《酒店筹开期操作手册(业主代表小组适用)》0430.docx

业主代表筹备手册上海宝龙地产控股有限公司酒店开发中心2011年4月保密承诺业主代表签字领用本手册纸质版一本，并承诺保密。如离开业主代表岗位，需将此手册交还酒店开发中心。目录一、酒店管理团队的组建及员工招聘11、业主代表小组的确定与到位12、管理方总经理的确定与到位13、管理方主要管理人员的确定与到位14、员工招聘2二、业主代表委任流程21、业主代表的到位22、劳动合同的签署2三、业主代表主要职责31、领用和报销筹开期备用金32、外包区域规划确认及招商条件33、完成筹开期间办公场所的准备工作44、统筹安排筹备期间高管临时宿舍45、完成酒店分公司的注册工作56、上报竞争酒店劳动力成本分析57、上报竞争酒店业绩分析58、上报短期pob69、审核上报管理方编制的市场分析报告610、上报基层员工配套方案611、审核上报酒店筹开计划倒排时间表712、审核上报正式pob813、审核上报hoe814、监督并定期上报pob和hoe的执行情况915、pob和hoe涉及预算变更事项的处理1016、保障酒店资产的安全和完整1017、审核上报酒店经营预算和操作手册1118、办理酒店开业所需证照1219、筹备开业典礼1520、其他工作15附件：16附件一、酒店筹开期操作手册时间表16附件二、业主代表委任通知书16附件三、竞争酒店劳动力成本分析16附件四、竞争酒店业绩分析16附件五、hoe执行状况汇总表16附件六、需定期上报财务报告清单16上海市长宁区虹桥路1452号古北国际财富中心12-15层 200336 繁荣城市 创造价值12/f-15/f,gubei international wealth center, 1452 hongqiao road, changning,shanghai 16一、酒店管理团队的组建及员工招聘1、业主代表小组的确定与到位 业主代表小组包括业主代表和业主财务代表； 业主代表由集团酒店开发中心（以下简称“中心”）根据业主代表任职资格进行确定并通过集团任命； 业主代表应在距酒店预开业日240天（8个月）前到位。2、管理方总经理的确定与到位 酒店总经理须经过中心及集团领导面试及认可； 酒店总经理应在距酒店预开业日210天（7个月）前到位。3、管理方主要管理人员的确定与到位 主要管理人员（除酒店总经理外）由酒店总经理任命； 业主代表在酒店总经理任命主要管理人员前必须知情，提出意见和建议，并上报中心营运部； 主要管理人员应按照下文所规定时间陆续到位：l 第一批主要管理人员(人力资源总监、财务总监、餐饮总监、房务总监)应在距预开业180天（6个月）前到位；l 第二批主要管理人员（销售总监、工程总监、采购总监、行政总厨、保安部经理、it经理等）应在距预开业120天（4个月）前到位。4、员工招聘 酒店员工由管理方负责招聘，并提供相应的培训； 业主代表应督促管理方按时制定符合品牌标准的培训计划，监督培训课程，确保培训内容严格按照培训计划执行； 酒店员工按照下文所规定时间陆续到位：l 中层员工（主管、领班等）应在距预开业60天（2个月）前到位；l 基层员工应在距预开业45天（1个半月）前到位。二、业主代表委任流程1、业主代表的到位 业主代表收到集团录取通知书并确认后，须按照录取通知书上规定的时间按时到指定地点报到； 酒店开发中心应在业主代表到位时间前一周通知负责酒店建设项目的地产公司，告知业主代表的有关信息及需要地产公司协助事宜。通知书内容详见附件二：业主代表委任通知书2、劳动合同的签署业主代表原则上与负责酒店建设项目的地产公司签订劳动合同，由地产公司发放工资并按照有关规定缴纳社会保险。（注：酒店分公司注册成立后，改由酒店分公司负责发放业主代表工资并缴纳社会保险。）三、业主代表主要职责业主代表在到位后需要积极协调项目公司、专业顾问公司、酒店管理公司与中心的配合，完成并督促酒店管理方按时完成必要的各项准备工作，保障酒店的顺利开业。