商业银行行政事物管理程序.doc

商业银行行政事务管理程序1目的：实现行政管理工作的规范化、制度化、品质化，使其有效地为全行工作服务。2范围：适用于全行办公事务用品管理、接待工作管理、车辆使用管理、差旅费的使用管理、值班值宿管理、防火防盗及水电管理、财务管理、食堂管理、会议管理。3权责：办公室相应管理人员及各部门负责办理相应事务人员。4作业内容：41办公事务用品管理4.1.1主管为了统一限量，控制用品规格以及节约经费开支，所有办公事务用品的购买，都由办公事务用品管理员统一负责。4.1.2订购数量4.1.2.1管理员根据事务用品库存量情况以及消耗水平，向办公室主任报告，确定订购数量。4.1.2.2如果事务用印刷制品需要调整格式的话，或者未来某种事务用品的需求量将发生变化的化，也要一并向办公室主任提出。4.1.3采购方法如果事务用品库存不多，或者有关部门提出特殊需求，办公事务用品管理员可填写采购清单，经办公室主任审批后，按照成本最小原则，选择直接去商店购买，或者订购。4.1.4办公事务用品保管员对管理员统一购置的办公用品，按照采购清单与实物核对，清点入库，并明细登记“保管帐”。4.1.5领取办公用品由各部室指定专人领取，在保管账上履行登记手续，详细填写所领物品的名称和数量，注明领取日期，领取人姓名等。4.1.6办公用品实行计划管理、定量使用、随用随领、灵活调剂的管理方法，防止浪费。4.1.7“办公事务用品管理”各支行、信用社、直属单位可参照执行。42接待工作管理4.2.1接待是指总行机关及各部室，对上级行、地方政府及其它金融机构及工作团组，因公务来我行给予的接待。4.2.2接待工作以热情、礼貌、周到、细致、方便、快捷、经济、全方位作为总原则。 4.2.3 “谁的客人谁接待”的原则4.2.3.1上级行和地方政府领导及其他市的金融单位领导来我行，接待工作统一在行长或主管副行长领导下进行,由办公室承办。4.2.3.2各部室的客人来我行由对口部室负责接待，同时由办公室提供相应的住宿、交通等后勤服务。4.2.4按照接待标准做好接待工作4.2.4.1上级行、地方政府及其它省、市金融单位领导来我行，在迎送时分别宴请一次,宴请标准由办公室按照每人每餐100元的标准掌握，宴请由行长或副行长主持，并由行长或副行长确定陪餐人员，其它人员均用工作餐。4.2.4.2各相关部室的其他客人来我行，分别由各相关部室和办公室负责接待，迎送时分别按每人每餐30元标准宴请一次，陪餐人数由部主任视具体情况确定，其他时间在食堂用工作餐。4.2.4.3相关部门的其它客人需要行长或副行长宴请时，宴请标准由办公室按每人每餐50元的标准掌握。4.2.4.4对于其它金融单位的考察工作组或学习参观团组，视具体情况请示行长或主管行长后由办公室统一安排接待，接待标准按照每人每餐30元的标准执行。4.2.4.5辖内各行来总行办理公务，一律在食堂用工作餐。4.2.4.6“接待工作管理”各支行、信用社、直属单位可参照执行。4.3值班值宿及门卫工作4.3.1值班值宿4.3.1.1值班值宿轮流表由办公室按月编排后印发给各部（科）室。4.3.1.2各部室主任(科长)要随时掌握本部（科）室人员的值班值宿时间安排，及时检查、督促，如遇本部（科）室值班人员外出、生病等特殊情况，要及时进行内部调换并通知办公室。4.3.1.3值班值宿人员要按时交接班。4.3.1.3.1值宿接班时间为本日17：00时，交班为次日早晨8：00时。4.3.1.3.2非工作日白天值班上午接班时间为早晨8：00时，上午交班和下午接班时间为12：30分，下午交班时间为17：00时。4.3.1.4值班值宿人员要忠于职守，不得擅自离岗并认真做好“干部值班值宿日志”（表单记录附表2）。4.3.1.5值班值宿时间如发生紧急情况，应立即向办公室主任（科长）、保卫部门主任（科长）和公安机关报告，并迅速做出应急反应，采取必要措施，果断处置所发生的事件并保护现场。4.3.1.6当日值宿人员可提前两小时离岗用餐，次日交班后可用两小时时间用餐。4.3.1.7值班值宿人员负责检查各层防盗门是否上锁，各楼层灯是否关闭。