综合部-办公用品管理制度.doc

办公用品管理制度第一章 总则第一条 目的：为进一步规范公司办公用品的申购、入库、保管、发放、使用、报废、盘存、交接程序和行为，提高办公用品使用效率和工作效率，做到管理有序、责任明确、节俭节约、避免浪费，特制定本制度。第二条 适用范围：公司总部及各分公司。第二章 具体规定第三条 办公用品的管理责任部门：办公用品的管理统一归口为人事行政管理中心-综合部。第四条 办公用品分类 办公用品按使用的性质分为易耗低值品和耐用办公品。1.易耗低值品：主要指签字笔、水笔、铅笔、圆珠笔、固体胶、胶带、剪刀、A4纸、笔记本、印泥、文件夹、复写纸、大头针、回形针、线插板、钉书机、计算器、电话机等容易损耗的日常办公用品。2.耐用高值品：主要指电脑、打印机、复印机、空调、相机、投影仪、文件柜、办公桌椅等相对价值较高且耐用的办公用品。第五条 办公用品的采购1.办公用品、文印用品等行政用品的购买由各部门在年初部门计划中显示，并列入预算，一次购买金额达3万元以上，或年消耗量达5万元以上的，经主管上级、分管副总、总经理审批后由公司组织统一招标。2.不在招标范围内的办公用品由行政办统一采购。行政办要做好供应商的建档工作，编制出常用办公用品的价格表，把握好办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，尽最大可能控制好办公用品的采购成本。3.行政办于每月底编制出当月各部门办公用品使用情况、费用统计表和下月公司办公用品使用计划，报分管副总、总经理审核。4.每月1日，负责办公用品管理的仓库保管员（以下简称仓管员）根据审批过的当月办公用品使用计划，结合办公用品库存情况，提出书面采购建议（含库存情况）。5.采购人员根据仓管员的书面采购建议，填写采购申请单（附件1）。采购固定资产办公用品时，要有财务部审批意见。购买200元以下办公用品由部门主管审批，200至500元的要经分管副总经审批，500元以上的要经分管副总和总经理审批；购买非常用或专属办公用品时，由申购部门填写采购申请单，由部门负责人、行政人事主管、分管副总、总经理审批同意后，交由采购人员予以采购。6.审批后，对一次采购数量多、金额较大需要签订合同的，按照合同约定的结算方式进行结算。金额数额较小的零星采购，采购人员可凭审批后的采购申请单到财务部借支现金，进行采购。7.常用办公用品至少要保持五天的安全使用库存。8.人事行政管理中心要加强对办公用品采购、仓库保管的监督和管理，如发现采购人员和仓管员有违规行为，视情况轻重给予警告、书面检查、停职、开除等处分。第六条 办公用品的入库1.采购人员在采购后半日内，凭借采购申请单、对方出具的物资清单、发票等到仓管员处办理办公用品入库手续，未经入库不得领用。2.仓管员办理入库时须核对采购申请单、发票与实物是否一致后，方可办理入库手续，填制办公用品入库单。采购经办人、仓管员、行政人事主管在入库单上签字。3.仓管员凭入库单登记存货数据和相关账目。第七条 办公用品的保管、申请、领用、使用及管理1.备用的办公用品由仓管员统一进行封闭保存，并实行每月盘存制。行政办于每月末后两天进行办公用品的盘存，盘存内容包括库存情况和检查已发放的耐用高值品使用、保管情况，并让相应的保管人签字确认，以确保耐用高值品的使用效率。2.办公用品的领用都需要填写办公用品领用申请单（附件2），易耗低值品由部门负责人、行政人事主管审查批准，耐用高值品的申请由部门负责人、行政人事主管、分管副总、总经理审批。3.各部门凭借审批过的办公用品领用申请单到仓管员处领取所需办公用品。领取人要在办公用品发放表上签署本人姓名和领取日期。涉及耐用高值品的，必须是使用人前来领取并签字，以明确具体保管责任。4.已领取使用的办公用品由实际使用人和部门负责人承担责任。对因个人自身过失、非正常使用而对办公用品造成的重大异常损耗，由责任人承担所造成损失部分的赔偿。（责任认定分3等，含完全责任、一般责任和轻微责任，分别对应80%，50%，20%的损失赔偿比例。损失由财务部计算计提折旧后得出。如存在产品更新换代，市面购置价值降低的，也可以直接按重置成本计算，两种赔偿计算方式可以由赔偿人选择。）第八条 办公用品的报废公司对耐用高值品的报废实行审批管理。各部门如有耐用高值品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理。1.对一些简单问题可自行维修处理。但对于保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。2.可维修品出现问题的应当提交办公用品报修单（附件3）至行政办，由行政办联系专业维修人员统一处理。3.对维修不成的耐用高值品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，提交过维修申请，经过专业人员维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过行政办的故障认定，方可由该管理品的保管人填写办公用品报废申请单（附件4），经所属部门负责人、行政办、财务部签字确认后，报废事项方为成立。报废品原购买价值单件超过1000元的，须报请分管副总批准；原购买价值单件超过3000元的，须报请总经理批准。4.耐用高值品在经过报废审批后，由行政办进行回收处理，以求尽可能的开源节流。5.耐用高值品完成报废程序后，应当从耐用高值品登记表内核销，核销时须附上办公用品报废申请单。第九条 辞职清退情况处理对于辞职、离职或不在公司工作的员工，须在办理完办公用品清退手续后方可办理工资领取事项。 第三章 附则第十条 本制度由人事行政管理中心制定，并负责解释。第十一条 本制度自下发之日起执行。附件1： 办公用品采购申请单部门： 申请人： 申请日期： 年 月 日序 号物 品 名 称规 格 型 号 申 请 项 目数量单价金额1234合计金额（大写）： 申请理由：部门负责人：人事行政管理中心：分管副总：总经理：10 附件2 办公用品领用申请单领用部门领用人领用日期办公用品名称数 量用 途使用人备 注部门负责人：行政人事管理中心：分管副总理：总经理：附件3： 办公用品报修单报修时间： 编号：设备名称报修部门使用人