具体工作内容及时间安排如下：1、领用和报销筹开期备用金 业主代表到位后，地产公司按照业主代表委任通知书中载明的内容和金额向业主代表拨付筹开期备用金； 业主代表应定期及时向地产公司提供筹开期备用金使用情况明细表和费用支付凭证进行报销。2、外包区域规划确认及招商条件 业主代表应按照酒店定位及经营需求，确定外包区域的规划方案和招商条件，选择有合法经营资质的外包单位。业主代表应在距预开业180天（6个月）前上报中心关于外包区域的规划确认、招商条件、外包单位和设计资料等方案，按照以下审批流程进行审批：业主代表中心营运部中心总经理执行副总裁执行总裁； 上述方案获得批准后，业主代表应在距预开业120天（4个月）前，上报中心关于外包区域的平面和装饰效果确认方案； 业主代表须依据租赁合同约定的内容，协调并监督外包区域的工程项目进展情况。3、完成筹开期间办公场所的准备工作 业主代表到位后5天内，须确定筹开期间办公场所地点，并提交所需办公设备和办公家具采购预算（预算报价必须符合集团相关规定），按照以下审批流程进行审批：业主代表中心营运部中心总经理执行副总裁； 采购预算批准后15天内，业主代表须完成上述办公设备和办公家具的采购及关键物品的收货工作； 业主(财务)代表须监督采购的执行和资产的管理； 业主代表应在距预开业日210天（7个月）完成筹开期间办公场所的准备工作，确保在总经理到位时，筹备期间办公场所可正常投入使用。4、统筹安排筹备期间高管临时宿舍 业主代表到位后5天内，须统筹安排高管筹开期间临时宿舍，宿舍标准应符合管理方的正常需求，不可超越管理公司的规定的宿舍标准；宿舍租金应符合当地实际租赁价格，并控制在pob所允许的费用额度内； 同时提交所需宿舍物品采购预算（预算报价必须符合集团相关规定），按照以下审批流程进行审批：业主代表中心营运部中心总经理执行副总裁； 预算批准后15天内，业主代表须完成上述宿舍物品的采购及关键物品的收货工作； 业主财务代表须监督采购的执行和资产的管理； 业主代表应在距预开业日210天（7个月）完成高管宿舍的准备工作，确保在总经理到位时，高管宿舍可正常入住。5、完成酒店分公司的注册工作 业主代表到位后30天内，在所属地产公司的协助下，完成酒店分公司的注册工作； 在酒店分公司注册成立后，设立独立的业主银行账户，并向集团财务管理中心申请开通财务核算独立账套； 酒店总经理到位后，在集团的协助下，安排其与酒店分公司劳动合同的签署。6、上报竞争酒店劳动力成本分析 业主代表到位后30天内，须独立完成当地人力资源市场调查，按时向中心营运部上报竞争酒店劳动力成本分析（见附件三）； 若由于客观原因，需延期上报，应获得中心总经理的批准。获批后，以批准日期为限。7、上报竞争酒店业绩分析 业主代表到位后30天内，须独立完成当地同业竞争对手市场调查，按时向中心营运部上报竞争酒店业绩分析（见附件四）； 若由于客观原因，需延期上报，应获得中心总经理的批准。获批后，以批准日期为限；8、上报短期pob 业主代表到位后5天内，须完成短期pob预算（“短期”原则上定义为业主代表到位日至总经理到位日后的30天止），按照以下审批流程进行审批：业主代表中心营运部中心总经理执行副总裁； 若由于客观原因，需延期上报，应获得中心总经理的批准。获批后，以批准日期为限； 业主代表应保证数据的准确性与严谨性。9、审核上报管理方编制的市场分析报告 总经理到位后10日内，完成当地人力资源市场调查和同业竞争对手市场调查，编制竞争酒店劳动力成本分析（见附件三）和竞争酒店业绩分析（见附件四），报业主代表审核； 业主代表进行初审、提出修改意见和复审后，须在总经理到位后30天内向中心营运部上报。 若由于客观原因，需延期上报，应获得中心总经理的批准。获批后，以批准日期为限； 业主代表应保证报告数据的准确性与严谨性，以确保经复核的管理方编制的竞争酒店业绩分析可以作为审核管理公司提交的首年经营预算的坚实基础。