会议室管理办法-最新版本.doc

东莞松湖华科产业孵化有限公司公 司 文 件司字【2013】7号 签发人：张国军秘级：o机密 o秘密 公开松湖华科产业孵化园会议室租用管理办法总 则为合理充分地利用孵化园内公共基础服务设施，加强松湖华科产业孵化园（以下简称“孵化园”）各会议室及报告厅的租用管理，特制定本办法。第一条 适用场地本办法所指的会议室为：1. 一栋一楼会议室（含贵宾室、茶水间）；2. 二栋一楼105视频会议室（含茶水间、106贵宾室）；3. 二栋五楼510洽谈室、二栋504报告厅（含501贵宾室、茶水间、化妆间）；4. 二栋五楼会议室；5. 其他。第二条 租用标准一、与会人数原则上不应超过申请租用场地所能容纳的人数，具体人数见附件松湖华科产业孵化园会议室收费标准。二、场地主要提供给孵化园内企业作会晤性活动所用，在不影响孵化园正常使用及安全的前提下，可提供给孵化园内部及外部企业单位作会议或晚会等活动场地。三、孵化园内企业租用先后排序，以申请获批时间为准，先获批者优先使用。孵化园外单位申请租用时，若租用时段与孵化园内企业申请时段相同，原则上以孵化园内活动为优先。四、使用单位、使用时间、租用事由等应与申请表中的申请单位、使用时间、租用事由等相符；不得开展违反法律法规的活动，否则一经发现立即强制该单位停止该场地使用。第三条 租用时间会议室及报告厅的租用时间为8:00-12:00、14:00-18:00、18:00-22:00，特殊情况下可提前或延后。第四条 租用手续对孵化园内部及外部企业单位租用，原则上申请单位于活动前三天填写附件松湖华科产业孵化园会议室租用申请表、松湖华科产业孵化园会议室使用协议，向公司孵化服务部提出申请，经孵化服务部负责人批准后，由孵化服务部通知租用单位于核定租用时间前缴齐定金及场地保证金，并凭缴费单据使用对应租用场地。如申请单位未按时缴纳费用，将不得使用会议室。费用交齐后，孵化服务部通知会议室管理人员，按场地申请单位要求做好准备。如申请单位需使用音视频、舞台灯光或其他设备，由孵化服务部通知技术人员负责。租用单位一经申请核定，未经同意，不得私自转租场地。第五条 收费标准一、会议室收费：1.计时单位：分为1小时、2小时、4小时（半天）、8小时（全天）几种计时单位，最小计时单位为1小时，不足一小时的按1小时计费。超过申请使用时间的按照超时处理。2.对于孵化园外部企业单位，租用费用可按九折优惠；对于孵化园内部企业单位，租用费用可按八折优惠。具体收费标准参见附件松湖华科产业孵化园会议室收费标准。3.申请租用会议室一经核准，申请单位需缴纳定金（租用场地费用的30%）以及场地保证金，场地保证金金额详见松湖华科产业孵化园会议室收费标准。二、活动结束后，由会议室管理人员验收场地并认真填写附件松湖华科产业孵化园会议室租用点交清单，无任何损坏行为的全额退还其保证金，并在1周内缴齐租用费用；若超时使用，则按照附件一的标准收取超时使用费用，从保证金中扣除；若有损坏设施情况，则参照松湖华科产业孵化园会议室设备购置价格照价赔偿。三、对于报告厅的租用，申请租用时间的前四个小时内可免租用费布置场地（特殊情况下可延长）。如需在该时间段以外进行场地布置或预演，具体费用见松湖华科产业孵化园会议室收费标准。四、如遇人力不可抗拒因素造成活动无法如期举行的，申请单位原则上需于活动前一天提出延期或退费要求。第六条 管理服务一、会议室租用不包含纸笔、茶水及人员服务（可有偿提供，服务项目及价格详见松湖华科产业孵化园会议室租用服务项目价目表），但包含会后清洁服务。特殊情况下，重大活动经租用单位申请，孵化园可安排人员协助提供相关人员服务。二、申请单位如需张贴标识、横幅、海报等，需如实申请并在孵化服务部监督下进行，不可随意张贴。三、与会人员不可携带食品进入，严禁在会议室或报告厅内吸烟、使用明火，禁止堆放杂物，乱扔果皮、纸屑，随地吐痰及吐口香糖等，不可大声喧哗、嬉笑，以免影响其他企业办公，违者将视情节赔偿一定的清洗及损失费。四、场地申请单位如有自带仪器、设备安装用电等要求时，由场地申请单位报物业服务中心、孵化服务部审批，严格按消防安全规定实施；场地申请单位自请工程人员操作时，应主动服从工程技术人员、物业服务中心人员的监督指导，违章操作并造成损失时，孵化园有权要求适当的经济赔偿。第七条 本办法由东莞松湖华科产业孵化有限公司负责解释。第八条 本办法自发布之日起执行。