储值卡管理制度.doc

.储值卡管理办法为加强储值卡规范发放，确保储值卡在定制、保管、注册、销售、使用过程中的安全有效，特制定本办法：一、职能分工储值卡的进销存业务通过“CRM会员管理系统”进行管理。系统由财务部、运管部客服组相关人员操作，各部门均须配备相应业务负责人，并明确责任。、运管部客服组负责储值卡的需求统计、定制、保管、注册、验收、销售、补磁、换卡、售后服务，同时负责储值卡的全面管理。2、财务部负责储值卡收银结算监督工作，财务部收银组负责储值卡消费时的收款及退货工作。3、信息部保证会员管理系统的正常运行，及时解决系统出现的问题。二、 储值卡管理业务流程（一）空白储值卡的定制与保管：1、运管部客服组根据市场需求，确定空白储值卡的面额及相应数量进行采购。2、保管。运管部客服组由专人负责空白储值卡的保管，并建立储值卡库存台账。（二）充值交付1、运管部客服组由专人注册及制作相应的储值卡信息，按卡销售人员需求时间按时完成（如遇重要节日应提前申请制卡及时完成制卡任务）2、卡制作人员要在刷卡写磁充值后进行复核，检验卡面值与卡信息是否一致。对无法刷卡写磁的废卡，应登记后注销。3、运管部客服组由专人验收制作后的储值卡，以核实卡号的准确性。（三）销售流程1、运管部客服组人员销售储值卡时，必须用本人用户编码进入系统,接待客户时,若无此客户编码，应先维护客户编码后再作卡销售，并填制储值卡销售日结单（一式两联，白联由客服组记账，粉联由财务部记账），并根据客户的支付方式选择“开通类型”。2、运管部客服组每日上午九时三十分和下午四时与财务部交结款项，除部分支票须到账后开通的储值卡，用内转单衔接，其余均可持储值卡销售日结单结算。（四）消磁、换卡因系统问题、储值卡消磁、磁条损坏或卡面折断等原因导致无法使用时，需作补磁、换卡处理的，客服组人员应首先确认储值卡有无消费记录后，进行补磁换卡处理，填制问题储值卡登记表，处理后将表单上交财务部。（五）库存盘点运管部客服组负责定期盘点空白储值卡，对储值卡库存状况进行核对检查。（六）储值卡回收储值卡金额消费为空后，收银员将其收回，在磁条上打孔并剪断作废。如顾客不同意交回储值卡，须在储值卡磁条处作打孔处理后，再交予顾客。附件：1、储值卡销售流程2、储值卡库存台账 3、储值卡申请、出库、制作表4、储值卡领用表 5、问题储值卡登记表 6、储值卡销售日结单储值卡申领、销售流程顾 客运管部客服组财务部卡销售卡保管卡制作开 始填写用卡申请表，提交明细：卡面值、数量、需求时间领取已制卡，填写领用单，审核卡面值与卡信息是否一致录入客户信息、填制卡销售单，收款、付卡、验卡、开据发票建立进销存库存帐户，按需求出库入帐审核卡板数量，进行注册、制作、复核、注销，填写卡制作单持储值卡销售日结单、现金、支票进行日结结 束储值卡库存总帐时 间入 库出 库库 存备 注储值卡库存明细帐整理范本编辑word！储值卡申请、出库、制作表卡申请卡出库卡制作申请时间卡面值数量时间需求申请人卡起始号卡终止号出库人出库时间卡起始号卡终止号废卡号制卡人储 值 卡 领 用 表时间卡面值(元)数量金额(元)卡起始号卡终止号废卡记录注销领取人问