4.3.1.8对每日值班值宿情况，由办公室、人事部、监察室、保卫部随时抽查。4.3.1.8.1凡迟到或提前离岗，一经发现每次罚款100元，漏岗者罚款200元，并给予当事人及所在部（科）室通报批评。4.3.1.8.2由办公室将罚款通知单送至被罚款人所在部（科）室，限期上缴。4.3.2门卫（更夫）管理4.3.2.1门卫和更值人员在行政办公室和值班干部的领导下工作。4.3.2.2维护行内治安秩序，防火防盗；4.3.2.3.做好日常外来人员的登记管理和节假日内部人员入行的登记管理，认真登记“外来人员登记簿”（见表单记录附表3）；4.3.2.4禁止外部车辆进入行内；4.3.2.5维护门前秩序守好大门发现案件线索及可疑人员及时报告办公室及保卫部门。4.3.2.6下半后或节假日期间，按时关门上锁，无办公室及保卫部门同意禁止外人入行；4.3.2.7当班时对行内各部位要检查巡视，发现问题及时解决、消除隐患，及时向办公室和保卫部门报告。4.3.2.8白天门卫和夜间更值人员要做好交接，做好交接登记手续，早晨交接班时间为8:00点，下午交班和晚间接班时间为17.00点；4.3.2.9严禁喝酒上岗，不准替班、代班；4.3.2.10门卫、更值人员要按照办公室的要求做好各种文件、资料、报纸的收发。4.4防火、防盗及水电、卫生管理4.4.1防盗管理4.4.1.1防盗工作由保卫部（科）和办公室共同负责管理，各部室主任为本部室此项工作的第一责任人。4.4.1.2每天下班后行内职工应在晚上7时前离开办公楼；值班人员在值班时间不得进入办公区，一律在值班室内值班；非工作日或非工作时间其他行内工作人员因工作需要必须进入办公区加班者，在告知值班人员并登记后方可进入。4.4.1.3节假日禁止外人进入行内，包括子女、家属，严禁将个人物品寄存于行内。4.4.1.4值班值宿及门卫人员要严格履行岗位职责。4.4.2防火及水电管理4.4.2.1 变电所负责安全用电的管理，保证各种用电设备安全使用。4.4.2.1.1每日检查各部（科）室用电情况，宣传用电知识，保证安全用电。4.4.2.1.2对配电室（箱）内线路经常检查维护。4.4.2.1.3执行电业、消防法规，严防事故发生。4.4.2.1.4做好电梯的日常维护。4.4.2.2各部（科）室要按要求用电、用火、用水4.4.2.2.1严禁违章用电，不得私自接拉电源线及超负荷用电。4.4.2.2.2严禁在室内使用电熨斗、电炉子、电热杯、电褥子等电器，如因工作需要必须使用，通电后，使用人不准离开以防引起火灾。4.4.2.2.3不准在大、中、小会议室、计算机房吸烟，严禁将未熄灭的烟头扔入纸篓内。4.4.2.2.4员工每日下班前必须切断所有用电设施的电源。4.4.2.2.5各部（科）室要指定防火负责人，办公室内不准使用明火，每天下班前要认真检查，确保安全后方可离行。4.4.2.2.6各楼层的自来水管要用后即闭，在停电、停水的情况下更要做到随手关闭，以免来电来水时，出现灯常明、水长流现象。4.4.2.2.7发现各类设施出现问题要及时通知办公室，办公室必须及时修理维护。4.4.3卫生管理4.4.3.1员工要有良好的卫生习惯，衣装整洁，按规定的行服着装，举止端庄、文明。4.4.3.2各部室要对各自的办公区域经常打扫，保持清洁，室内物品摆放整齐有序。4.4.3.3专职的卫生清理人员要每日对分担区域进行卫生清理，保持卫生整洁。4.4.3.4行政办公室要对各区域的环境卫生经常性开展监督检查，督促整改。4.5车辆综合管理4.5.1车辆管理4.5.1.1总行机关的所有车辆统一由行政办公室管理。4.5.1.2所有车辆的证照及车检、验证，统由行政办公室负责管理。4.5.1.3配属于各部室的车辆，在满足于部室工作需要的情况下，由办公室统一调度使用。4.5.1.4本行人员因公用车须于事前向办公室主任申请调派，办公室主任依重要性顺序派车。不按规定申请，不得派车。4.5.1.4.1本行副行长级以上领导人员在市内开会、参加各种业务活动，派车送；到外地出差，送到火车站或机场。4.5.1.4.2来本行办事的各省、市、区政府以及上级金融主管单位、同级金融单位领导，尽量安排车辆接送。