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财务知识及办公流程培训 学习内容 第一部分会计原始凭证第二部分成本 费用核算业务流程第三部分涉税方面第四部分项目成本及债务风险内部控制 第一部分会计原始凭证 一 会计原始凭证的基本含义 会计原始凭证又称单据 是在经济业务发生或完成时取得或填制的 用以记录或证明经济业务的发生或完成情况的文字凭据 它不仅能用来记录经济业务发生或完成情况 还可以明确经济责任 是进行会计核算工作的原始资料和重要依据 是会计资料中最具有法律效力的一种文件 工作令号 购销合同 购料申请单等不能证明经济业务发生或完成情况的各种单证不能作为会计原始凭证并据以记账 二 原始凭证种类 1 按照来源不同分类 1 外来原始凭证是指在同外单位发生经济往来事项时 从外单位取得的凭证 如发票 飞机和火车的票据 银行收付款通知单 企业购买商品 材料时 从供货单位取得的发货票等 2 自制原始凭证是指在经济业务事项发生或完成时 由本单位内部经办部门或人员填制的凭证 如收料单 领料单 出库单 劳务结算书 租赁结算书等 2 按照填制手续及内容不同分类 自制原始凭证按填制手续不同 又可分为一次凭证 累计凭证和汇总会计原始凭证 3 按照格式不同分类 1 通用凭证 由有关部门统一印制 在一定范围内使用的具有统一格式和使用方法的原始凭证 中国通用的增值税发票 银行转帐结算凭证等 2 专用凭证 由单位自行印制 仅在本单位内部使用的原始凭证 收料单 领料单 劳务结算单等 三 原始凭证的基本内容 原始凭证的基本内容包括 原始凭证名称 填制的日期 接受原始凭证单位名称 经济业务内容 含数量 单价 金额等 填制单位签章 有关人员签章 凭证附件 除应当具备原始凭证的上述内容外 还应当有以下的附加条件 1 从外单位取得的原始凭证 应使用统一发票 发票上应印有税务专用章 必须加盖填制单位的财务专用章或发票专用章 双方经手人签字 2 自制的原始凭证 必须要有经办单位负责人或者由单位负责人指定的人员签名或者盖章 并要有本单位经办人签字 3 支付款项的原始凭证 必须要有收款单位和收款人的收款证明 不能仅以支付款项的有关凭证代替 4 购买实物的原始凭证 必须有验收证明 5 销售货物发生退回并退还货款时 必须以退货发票 退货验收证明和对方的收款收据作为原始凭证 也就是常说的红票 6 职工公出借款填制的借款凭证 必须附在记账凭证之后 7 经上级有关部门批准的经济业务事项 应当将批准文件附在会计原始凭证的后面 四 会计原始凭证填制的要求 1 记录要真实 原始凭证所填列的经济业务内容和数字 必须真实可靠 即符合国家有关政策 法令 法规 制度的要求 符合有关经济业务的实际情况 不得弄虚作假 更不得伪造凭证 2 内容要完整 原始凭证所要求填列的项目必须逐项填列齐全 不得遗漏和省略 必须符合手续完备的要求 经办业务的有关部门和人员要认真审核 签名盖章 每月的出入库单要有编号 3 手续要完备 单位自制的原始凭证必须有经办单位领导人或者其他指定的人员签名盖章 对外开出的原始凭证 即收款收据或发票 必须加盖本单位财务专用章和经办人签字 从外部取得的原始凭证 必须盖有填制单位的财务专用章或发票专用章和双方经手人签字 从个人取得的原始凭证 必须有填制人员的签名盖章及本单位经手人签字 4 书写要清楚 规范 原始凭证要按规定填写 文字要简要 字迹要清楚 易于辨认 一式几联的必须复写 不需要复写的必须用碳素笔或钢笔 不得用圆珠笔和铅笔 不得使用未经国务院公布的简化汉字 大小写金额必须相符且填写规范 小写金额用阿拉伯数字逐个书写 不得写连笔字 在金额前要填写人民币符号 人民币符号 与阿拉伯数字之间不得留有空白 金额数字一律填写到角分 无角分的 写 00 或符号 有角无分的 分位写 0 不得用符号 大写金额用汉字壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾 佰 仟 万 亿 元 角 分 零 整等 一律用正楷或行书字书写 大写金额前未印有 人民币 字样的 应加写 人民币 三个字 人民币 字样和大写金额之间不得留有空白 大写金额到元或角为止的 后面要写 整 或 正 字 有分的 不写 整 或 正 字 如小写金额为 1008 00 大写金额应写成 壹仟零捌元整 5 不得涂改 刮擦 挖补 