采购流程.doc

.物料主数据一、概述：物料主数据的维护包括物料主数据的增加、修改与冻结。二、目的：本流程是对采购的物料进行管理，降低成本。对物料主数据进行维护，保证物料主数据的准确性。三、流程描述：1、主数据申请和审批采购员填写物料主数据维护申请表，经相应负责人审批后，提交到SAP支持中心，采购部文员保存复印件。新增：当采购新物料、需要在系统中新增物料时，采购员填写物料主数据维护申请表，填写内容包括物料类型、基本计量单位、物料描述、工厂代码、采购组、申请时间等信息，提交采购部负责人、生产计划部负责人、财务部主管审批签字。修改：当物料品名、规格等变化时，采购员提出修改申请，填写物料主维护数据申请表，填写内容包括：物料名称、物料编号、修改内容、修改原因、申请时间等，提交采购部负责人审批签字。冻结：当生产变更、物料无需继续使用，采购员提出冻结申请，填写物料主数据维护申请表，填写内容包括：物料名称、物料编号、冻结原因、申请时间等信息，提交采购部负责人审批签字。（*公司产成品种类较少，就目前业务而言，新增产成品主数据的可能性较小，未来如果发生需要新增产成品的情况，由生产计划部提出申请）2、 主数据维护和复核1）SAP支持中心人员在收到物料主数据维护申请表的一个工作日内，在系统中按申请要求维护主数据，记录处理时间并签字。对于新增物料，先检查系统中是否已经存在该物料的主数据，若存在，则将该申请表退回申请部门，维护完成后还需在物料主数据维护申请表上记录物料编号。2）SAP支持中心的独立第二人核对物料主数据维护申请表和系统中维护的信息，确保主数据维护的及时准确性。核对无误后签字确认，并将申请表编号。SAP支持中心保存物料主数据维护申请表原件。3、主数据定期审核每月5日前，采购部负责人指定人员将上月的物料主数据变动清单从系统中导出，该清单显示上月所有物料主数据的新增、修改和冻结的详细情况，以及信息覆盖的时间段，核对物料主数据变动清单和采购部文员保存的物料主数据维护申请表复印件，核对一致后在该清单上签字确认，并交采购部负责人审核签字。若发现差异，采购部负责人指定人员联系相关人员，查清原因，进行处理。物料主数据变动清单复核记录和相关处理文件由采购部文员存档。四、表单1、物料主数据维护申请表2、物料主数据变动清单供应商主数据1、供应商评估所有的供应商经书面评估后，才能取得合格供应商资格。其中重要辅料（重要物料包括：坩埚、切割线、切割液、碳化硅），还需进行现场评估。1）书面评估 由供应商填写供应商调查表，同时提供营业执照、税务登记证、质量体系认证证书等证件的复印件，对于国外供应商，由对方填写存在困难的，可以由采购员填写供应商调查表； 采购员复核上述证件的复印件，在供应商调查表上给出初审意见，连同相应证件的复印件交给采购主管进行签字审批； 最后交由采购部长进行签字审批。2）现场评估 针对重要辅料 采购员与品管部填写供应商现场评估表，并给出评估意见； 采购员将此表交采购主管，由采购主管给出初审意见并签字； 采购部长审批，给出审批意见并签字； 最后将供应商现场评估表交与分管副总审批，由分管副总确定该供应商是否能成为合格供应商。2、主数据申请和审批采购员填写供应商信息申请表，经相应负责人审批后，提交到SAP支持中心，采购部文员保存复印件。 新增：当SAP中不存在需要用到的合格供应商的主数据时，采购员提出新增申请，填写供应商信息申请表，填写内容包括：采购组、维护类型、供应商类别、供应产品、货币、申请日期等信息，连同经审核的供应商调查表/供应商现场评估表，提交采购主管、采购部长进行审批签字后，提交到财务部，由财务部采购会计在申请表上填写财务对应部分内容（如是否为关联方客户、 是否为集团内部客户等）并签字，交财务主管审批签字。 修改：若合格供应商的资料或交易条件变更，需修改主数据的，采购员提出变更申请，填写供应商信息申请表，填写内容包括：供应商名字、供应商编号、修改内容、修改原因、申请时间等信息，连同变更的支持性文件（如变更后的营业执照、税务登记证、供应商的银行账号变更通知等）提交采购部主管、采购部部长审批签字。 