的必要性 1 政务公开是信息社会发展的必然要求 公开政务信息 实现与社会的信息资源共享 可以增加信息的利用率 降低 获得信息的成本 最大限度地发挥信息的效用 实现信息资源的最优配置 可以 说 政务公开 政府与社会共享信息资源是信息社会的必然要求 而信息技术的 发展 也为政务信息的公开奠定了坚实的技术基础 由此可见 信息社会的到来 使政务公开成为必要和可能 2 政务公开是民主政治发展的必然要求 民主社会以信息公开为前提 政务公开是民主政治发展的必然要求 我国 宪 法 第二条明确规定 中华人民共和国的一切权利属于人民 人民依照法律 规定 通过各种途径和形式管理国家事务 人民是国家的主人 当然有权要求 政府提供更多的信息 政府应当承担信息公开的法定责任和义务 公民只有在了 政务公开及其与信息资源开发利用工作的关系 解行政机关所作所为的前提下 才能真正享有民主 3 政务公开是建设社会主义法治国家的需要 依法治国 首先就是要求国家权力公开和规范 明确地行使 正如杰佛逊 所言 阳光能够杀病菌 路灯可以防小偷 政务公开是防止权力腐败和权力不 当行使的重要机制 法治的另一个作用就是保障公民权利的实现 而法治在保障 公民的知情权 了解权 政治参与权等基本人权实现的过程中 也必然要求国家 政治权力按照公开 公正的原则行使 公民只有知道自己有什么权利 才能有效 地为维护自身权利而斗争 政务公开是保护公民权利的最好途径 4 政务公开是社会主义市场经济发展的需求 社会主义市场经济的全面实行 使得政治权力的行使再也不能像计划经济时 代那样任意 专断和暗箱操作 为了增加政府在市场管理中的信誉 降低市场交 易的风险 就必须把政府的服务成本降下来 减少政务管理的中间环节 变 黑 箱 为明示 使政府管理行为规范 公开 明确 高效 此外 为了适应我国加 入w t o 和经济全球化趋势 也需要增加政治权力行使的透明度和公开性 3 我国政务公开的现状 改革开放以来 为推行依法行政 加强民主建设 各地和各部门倡导行政公 开原则 制定了一些政务公开的规定 比如公开招标 公开招考 政务公开 社 会服务承诺制 公开办事制度与结果等 1 9 9 9 年启动的 政府上网工程 也为 政府提供了一个契机 推动了政务公开的发展 我国档案部门建立起的 现行文件阅览中心 或 现行文件阅览室 应该 可以说是当前政务公开的一种主要形式 现行文件阅览中心是档案馆在收集 集 中政府机构现行文件的基础上 以政务公开为基本任务 方便社会各界 特别是 普通公民查询 了解政府在社会事务管理方面现行政策规定的内部机构 据北京 市昌平区档案馆等有关单位的统计 目前在 现行文件阅览室 查阅利用现行文 件的重点主要集中在4 个方面 即政府在城市建设 危房改造方面 群众在占地 搬迁方面的政策和有关规定 政府在外地人口进京方面的政策规定 引进外资方 面相应的优惠政策规定 与老百姓切身利益相关的其他方面政策规定等 近年 各个省市也相继出台了一些与政务公开有关的政令 例如 福建省人 民政府第7 0 号令 福建省政务公开暂行办法 自2 0 0 1 年9 月1 1 日公布施行 4 政务公开及其与信息资源开发利用工作的关系 2 0 0 2 年1 1 月 广州市政府制订了 广州市政府信息公开规定 并于2 0 0 3 年1 月1 日起施行 这是我国由地方政府制定的第一部全面 系统规范政务公开行为 的政府规章 对于我国政务公开法律制度的建设具有重要的开创意义 上海市人 民政府办公厅印发的 上海市政府部门网站评议考核试行办法 的通知 2 0 0 3 年1 2 月1 日起实施 上海市政府第1 9 号令 上海市政府信息公开规定 自2 0 0 4 年5 月1 日起施行 深圳市政府第1 3 0 号令 深圳市政府信息网上公开办 法 自2 0 0 4 年4 月1 日起施行 可以看出 关于政务公开的规定多属于行政机关规章 相互间缺乏统一性和 协调性 