费用报销管理制度.doc

费用报销管理制度目录一 费用报销总则21.1 目的21.2 费用报销原则2二 费用报销单填写、报销时效及奖罚规定22.1 费用报销单填写要求22.2 费用报销时效与费用预提要求22.3 费用报销奖罚规定3三 费用报销附件要求33.1 费用报销票据33.2 单据粘贴要求33.3 各类费用附件报销要求33.4 费用附件报销的其他要求5四 费用报销流程的规定64.1 费用报销支付方式64.2 费用报销分类64.3 费用报销审批流程64.4 其他说明7一 费用报销总则1.1 目的为了加强公司的财务管理工作，严格执行财务制度，完善财务管理，结合公司的具体实际情况，统一各部门的报销程序及规定,特制定本报销制度。1.2 费用报销原则1.2.1 预算原则：费用的报销必须是在月度资金预算范围内产生的合理费用。1.2.2 真实合法原则：费用报销必须真实、合法，金额准确，杜绝假虚报销。1.2.3 标准原则：费用报销必须遵照公司有关费用报销制度执行，超标准部分不得报销。1.2.4 节约原则：费用报销必须本着节约原则，充分发挥资金效益。该不该花，花多花少，应有计划，有成本测算。二 费用报销单填写、报销时效及奖罚规定2.1 费用报销单填写要求2.1.1 费用报销单禁止涂改，相关内容必须填写完整，如：报销部门、填单日期、领款人、经办人、部门负责人等，字迹须清晰，金额小写和大写须规范且金额一致；2.1.2 填单日期为当前填写单据的日期；2.1.3 金额的填写要明确到“分”，合计栏的金额前需加“￥”，不同的费用类型分行填写；2.1.4 出差、维修、采购等需在备注栏注明出差申请工作流号、维修工作流号或采购工作流号等；2.1.5 附件数的填写：附件张数是指除费用报销单之外的发票/收据的张数；2.1.6 所产生的费用金额与所取得发票金额不一致的，按照实际发生的费用进行报销，以实际产生费用金额填写，发票的金额不能小于实际报销费用的金额。2.1.7 所有折让（如：月结折让、到付折让等）报销时摘要必须填写“支付劳务费”，并附上本次报销所支付折让工作流号。2.2 费用报销时效与费用预提要求2.2.1 当月费用必须当月报销完毕。在出差途中或培训的人员，回程后五日内报销完毕。2.2.2 报销部门须按财务部要求制作报销单据，因报销单据审核不合格，导致当月无法报销的,报销部门承担责任。报销单据审核合格，因财务内部单据传递不及时导致当月无法报销的，财务部承担责任。2.2.3 允许预提的费用包含：当月发生的通讯费、房租、水电费等，费用预提须两个月内全部冲销(如:预提7月费用9月冲销完毕)，逾期未冲销完毕，按本制度奖罚规定处理。2.3 费用报销奖罚规定2.3.1 违反以上费用报销时效与预提相关规定，财务审核人员统一上报差错，罚责任人10元/单，直接领导10元/单，同时奖励审核人员20元/单；若审核人员审核错漏，罚审核人员20元/单，奖励发现人20元/单。 2.3.2 出现虚报、瞒报费用，统一上报综管部，按人品问题处理；对公司造成损失的，责任人承担全部损失；同时对直接领导罚款损失总额10%，最高不超过200元。三 费用报销附件要求3.1 费用报销票据费用报销必须取得正规发票发票相关要求如下：3.1.1 所取得的正式发票，必须是内容完整的（有公司名称、填写日期、金额，开票人、收款人签名等）发票填写不得有误，并加盖发票专用章；3.1.2 所附发票金额禁止涂改，若发票其他项目需修改，则需由发票出具人（单位）签名或盖章；机打发票不允许作任何修改。3.1.3 各部门根据财务部规定的发票抬头开具发票，不得接受抬头不规范的发票。3.1.4 因公司规划需要，新成立的公司，发票的抬头需要做相应的变更，具体要求咨询财务部，由财务部负责。3.2 单据粘贴要求所附的票据，需附白纸作为存单、靠左边进行粘贴，粘贴时不能遮挡发票抬头，金额等内容；不符合规定的粘贴，审核会计有权不予签字并退回。