冻结：如果合格供应商在合作过程中，因质量或服务满足不了我方要求，成为不合格供应商，或因为生产的变动，不需要采购其物料，采购员提出冻结申请，填写供应商信息申请表，填写内容包括：供应商名称、供应商编号、申请冻结原因、申请时间等信息，提交采购部主管、采购部部长审批签字。3、主数据维护和复核1）SAP支持中心数据维护人员在收到供应商信息申请表的一个工作日内，在系统中按申请要求维护主数据，记录处理时间并签字。对于新增供应商，先检查系统中是否已经存在该供应商的主数据，若存在，则将该申请表退回申请部门，维护完成后还需在供应商信息申请表上记录供应商编号。2）SAP支持中心的独立第二人核对供应商信息申请表和系统中维护的信息，确保主数据维护的及时准确性。核对无误后签字确认，并将申请表编号。SAP支持中心保存供应商信息申请表原件。4、主数据定期审核每月5日前，采购部负责人指定人员将上月的供应商主数据变动清单导出，该清单显示上月所有供应商主数据的新增、修改和冻结的详细情况，以及信息覆盖的时间段，核对供应商主数据变动清单和采购部文员保存的供应商信息申请表复印件，核对一致后在该清单上签字确认，交采购部负责人审核签字。若发现差异，采购部负责人指定人员联系相关人员，查清原因，进行处理。供应商主数据变动清单复核记录和相关处理文件由采购部文员存档。主料采购一、主料采购概述主料采购为国内外硅料采购，主要由公司高管负责。二、目的：本流程对主料采购进行控制，以保证所购物料的品质、价格、交货期和服务等符合要求，规范流程，提高效率。三、流程描述：1、申购和审批硅料采购分以下两种情况：1）常规采购采购员联系供应商，依据市场行情进行比价、议价，并将与供应商达成的条件，包括硅料的名称、规格、单价、数量、交货期等信息，以电子邮件形式向董事长申请，董事长批准回复后，采购员将其打印出来以书面形式存档作为采购申请和审批依据。2）紧急采购紧急采购通常发生于国外采购，董事长或公司高管与供应商谈判采购商品、价格、付款条件等要素，签订合同后，以电子邮件的形式通知采购员相关采购信息和付款通知，采购员根据电子邮件或传真回来的采购合同建立SAP订单、申请预付款等手续，下面直接接步骤（4）。2、厂外IQC检验1）董事长批准常规产购的申请后，采购员与供应商约定验货时间及地点，由品管部IQC检验员前去检验，检验完毕后IQC检验员填写检验记录表，记录检验结果，经IQC主管签字审核后，交一份复印件给该采购员。2）采购员检查检验记录表，若发现检验结果与原邮件中申请信息不一致，须按实际检验结果重新发电子邮件给董事长再次审批，决定是否采购此批硅料，审批未通过则取消此次采购。3、合同签订和审批IQC检验符合要求后，采购员拟定采购合同，或采用供应商合同，附董事长的批准邮件提交法务部审核盖章。双方盖章生效后的合同由法务部编号存档，合同签订和审批的具体内容请参见合同管理流程。4、主数据申请1）供应商主数据若SAP系统中需新增/变更/冻结该供应商的主数据，采购员填写供应商信息申请表，经采购主管、采购部长签字审批后，交SAP支持中心数据维护人员在系统中进行维护，具体步骤请参见供应商主数据流程。2）物料主数据硅料的种类较少，一般无需在SAP系统中新增物料主数据，若需新增/变更/冻结物料主数据，采购员填写物料主数据维护申请表，具体步骤请参见物料主数据流程。5、创建订单1）采购二部采购员根据经审批的采购合同，在SAP系统“创建采购订单”菜单下，选择供应商、物料，并填写数量、交货期、单价等信息，单价为净价即不含税价。采购主管在系统中审核订单的准确性并审批，订单号由系统自动生成，连续编号。2）只有采购主管才有在SAP系统中审批订单或取消审批的权限，采购员无此权限。若订单错误需要修改的，采购员填写采购订单异常处理申请表或SAP系统凭证取消/冲销申请表，采购主管签字审批并据此在系统中取消审批，修改后的采购订单需重新审批。对于单价等性质变动的情况，需要先取得原始审批人的再次审批。其中只需在采购部内部审批的填写采购订单异常处理申请表，需采购部以外部门审批的填写SAP系统凭证取消/冲销申请表。