对信息时代的信息公开问题缺少全盘规划和部署 而且这种规定并不具 有法律强制性 容易导致信息提供成为政府部门的自愿性行为 因而所谓的公布 信息就成为一句空话 正是在这种背景下 建立一部统一的信息公开法就很重要 1 9 9 9 年 中国社会科学院成立了 信息时代与政府公开制度研究 课题组 就 政务公开的立法问题进行研究和探讨 2 0 0 2 年5 月 该机构接受国务院委托着 手起草政务公开的相关立法 7 月 政府信息公开条例 已起草成文 二 政务公开对档案管理工作的重要意义 政务公开工作与档案管理工作有着密切的关系 广州市城市规划局依据 广 州市政府信息公开规定 制订了 广州市城市规划局依申请公开政府信息试行办 法 广州市城市规划局依申请公开政府信息案件办理内部规定 明确由广州 市城市建设档案馆办理该局的依申请公开案件 此做法开档案部门参与政务公开 工作的先河 由此可见 在新形势下档案管理工作应如何应对政务公开工作带来 的挑战 提高成效 政务公开工作对档案部门未来的发展又会产生哪些影响 这 些都是档案工作者应当深入思考的问题 1 政务公开工作对于国家发展和社会进步具有特别重要的意义 首先 政务公开工作能产生巨大的经济效益 政府机构由于职能与工作的需 要 收集 积累了大量信息资源 这些信息资源一方面来自于通过政府行政力量 支持的统计调查工作 另一方面来自于政府行政管理工作中工作与业务资料的积 累 再者就是通过政府机构以其他各种方法 技术获得的资料 如地理空间数据 自然资源数据 市政建设数据等 这些信息资源对国民经济建设有着重要的参考 凭证作用 如果能将这些信息资源向社会开放 让社会充分利用 将会大大减少 5 政务公开及其与信息资源开发利用工作的关系 社会各界经济运作的风险与盲目性 提高全社会经济运作的质量 为社会各界带 来方便 产生巨大的社会效益和经济效益 其次 政务公开工作能够促进政府与 公众的合作 创造公开 透明 依法行政的环境 这将有利于政府的廉政建设 维护公众的知情权和监督权 有利于打造 阳光政府 改善投资软环境 提高 综合竞争力 2 政务公开工作对档案管理工作提出了更高要求 政务公开工作是一项政府服务行为 其成功与否在很大程度上取决于服务状 况 这种服务工作涉及面广 难度很大 会面临各种层次 各种需要的社会公众 为充分体现政府的公共服务职能 树立良好形象 提高成效 政务公开工作必须 服务到位 使公众满意 档案管理部门既是政务信息的收集保管地 又是为政府工作服务的部门 档 案管理工作是服务于政府和社会公众的 所以对于档案工作者来说 政务公开就 是文件公开 档案开放 由此可见 政务公开工作离不开档案管理工作 并且对 档案管理工作也提出了更高要求 具体来说主要包括以下几个方面 1 政务公开工作要求档案管理工作必须做到文件收集齐全 及时整理归 档 政务公开工作有效实施的基本前提是政务信息齐全 如果信息缺失 信息公 开工作就是无米之炊 毫无意义 政府部门在行使政府职能的活动中会形成大量 文件 这些文件在运行周期结束后 如果不及时加以收集 或者收集不齐全 就 可能导致日后查询不到这部分信息 另一方面 如果大量文件长期积压在各业务 部门的个人手中 就很容易造成丢失 也会使这部分信息存在日后缺失的可能 因此 档案管理部门应当负起责任 依据档案管理的有关规定和规范 对政府文 件形成部门进行业务指导 以保证政府文件收集齐全 并及时整理归档 只有做 好这项工作 政务公开工作才能切实开展 由此可见 政务公开工作将大大促进档案管理工作的进一步提高完善 政府 对档案管理工作也必将会更加重视和加强 2 政务公开工作要求档案管理工作必须实现信息化 并成为电子政务建 设的重要组成部分 当前 档案的信息化管理工作己在很多地区 很多部门逐步开展 数字档案 馆的建设工作在一些发达地区着手实施 而政务公开工作对档案管理工作的信息 6 政务公开及其与信息资源开发利用工作的关系 化建设水平提出了更高要求 