项目系统档案管理培训PPT.ppt

项目系统档案管理培训 二o一o年五月 目录 第一章 档案管理体系与制度 总经理 项目公司行政部应设专职档案管理员 项目公司各部门设兼职档案管理员 项目公司应当建立的档案制度 归档范围及保管期限 档案分类编号方案 档案管理员岗位职责 档案借阅及库房管理制度 以上制度需报商业地产公司办公室备案 第一章 档案管理体系与制度 第二章 档案的收集与整理 第一节 归档范围与时间 一 项目公司向集团移交档案时点 第一节 归档范围与时间 二 项目公司内部档案收集时点 第一节 归档范围与时间 三 特殊文件的归档时间1 以项目公司名义签署的合同 协议 对外公函等文件 应在签署后3个工作日内报送项目公司行政部一份原件 2 重要证照 获得荣誉等有关资料 照片 声像档案等随时归档 3 对已归档文件进行变更 修改 补充的 应随时归档 4 员工调离职时 应由部门档案管理员 部门总经理共同对其文件进行清点接收 办理交接手续后 人事部门方可为其办理离职手续 出现问题 追究当事人责任 第一节 归档范围与时间 四 归档范围1 项目公司归档范围指在公司筹备 成立 经营 管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的记录 2 是否成为公司的档案 应坚持以下几个标准 a 是否具有法律依据性 b 是否属于公司大事 c 是否具有通用性或示范性 3 所有加盖公司公章的文件应重点保管4 以我为主 第一节 归档范围与时间 五 不归档范围1 上级公司普发的供参阅 不需办理的文件 2 上级公司征求意见未定稿的文件 3 无查考价值的事务性 临时性文件 4 未经会议讨论 未经公司领导审阅 签发的 未生效的文件 一般性文件的历次修改稿 打印文件的各次校对稿 公司主要领导亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外 5 为参考目的从各方面收集的文件材料不属于归档范围的文件或资料 应另备卷盒单独存放 也可以仅保存电子文本 不保存纸本 第一节 归档范围与时间 六 收集中应注意的问题1 以集团或商业地产公司名义普发的文件 作为资料短期保存 2 集团或商业地产公司针对本项目公司的发文 由文件要求的事项承办者负责归档 3 多套文件 图纸 多个部室均有保存的 由发出部门负责收集整理并移交 接收部门作为资料短期保存利用 合同除外 4 对同一事件的正文和附件 来函和回函 请示和批复 原文和译文等 应作为一件装订保管 5 归档文件一般应为原件 确无原件的 应注明原件保存地 并保存对方签收凭证 收存文件的凭证 第二节 分类与编号 各公司应根据实际情况 建立本公司档案资料分类编号方案 并向商业地产公司办公室备案 第二节 分类与编号 第三节 整理规则 第三节 整理规则 一 按件整理一般适用于日常管理类文件 以件为单位整理 是按照文件的形成和处理的基本单位进行整理 概念 第三节 整理规则 一 按件整理 整理流程 检查 第三节 整理规则 一 按件整理 1 积累 人人有责 时时有活儿 件件登记 年年整理 功夫在平时 各级档案管理人员均应建立接收登记及借阅登记台帐 对借出未还的文件 及时催还 销账归卷 第三节 整理规则 一 按件整理 2 排序 1 卷盒内文件材料按文号顺序或时间顺序排列 2 同一件文件材料 按正件在前 附件在后 结论 决定 判决性材料在前 依据性材料在后排列 3 请示与批复 来函与回函排列在一起 复文在前 来文在后 来文可以在来文单位目录中做参见 第三节 整理规则 一 按件整理 3 编号格式为 项目号 分类号 盒号 盒内流水号 将编号标在文件首页上端的空白位置 项目编号由项目建设伊始 向商业地产公司办公室申请 例 行政类文件第一盒第一件编号为 xz 01 01 第三节 整理规则 一 按件整理 编目 第三节 整理规则 一 按件整理 1 序号 填写盒内流水号 2 文件编号 填写原文编号 3 责任者 制发文件的组织或个人 即文件的发文机构或署名者 4 文件题名 照实抄录 无标题或标题不能说明文件内容的 比如标题为会议纪要 或协议书等 应自拟标题 加 号 例 原文标题为 会议纪要 应在文件题名栏内录入 会议纪要 证照管理制度研讨 5 日期 填写文件形成日期 以8位数字表示 例如 20100528 6 页数 填写所有有文字的页面数量 7 册数 对装订成册的文件 可以加 册数 栏 填写册数即可 8 备注 填写需要说明的文字 比如文件正本 