6、检验和收货请参见存货流程中的入库流程的原材料入库部分内容。7、补货/退货对于物料异常/不合格的情况，采购员与供应商联系要求补货、折价或退货，一般要求供应商补货。1）对于已签收送货单但未在系统中入库的异常/不合格物料，根据检验结果退回时，仓储员填写手工退货单并经仓库主管签字（辅料还需生产计划部物控人员签字）。2）对于已签收送货单且在系统中入库的不合格物料，若需退货，须由采购员填写退货联络书，经部门主管、财务部存货会计签字确认，由仓库从SAP系统中打印退货单，经仓库主管及采购员签字（辅料还需生产计划部物控人员签字）后，再办理其他相关退货手续，采购员需确认是否已经收到发票、是否已做发票校验，分以下几种情况处理：已在系统中做收货确认，发票未校验的。仓储员根据经审核的退货联络书在系统中做退货处理后，将物料退还供应商，若发票收到，采购员将发票退回供应商。已在系统中做收货确认，发票已校验但能取消校验的（即发票尚未经税务局认证）。财务部发票校验人员根据经审核的退货联络书在系统中做取消发票校验的操作后，仓储员根据经审核的退货联络书在系统中做退货处理，将物料退回供应商，采购员将发票退回供应商。已在系统中做收货确认，发票已校验且不能取消校验的(即发票已经税务局认证，不能再取消校验)。采购员根据审核的退货联络书在系统中下退货采购订单，审批程序同一般采购订单，仓储员根据经审核的退货联络书对该退货采购订单做收货确认后，将物料退回供应商，财务部发票校验人员以退货联络书为依据对该退货采购订单做发票校验。财务部存货会计每月将通过审批后的退货联络书与系统中的退货状态进行核对，验证系统中退货是否按照发票是否已校验的几种状态进行处理，形成月度退货检查清单。如存在差异，其与采购员共同尽早处理。8、单据传递对于国内采购，采购人员在收到发票后，及时将原始发票传递到财务部，采购部文员保存原始发票的其他相关信息资料（如传真件、信封、签收记录等）。财务部发票校验人员收到发票后，在采购部的单据移交登记簿上签收，登记移交日期、移交的单据等信息。对于国外采购，货物到达公司仓库后，采购人员将硅原料通知单、发票和箱单以纸质形式传递给财务，财务人员在采购人员维护的单据移交登记薄上签收。每月末，采购人员根据当月单据移交情况，整理交接清单，由采购人员和财务部发票校验人员双方签字。9、发票校验1）货物到达我方且入库后才能进行发票校验操作。财务部发票校验人员收到发票后，根据上面注明的订单号，检查发票价格、数量等信息是否和系统订单、系统入库单和手工入库单一致。若核对一致，发票校验人员按照发票信息，及时在本会计期内进行校验，若核对不一致，则暂不进行校验，先联系采购员询问原因。2）对于国外采购，按合同条款约定，在对方发货后，权利与义务即发生转移，应确认为我方存货，但月末货物尚未到达我方仓库的，应付会计主管根据关务提供的形式发票和装箱清单进行在途存货的暂估，具体请参见12、月末清算。3）若发票校验时，发票的单价与订单一致、发票的数量与入库单一致，或存在差异，但不超过系统中设置的容差范围，则发票校验通过，系统自动生成分录：借：材料采购 （应交税金：此项只针对国内采购，进料加工不需要缴增值税 ） 贷：应付账款/预付账款4）若发票校验时，单价与订单不一致，或数量与入库单不一致，且差异超过系统中设置的容差范围(金额20元，且百分比上限5%，下限20%。)，系统不予通过。5）财务部发票校验人员将超过容差范围发票，退回采购部。采购人员填写超容差发票校验审批单，记录订单号、订单价格、发票价格等必要信息，分析原因，经部门主管审核签字后，递交财务部发票校验人员。财务部发票校验人员审核后，递交财务部部长审核其合理性，只有经财务部部长签字同意的，相应存货会计才能在系统中批准通过。10、货款结算对于预付款和货到付款，采购员均按照合同约定/董事长通知，填写用款申请单，填写内容包括用款部门、支付方式、收款方信息（单位名称、开户银行、账号）、事由、合同名称、合同总价、本次用款金额等，后附硅料采购合同/审批邮件，交采购主管签字后，交财务部发票校验人员审核，按审批权限表交相应管理层人员审批后，由出纳付款，付款过程请参见付款子流程和国际业务结算子流程。