档案管理工作中存在的问题与建议.doc

部分内容来源于网络 有侵权请联系删除 电子档案管理工作中存在的问题与建议电子档案管理工作中存在的问题与建议 近年来 随着信息技术的迅猛发展 成熟的信息及电子 技术被迅速应用到档案管理中 在这种情况下 一种新型的 档案形式 电子档案应运而生 电子档案管理是档案管理和时代接轨的产物 是档案 管理中的一种新型模式 由于电子档案具有机读性 档案 信息存储的高密度性 档案信息的数字化性等特点 不但 使档案的存储载体面临重大挑战 而且赋予了档案工作新 的特征和内涵 一 电子档案管理过程中的问题一 电子档案管理过程中的问题 一 电子档案自身的安全性问题 档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传 输安全性 载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的 影响 电子档案通常以磁盘 光盘为载体 这类载体成分比 较复杂 性能不稳定 可能出现档案失真的问题 而且对 环境温度 湿度 防磁 防机械损伤等条件要求较高 易 损坏变质 保存年限低于传统纸质档案 传输安全性也就 是网络安全性 网络的发展使电子档案在更大的范围内得 到共享 同时 无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机 病毒也给电子档案的管理带来巨大的安全隐患 除此之外 电子文件很容易被删改 且改后不留任何痕迹 在使用计 算机形成文件材料的过程中 拟稿者无法留下自己的笔迹 单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发 日后难 以确定该份材料是否具有真实性和权威性 如果有人出于 自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改 是难以发现和 部分内容来源于网络 有侵权请联系删除 确定 二 面对电子档案的冲击 纸质档案的处理问题 在多年的管理过程中形成各类纸质档案是最原始 最 直接 最真实 最权威的记录和依据 是弥足珍贵的资源 然而电子档案的产生并非是纸质档案的消亡之日 不可能 全面抛弃传统档案的运行方式 因此绝对不可忽视传统档 案工作的统筹安排 需要尽快实现纸质档案的数字化 使 电子档案和纸质档案尽快接轨 三 办公自动化与电子档案管理无缝结合 在新的办公模式下 办公自动化慢慢站主导地位 每 天处理的公文数量急剧增加 虽然电子文件有逐渐替代纸 质文件的趋势 但在现阶段 文件的归档依然应以纸质文 件为主 由于设计和开发人员手段不统一 使得电子档案 系统和办公自动化系统不能无缝结合 电子文件归档相对 滞后 即使归档后文件的准确性也无法保证 四 对电子档案管理人员提出了新挑战 电子档案管理工作人员知识结构单一的矛盾 文档一 体化的推行 使电子文件的管理超出单纯的学科范围 使 档案工作成为一门集计算机科学与档案学于一体的综合性 的学科 电子档案管理人员除了要掌握档案管理专业知识 还要不断提高现代化管理技能 同时还要掌握其他相关学 科的知识 这样才能适应档案工作现代化需要 才能从根 本上保证在电子时代人类活动的真实记录得以长期保存 目前档案管理人员的素质普遍较低 知识面较窄 特别是 对网络安全 计算机技术 数据库技术 等相关知识几乎 一片空白 面对新的需要显得难以适应 无所适从 尽管 部分内容来源于网络 有侵权请联系删除 引进了现代化设备 仍不能充分发挥作用 二 电子档案管理过程中的建议二 电子档案管理过程中的建议 一 加强电子档案的保管 电子档案的存贮内容具有不稳定性 存储介质易受磁 场 温度 湿度 细菌等因素影响 电子文件本身还易受 到计算机病毒 电脑黑客的破坏 必须建造专用库房 档 案柜存放电子档案 配备专业电子档案机房和较高的安全 性的电脑设备 使用一次性写入光盘较好 比磁盘 磁带 硬盘等有更好的稳定性 又只有只读性 保持良好的温度 和湿度 并能满足避光 防尘 防虫 以及防机械磨损和强 烈震动等条件 二 做好电子档案数据备份恢复工作 备份技术是一种安全策略 是确保电子档案信息安全 的一个非常重要的技术手段 备份对象主要为文书 照片 音频 视频等电子档案和传统档案数字化后的文件 最好 实行双备份制 一份封存 一份提供借阅 针对网络的不 安全性 要建立数据备份和恢复系统 确保关键信息能在 计算机和网络发生灾难性故障后得以恢复 三 要加强网络的安全管理 通过验证用户信息 输入调阅口令和限制访问 阅读 权限 安装先进的防毒杀毒软件 建立防火墙来防止病毒 和黑客对电子档案的恶意破坏和篡改 积极采用密匙管理 数字式签名等先进技术手段 保证电子档案管理网络的正常 运行 同部门 不同人员的查阅权限 并对所利用的电子档 案进行全程监控并自动记录 防止电子档案被篡改而造成不 可挽回的损失 部分内容来源于网络 有侵权请联系删除 四 对文件进行安全监控 在一般电脑系统中 文件内容若有任何改变 电脑并 不会加以记录 因此更改文件的动作会不留痕迹 这使得 事件发生后 追查毫无线索 因此有不要让电脑详细记录 在存取电子文件时候留下的所有异动记录 五 处理好档案管理的投入问题 电子档案的应运而生是现代化的标准 然后现代化的 办公就要求有现代化的设备 档案工作要适应新的形式 满足计算机网络办公条件下的信息接受 处理 存储和利 用 就必须又相应的现代化的设备投入 与传统档案管理 相比 现代环境下的档案工作的自觉投入超出以前一倍以 上甚至几倍 六 采取 双轨制 归档法 由于印章和签署是文件生效的主要标志 在现在技术 条件下 对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸 介质形式保存 鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性 以及电子文件的易修改性 也有必要将重要的电子文件制 成硬拷贝存档 以确保数据的安全 七 尽快完成对纸质档案的数字化 纸质档案电子化可以改善档案管理工作 才能尽快适 应信息时代的要求 因此需要尽快将现有纸质档案通过扫 描实现原文件数字化 建立文件目录和扫描后的电子文档 一一对应关系 八 做好对办公自动化系统和电子档案无缝集成的开发 工作 使电子文件能及时归档 增强文件利用的时效性 要严把 电子信息归档关 做好电子信息动态管理 也即做好电子档案 部分内容来源于网络 有侵权请联系删除 的更改补充工作 实行动态管理 不能将电子档案管理停留在 管好几张光盘的初级阶段 九 提高档案工作人员综合素质和创新能力 随着档案信息进程推进和现代档案事业的发展 对档 案工作人员的要求也越来越高 电子档案在操作过程中存 在很大随意性 难免出现一些失误 所以要树立档案工作 者的风险意识 提高政治素质 职业道德水平 强化保密 意识 加强对密码 口令 机房安全管理及应用软件 数 据库管理的维护工作 系统掌握现代管理知识和档案专业 知识 努力优化知识结构 以适应信息时代档案工作的需 要 同时电子档案管理作为档案事业发展进程中的新生事 物 注定了它的发展要 摸着石头过河 因此只有档案工 作人员勇于探索 敢于创新 才能