副本 原件 复印件 份数等 第三节 整理规则 一 按件整理 4 装订 1 先检查归档的文件是否按a4规格 小于a4的 应粘贴在a4纸上 大于a4的 需折叠成a4大小 对破损的文件要进行修补和裱糊 文件折好后 所编页码应露在外面 2 尽量拆除文件上的金属装订物 每份文件用一个不锈钢订书钉装订即可 较厚的文件用燕尾夹固定 3 装订位置在文件左上角的 要求文件左侧 上侧要对齐 在文件左侧中间位置的 要求文件左侧 下侧对齐 第三节 整理规则 一 按件整理 5 装盒 装盒 档案盒推荐使用蓝色塑料档案盒 厚度根据需要选择55 75mm均可 不建议使用低于40mm档案盒 第三节 整理规则 一 按件整理 6 填写盒内备考表 盒内备考表位于盒内文件之后 必须用钢笔或签字笔填写 1 情况说明 填写盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 2 立卷人 由组成本卷的专 兼职档案员填写 3 检查人 由对案卷进行审核的责任者签名 4 立卷时间 填写立卷的时间 第三节 整理规则 一 按件整理 7 打印盒脊背 第三节 整理规则 一 按件整理 8 检查 1 检查收集的文件是否齐全 完整 不全的联系承办人补齐 剔除不需归档的材料 2 检查卷盒内文件的联系 纠正相互混淆 重复或拆散文件联系的现象 3 检查归档的文件材料有无加盖公章 要签名的栏目有无漏签 4 检查卷盒内文件的数量 一般不超过200页 对同一卷盒内文件数量较多的酌情分盒 问题单一 文件数量少的可将相近问题所形成的材料合并装盒 5 检查保管期限 密级划分是否恰当 文件材料中不能有圆珠笔 铅笔等字迹 6 检查文件编号有无错漏现象 字迹模糊或易褪变的应予复制 对传真件 复印件应确保文字清晰可辨 不能使用热敏纸 第三节 整理规则 一 按件整理 第三节 整理规则 二 按卷整理一般适用于工程竣工资料 案卷 是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位 概念 职责划分 第三节 整理规则 二 按卷整理 第三节 整理规则 二 按卷整理 档号编制竣工资料档号格式为 项目号 分类号 案卷流水号 项目建设初期 项目公司应向商业地产公司办公室申请项目号 例 宁波鄞州项目第一卷档号为nb1 01 案卷数量较多时 也可加入分类号 例 sh xz 01 整卷装订的档案 档号标注在案卷封面和卷盒脊背上 单份装订的文件 应刻制档号章 加盖在文件上方空白处 第三节 整理规则 二 按卷整理 案卷顺序竣工资料应按前期立项 设计 施工 竣工 验收等顺序排列管理性文件按类别 时间排列施工文件按管理 依据 建筑 安装 检测实验记录 评定 验收排列设备文件按依据性 开箱验收 随机图样 安装调试 运行维修等顺序排列竣工图按专业 图号排列 建筑 结构 给排水 电气 暖通 弱电 景观照明 装饰 卷内文件一般文字在前 图样在后 译文在前 原文在后 正文在前 附件在后 第三节 整理规则 二 按卷整理 序号 填写案卷流水号 档号 填写案卷档号 立卷单位 填写案卷编制责任单位名称 案卷题名 一般包括项目名称 阶段名称 主要内容等 例 宁波鄞州项目工程前期准备文件 起止日期 填写卷内文件形成的最早和最晚的日期 例如 20100528 2011528 件数 填写卷内文件件数 备注 填写需要说明的文字 例如密级 互见号 存放位置等 第三节 整理规则 二 按卷整理 序号 用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序 一个文件一个号文件编号 填写原文文号或图纸的图号责任者 填写文件形成部门或主要责任者文件题名 填写文件标题全称日期 填写文件形成日期页数 填写文件页数备注 需要时填写 第三节 整理规则 二 按卷整理 卷内文件应以件为单位编页号 卷内目录 备考表 空页不编页号 用钢笔或签字笔在有字迹或图表的页面从阿拉伯数字1开始逐一顺序编号 正面编在右上角 反面编在左上角 第三节 整理规则 二 按卷整理 质量要求1 字迹清楚 图样清晰 图表整洁 签字认可手续完备 2 文件不应用易褪色的书写材料 红色 纯蓝签字笔 圆珠笔 复写纸 铅笔等 书写 绘制 如原件不能更改的 应附一份复印件 3 录音 录像文件应检验载体的有效性 4 电子文件应用不可擦除型光盘保存 5 图纸应统一折叠成a4大小 6 所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章 