11、月末核对1）每月末，关务人员将在途货物的发票、箱单和提单的扫描件以及台帐传递给采购人员，采购人员核对无误后，将以上单据传递给财务部存货会计进行暂估账务处理，三方在台账上签字。2）每月末，财务部应付会计主管根据SAP系统中导出的本月收货清单，与仓库台帐、采购部/销售部台帐进行核对，确保已到我方仓库的货物已及时在系统中入库，核对一致后，三方在核对表上签字确认（辅料只核对主要辅料）。3）每月末，财务部应付会计主管从SAP系统中打印GR余额清单，与采购部门核对，确保采购部收到的发票已及时完整的传递到财务部并进行了发票校验，核对一致后，双方在GR余额清单上签字确认。4）每月末，财务部发票校验人员和供应商进行对账，分析对账结果的合理性，对于需要进行会计调整的差异需要经过相关负责人审核批准后进行账务处理。12、月末清算应付会计主管确认所有月末核对工作完成后：1）对于材料采购科目在贷方即货已到发票未到的，在SAP系统中使用T-codeF.19 运行月末清算，系统自动产生以下会计分录：借：材料采购贷：应付账款-暂估应付款下月初，系统自动冲回以上记账凭证。2）对于发票已到货未到我方仓库但确认为我方存货的，应付会计根据发票和装箱单编制在途物资暂估清单，经成本会计主管审核后，在FI模块手工进行在途物资暂估的账务处理。记账凭证经财务经理审核。借：在途物资贷：应付账款-材料暂估下月初，应付会计手工在FI模块进行反向账务处理，记账凭证经财务经理审核。四、表 单1、电子邮件申请和批复的打印稿2、IQC单晶棒出差检验记录3、IQC硅料出差检验记录表4、 硅料出差检验记录表5、硅料采购合同6、供应商信息申请表7、物料主数据维护申请表8、采购订单9、采购订单异常处理申请表10、用款申请单11、送货单/装箱清单12、订单号缺失登记簿13、手工和系统入库单14、材料检验通知单15、IQC进料检验表16、容差修改申请单17、订单容差清单18、品质不良通知单19、退货采购订单20、采购发票21、发票校验差异登记簿22、各类月末核对清单辅料采购一、概述：辅料目前只有国内采购，无国外采购。辅料主要指不直接构成产品、但耗量较大的辅助性材料：如切割液、氮化硅、碳化硅、坩埚、切割线、带锯条、滑轮、包装材料、玻璃、清洗剂、酸碱、AB胶、气体等。二、目的：本流程对辅料采购进行控制，以保证所购物料的品质、价格、交货期和服务等符合要求，规范流程，提高效率。三、流程描述：1、物料申购每月，生产计划部计划员根据生产计划制定物料需求计划或物料申购单，提交生产计划部部门负责人审核签字后，交厂长批准通过后生效。2、比价此过程在系统外进行，目前未启动SAP比价模块。采购员从SAP系统中选择至少三家供应商进行比价、议价或根据实际情况进行供应商成本分析后，填写比价单，连同供应商报价单交采购主管、采购部负责人签字审核后，交比价中心主管签字审核。若比价中心认为报价不合理或能推荐更优的供应商，则要求采购员重新询价、比价并更新比价单，比价中心主管审核比价单并最终确定供应商和采购价格。对于渠道有限等原因无法取得三家供应商进行比价的情况，采购员必须在比价单上注明只选择两家或一家的原因。 3、合同签订和审批合同签订和审批的具体步骤请参见合同管理流程。对于采购较为稳定的辅料，大部分与供应商签订框架协议。框架协议规定协议期内的采购价格，对于该类采购无须再询价。目前碳化硅、切削液和坩埚以及切割线的采购是在框架协议内无需再询价。所有框架协议均连续编号，并由法务部保存。4、创建采购订单1）采购员依据采购合同或物料需求计划表/物料申购单，在SAP系统“创建采购订单”菜单下，选择供应商、物料，并填写数量、交货期、单价、物料需求计划表/物料申购单号等信息，单价为净价即不含税价。采购员确认信息填写完整无误后从系统中打印出订单，并附上相关单据提交采购部负责人审批。若供应商和采购单价经比价确定，采购订单后需要附原始的比价单；若为框架协议下的采购，则采购订单上需要注明框架协议编号。采购部负责人审核，采购价格是否基于比价单或框架协议、采购数量是否基于物料需求计划表/物料申购单/采购合同。