原始凭证有错误的 应当由出具单位重开或更正 更正处应当加盖出具单位印章 原始凭证金额有错误的 应当由出具单位重开 不得在原始凭证上更正 6 填制要及时 各种原始凭证一定要及时填写 并按规定的程序及时送交审核部门及会计人员进行审核上帐 五 会计原始凭证的审核方法 1 审核原始凭证的合法性和真实性 首先 须查验发票的真假 可以通过上网查询或利用专用工具鉴别 除此以外还需注意几个问题 以个人义开的发票 不能加盖单位的章 否则即使是真票 也视同假票处理 须另按增值税17 交税金并除以罚金 以单位名义与我单位签订合同的不得用以个人名义开的发票 否则视为无效 签订的合同单位与发票单位必须一致 且发票不能混用 国税的发票仅用于购买材料 其他方面使用地税发票 其次 审核所发生的经济业务是否符合国家有关规定的要求 有否违反财经制度的现象 原始凭证中所列的经济业务事项是否真实 有无弄虚作假情况 如在审核原始凭证中发现有多计或少计收入 费用 擅自扩大开支范围 提高开支标准 巧立名目 虚报冒领 滥发奖金 津贴等违反财经制度和财经纪律的情况 不仅不能作为合法真实的原始凭证 而且要按规定进行处罚 2 审核原始凭证的完整性 审核原始凭证是否具备基本内容 有否应填未填或填写不清楚的现象 如经审核原始凭证后 确定有未填写接受凭证单位名称 无填证单位或制证人员签章 业务内容与附件不符等情况 不能作为内容完整的原始凭证 3 审核原始凭证的正确性 审核原始凭证在计算方面是否存在失误 如经审核凭证后 确定有业务内容摘要与数量 金额不相对应 业务所涉及的数量与单价的乘积与金额不符 金额合计错误等情况 不能作为正确的原始凭证 对于审核后的原始凭证 如发现有不符合上述要求 有错误或不完整之处 应当按照有关规定进行处理 第二部分成本 费用核算业务流程 成本核算必须坚持收入 成本费用配比原则 坚持统计核算 统计报量 业务核算 劳务结算 材料的核算等 财务核算 三同步 的原则 公司规定项目成本核算期为上月21日至本月20日 具体要求有以下几个方面 一 合同的签订 项目部及有关部门于每月15日前完善分包 租赁和采购合同并报送核算部 由核算部审批后统一发送才财务部 财务部安排专人接收 应当注意的是 合同订立须注明签订日期和执行日期 经济内容必须标注清楚并注意合同的执行细节 发生经济争议的处理方式和经济纠纷的诉讼所在地应明确为我公司的机构所在地 对甲方的工程合同 须在合同签订日期15天之内到主管税务局办理外出经营许可证 否则会被罚款 注意合同执行必须落实到责任人 二 工资及效益工资的计提审批及传递流程 1 项目部及各部门于每月21将考勤表报送人力资源部 由人力资源部统一造表签字后 人力资源部于每月26日前将工资表 社会保险单传递至财务部 财务部安排专人统一接收并分送各项目会计进行成本费用归集和划扣 2 项目部于每月25日前将效益工资报送人力资源部 由人力资源部审批签字 登记后送达财务部 财务部安排专人统一接收并分送各项目会计成本费用归集 3 聘用人员必须确认其身份证的有效性 三 材料的核算流程 1 材料挂账流程 已开具发票的材料挂账流程无论付款与否都要将当月所购材料经过验收办理入库 采购人员必须于每月 日前持当期采购发票 入库单第二联 第三联来财务部办理挂账手续 报销票据上必须由双方经手人 项目经理和公司核算科科长审核 签字 财务部方可受理 具体流程是 a类项目 项目采购员 项目经理 核算科长 3 4科 闫书记 责任会计 挂账 b类项目 项目采购员 分公司经理 核算科长 3 4科 责任会计 挂账 事业部 发起人 项目经理签字 事业部核算科 事业部经理 责任会计 挂账 三 材料的核算流程 未开具发票的材料挂账流程对于当月25日前无法开具发票的 确已实际进场的材料 可按入库单挂账 但必须做到以下几点 必须是根据已实际进场的材料办理正式入库 要求入库单填列齐全 尤其是进货单位 单价等必须填列清楚且与所签订的购销合同一致 同时必须有供货商提供并加盖其财务专用章或发票专用章的供货明细表 入库单要求签字齐全和项目经理签字认可 要填写 材料入库临时挂账单 一式四份 并由相关人员签字后 财务部方可挂账 具体签字要求是 a类项目由核算科长和阎书记审核签字 b类项目由分公司经理 核算科长审核签字 事业部项目由事业部核算科长 事业部经理签字 计划付款时必须提供发票 并由公司核算科或事业部核算科签字认可 