比价采购流程管理制度.docx

比价采购流程管理制度一、目的：为了加强内部采购业务管理，降低采购成本，保证采购质量，统一采购渠道和价格，推进比质比价采购工作，特制定本管理办法。二、实施范围：公司的各类采购行为，包括物资及劳务均严格遵循本制度1、生产经营所需的各类原辅材料、燃料、消耗性物料及需外购的劳务与服务等;2、生产经营所需的机器设备、备品备件;3、经营管理所需购置的办公设备及用具、消耗性的办公用品及涉及到的管理咨询、中介服务及媒体广告宣传合同等其他有偿采购及服务的项目； 4、公司的各项基建、技改工程所涉及到的建造合同、技术服务合同及工程物资购买合同项下的采购业务；三、实施程序1、采购职能与管理职能分开，强化财务管理职能。2、各部门在做好台账的同时，每月提供物资需求计划，由采购部汇总编制公司物资采购计划月报表，并提供年采购平均价、上年采购平均价和最新采购价，协助财务部制定物资采购最高限价，以此作为日常比价审核的依据。3、为确保采购物资质量达标、数量准确和价格合理，采购、质量和财务部分别对采购物资的审批、价格、质量等进行过程监督检查，并提供相应的检查报告。4、为保证资金流出的安全性，财务必须加强对采购计划单、物资价格申报单和材料入库单的统一管理，购货发票更须严加审核，报销手续不齐全，财务部门坚决不予办理结算付款手续。5、各相关部门应加强管理意识，本着一切从公司利益出发的原则，把好询价、比质、比价、定价、验收和付款这六道关。6、付款应严格按照合同要求，对不符合相关合同的付款申请，财务部应从资金安全的角度出发，不予付款。7、建立和完善激励与约束相结合的采购责任制。实行比价采购后，公司应对降低采购成本成绩突出者，年终按物资比价采购节约额的一定比例给予奖励。四、操作流程1、生产经营所需的原辅材料比价采购流程采购部比价，确定渠道提出采购申请（附相关合同）生产计划销售计划 入库验收催货采购订单 细化流程：销售任务生产计划（物流、生产、采购） 采购订单（比价、确定渠道、签合同）采购催货到货保管接货保管通知质量检验员检验合格入库不合格保管通知采购协调退货采购协调后退货。责任划分：（待定）考核金额：（待定）原辅材料的采购由物流部、生产部、采购协调下发周生产任务，日生产任务，采购部在接到生产任务后，依据库存情况，考虑安全库存和最佳采购量，提出采购申请，经采购部负责人核准，由总经理审批后依照程序实施采购行为。（1）统一指定采购的物资，采购部应列明统一采购材料的名称、价格、供应商、联系方式等内容，经总经理签字确认后，报财务部材料会计处备案并参照合同监督执行；如有变更，则在每月5日前报送财务。（2）对于自行采购的物资，需通过招标或比价采购。由采购部联系三到五家供应商，向对方发出比价采购通知单，在质量同等的条件下选择价格最低的厂家。单年比采购量在200万元以上的需召集各供应商举行竞标会议，会议需由质量部、财务部参加。（3）通过招标或比价确定的长期供货行为，必须签订供货合同，每次采购时应有书面订单。（4）金额在2万元以上的物资采购须签订采购合同；（5）采购金额在2000元以内，不经常使用的物资可不按比价采购程序办理。（6）对于更换或新增的供应商，必须通过比价管理程序确定。2、设备、备品备件的采购由设生产根据生产需要遵循比价采购制度执行。3、首次建立业务关系的，必须提供业务单位的营业执照、税务登记、开户资料等证照资料，以防资金结算及税务风险。6、所有采购业务中相关审批，按照相应制度执行。五、比价采购档案的建立1、采购部建立比价采购控制管理台帐，详细记录供货单位的全称、所供货物的名称、规格、质量标准、价格、付款条件、联系方式等内容，随时备查。2、采购部每年对供应商进行一次评估，并形成书面报告，报财务部作为下年度供应商选择的依据。评估的内容包括：供应商内部管理和对外服务水平；日产量；、产品质量、技术水平、；每月及全年能给予我司的供货量；、在行业所处的地位及信誉等。3、财务部材料会计对采购部提供的供应商档案、评估资料、证照资料、报价资料、比价采购审批单、合同、订货单等资料应进行分类整理，妥善保管。六、比价采购管理考核办法1、采购部门如因计划不当而造成积压的，对相关环节负责部门按经济损失的千分之一进行处罚。2、采购部门对于不符合质量要求的必须负责退回厂家，无法退回的承担1%经济损失；对于价格高于同等性质物资的采购行为，高出金额部分由采购负责人进行承担。3、不按比价采购程序进行采购的，不予入账付款，已形成事实的，对采购部每次按采购金额的1%罚款；4、采取以次充好，缺斤少量（合理损耗除外）擅自降低材料物资质量、抬高物资采购价格的，采购部负责调换并追回差价，无法调换或追回的，由采购部门赔偿经济损失；5、财务人员没有严格把关，在未履行比价采购程序的情况下擅自入库和付款的，每次罚10元，形成损失的，在采购部罚款的基础上负50%的连带责任。6、采购物资中收取回扣的，按公司有关制度处理；7、在比价采购过程中，没有认真进行市场调查，搞形式上的比价，给公司造成损失的采购部赔偿损失的，一经查实，按照采购金额的10%考核采购负责人；8、按公司财务控制要求，应开具增值税发票，而未开具的；不予入账付款;9、未按要求提供相关资料的，每发现一处，对采购部负责人负激励10元；10、其他违反本规定的行为,按相关制度处理。11、以上各项总经理特批放行的除外不做考核。附件1: 比价采购审批单附件