审批通过并在采购订单上签字后，交采购部系统订单审批专员在系统中进行审批操作。 2）采购部系统订单审批专员核对系统内采购员创建的订单和经采购部负责人审批签字通过的订单，确保订单号、订单内容（供应商、采购品种、数量、单价等）一致后，在系统中审批；若系统中订单号/订单内容与打印出的、审批后的订单不一致，须与采购部负责人、采购员讨论解决。 3）采购员在系统中无审批订单或取消已审批订单的权限。若订单错误需要修改的，采购员填写采购订单异常处理申请表或SAP系统凭证取消/冲销申请表，经采购部负责人审批后，由订单审批专员在系统中取消对原订单的审批，修改后的采购订单需重新打印审批，步骤同上，对于单价等性质变动的情况，需要先取得原始审批人的再次审批。其中只需在采购部内部审批的填写采购订单异常处理申请表，需采购部以外部门审批的填写SAP系统凭证取消/冲销申请表。 4）采购员将经过部负责人签字审批的订单传给供应商，若在供应商送货前订单发生修改，采购员需通知供应商原订单作废，并将最新的、经过审批的订单重新传给供应商，上面注明此订单取代原订单，原订单作废的说明，供应商核对无误签字盖章后回传，由采购部文员存档。存档设置登记簿，采购部文员审核订单内容完整且经过适当审批后，在登记簿上记录订单类别和订单号码。5、检验和收货请参见存货流程中的入库流程的原材料入库部分内容。其中进行容差设置/修改和订单容差清单审核的为采购部订单审批专员。6、退货/补货具体流程同主料采购流程的退货/补货部分内容。7、货款结算采购员根据采购订单和入库情况，及时通知供应商及时开具发票，并要求其在发票上注明订单号，付款分以下两种情况：1）预付对于特殊物料合同规定预付的，在合同签订完成后，采购员按照合同约定付款方式及金额，填写用款申请单，填写内容包括用款部门、支付方式、收款方信息（单位名称、开户银行、账号）、事由、合同名称、合同总价、本次用款金额等，附采购合同，交采购主管、采购部负责人签字后，交财务部发票校验人员审核，审核无误后交财务负责人和主管副总审批。2）常规支付采购员收到采购发票后，将发票上的品名、数量、采购订单号等信息与采购订单、入库单核对，若发票信息与采购订单、入库单不一致，则联系供应商要求其重新开具发票，若无误，填写用款申请单，填写内容包括用款部门、支付方式、收款方信息（单位名称、开户银行、账号）、事由、合同名称、合同总价、本次用款金额等，交采购主管、采购部负责人签字后，连同采购发票、入库单一并交至财务部发票校验人员审核，若审核发现有错误，则将采购发票退回采购员并要求其调查原因，若无误，则交财务部负责人、分管副总签字确认。 3）财务部出纳根据经审批的用款申请单进行货款支付，具体流程请参见付款流程。8、单据传递对于重要辅料，具体步骤同主料采购流程的单据传递部分内容。其中发票传递时间为采购员收到有效发票的十天内。9、发票校验具体步骤同主料采购流程的发票检验部分内容。10、月末核对具体步骤同主料采购流程的月末核对部分内容。11、月末清算具体步骤同主料采购流程的月末清算部分内容。四、表单1、物料需求计划表2、物料申购单3、供应商调查表4、比价单5、采购订单6、采购订单异常处理申请表7、入库单8、订单容差清单9、用款申请单10、发票校验差异登记簿11、各类月末核对清单国内外设备采购一、概述：本流程适用于国内外设备采购，金额小于人民币2000元每台、设备使用周期小于一年的设备采购不适合此流程范围。二、目的：合理规范国内外设备申购和采购流程， 确保设备采购按照合理的工作流程顺利完成， 并合理利用资源，控制可能不必要发生的资产投资费用。 三、流程描述：1、提出申请1）常规性采购：设备使用部门提出设备申请需求，填写设备申请表和物料申购单，物料申购单有唯一编号，申请人须将此编号注明在设备申请表上以便核对。设备申请表填写内容包括：现有该设备数量、需要采购数量、采购原因和技术要求等内容，物料申购单填写内容包括设备名称、数量、预计到货时间、使用地点等内容。2）计划性采购：设备工程部根据新建的厂房需求，提出每栋厂房生产设备配套计划，内容包括：设备名称、型号、数量、设备供应商。