政府和公众所关心和查询的是档案所包含的信息 而非档案实体本身 特别 是政府决策参考时所依据的专题信息和综合信息 所以 档案管理水平必须有大 的提升 必须紧紧围绕信息化这个主题 加快建设步伐 以满足政务公开工作对 文档信息的需求 此外 在信息化 数字化的社会大背景下 电子文件的数量急剧增加 档案 管理工作应将电子文件的归档管理工作纳入电子政务和办公自动化建设的总体 规划 进行同步设计 同步实施 实现文档管理一体化 通过政府门户网站政务 公开栏目设置 申请公开 分栏目 受理公众申请公开政务的案件 从而实现网 上受理政务申请 并实现网上公开政务 3 政务公开工作要求档案管理部门必须及时修订档案法规 调整档案开 放的相关规定 开放与保密的矛盾是政务公开工作必定会面i 缶的问题 而其解决 必须依赖于法规建设 中华人民共和国档案法 以下简称 档案法 及 中 华人民共和国档案法实施办法 以下简称 实施办法 对各级各类档案馆保管 的档案向社会开放的时间做出了明确的规定 国家档案馆保管的档案 一般应 当自形成之日起满3 0 年向社会开放 档案馆掌握了很大一部分的政务信息 如 何公开这些信息 在现有法律体系下是很难突破的 档案法 中对国家机关 团体 企事业单位的文件和档案的信息公开问题 并没有做出十分确切的规定 目前的法律只是规定 机关 团体 企业事业单位 和其他组织以及公民根据经济建设 国防建设 教学科研和其他各项工作的需要 可以按照有关规定 利用档案馆尚未公开的档案以及有关机关 团体 企业事业 单位和其他组织保存的档案 利用未开放档案的办法 由国家档案行政管理部 门和有关主管部门规定 这说明 对于机关 团体 企业事业单位的文件和档 案信息公开工作 暂时还没有统一的法律规定 或者说是一个需要及时予以填补 的法律空白 立法机关 档案行政机关和各专业主管机关 都应当积极配合开展 此项工作的研究 4 政务公开工作要求档案管理人员必须加强自身学习 全面提高政策水 平 熟悉政府机构运作 档案管理人员通常只熟悉档案业务 对于政府机构内部 业务及其运作并不十分了解 而政务公开要求工作人员必须熟知政府机关的运作 政务公开及其与信息资源开发利用工作的关系 机制等知识 因此 在政务公开工作中档案管理人员会感到知识缺乏 运作困难 工作效率不高 可以说 政务公开工作对档案管理人员提出了更高要求 具体来 说 就是档案管理人员必须加强学习 全面提高政策水平 熟悉政府机构运作 了解政府机构的有关业务知识 对于档案人员来说 仅有单一的档案专业知识已 经远远不够 社会发展要求档案工作者必须是知识全面的复合型人才 只有这样 才能使档案工作真正参与到社会经济建设和发展的主流之中 档案工作才能真正 体现其价值所在 3 政务公开工作对档案部门未来发展的影响 档案部门参与政务公开工作 是一次探索如何在新形势下发展档案工作的尝 试 它同目前广泛建立的现行文件服务中心一样 都是利用档案为公众查询政务 信息服务的 为政府服务 为公众服务 能够拓展档案服务工作的领域 为社会 服务 实现观念的转变 能够真正体现档案的价值 档案工作的价值 档案工作 者的角色就会从神秘演变成公开 档案职业也会从 神秘 上升为 神圣 从 幕后逐渐走上前台 面向社会大众 因此 政务公开工作对档案部门未来发展的 影响是深远的 将会改变档案部门的公众形象和发展定位 这主要表现在以下几 个方面 1 档案部门必然成为政府部门公开政务的场所 由于档案部门是政务信息的主要集中地 必然会成为政务公开工作中集中查 询 主动公开或受理依申请公开政务工作的重要场所 例如 上海市政府明确规 定 市和区县档案馆作为查询 利用同级政府部门主动公开信息的场所 应为公 众做好服务工作 教育 卫生 建设 规划 房地产 人事 工商 劳动保障 民政 公安等1 5 个公众关注度高 公益性强 权力大的政府部门作为试点单位 和重点单位 要求编制 政府信息目录 并将目录和主动公开的信息抄送市或 