3.3 各类费用附件报销要求序号费用类型费用说明报销附件要求1办公费采购办公用品及饮用水发生的费用1、办公设备采购申请工作流号；2、发票快递费1、发票；2、快递原单证照年审费、办理证照政府事业单位专用收据或发票（发票优先）复印费发票人事代理费发票汇款手续费、银行卡年费银行卡开卡手续费回单、扣款明细单2通讯费固定话费及电话会议费1、发票；2、初装须附安装协议手机话费发票网络宽带费1、发票；2、初装须附合同或者安装协议3福利费部门活动费用发票工伤医疗费/生病住院费1、医疗费用发票和清单（复印件）；2、工伤差错处理结果（生病住院费不需要此项）国家公积金、婚礼等发票公司活动、生日会、年会、中秋月饼等文化活动发票4业务宣传费公司内部印刷宣传资料，制作宣传横幅、车体广告等费用1、发票；2、合同或协议复印件5工资费用员工工资工资签收表离职人员工资离职清单、离职工资结算清单（扣除个人所得税、并签字的工资条）6交通费因业务产生的路桥费、停车费等1、发票；2、报销单申请中，需说明行程明细。逢节假日因公产生的路桥费、停车费等相关费用，另需注明证明人7外请人工费支付外请人工费用收据、协议8应酬费招待外部客户发生的费用发票9房租费租赁产生的房租、税金等须附发票，工作流须附房屋租赁合同的扫描版（首次报销须附房屋租赁合同复印件） 10水电费发票；11维修费维修办公设备、车辆等产生的费用1、办公设备/车辆维修申请工作流；2、发票；3、车辆维修须附清单12差旅费到异地（指跨地区）、洽谈业务、办理公务出差的一切费用1、出差申请工作流（须附出差行程费用明细表）；2、发票；3、选择乘坐飞机的，需走飞机票申请工作流13赔款支付保险或事故等相关理赔的费用1、审批完的保险处理结果；2、理赔协议；3、收据（汇款类除外）；4、身份证复印件；5、事故私了赔款：需对方签名的收据及综管处理结果14罚款车辆违规罚款、违约金等1、处理完的差错处理结果；2、处罚认定书；3、行政事业单位罚款单15外请车费临时外请车辆1、发票；2、临时租车收据； 16广告费公司在外部媒体发布广告产生的费用1、发票；2、合同或协议复印件17低值易耗品1、 低值易耗品申请工作流；2、 发票18税金完税凭证19招聘费招聘场地租金、报纸招聘广告等发票20诉讼费1、收据或银行汇款单；2、法院判决书21审计费1、发票；2、合同复印件22社保费公司为员工取得社会保险、社会福利等社会保障支付的费用发票23装修费1、工程结算单和发票；2、装修合同（须附已签章合同的扫描版）24劳保费1、低值易耗品申请工作流；2、发票25车辆使用税/费车辆使用费、养路、保险费、车船使用税等发票或政府事业单位专用收据，报销时必须注明车牌号。26采购类车辆采购1、购车合同；2、购车发票；3、车辆购置税发票；4、上牌费发票；5、按揭付款购车须附还款计划书固定资产采购1、采购工作流号；2、发票和采购下发清单；3、合同复印件；4、固定资产要附上固定资产编码3.4 费用附件报销的其他要求3.4.1 单据（含发票）丢失、不全或缺少的不予报销，特殊情况需要报销的，必须先上报综管部备案，同时必须书写业务发生“事实证明”描述原因（发票开具方是公司或单位的，必须加盖原费用发生公司和单位公章），并由部门负责人签字后作为附件方可报销。3.4.2 重开发票产生税金由责任人承担80%，直接上级承担5%，其余入部门费用。四 费用报销流程的规定4.1 费用报销支付方式银行存款，由出纳通过银行转账或开支票进行支付。现金，由出纳直接支付给报销人。4.2 费用报销分类“直接报销”和“冲付款/冲借款”报销单。2.1 直接报销：报销业务之前，没有做过对此次业务报销的借款或付款行为（借款单，付款单）。2.2 报销业务之前，如有过对此次业务报销的借款或付款行为（借款单，付款单），需先核对之前的借款、付款，实行多退少补。4.3 费用报销审批流程4.4 其他说明4.4.1 出差必须先走“出差申请”工作流，并附上按费用类型预算的出差行程费用明细表；如果需借支的，需在费用报销系统中打“借款单”申请，备注“出差申请”工作流编号，方可借支。出差完成后，通过“费用报销单”申请报销。4.4.2 因公出行必须合理选择交通工具，所产生费用由各部门负责人进行管控。市内交通工具，优先选择地铁、公交，对于地铁与公交不能到达的地方选择乘坐出租车。报销交通费时，报销人起草费用报销单必须注明办理业务内容、出行时间、路线、随行人员等行程明细。在出租车有机打发票的城市，打车必须凭机打发票报销。4.4.3 应酬费用报销：用于经理级以上因业务需求，招待外部客商发生费用的报销。4.4.4 10000元以上的大型支出，报销附件必须附有合同（附开头、价位和结尾部分），对于长期支付的项目，首次支付时，必须附合同复印件，审核会计审核后分类留存备案；