每栋厂房外围设施设备由设备工程部根据设计图纸中设备明细表提出外围设备配套计划。3）特殊采购：特殊采购仅适用于国外设备采购，公司高管直接与国外供应商洽谈，签订合同后递交法务进行合同编号和存档，下直接接步骤6。2、批准申请1）常规性采购设备申请表和物料申购单经申请部门主管和部长、厂长签字审批后，递交到设备工程部。设备工程部采购人员进行评估分析，根据配套设备的工艺等各方面的因素，考虑是否可以在公司内找到同类设备替代或公司是否可以自己制作，决定是否需要外购以及购买数量，并将分析内容填写在设备申请表会审栏， 设备申请表和物料申购单经设备工程部部长签字审批后递交给主管副总审批。主管副总核准并在设备申请表和物料申购单签字后，才能进行采购。设备申请表由设备工程部存档，物料申购单共三联，一联（白）退回申请部门留底，二联（红）由采购人员留底，三联（蓝）由采购部暂存，在请款时作为用款申请单附件递交财务部。 2）计划性采购生产设备配套计划和外围设备配套计划经设备工程部部长签字审批后递交主管副总审批，核准后才能购买。3）所有设备申请表、生产设备配套计划和外围设备配套计划都必须经过公司主管副总以上级别人员的审批，若主管副总不在，可以授权其他人进行签字审批，但必须有书面授权证明，审批未通过的申请单退回到申请部门。、比价1）设备工程部采购人员接到经审批的设备申请表和物料申购单，或生产设备配套计划或外围设备配套计划后，联系供应商报价。设备初次采购，需取得三家以上供应商的报价（可以选择SAP系统中授权供应商之外的供应商，但必须按程序进行供应商评估，新增供应商主数据，具体步骤请参见供应商主数据流程），采购人员综合考虑每家供应商的价格、 服务、 交货期、付款方式等各方面因素，填写比价单，并推荐其中一家最佳供应商；同一设备二次采购时优先考虑前一次选择的供应商；生产设备配套计划中的设备采购，或由于渠道有限等原因无法取得三家供应商进行比价，可以选择少于三家的供应商进行比价，但必须在比价单上注明原因，比价单提交到比价中心。2）比价中心审核比价单，对每家供应商的设备报价进行对比、评估，并和以前相同设备的采购报价进行比较，分析市场价格和相关信息，若认为报价不合理或能推荐更优的供应商，则要求设备工程部重新与供应商洽谈。比价中心认可比价单上的供应商和价格后，由比价中心负责人签字，比价单副本由比价中心保存，原件由设备工程部保存。若采购的设备为新设备，需新增物料主数据，具体步骤请参见物料主数据流程。4、合同签订和审批设备工程部采购人员收到经比价中心审批的比价单副本后，根据比价单上最终确定的供应商和价格，采用*标准合同拟定设备采购合同，填写合同审批表，连同经审批的比价单副本， 交设备工程部部长审批后，递交比价中心开始合同审批，具体步骤请参见合同管理流程。5、固定资产主数据维护合同审批生效后，设备工程部采购人员填写固定资产主数据申请单，写明资产类别：可直接使用的为固定资产，需要安装后才能使用的为在建工程。固定资产主数据申请表经部门主管签字审批后提交到财务部资产会计，审核签字后提交到SAP支持中心数据维护人员处进行固定资产主数据维护，系统自动按资产类别连续编号，具体审批和维护步骤请参见固定资产主数据维护流程。6、预付货款与货款结算1）付款按合同约定方式进行，采购人员根据经审批生效的采购合同，填写用款申请单，填写内容包括用款部门、支付方式、收款方信息（单位名称、开户银行、账号）、事由、合同名称、合同总价、本次用款金额等，经设备工程部部长签字审批后，连同设备采购合同副本、合同审批表和物料申购单，交财务部负责资产的会计进行审核。2）对于国外采购，若由公司高管签订的合同，无需附合同审批表和物料申购单；若采用信用证方式付款，须同时填写申请开立信用证基本情况确认表，经设备工程部部长签字审批；若属于预付款，须同时附形式发票。3）财务部资产会计审核通过后，交财务负责人和相应审批权限的副总签字审批，付款审批详见审批权限表。4）设备采购，按合同约定，一般分数次付款，同一合同第二次以后的付款，在用款申请单上写明合同号，只需附设备采购合同副本、无需附合同审批表和物料申购单；对于合同中约定在安装测试完成后付款的部分，需附设备验收单等证明文件。