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卫生行政处罚案卷制作归档及注意事项 1 卫生行政处罚案卷制作参考依据 中华人民共和国档案法 全国卫生监督机构工作规范 卫生行政执法文书指导手册 广东省卫生监督所卫生监督档案管理规范 试行 2 行政处罚案卷的档案资料 书面材料 执法文书等 照片档案 正片和底片 声像档案 数码照片 录音带 录像带 光盘等 3 书面材料的整理 4 书面材料的整理流程表 收集 划分年度 排序 编制页码 编印卷内目录 编印案卷封面 装订案卷 电脑著录 装盒 排架 打印案卷目录 5 一 收集 案件承办人在案件处理结束后 即进行收集整理范围包括案件查处过程中形成的所有文件材料要求 应归档材料齐全 完整 6 二 划分年度 将同一年度的文件材料按 一案一卷 整理以结案年度为归档年度 7 三 排序 案件档案卷内排列顺序表 省所 结案材料立案材料调查取证材料处罚听证材料复议材料诉讼材料其他材料 8 1 结案材料 结案报告 9 2 立案材料 信访受理处理笺案件受理记录立案报告案件移送书 10 3 调查取证材料 现场检查笔录询问笔录证据先行登记保存决定书证据先行登记保存处理决定书保存证据通知书产品样品采样记录非产品样品采样记录产品样品确认书通知书产品样品确认书 技术鉴定委托书检验结果告知书产品检验报告卫生监督意见书职业禁忌人员调离通知书卫生行政控制决定书解除卫生行政控制决定书合议记录案件调查终结报告 11 4 处罚听证材料 行政处罚事先告知书陈述和申辩笔录行政处罚听证告知书行政处罚听证通知书听证笔录听证意见书 当场行政处罚决定书行政处罚决定书送达回执责令改正通知书强制执行申请书 12 5 复议材料 行政复议申请书行政复议案件受理通知书不予受理决定书行政复议答辩书停止执行具体行政行为通知书准许撤回行政复议申请决定书中止审查具体行政行为通知书行政复议决定书 13 6 诉讼材料 行政答辩状行政上诉状行政申诉状强制执行申请书 14 7 其他材料 罚没收入专用缴款书回执移送资料清单移送物品清单委托书 授权书等人体医学检查结果卫生许可证原件或复印件生产许可证复印件营业执照复印件产品外包装 使用说明书 产品销售情况登记医疗机构执业许可证原件或复印件医疗机构诊疗科目核定表医师执业证原件或复印件护士执业证原件或复印件毕业证书复印件身份证复印件其他 15 处罚文书排列顺序 稽查科 1 案件受理记录2 现场检查笔录3 产品样品采样记录4 产品样品确认通知书5 产品样品确认书6 技术鉴定委托书7 检验结果告知书8 证据先行登记保存决定书9 证据先行登记保存处理决定书10 卫生行政控制决定书11 立案报告 12 询问笔录13 合议记录14 案件调查终结报告15 卫生行政处罚审批表16 行政处罚事先告知书17 行政处罚听证告知书 送达回执 18 陈述和申辨笔录19 行政处罚决定书 送达回执 20 解除卫生行政控制通知书 存根 21 结案报告 16 4 编制页码 在文件材料正面的右下角 背面的左下角盖页号章 页号位置正确 空页不编页号 17 18 5 编印卷内目录 按排列顺序编写卷内目录 写上 序号 责任者 文号 文件材料题名 日期 页号 备注 7个项目 要求 一份文件为一个顺序号 责任者为文件形成单位或个人 题名要能真实反映文件内容 日期格式如20100528 打印内容字体为宋体五号 19 20 6 编印案卷封面 在软卷皮封面打印 处罚文号 案由 案件来源 被处罚对象 被调查对象 处理结果 受理日期 完成日期 承办人 总件数与总页数 在右下角填上档号章内容 全宗号 类别号 年度 期限 案卷号 要求 填写或打印的内容须正确 清晰 端正 未有全宗号时可不填全宗号 其余项目必填 案卷号不重号 如一卷材料超过20mm或超过200页的则分2卷 仍为同一案卷号 填写格式如 1 1 1 2 21 22 23 7 装订案卷 先将文件材料上的金属物拆除 对超过A4规格 残缺破损的材料须折叠修补 将软卷皮 卷内文件材料 卷内备考表按左则装订成册 要求 薄卷用不锈钢钉 超过10mm的厚卷用线装 装订牢固 美观 不松散 不漏页 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 8 著录 电脑著录卷皮封面各项内容主题词 互见号为选录项 著录的卷皮封面内容准确 齐全 便于检索 34 35 36 37 根据东莞市卫生监督所办公室文件东卫监办 2010 1号文 东莞市卫生监督所文书档案保管期限表 的要求 重大案件调查处理文件材料保存期限为永久 一般案件调查处理文件材料保存期限为30年 请问 使用什么档案纸进行保存期限为30年的档案目录打印 38 9 装盒 将装订好的案卷按案卷号排列装入档案盒 在盒面右下端盖档号章并填写与盒脊相同的内容 要求 盒面档号章和盒脊内容填写正确 清晰 齐全 包括 全宗名称 全宗号 类别号 年度 期限 起止案卷号 39 40 41 10 排架 将同一保管期限同一年度的档案 按案卷号排列上架排架正确 方便查找 42 10 排架 将同一保管期限同一年度的档案 按案卷号排列上架 排架正确 方便查找 43 11 打印案卷目录 将每年或多年的案卷目录打印装订成档案目录 案卷目录内的案卷号按顺序排列 打印字迹清晰 44 45 46 47 48 照片档案的整理归档 49 1 照片档案目前存在的问题 收集不全a 材料不全b 底片不全c 照片说明不全整理凌乱装具混乱 50 2 归档时间 随时归档阶段性工作结束归档年底归档 51 52 53 54 55 56 照片说明 符号说明文字说明 六要素 事由时间地点人物背景摄影者文字说明的编写要求概括揭示照片反映的全部信息文字简洁 语言通顺 一般不超过200字用阿拉伯数字表示时间 年 月 日用 来表示 即2010 05 28 57 58 59 60 61 62 数码照片的整理要求 平时存放在电脑硬盘中 设置相应的目录文件夹归档时每一年度的数码照片刻录成一张光盘 给一个光盘顺序号 每次活动设一子目录 选几张代表性的 冲印成照片做成照片档案 数码照片分辨率最起码要达到1280dpi 960dpi以上 采用光盘介质bmp或jpg格式 63 64 声像档案的整理 在不同载体形式分类的基础上 按其包含内容所形成的先后时间顺序逐件编号 可跨年度编