内部订单预算创建流程.doc

/ 19内部订单预算创建流程1. 流程说明此流程描述对专项费用、资本化支出在SAP系统中建立内部订单预算额度，以达当实际开支或将要发生费用（如采购请求）时由系统协助进行预算控制。具体预算控管项目及该项目对应之内部订单类型如下表：控管分类控管项目内部订单类型内部订单编号范围专项费用广告费用户外看板AD01100000000-199999999(在此范围内由系统自动给定内部订单编号)广告费用型录AD02广告费用电视广播网络AD03广告费用报刊杂志黄页AD04广告费用赠品AD05教育训练费ET01研发费用RD01资本化费用资本化费用CA01其他专项费用其他专项费用Z999内部订单类型划分定义及编码规则详见附件一。在系统内，对预算的控制共有三种情形实施预警：1） 当开支（含将要开支）达90%时，系统自动提示警告画面，该画面提示给实际作业部门之操作人员，以引起注意；2） 当开支（含将要开支）达95%时，系统除自动提示警告信息画面外，另E-Mail给财务预算计划人员，以引起重视（财务预算计划人员必须于后台设定，如未设定，则系统视同第三种方式提示不能报支画面）；3） 当开支（含将要开支）达100%时，系统自动提示不能报支信息，此时，作业部门及时知会相关部门，提醒其追加预算。相关部门如须使用专项预算或资本化支出时，须填列“内部订单维护申请表”（格式见附件一），转财务审核后方可于系统创建。实务中，家具公司使用内部订单均为统计性质。注意事项：1） 当预算为资本化支出时，一定要在摘要内写明数量、品名或型号，以便于相关人员于系统内检核；2） 专项费用或资本化费用先行预付时，内部订单预算无法从预付定金这一源头进行控制，但若与采购请求同步于系统作业时，系统将以采购请求金额作为预算控制之源头，此时预付之定金将在该采购订单上反映。3） 若无采购请求，而直接创建采购订单，则系统将以采购订单作为预算控制之源头。4） 对于预算的预警控制，在SAP系统中以预算数为基准，而不是以计划数为基准，但其报表比较时，以计划与实际作比较，不是以预算与实际作比较。因此，在输入预算时须同步输入计划数，且计划数必须细化至成本要素，否则计划与实际将无法比较。5） 平时，财务计划人员应多跟踪内部订单使用状况，并将未关闭之内部订单进行专案管理，一旦内部订单使用完毕，财务计划人员及时于系统内关闭。6） 每年重复性内部订单（如教育训练费用），建议创建一个内部订单号即可，以方便年度比较。2. 流程图3. 系统操作3.1. 操作范例例1：市场处与A省长江电视台签订了一项大型电视广告，合约总金额为18万，该笔费用已纳入2001年年度计划，预算总额为20万。合约签订后，市场经办人员向财务部门申请内部订单编号，以便于提出采购申请。例2：因公司ERP上线之需要，华南一区A责任中心须购置电脑一台，价值为1万元。电脑采购案已纳入年度计划之中，额度为1万元。经资讯审核，电脑型号为DELL PIII 900。(假设在建工程编号已创建)3.2. 系统菜单及交易代码会计控制内部定单主数据特殊功能订单创建交易代码：KO01会计控制内部定单计划成本和作业输入更改交易代码：KPF6会计控制内部定单制定预算最初预算更改交易代码：KO22(创建内部订单时，上述三个动作必须全部完成才能完整)3.3. 系统屏幕及栏位解释案例1：创建大型电视广告20万内部订单由于创建的是大型电视广告，故选择订单类型AD03，按键或钮进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例订单指内部订单编号，由系统自动给定系统内定简要说明必输项，指该专项费用或资本化支出的主要内容大型电视广告公司代码必选项，指该笔专项费用或资本化支出在哪个公司下发生的。本例为公司总部发生F001业务范围必选项，指该笔专项费用或资本化支出在董事会还是家具事业部发生。就家具公司而言，只有家具事业部才会进行预算控制，本例选10021002对象分类必选项。由于该栏位对家具公司不适用，故采系统缺省值。系统缺省值输入上述相关信息后，按纽保存，进入下一画面。保存后，系统自动在左下角显示订单编号100000067信息，此时将该编号填列在“内部订单维护申请表”上，以告知相关单位。上述内部订单编号创建后，接下去开始输入内部订单计划金额。画面如下：栏位名称栏位说明资料范例版本必选项。SAP系统设定中，在一个控制范围下所有计划只有在0版本中才会与实际（包括计划价格计算在内）进行比较，其他计划版本仅是供参考依据用，不作其他用途。因此对震旦中国而言，另外已事先设定了计划版本号Q1、Q2、Q3分别对应为：震旦中国第一次计划修正版、震旦中国第二次计划修正版、震旦中国第三次计划修正版。以便当正在使用之0版本计划修改前可以复制到另外版本中作备份。0如画面输入相关信息后，按钮进入下一个画面。在相应栏位内输入计划金额后，按钮进入下一个画面。此时可以看到，系统自动将计划金额20万平均分摊至每个月。按钮保存。计划维护完毕后，接下去开始输入内部订单之预算金额。画面如下：输入内部订单编码100000067后，按钮进入下一个画面。分别在总体栏位和2001年栏位内输入预算金额20万后，按钮保存。至此，大型电视广告内部订单已创建完成。例2：创建资本化支出电脑型号为DELL PIII 900之内部订单，价值为1万元。操作步骤如下：由于创建的是资本化支出内部订单，故选择订单类型CA01，按键或钮进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例订单指内部订单编号，由系统自动给定系统内定简要说明必输项，指该专项费用或资本化支出的主要内容。注意：资本化支出之内部订单必须输入设备型号及设备数量，如此方便相关单位可以检核诸如采购申请内容是否保持一致。电脑DELL PIII 900 一台公司代码必选项，指该笔专项费用或资本化支出在哪个公司下发生的。本例为公司总部发生F001业务范围必选项，指该笔专项费用或资本化支出在董事会还是家具事业部发生。就家具公司而言，只有家具事业部才会进行预算控制，本例选10021002对象分类必选项。由于该栏位对家具公司不适用，故采系统缺省值。系统缺省值输入上述相关信息后，按钮保存，进入下一画面。保存后，系统自动在左下角显示订单编号100000068信息，此时将该编号填列在“内部订单维护申请表”上，以告知相关单位。上述内部订单编号创建后，接下去开始输入内部订单计划金额。画面如下：栏位名称栏位说明资料范例版本必选项。SAP系统设定中，在一个控制范围下所有计划只有在0版本中才会与实际（包括计划价格计算在内）进行比较，其他计划版本仅是供参考依据用，不作其他用途。因此对震旦中国而言，另外已事先设定了计划版本号Q1、Q2、Q3分别对应为：震旦中国第一次计划修正版、震旦中国第二次计划修正版、震旦中国第三次计划修正版。以便当正在使用之0版本计划修改前可以复制到另外版本中作备份。0由于本例属固定资产-办公设备，故在成本要素栏位中输入1601030000。输入后，按钮进入下一个画面。在相应栏位内不要输计划金额（因为输入后系统自动会将该金额平均分摊至每月），直接按钮进入下一