4.5.1.4.3本行其他员工遇有紧急、重要公务或因路远等必须用车的情况时可酌情批准派车。4.5.1.5每车应设置“行车登记簿”（见表单记录附表4），使用前应核对车辆里程表与登记簿上前一次用车的记载是否相符。使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途、使用者等。办公室每月抽查一次，发现记载不实、不全或未记载者应提出批评，对不听劝阻屡教屡犯者，给予处分，并停止其使用权利。4.5.1.6执行定点维修、定点加油制度。维修加油地点由办公室确定后通知各车辆司机。4.5.1.7固定加油站点按车牌号设置“车辆用油记录表”（此表格式由加油站点提供），由加油站服务人员登记，每月底连同“行车登记簿”一并转办公室主任审核。4.5.1.8所有车辆严格执行节假日封存制度（特殊公务除外）及车钥匙统一保管制度，车钥匙统一交值班室入柜上锁保管。4.5.2车辆使用4.5.2.1使用人必须具有驾照。4.5.2.2本行车辆不准借予非本行人员使用。4.5.2.3驾驶员要积极与用车部门做好协调配合，做好服务，保证出车质量。4.5.2.4驾驶员于驾驶车辆前应对车辆做基本检查，如发现故障，配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后使用人要对由此引发的后果负责。4.5.2.5驾驶人须严守交通规则。4.5.2.6驾驶员不得擅将本行车辆开回家或作私用，未经办公室主任或行政主管行长批准，擅将车辆开回家，造成车辆毁损、丢失，由驾驶员负责赔偿。4.5.2.7车辆应停放于指定位置，停车场或适当、合法位置。任意放置车辆导致违犯交规、毁损、失窃，由驾驶人赔偿损失。4.5.2.8为私人目的借用公车应经办公室主任或行政主管行长批准后使用。4.5.2.9使用人应爱护车辆，保证机件，外观良好，使用后应将车辆清洗干净。4.5.2.10私用时若发生事故而致违规、损毁、失窃等，于扣除理赔额后，全部由私人负担。4.5.3车辆保养4.5.3.1车辆维修、清洗、打蜡等，应先填制“车辆维修登记表”（见表单记录附表5），经办公室主任审批后办理。4.5.3.2车辆应由办公室指定各厂牌保养，特约维护厂维修，否则维护费一律不准报销。可自行修复者，可报销购买材料零件费用。4.5.3.3车辆于行驶途中发生故障或其他耗损急需修复或更换零件时，可视实际情况需要进行修理，但无迫切需要或修理费超过1000元时，应与办公室主任联系请求批示。4.5.4违规与事故处理4.5.4.1在下列情形之一的情况下，违反交通规则或发生事故，由驾驶人负担，并予以记过或免职处分。4.5.4.1.1无照驾驶。4.5.4.1.2未经许可将车借予他人使用。4.5.4.2违反交通规则，其罚款由驾驶人负担。4.5.4.3各种车辆如在公务途中遇不可抗拒的车祸发生，应先急救伤患人员，向附近警察机关报警，并即与办公室主任联络协助处理。如属小事故，可自行处理后向办公室报告。4.5.4.4意外事故造成车辆损坏，在扣除保险金额后在视实际情况由驾驶人与本行共同负担。4.5.4.5发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，其金额由驾驶人与本行各负担一半。4.5.5费用报销4.5.5.1车辆用油根据“行车登记簿”和“车辆用油记录表”，经办公室主任核准审批后，支付油款。4.5.5.2车辆因公在外市加油站的发票，经办公室主任审批，据实报销。4.5.5.3停车费、过路费、过桥费、高速公路费，由办公室主任根据“行车登记簿”及派车情况核准审批后报销。4.5.6“车辆综合管理”各支行、信用社、直属单位可参照执行。4.6差旅费管理4.6.1差旅费标准的制定以我行实际情况和省财政厅营财文字（1997）第138号文件精神为依据。 4.6.2出差交通工具的使用标准按照“机关工作人员出差交通工具使用标准表”（见表单记录附表6）执行。4.6.2.1总行副行长以上及相当职务人员及随行人员外出学习、开会可乘坐飞机。