报核算科审核时还需提供已签字的 材料入库临时挂账单 一份留核算科 一份附发票后交财务上账 否则不予付款 对于平时无票入库的材料 必须在付款之前或在一个月之内将发票报回 对于年末无票入库的材料 必须在付款之前或在次年的3月31日前将发票报回 否则将作纳税调增 按25 税率纳税 三 材料的核算流程 需要注意的是 无论有票还是无票 核算科在审核材料入库时必须附收料小票 公司将从3月1日起用新的收料小票 新的收料小票为一式四联 分别为存根 供方 收方 核算科 统一印刷 统一编号 统一从核算四科领取 入库单备注栏必须注明收料小票编号 项目入库单必须使用统一规格的表样 以月份为单位进行统一顺序编号 年份 月份 顺序号 在入库单左上角的类别一项标注材料类别 另外入库单必须由材料采购员 仓库管理员和材料主管三人签字确认 材料入库临时挂账单年月日 2 材料付款流程在材料挂账基础上 项目部按合同比例通过公司办公网络上传材料付款计划 经有关部门和领导审批发送财务部后 项目人员持收款单位收据 和项目会计对账后按付款计划支付 所持收据上必须由双方经手人 项目经理签字 在此需强调的是 收款单位收据上必须加盖与发票同样的章以便核对 属于个人的应由其个人签字和手印 不得进行委托付款 未开具发票的不得付款 网银付款时要有对方的大额行号 3 材料收发存报表项目部和有关部门每月26日报送材料收发存报表 收发存报表必须由项目材料员 项目经理签字后由材料员本人报送财务部 项目责任会计与项目材料员以入库单第三联和第四联来核对当月入帐材料和入库材料的数量和金额 以出库单第二联来核对材料收发存报表中的当月出库材料 责任会计根据双方核对无误后的报表计算项目材料费用 并将核对无误的报表由责任会计签字后报核算科 材机科各一份 公司有关部门参照办理 注意 材料的出入手续应在发生时及时办理 而不是到月末报表时集中办理 4 周转材料摊销和临时设施摊销 由项目核算员每月26日依据当月产值与合同总价的比值计算 制作周转材料摊销表和临时设施摊销表 由项目核算员和项目经理签字 送交项目会计进行核算 四 分包工程和劳务费的核算流程 1 专业分包工程和劳务费结算或预提流程 项目部每月25前将当月专业分包工程和劳务费结算或预提报送核算部 综合核算部审批后 由综合核算部于当月28日前送达财务部各项目会计以此作为成本列支依据 专业分包工程和劳务费结算或预提书必须由项目核算员 项目经理和公司核算部门审核 签字且必须是原件 财务部方可受理 具体流程 a类项目核算员 项目经理 核算科长 1 2 3科 核算部长 责任会计 挂账 b类项目 核算员 分公司经理 核算科长 1 2 3科 核算部长 责任会计 挂账 事业部项目 发起人 项目经理签字 事业部核算 事业部经理 责任会计 挂账 注意 在对劳务结算件审核过程中发现结算件上劳务队的名称存在音同字不同的情况 即发生的劳务事项本为同一劳务队 但是出现在结算件上的名称却是音同字不同的名称 这就造成财务做帐的混乱和劳务付款时的不必要的麻烦 针对以上存在的问题 要求劳务结算的名称应与合同中签订的名称保持一致 2 专业分包工程和劳务费付款流程在分包工程和劳务费结算或预提挂账基础上 项目部按合同比例通过公司办公网络上传劳务付款计划 经有关部门和领导审批发送财务部 劳务费由劳务公司开具收据 经项目经理签字后予以支付 专业分包工程必须出具工程所在地的建筑安装工程发票 经项目经理签字后予以支付 专业分包是预提的 则按付款额开票 待正式结算后进行全额补开 但必须在我方给甲方全部开完发票之前办理完毕 以避免因无法抵扣而造成损失 注意 作付款计划时按所签订的合同分开列 按月进行编号 上传与打印的编号要一致 上传时用本项目和本人名字 付款计划应根据项目资金来进行编制 不计划付款的 不要上传计划 今后付款计划满一个月不付款的即自动作废 劳务费发放要提前报计划和编制工资表 五 机械租赁结算流程 项目部每月25前将当月经双方负责人签认的内 外部租赁费结算件报送核算四科 核算四科审批签字后 由核算四科将结算件于当月28日前转交财务部 财务部安排专人统一接收并分送各项目会计进行上帐 要求内部结算一式两份 由项目会计和租赁分公司会计分别上账 外部结算要加盖对方单位公章 付款时要有地税局开具的发票 并经项目经理签字 注意 外租赁费和专业分包发票须经核算科签字方可入帐 六 产值报量传递流程 