区县档案馆 所以 各级各类国家档案馆都要认真思考政务公开和档案开放的重 要课题 更好地适应和满足人民群众日益增长的利用档案信息资源的需求 2 档案馆将向公共档案馆转型 更加突出服务性 公共性和开放性 衡量社会发展进步的一个重要标志是社会参与程度 包括参与的高度 频度 和力度 社会参与是人民群众的权利 只有社会各阶层广泛参与 社会才能不断 发展进步 许多国家的档案馆就叫公共档案馆 公共档案馆的意义在于推动社会 政务公开及其与信息资源开发利用工作的关系 的广泛参与 所以档案的开放程度是一个国家档案工作水平和国家档案事业发展 程度的标志 建设公共档案馆就要在开放档案上下功夫 随着政务公开工作的推 进 我国各级各类档案馆所面临的将是日益频繁利用档案的广大公众 这就决定 了档案馆的服务性 公共性和开放性功能将日益增强 必然逐步发展成为公共档 案馆 3 档案部门的馆库建筑将凸现文化功能 过去 档案对于人们而言很 神秘 而且档案部门大多深居政府大院 让 人敬而远之 望而却步 利用档案基本是政府行为 与普通公众有很大的距离 随着政务公开工作的深入推进 档案开放程度的提高 社会利用档案意识的增强 档案部门的馆库建筑今后将会在选址 设计 布局 定位 功能 服务等方面 贴近群众 最大限度地方便群众 提供人性化的服务 让越来越多的人走进档案 馆就像走进图书馆 美术馆等文化设施一样方便 能充分阅读档案 利用档案 所以 档案馆作为文化事业单位 将会充分发挥文化功能 做好档案的开放和向 公众提供利用的工作 政务公开与信息资源开发利用的关系 1 政务公开对档案信息资源开发利用的促进作用 1 信息公开为档案利用服务机制的创新提供了优越环境 进入新世纪以来 档案利用服务工作面临的宏观和微观环境都已经和正在发 生重大的变化 就宏观环境而言 修宪是最值得我们认真关注的大事 三个代 表 重要思想和 推动物质文明 政治文明和精神文明协调发展 写进了宪法 1 国家尊重和保障人权 也写进了宪法 正是在这样一个大背景下 政务公开正 在稳步推进 相关法律和行政法规的制订正在进行 近日 政府信息公开条例 已正式公布 并将于2 0 0 8 年5 月1 日起施行 一些处于改革开放前沿的大城市 的政务公开工作也已经先后步入正式实施的阶段 2 0 0 3 年 广州市政府信息公开规定 正式施行 该规定明确指出 政府 信息以公开为原则 不公开为例外 各级人民政府及其职能部门以及依法行使 行政职权的组织是公开义务人 应当依法履行公开政府信息的义务 个人和组织 是公开权利人 依法享有获取政府信息的权利 任何个人或组织不得非法阻挠 或限制公开义务人公开政府信息的活动以及公开权利人行使依法获取政府信息 o 政务公开及其与信息资源开发利用工作的关系 的权利 2 0 0 4 年4 月1 日 深圳市政府信息网上公开办法 正式施行 该 办法 规定 在一级政府所辖的行政区域内具有重大影响和具有全局性的事项 必须在 该级政府所建立的政府网站上公开 这类信息有1 5 种 其中包括政府规章和与 社会公众相关的其他政府规范性文件等 该 办法 还规定 与各部门及依法行 使行政管理职能的组织的职责相关的事项 则应当在它们所建立的网站上公开 这类信息有2 0 种 2 0 0 4 年5 月1 日 成都市政府信息公开规定 正式施行 该 规定 要求 政府作为义务人 应当主动公开政府信息 包括政府规章 规范性文件 发展计 划 政府年度财政报告及其执行情况 城市总体规划 政府机构的设置及其职能 领导成员的履历 工作分工和调整变化情况等 个人隐私 商业秘密 国家秘密 正在讨论 研究尚未做出决定的政府信息和法律 法规 规章禁止公开的政府信 息等5 类信息不予公开 该 规定 第十五条还明确要求 各现行公开文件资 料利用中心应当及时收集已经公开的政府信息 并免费向权利人开放 有关部门 应当为现行公开文件资料利用中心收集政府信息提供便利 在这里 各级国家 