5）财务部出纳根据审批通过的用款申请单进行货款支付，具体请参见付款流程。7、创建订单设备工程部采购人员根据生效的设备采购合同在SAP系统中创建采购订单，录入固定资产编号（该资产编号在主数据增加后由系统自动生成）。只有设备工程部部长有权在系统中审批订单。设备工程部部长对采购人员根据生效设备采购合同在SAP系统中创建的采购订单，进行审核。8、检验和收货供应商发货后，设备工程部的设备接收人员对所到货物进行清点，并填写设备到货清单，签字后将设备到货清单交给采购人员与合同核对，若有差异，采购人员联系供应商。若无差异，设备工程部门负责资产监管人员在SAP系统内进行收货确认，系统根据资产编号自动生产记账分录和凭证，若资产编号属于固定资产类别，则借记固定资产，若资产编号属于在建工程类别，则借记在建工程；对于跨月分批到货的设备，设备接收人员在每月底向资产会计提供当月已经到货（但没有到全，无法在SAP系统内收货）的设备清单，资产会计据此进行月末设备到货暂估账务处理。设备接收人员月末提交的设备到货清单，必须完整记录当月实际设备到厂情况。对月末尚未到厂，但按照合同规定，风险已转移到*的在途设备，资产会计根据相关单据编制暂估明细表，进行相应暂估的账务处理。9、安装调试设备工程部采购人员清点货物无误后，通知供应商进行安装调试，设备工程部安装调试的工程师负责协调供应商和使用部门相关调试人员配合进行安装调试，安装调试完成符合验收标准后，安装调试工程师负责办理设备验收单，供应商在设备验收单上签字，设备使用部门主管签收，经设备工程部主管确认后，递交到主管副总核准后加盖公司公章，设备验收单后附调试数据。设备工程部负责固定资产的专人根据设备验收单填写固定资产验收单，经设备工程部部长签字审核后交给财务部资产会计作为账务处理凭证附件，资产会计及时在本会计期内，进行手工的转固账务处理，固定资产验收单共四联，一联（白）由资产监管部门留底，二联（红）由采购部门留底，三联（绿）由财务部门保存，四联(黄)由资产使用部门留底。质保期满后，安装调试工程师负责办理设备质保验收单，经使用部门负责人和工程部负责人签字审批后，凭以申请办理质保金支付。10、退货/补货1）若发生设备无法安装成功或后期使用一再出现问题等情况需要退货的，采购人员与供应商签订退货协议书，经部门主管签字审批，按资金审批权限表由相应权限的公司高管签字审批后，填写退货联络书。退货联络书经部门主管、财务部相应的资产会计签字确认后，交由系统收货人员在系统中作退货处理，系统自动冲销原记账凭证。2）月末，财务部相应的资产会计从SAP系统中打印出本月退货的清单，与退货联络书核对，确保所有退货处理经过审批、操作准确无误后，签字存档。11、发票校验具体步骤同主料采购流程的发票校验部分内容。四、表 单：1、设备申请表2、物料申购单3、生产设备配套计划4、外围设备配套计划5、比价单6、设备验收单7、合同审批表8、用款申请单9、固定资产主数据申请单10、设备到货清单11、固定资产验收单12、申请开立信用证基本情况确认表13、供应商主数据维护申请表14、设备质保验收单其他资产的采购一、概述：本流程适用于除主料、辅料、设备采购之外的其他资产的采购，包括IT设备、车辆、办公设备等。IT设备由IT部采购和管理，车辆和办公设备由采购一部采购，由设备工程部管理。二、目的：合理规范其他资产采购流程， 确保合理利用资源， 控制可能不必要发生的费用。 三、流程描述：1、申请和审批IT设备使用部门根据需要提出申请，填写IT设备申购单，注明物料名称、型号、规格、数量等必要信息。经部门主管签字审批后，根据审批权限表递交相应权限的公司高管签字批准后，递交到IT部采购人员处。车辆和办公设备使用部门根据需要提出申请，填写物料申购单，注明设备名称、型号、规格、数量等必要信息。经部门主管签字审批后，根据审批权限表递交相应权限的公司高管签字批准。或在审批权限表权限内，公司高管直接下达采购通知。经审批的物料申购单或采购通知递交到采购一部。 