由项目部每月25前将当月产值报量送达工程部 由工程部送综合核算部进行审批 签字后返回工程部 于当月28日再由工程部送达财务部 财务部安排专人统一接收并分送各项目会计进行核算 对于有甲供材的项目 如果将来包括在结算中的可报量 否则不要报量 可另记辅助账 七 费用报销流程 其他费用也须在每月28日前进行报销 包括误餐补助 尤其年末的费用 必须是当年的费用当年报 一方面是成本真实性的需要 一方面是税法的规定票据的粘贴必须平整和规范 报销单填写齐全 整洁 粘帖原始凭证 填写报销单 部门或项目经理签字 会计填制凭证 公司领导签字 制定会计审核 财务主管审核 报销 八 借款及报账流程 填写借款单 部门或项目经理签字 公司领导签字 会计凭证填制 指定会计审核 会计主管审核 取款 注意事项 填写借款单时需垫复写纸一式三联一起写 领导在第二联直接用碳素笔或钢笔签字审批 不得复写 然后第一联由借款人保管 第二联由会计制作凭证 履行程序予以借款 第三联交由会计保管 业务办完后 持有关审批过的票据和借款第一联 再找会计销帐 并由会计人员在第一 三联上批注销帐金额 同时在第一联上签字交由借款人保存作为将来对账依据 借款人在第三联上签字仍交会计保管 待销帐完毕后附在会计凭证后面 第三部分涉税方面 一 营业税方面 2009年1月1日执行的新营业税条例规定的第五条中 纳税人将建筑工程分包给其他单位的 以其取得的全部价款和价外费用扣除其支付给其他单位的分包款后的余额为营业额 第十四条中 纳税人提供应税劳务应当向其机构所在地或者居住地的主管税务机关申报纳税 但是 纳税人提供的建筑业劳务以及国务院财政 税务主管部门规定的其他应税劳务 应当向应税劳务发生地的主管税务机关申报纳税 也就是说 当分包单位开来项目所在地发票时所缴纳的税金 在我们给甲方开票时是可以抵扣的 二 发票的适用方面 接收的各类发票 不仅要查验真假 而且要符合我国新的 发票管理办法 中规定 购买材料等物资用国税局开具的增殖税发票或普通发票 其他方面则用地税局开具的行业发票 如果使用不当 则同样会给企业带来纳税风险 因此还需注意几个问题 以个人义开的发票 不能加盖单位的章 否则即使是真票 也视同假票处理 须另按增值税17 交税金并除以罚金 以单位名义与我单位签订合同的不得用以个人名义开的发票 否则视为无效 签订的合同单位与发票开具单位必须一致 且发票不能混用 鉴于以上要求 合同签订之前 在审查供货商和专业分包的单位证件时必须审查税务登记证并留复印件 三 企业所得税的问题 1 根据 企业所得税法 规定 业务招待费可以在营业收入的 范围内列支 但需按列支额的 再乘以 的所得税率进行纳税 超过 范围的业务招待费按全额乘以 的所得税率进行纳税2 跨年费用也按发生额列支额度乘以 的所得税率进行纳税 3 对于年末无票入库的材料 在次年的3月31日前必须开回发票 因为所得税汇算清缴是5月31日 但必须经过外部审计确认 所以所有的发票必须在外部审计之前完善 否则按未开票额乘以25 的所得税率进行纳税 四 个人所得税问题 职工薪酬包括 一 职工工资 奖金 津贴和补贴 二 职工福利费 三 医疗保险费 养老保险费 失业保险费 工伤保险费和生育保险费等社会保险费 四 住房公积金 五 工会经费和职工教育经费 六 非货币性福利 七 因解除与职工的劳动关系给予的补偿 八 其他与获得职工提供的服务相关的支出根据 个人所得税法 规定 个人所得税是按当月发放额计税 个人所得税免征额是3500元 这其中包括工资和奖金 针对各项目情况而言 如果按月发放效益工资的话 则纳税人数和纳税额度都会减低 如果累计发放的话 则发放当月的纳税人数和纳税额度将会增加 因此各项目在发放效益工资时按月发放 避免不必要缴税 第四部分项目成本及债务风险内部控制 一 总则 项目经营风险的控制主要是中标前的决策控制和中标后的成本 债务风险控制 项目成本 债务风险控制集中反映公司各项管理制度的流程管理 项目经理的责任意识 控制风险的各项具体措施 具体措施包括 且不限于 项目经理对所管理项目各项经济资料的及时 准确 完整性负责 项目实行备用金制度 资产实行定期和不定期清查制度 项目成本信息与内部各责任单位之间定期沟通及反馈制度 项目债务信息与债权人 供应商的定期核对确认制度 二 项目经理对项目经济资料的准确性 完整性实行责任承诺制度 每年年终及项目竣工审计前 项目经理对所管理项目经济核算资料的准