10、上报基层员工配套方案 酒店管理方负责拟定酒店中层及以下员工的招聘计划。总经理应在到位后30天内，向业主代表提交该计划；业主代表审核后，应在距预开业日150天（5个月）前上报，按照以下审批流程进行审批：业主代表中心营运部中心总经理； 总经理应在到位后10天内，参照当地实际物价水平和市场分析，向业主代表提交预开业前/后员工薪资福利计划，业主代表审核后，应在距预开业日150天（5个月）前上报，按照以下审批流程进行审批：业主代表中心营运部中心总经理执行副总裁； 业主代表与酒店管理方共同确定员工膳食场所，在距预开业日150天（5个月）前上报中心营运部审核备案； 业主代表与酒店管理方共同确定一般员工宿舍标准及制定配套物品采购计划，在距预开业日150天（5个月）前上报,按照以下审批流程进行审批：业主代表中心营运部中心总经理； 批准后在距预开业日90天（3个月）前完成物品的采购。11、审核上报酒店筹开计划倒排时间表 总经理到位后10天内，拟定“酒店筹开计划倒排时间表”，提交业主代表审核； 业主代表应进行初审、提出修改意见、复审后，在距预开业日180天（6个月）前上报,按照以下审批流程进行审批：业主代表中心营运部中心总经理； 业主代表应督促管理方严格按照计划表的时间安排开展工作。12、审核上报正式pob 编制正式pob是酒店总经理的职责； 总经理到位后15天内，业主代表应督促总经理编制并提交正式pob； 业主代表应对总经理提交的pob进行初审、提出修改意见、复审后确定正式pob，并在总经理到位后30天内向中心上报，按照以下审批流程进行审批：业主代表中心营运部中心总经理执行副总裁执行总裁； 若由于客观原因，需延期上报，应获得中心总经理的批准。获批后，以批准日期为限； 业主代表应保证数据的准确性与严谨性。13、审核上报hoe 编制hoe是酒店总经理的职责。 总经理到位后30天内，业主代表应督促总经理编制并提交hoe。若其中物品属于非首次采购，采购单价应以成本控制中心提供的最新实际成交价格为准； 业主代表应对总经理提交的hoe进行初审、提出修改意见、复审后确定hoe，并在总经理到位后60天内上报，按照中心采购部制定的经过最终审批的申购流程进行审批； 若由于客观原因，需延期上报，应获得中心总经理的批准。获批后，以批准日期为限； 业主代表应保证数据的准确性与严谨性。14、监督并定期上报pob和hoe的执行情况 pob和hoe获得集团批准后开始执行； 业主代表应依据批准的pob和hoe预算，与集团采购部门确定具体到货时间，制定合理的资金使用计划，确保酒店筹开工作的顺利进行； 业主代表应定期检查由业主方主导的hoe到货情况，发现延迟到货现象（“延迟到货”是以合同约定到货日期或酒店确定的最终到货日期较晚日为基准，超过3天未到货），应在超时的第4天上报酒店开发中心和成本控制中心；同时要求酒店总经理对由酒店为主导方的本地零星采购进行定期检查； 每月5号前，业主代表上报上月度的筹开期月度财务报表（资产负债表、损益表、现金流量表、月末银行对账单（签字版的影印件）和hoe执行状况汇总表（见附件五）； 每月7号前，业主代表与酒店管理层完成“上月度pob执行情况分析例会”，会议讨论的主题应包括但不限于以下方面：l 上月pob预算与实际执行之间产生差异的原因分析；l 本月度的调整计划，目的确保最终实际支付的pob不超过已批准的pob预算总额。 每月8号前，业主代表上报“上月度pob执行情况分析例会”会议纪要。15、pob和hoe涉及预算变更事项的处理 由于酒店建设项目工程延期或不可抗等客观因素，造成的预算外追加，业主代表应督促酒店总经理及时上报变动后pob明细； 由于酒店功能区域调整或市场客观因素发生变化，需要调整hoe，业主代表应督促酒店总经理及时上报hoe-单类超预算部分明细； 上述涉及预算变更事项的审批程序按正常预算审批流程执行，批准后方可执行。