4.6.2.2其它工作人员出差，原则上不准乘坐飞机，如必须乘坐飞机须经行政主管副行长批准。4.6.2.3工作人员出差期间交通费按实际报销，出租车一律不报销。4.6.3出差住宿费的开支标准按“出差住宿标准表”执行。4.6.3.1出差人员住宿费在规定的限额标准内凭据报销。4.6.3.2参加各种会议或学习班的超标准宿费凭会议学习通知，按实际报销。4.6.3.3一般工作人员出差，实际住宿费超过规定的限额标准部分不予报销。4.6.4出差人员补助标准4.6.4.1出差人员补助费标准按每人每天人民币50元 标准执行（按实际天数计算）；4.6.4.2外出学习开会各类餐费收据不予报销；4.6.4.3出差因特殊情况需宴请对方，报销时必须加以说明并经行政主管行长签批后报销。4.6.5“差旅费管理”各支行、信用社、直属单位可参照执行。4.7财务管理4.7.1机关财务审批实行“一支笔”签批制度。300元以下由办公室主任签字，300元以上由办公室主任签字后由主管行政副行长签批。4.7.2凡外出参加各类会议、学习班需借支，必须由办公室主任签字、主管行政副行长签批，方可生效，并在返回三日内及时报销。4.7.3各部室召开的专业会议以及举办的各种学习班、培训班，需要经费时必须提前填写经费审批表，经行主管行长、行长审批后方可列支。4.7.4每周一、三、五为报销时间，其它时间不予报销。4.7.5“财务管理”各支行、信用社、直属单位可参照执行。4.8食堂管理4.8.1做好原料的采购、储存保管、领用、签批。4.8.1.1每日由食堂管理员根据炊事员提供的采购清单对主副食品原料统一采购。4.8.1.2采购回的原料由食堂炊事员按照采购清单清点入库（炊事员在采购清单上签字），做好储存保管。4.8.1.3炊事员使用原料要在保证质量的前提下，厉行节约。4.8.1.4管理员要每日将签收后采购清单交办公室主任签批入帐。4.8.2管理员要做好食堂设施、用品、用具的管理使用。4.8.3炊事员要负责食堂卫生，保持个人卫生整洁；办公室要定期组织炊事人员检查身体。4.8.4炊事人员对碗筷、厨具应定期消毒，保持食品新鲜预防事故发生。4.8.5炊事人员要做好各种小菜的腌制、副食品的加工，不断增加食品的花色品种，做好服务工作。4.9会议管理4.9.1会议召集、发起4.9.1.1党委工作会议由党委书记、副书记召集。4.9.1.2涉及全行或涉及全行多个部门的工作会议由行长或分管副行长召集。4.9.1.3涉及全行的专业性会议由分管行长或专业主管主任负责召集。4.9.2会议组织4.9.2.1会议通知要登记“会议通知记录”（见表单记录附表7，此表为总行办公室使用，所属各单位可参照执行）。4.9.2.2党委工作会议由党委办公室负责组织、通知。4.9.2.3涉及全行或涉及全行多个部门的工作会议由办公室负责组织通知。4.9.2.4涉及全行的专业性会议由召集会议的专业部（室）自行组织通知。4.9.3会议准备4.9.3.1会议材料准备4.9.3.1.1党委工作会议材料由党委办公室负责准备。4.9.3.1.2涉及全行的工作总结布置会议材料由办公室负责准备。4.9.3.1.3专业性会议材料由专业部（科）室负责。4.9.3.2会议环境准备各种会议统由办公室负责会场的安排。4.9.4会议签到和记录4.9.4.1参会人员要登记“会议签到簿”（见表单记录-附表8）。4.9.4.2要按照“ 市商业银行会议记录”（见表单记录附表9）作好会议记录。4.9.4.3党委工作会议由党委办公室主任负责记录。4.9.4.4行长办公会议由办公室秘书负责记录。4.9.4.5专业会议由各专业部（科）室负责记录。5.相关文件辽宁省财政厅营财文字（1997）第138号文件。 6.表单记录6.1附表1-干部值班值宿日志6.2附表2-外来人员登记簿6.3附表3-行车登记簿 6.4附表4-车辆维修登记表6.5附表5-机关工作人员出差交通工具使用标准表6.6附表6-出差住宿标准表6.7附表7-会议通知记录6.8附表8-会议签到簿6.9附表9- 市商业银行会议记录表单记录附表1干部值班值宿日志起止 时间年 月 日 时 分至年 月 日 时 分值班人事