第九条 附件一、松湖华科产业孵化园会议室收费标准二、松湖华科产业孵化园会议室租用服务项目价目表三、松湖华科产业孵化园会议室租用申请表四、松湖华科产业孵化园会议室租用协议五、松湖华科产业孵化园会议室租用点交清单东莞松湖华科产业孵化有限公司2013年4月8日抄报：董事长抄送：总经理、副总经理发至：公司各部门东莞松湖华科产业孵化有限公司 二一三年四月八日共印 1 份松湖华科产业孵化园会议室收费标准会议室2栋504报告厅2栋105视频会议室2栋510洽谈室备注可容纳人数（人）30050 141栋1楼会议室及2栋5楼会议室暂未启用可使用的设施话筒、无线麦克风、舞台灯光、LED显示屏、贵宾室，茶水间、化妆间、跟踪摄像头、话筒、LED显示屏、贵宾室、茶水间投影仪、纸笔、茶水及会场布置等物品及服务系有偿提供收费价格单位元/小时元/2小时元/半天元/天元/小时元/2小时元/半天元/天元/小时元/2小时元/半天元/天收费标准（不包含有偿提供的物品及服务项目）10001800330060003005009001600180300450800开具发票场地保证金5000900450前一日布置或预演场地费按实际用电量收费按实际用电量收费按实际用电量收费超时使用费用(从申请结束时间30分钟之后开始记为超时开始时间，元/小时)1000300180备注：1、 租用半天计4小时，全天计8小时；2、 果盘、台签牌、茶杯、水壶、迎宾牌等物品可免费提供；3、场地租用费用不包含投影仪使用费用，如申请单位需使用将根据会议室租用服务项目价目表，在场地租用费用中增加相应费用；4、如需使用投影请自带装有Windows7系统的笔记本电脑。松湖华科产业孵化园会议室租用服务项目价目表编号项目价格备注1投影仪（含幕布）100元/2小时/台200元/4小时/台400元/8小时/台不足2小时按2小时收费2瓶装水1.5元/瓶3茶水5元/人含茶叶、茶杯，不包含服务人员4纸、笔2元/人2页纸，1支笔5会场布置服务50元/次摆放茶水、纸笔、果盘等6台签制作5元/个7贵宾室、茶水间、化妆间免费限租报告厅及2栋105会议室时使用8会议签到台免费不超过2张9LED显示屏免费10迎宾牌免费80cm高，60cm宽，不含内容印刷11水果盘免费不超过20个12糖果盘免费不超过20个13烧水壶免费不超过2个14茶壶免费不超过2个15茶杯免费不超过30个16台签牌免费不超过20个，不含台签打印制作 注：所有会议室均有WIFI信号覆盖。松湖华科产业孵化园会议室租用申请表 编号：申请单位申请日期年 月 日租用场地2栋504报告厅 2栋105会议室 2栋510洽谈室 2栋5楼洽谈室 1栋1楼会议室 其他：_ 租用事由使用时间 年 月 日 时 分至 年 月 日 时 分使用设备空调 话筒 投影 舞台灯光 其它：（ ）LED显示屏(如勾选此项请填写显示内容)：_ 张贴物品无 标识 海报 横幅 其它张贴位置会议室需使用场地贵宾室 茶水间 化妆间 其它（ ）与会人数人预计与会嘉宾（仅供参考）申请人办公室电话移动电话单位地址收费金额元预先缴纳定金 元，场地保证金 元申请单位负责人意见： 申请单位盖章： 日期： 年 月 日孵化服务部意见： 部门负责人签字： 日期： 年 月 日备注：1、相关租用规定按照松湖华科孵化园会议室租用管理办法执行；2、租用场地包含会后清洁服务，但不包含纸、笔、茶水及人员服务； 3、如需使用投影请自带装有Windows7系统的笔记本电脑。 松湖华科产业孵化园会议室租用协议 协议编号：甲方：东莞松湖华科产业孵化有限公司乙方： 经双方协商一致，就使用场地事宜达成以下协议：一、租用场所甲方为乙方提供位于松湖华科产业孵化园内的 栋 会议室给乙方举行 活动。二、使用期限自 年 月 日 时至 年 月 日 时止。三、租用费用租用费用共计￥ 元（大写： 元整）。会议超出双方约定时间，按松湖华科产业孵化园会议室收费标准另行计取费用。四、费用支付期限乙方须在使用场地前先缴纳保证金及定金，场地使用完毕后一周内缴齐所有费用。五、甲方责任1、甲方在双方议定的租用期限内向乙方提供场地，并提供照明等使用必备条件。2、乙方如使用音视频等相关设备，甲方应该安排技术人员全程操作。3、对乙方自带的物品，甲方不承担保管责任。六、乙方责任1、不影响甲方及孵化园内的其他企业单位的正常业务活动，遵守甲方制定的管理制度。2、保持会议安静，严禁在会议室内及公共场所大声喧哗，嘻戏打闹。3、保持使用场地的清洁卫生，严禁乱吐痰、乱扔垃圾。4、不得损坏使用场地的墙体、地面、镶嵌物及其他物品等，如有损坏照价赔偿。5、乙方参加人员未经甲方准许，不得使用会议室未约定租用的其它设备、设施。否则因此造成损坏的，照价赔偿。6、保持会议室的空气清新，严禁在会议室内或其它非吸烟区吸烟。7、不得在会议室内进行非法活动，如经发现甲方即停止服务并做报警处理。七、违约责任1、签订协议后，乙方如取消使用，甲方不退回乙方所交的定金。2、如因乙方违法行为造成甲方损失，全部由乙方承担责任。.八、争议解决方式本协议在履行过程中发生争议，由双方当事人协商解决。协商不成，由甲方所在地人民法院诉讼裁决。九、附则1、双方应严格执行未协议，如有异议或未尽事宜双方协商解决。2、本协议一式二份，甲乙双方各执一份，具有同等法律效力，自双方盖章签字之日起生效。甲方签章： 乙方签章：授权代表：授权代表：日期：日期：松湖华科产业孵化园会议室租用点交清单 编号：租用单位申请人租用事由以下内容由会议室管理人员填写使用时间年 月 日 时 分 起年 月 日 时 分 止是否1. 是否有转租场地或变更活动内容？是否2. 实际租用时间是否