16、保障酒店资产的安全和完整 业主代表对资产的安全和完整性负责； 业主代表应在酒店总经理到位后30天内，根据中心酒店资产管理制度中相关规定，根据本酒店实际情况，制定适用本酒店的酒店资产管理制度,按照以下审批流程进行审批：业主代表中心营运部中心总经理； 业主财务代表应使用财务管理软件（未开通前可利用电子表格等工具）核算物资的采购与入库，确保“账账相符、账实相符”； 业主代表应定期与所属地产公司沟通酒店ff&e接受事宜，在距预开业日30天（1个月）前，上报ff&e交接备忘录； 依据本酒店资产管理制度的规定，在距预开业30天（1个月）前，组织开展已到货hoe资产的盘点工作，编制盘点报告（由盘点表、盘点差异分析、加强资产管理方案等文件组成），于盘点结束后10天内上报中心营运部审核备案； 所有资产提前报损，均应要求管理方做出书面说明和整改方案，属于人为原因造成的损失，须问责到人； 如果存在正常或非正常资产报损，次月5号前，须完成资产报损汇总表,按照以下审批流程进行审批：业主代表中心营运部中心总经理执行副总裁。17、审核上报酒店经营预算和操作手册 业主代表应审核总经理提交的关于酒店首次经营年度的全年经营预算，在距预开业60天（2个月）前上报集团，按照以下审批流程进行审批：业主代表中心营运部中心总经理财务管理中心总经理财务副总裁执行副总裁执行总裁； 业主代表应审核总经理提交的基于酒店开始经营酒店所需的初试营运资本金额，在距预开业60天（2个月）前上报集团，按照以下审批流程进行审批：业主代表中心营运部中心总经理财务管理中心总经理财务副总裁执行副总裁执行总裁； 业主代表应审核总经理提交的酒店操作手册（p&p），在距预开业60天（2个月）前上报，按照以下审批流程进行审批：业主代表中心营运部中心总经理。18、办理酒店开业所需证照 获得项目公司办理的各项证照：（不同地区有所差异）l 公共停车楼场服务许可证l 锅炉许可证/压力容器安全许可证l 供电许可证l 供气许可证l 二次供水许可证/供水协议l 排烟合格证l 环保许可证l 排水许可证l 中华人民共和国无线电台执照（对讲机）l 消防合格许可证（主体建筑、装修）l 建筑质量鉴定许可证l 卫星电视接收许可证l 避雷防护设施许可证l 游泳池许可证l 监控系统许可证l 房屋租赁登记备案l 酒店人防设施验收l 酒店建筑消防验收审核意见l 酒店装修工程消防验收合格的意见l 公共聚集场所消防安全许可证l 工程竣工验收备案登记证l 建筑工程档案备案l 高压供电合同l 燃气使用协议l 供气许可证l 二次供水竣工卫生验收认可书l 接收卫星传送的境外电视节目许可证l 电梯安全许可证 政府消防许可证获得后20天内，业主代表须办理完毕酒店开业所需证照种类：l 工商营业执照l 税务登记证l 组织机构代码证l 卫生许可证（客房，餐饮）l 烟草专卖许可证l 酒类专卖证l 特种行业治安许可证，安装前台录入系统l 酒店商业保险（距预开业日30天前）l 营业发票、税控机（距预开业日10天前） 办理证照注意事项：l 酒店取得政府消防许可证后，方可按照以下程序进行办理并且必须是逐项办理的证照：公共聚集场所投入使用、营业前消防安全许可证特种行业许可证（包括购买入住客人登记联网设备及培训）工商营业执照变更组织机构代码证税务登记证（包括购买税控机及发票）；l 食品卫生许可证及公共场所卫生许可证在有些区域是必须在消防许可证取得的状况下发放，且卫生部门对酒店的要求较高，需要及早进行处理。卫生许可证为公区卫生许可证、厨房卫生许可证，前期必须在施工前提前与卫生局沟通，请其对施工图提出看法以避免施工完后再次更改。包括楼层的消毒间，泳池的消毒池，厨房后台与前台的比例等等，施工完成后卫生局将再次核查；l 其余的证照可以在消防许可证取得前办理；l 证照的办理需要提前做好公关工作，并提前了解申报的全部内容，从而避免在办理过程中因自身准备工作不足而影响