2、比价1）IT部/采购一部采购人员根据经审批的IT设备申购单/物料申购单或采购通知，取得三家以上的供应商报价，可以选择SAP系统之外的供应商，采购人员综合考虑每家供应商的价格、 服务、 交货期、付款方式等各方面因素，填写采购比价单，并推荐其中一家最佳供应商。由于渠道有限等原因无法取得三家供应商进行比价的，必须在采购比价单上注明只选择两家或一家的原因，采购比价单提交到比价中心。2）比价中心审核采购比价单，对每家供应商报价进行对比、评估。若认为报价不合理或能推荐更优的供应商，则要求才采购人员重新与供应商洽谈。比价中心认可采购比价单上的供应商和价格后，由比价中心负责人签字，比价中心保存采购比价单原件。3、合同签订和审批1）IT部/采购一部采购人员收到经比价中心审批的采购比价单副本后， 根据比价单上最终确定的供应商和价格，按公司标准合同拟定采购合同，填写合同审批表，连同经审批的采购比价单副本， 交部门主管签字审批后，递交比价中心开始合同审批，具体步骤请参见合同管理流程。4、主数据维护1）供应商主数据合同审批生效后，对于新的供应商，需要进行供应商主数据的新增。IT部/采购一部采购人员填写供应商信息申请表，经部门主管签字审批后，交SAP支持中心数据维护人员在系统中进行维护，具体步骤请参见供应商主数据流程。2）固定资产/物料主数据若采购的物料为固定资产，合同审批生效后，IT部/采购一部采购人员填写固定资产主数据申请表，写明资产类别，可直接使用的为固定资产，需要安装后才能使用的为在建工程，经部门主管签字审批后提交到财务部资产会计进行固定资产主数据新增，系统自动按资产类别连续编号，具体审批和维护步骤请参见固定资产主数据维护流程。3）物料主数据若采购的物料不构成固定资产，合同审批生效后，IT部/采购一部采购人员填写物料主数据申请表，进行物料主数据申请，具体步骤请参见物料主数据流程。5、创建订单IT设备IT部采购人员在SAP系统“创建采购订单”菜单下，选择供应商、物料，并填写数量、交货期、单价等信息，单价为净价即不含税价。只有IT部主管有权限在系统中审批采购订单。若订单错误需要修改的，采购人员填写采购订单异常处理申请表，由IT部主管在系统中取消对原订单的审批，修改后的采购订单需重新审批，步骤同上。IT 部主管在系统中审批采购订单，审批后订单生效。采购员打印经审批的采购订单，传给供应商，若在供应商送货前订单发生修改，采购员需通知供应商原订单作废，并将最新的、经过审批的订单重新传给供应商，上面注明此订单取代原订单，原订单作废的说明。车辆和办公设备具体步骤请参见辅料采购流程的创建订单部分内容。6、检验和收货具体步骤基本和设备采购流程的收货相同。7、退货/补货具体步骤同设备采购流程的退货/补货部分内容。8、货款结算具体步骤基本设备采购流程的货款结算相同。其中付款申请单所对应的附件为采购合同副本、合同审批表和IT设备申购单/物料申购单或采购通知。9、发票校验具体步骤同主料采购流程的发票校验部分内容。四、表单：1、IT设备申购单2、物料申购单3、采购比价单4、合同审批表5、采购合同6、供应商信息申请表7、固定资产主数据申请表8、物料主数据申请表9、采购订单异常处理申请表付款包括公司各种业务的付款，包括：采购类：设备采购付款，国内、外硅料的采购，辅料的采购其他耗材，修理用配件的采购，其他办公用品的采购，购置土地、专利技术等无形资产等；工程类：建筑装修工程付款等；费用类：行政管理费用、营业费用、财务费用、研发费用、营业外支出、其他预支款等。 B.5 付款一、付款概述：由相关人员按照实际发生的业务，公司的资金管理制度及相关规定提出用款申请，用款申请按各类资金付款审批权限一览表经过各级领导审批后，方可付款。付款后，由财务部应付/资产/费用会计在SAP系统总账（FI）模块中进行账务处理。对于银行付款填写用款申请单；对于差旅费报销填写差旅费报销单；对于现金付款的小额采购或其他付款填写费用报销单。二、目的：1、确保采购业务按公司需求进行，避免资金积压。2、加强与供应商之间的应付账款核对，确保应付款项的真实性和准确性。3、加强财务对采购付款的