竣工图章中的内容填写应齐全 清楚 不得代签 归档图纸的要求 一般采用蓝晒图竣工图应是新蓝图计算机出图必须清晰 不得使用计算机出图的复印件竣工图上必须加盖竣工章 内容填写应齐全 清楚 不得代签 第三节 整理规则 二 按卷整理 第三节 整理规则 二 按卷整理 装订 1 竣工资料可采用整卷装订和单份文件装订两种形式 同一项目应统一 2 单份文件装订时 应在卷内每份文件首页右上方加盖 填写档号章 3 整卷装订时 卷内不得有金属物 要求文件左侧 下侧要对齐 第三节 整理规则 二 按卷整理 工程建设中的隐蔽工程 重大事件 事故 必须有声像材料 第三节 整理规则 二 按卷整理 装盒卷盒 竣工资料推荐使用质量不低于337克的无酸纸档案盒 厚度根据需要选择 第三节 整理规则 二 按卷整理 打印盒脊背 第三章 合同 证照档案整理 第一节合同档案管理 合同档案归档要求 合同档案的完整性 包含合同主体及审批等相关文件例 通过招投标签订的合同档案需包括招标文件 投标文件 中标单位 中标通知书 合同审批记录 合同原件等合同档案由经办部门负责收集 整理后移交至档案室 档案专员对其完整性给予检查和监督 合同签订后 经办部门 财务部 档案室必须各留存一份原件 当合同归档后出现补充或更改时 经补充或更改后的合同仍作为有效合同进行档案管理 第二节 证照及决策文件管理 重要证照 项目的开发证照 即六证 国有土地使用权证 建设用地规划许可证 建设工程规划许可证 建设工程施工许可证 销 预 售许可证 房产证 归档时间 重要证照在获取后当日内由经办人移交至公司档案室 项目公司档案专员在证照归档后的两个工作日内将证照原件彩色扫描版 精度需大于300dpi 经oa上报至股份公司档案室 第三章 合同 证照档案整理 证照原件应在保险柜中保存 利用证照复印件 扫描件 须经利用者所在部门总经理审批同意 档案管理员做好借阅登记 利用人应妥善保管证照复印件 扫描件 利用完毕应予销毁 借阅证照原件 须经项目公司总经理审批同意 原则上应当日归还 因特殊原因需延期使用的 需经项目公司总经理审批同意后方可办理续借手续 第三章 合同 证照档案整理 凡使用六证原件进行抵押 担保时 项目公司必须逐级上报至商业地产公司总裁 董事长审批 项目公司专职档案管理员需将审批文件 六证复印件存档 并保存对方收到证照原件的有关确认文件 凡对六证进行更改 更换或收回等变动时 须逐级报至商业地产公司分管项目副总裁审批同意 项目公司专职档案管理员需将审批文件 原始证照复印件存档 项目全部竣工备案并入伙1年内 项目公司应将项目六证原件 或由当地政府有关部门加盖接收红章的复印件 送达商业地产公司办公室归档保存 第三章 合同 证照档案整理 第二节 证照及决策文件管理 决策类保密文件 是指董事长及丁总裁签批文件 项目决策文件 奖金批复等重要保密文件股份公司下发的决策类保密文件 需直接发总经理或相关责任人 并予以直接确认 由责任人在文件流转完毕后即时归入档案室备案 文件经手人员对文件负有保密责任 如泄密或无序传播 则按相关保密制度给予处理 第三章 合同 证照档案整理 第二节 证照及决策文件管理 重要档案的安全性 实体安全 各项目公司档案室设立专门的保险柜 确保重要档案的安全性 利用安全 重要档案的密级程度均定为绝密文件 利用时需按照严格的借阅手续执行 第三章 合同 证照档案整理 第四章 档案借阅与利用 档案原则上不外借 仅供在档案室阅览 复印或借出档案需经集团办公室主管领导批准 借出档案一般应在5个工作日内归还 如到期不能归还 应办理续借手续 借出档案归还时 档案管理人员须当面查看 如有遗失或损毁应书面上报主管领导 视情节轻重予以处理 第四章 档案借阅与利用 查阅本部室和本公司送交的档案 需到档案室办理档案借阅登记手续 查阅其他公司 部室的档案 经集团相关部室或所属相关公司总经理批准后方可查阅 第五章 档案保管及库房管理 档案库房要做到 以防为主 防治结合 切实做好温湿度调节及防火 防盗 防虫 防潮 照明管理等方面工作 库房温度14 24 2 相对湿度45 60 5 对保管期满 失去保存价值的档案文件要严格执行销毁制度 不得以废纸出售 第六章 档案的移交与统计 移交时点归档验收 移交档案时 交接双方当面检查 档案人员根据有关标准进行验收 不符合要求者 档案人员有权退回 限期改正后再交 移交手续 移交时填写档案移交目录 移交和接受双方签字备查 第六章 档案的移交与统计 移交竣工资料