档案馆所主办的现行公开文件利用中心 就被地方政府指定为向公众提供信息资 源的重要窗口和中介 就档案部门的内部状况而言 自2 0 0 0 年深圳市档案局 馆 成立文档资料 服务中心以来 全国各地档案局 馆 相继开展了档案信息资源利用服务工作 截止2 0 0 3 年6 月底 全国已经有4 8 0 家档案馆开展了此项工作 出现了发展快 范围广 力度大 形式多的大好局面 同时 还出现了由文件中心承担该项工作 的深圳模式 现行文件阅览室和原来的档案馆利用馆 室合一的 北京市 昌平 模式 档案馆利用网络资源为没有上网条件的利用者免费提供现行文件检索和阅 览服务的 北京市 西城模式 建设区域性档案资料目录信息中心 把档案信息 资源利用纳入其中的济南模式 以辽宁省丹东市和山东省烟台市为代表的丹东模 式 利用者既可在市档案文件信息服务中心查阅文件 也可点击服务中心设在酒 店 商场和汽车总站的触摸屏的柳州模式等 嘲 上述情况表明 信息公开 特别是政务公开已经成为我国政治文明建设的重 要组成部分 成为社会进步的重要潮流 而政务公开的重要内容和重要途径之一 l o 政务公开及其与信息资源开发利用工作的关系 就是向公众提供已开放和可开放的档案信息及已公开和可公开的现行文件 这种 全新的格局 为档案馆 室利用服务机制的创新提供了优越的社会环境和良好的 基础条件 各级各类档案馆 室都应该紧紧抓住当前的大好机遇 全方位地反思 档案开放与利用工作中已经不合时宜的规定 传统理念 习惯做法 应该改革 修正与完善 目前 各地档案局 馆已经和正在开展的档案信息资源利用服务工 作 已经取得了一定的成绩 但是 信息公开要求于档案机构和档案工作者的 却不仅仅是把这方面的工作做好 档案部门应该在信息公开这个时代潮流的推动 下 全面提升文件和档案利用服务 开放 公布 公开等一系列工作的水平 以 适应三个文明建设和坚持以人为本 全面 协调 可持续发展的需要 按照现行法律 法规和规章的规定 可以向公众开放的档案和公开的文件 应该包括三个部分 第一 档案法 规定国家档案馆保管的档案一般满3 0 年向社会开放 然而 一些形成时问远远超出3 0 年 依法应该向公众开放的档案 却由于种种原因长 期无缘与普通老百姓见面 对于形成时间己满3 0 年的馆藏档案 应该有多大的 开放比例 对于那些无正当理由却拒绝向普通老百姓提供应开放档案的责任人 是否应当依法追究其行政责任 开放应该是面向一切具有中华人民共和国公民身 份 持有居民身份证等合法证明的普通人 而不仅仅是专家学者或机关工作人员i 一些档案馆或位于机关大院 或门禁森严 普通老百姓连进门也难 真正的开放 更是无从谈起 这些都应该引起相关部门的重视 第二 国家档案馆保管的经 济 科学 技术 文化等类档案 可以随时向社会开放 这是 实施办法 的 规定 第三 已公开和可公开的现行文件 应免费向公众开放 这是政务公开的 要求 笔者认为 这些所谓 现行文件 除了一部分仍处于现行阶段外 还有 相当大的一部分实际上是处于半现行阶段即属于现行机关档案性质的现行有效 文件 2 我国政务公开工作的成果已经为档案开放理论和实践的推进与深化拓 展了广阔的空间 2 0 多年前 我国的档案开放政策诞生在国家百废待兴之时和档案事业拨乱 反正的艰难跋涉之中 如果说当年档案开放的提出需要逆风行船勇气的话 那么 现今档案开放的推进与深化则正逢国家政通人和 尤其是政务公开后来居上已经 政务公开及其与信息资源开发利用工作的关系 在档案开放的先头开启了破冰之旅 政务公开的理论和实践是很值得档案部门研 究和借鉴的 各省市相继出台的政务公开方面的法规虽各有特点 但思想解放之快 改革 力度之大 政府开明程度之高却是共同的 例如 在 广州市政府信息公开规定 中 提出并开始实践了一系列崭新的 理念 政府是信息公开的义务人 人民群众是信息公开的权利人 政务信息以 公开为原则 不公开为例外 信息不被依法公开 公民可依法起诉政府等