接待客户验厂与考察工作指引.doc

普耐光电科技有限公司 文件类别指引文件制订日期2009-6-8版本A0文件名称接待客户验厂与考察工作指引文件编号PEP/D-VP-001页数3-3指 引 文 件文件名稱：接待客户验厂与考察工作指引 部 门：总经办文件編號:PEP/D-VP-001 版 本：A0编 写： 审 核：批 准： 生效 日期：修订日期修 订 内 容版本修订者2009-6-8第一次发行A0会签部门工程部_ _ PMC_ _ _ _ 仓管部 制造部 采购课_ 设计部_ _ 品质部_ _ 业务部_ _ 行政部_ _分发份数共 份1、目的：为了做好客户考察和验厂的接待工作，以期获得客户的信任与好评，特做如下规定以规范相关工作行为与流程。2、适用范围：公司全体部门3访客类型3.1客户分类合作中客户：有业务往来的客户；潜在客户：对公司的产品有意向的客户；贵宾参观：政府领导、社会名流以及国内外各大企业负责人；社会团体：机关、事业单位或社会团体约定来厂参观者；其他。3.2批准权限:合作中客户来访，只需副总审核批准；潜在客户、贵宾参观、社会团体等来访需要总经理审核批准。4、接待工作指定责任部门4.1 品质体系、环保体系验厂：主接待部门为品质部；4.2 SA8000体系验厂：主接待部门为行政部；4.3 生产能力考察性验厂：主接待部门为业务部门；4.4 其他：由总经办指定。5、信息收集5.1接口部门应收集与确认以下信息：“客户相关具体信息”指：客户公司名称、所在地；来访人数、姓名、职位、性别等；“客户审验项目与要求”指：质量体系、环保体系、SA8000体系、研发技术与能力、生产制造体系与现场（要看哪些现场？是否要进车间？）等；“需陪同部门及人员”指：需会议集中陪同的人员、参观厂区和车间的陪同人员、查验各种资料和记录的陪同解说人员、就餐陪同人员等；“需准备的相关资料”指：样品、内部质检报告与记录、内部环境评测报告与记录、工程技术资料、生产现场报表与记录等；“接待标准与要求”指：客户到达我司的时间、迎接的人员、陪同的人员、讲解的人员、欢迎牌及水果和饮料、会议室及相关设备仪器和文具的准备、就餐安排、住宿安排、用车安排等。6、具体要求与协调6.1接口部门填写书面文件接待客户申请表呈报到总经办，由副总或总经理批准。经审批后，接口部门应邮件通知并组织所有相关部门做相应准备工作，抄送至总经理及总经理秘书处，总经办对整个接待前后的配合工作进行协调、跟踪与监督。6.2接口部门起带领组织作用，召集相关部门负责人和重要资料保管、准备人员（如：客户审厂时要接触的部门，PMC、行政部、总经办等）开会，通报客户审厂内容与要求、以及各部门准备工作的时间要求，并进行统一协调；特殊情况（如临时参观）来不及开会时，各相关需配合部门以邮件或电话信息为基础开展接待工作。6.3 行政部的迎接准备工作参照接待客户申请表，包括欢迎牌、迎接的人员、拖鞋、会议场所、饮料与水果、接送车辆的车型和车牌号（确认后不可随意更改）等，并邮件知会公司全体员工有客户来访等。掌握最新的信息与动态，随时与接口部门负责人沟通，必要时，经协商批准后，可做出适当的调整与变更。6.4 品质部要收集并整理好需提供的品质资料。客户现场参观时，PQE要出现在该生产线巡检。6.5 PMC部要排好客户验厂当天的生产计划，要有该客户的产品在产线上流转上线，与生产部门协商后指定生产线生产该产品；安排好生产物料。有问题及时汇报并解决。6.6 生产部要检查好生产现场相应的SOP和其他相关表格、记录，并安排特别的生产人员（不要安排生手、品质意识差的人员）；做好车间6S工作。6.7 PIE：检查SOP的版本，并监督生产状况，要在客户参观生产线时出现在该生产线上。6.8 各部门在做资料准备时，如果有资料不齐全，或者资料原来就欠缺的，及时汇报，及时解决。6.9 接口部门将以上信息与各部门确认完毕后，如有调整或变化，应及时将最新的信息状况即时通知到相关部门负责人；7、责任追究7.1 各责任部门负责人，应严格按照接口部门的需求，提供本部门范围内应提供的协助，全力配合接待工作。各部门内部的各项接待分工，由各部门负责人具体安排执行。7.2 出现本部门范围内工作的不到位，如在客户参观前应做好的准备工作到客户到达时还未准备好，或在验厂的过程中发现应到位的人员未到位（如PIE、PQE的生产线上检查），或在客户到达前已发现的问题未解决与汇报，或