DG-MPG-004办公用品管理细则.doc

修改记录版本日期章节页码修改范围及依据A2008-11-24首次发布目 录第一章 总则4第二章 细则4第三章 附则8第一章 总则为使办公用品管理合理、有效，进一步做到规范、标准，结合公司的具体情况，特制定本规定。第二章 细则第一条 本规定将办公用品分为办公文具、礼品及固定资产三大类。办公文具下分消耗品、管理消耗品及管理品。办公文具礼品固定资产消耗品管理消耗品管理品办公家具、电脑、打（复）印机、扫描仪、传真机、饮水机、电扇、空调等铅笔、胶水、透明胶、大头针、回形针、复写纸、卷宗、标签、告示贴、便条纸、信纸、橡皮、夹子、圆珠笔、订书钉等签字笔、白板笔、修正液、打（复）印纸、其他耗材、劳保用品、印刷品（如信纸、信封、表格等，除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由总经理工作部统一管理）等剪刀、美工刀、订书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒、光盘、U盘、工具等办公文具分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”是个人使用保管用品，如圆珠笔、签字笔、直尺等。“部门领用”是部门共同使用用品，如打孔机、大型订书机等。第二条 申请程序。1、办公文具类：消耗品及管理消耗品每月25日申请一次，管理品每季度末的十日内申请一次，原则上不再另行申请。各部门在规定时间内填写办公用品采购申请单（附表一），需求信息尽量详尽，计算器、U盘等管理品须标明领用者姓名及具体用途说明，避免多报、漏报，经部门经理签批后，交总经理工作部汇总。每月1日3日，总经理工作部汇总各部门上月申请单，根据现有库存情况，确认当月实际需要采购的物品类别及数量。2、公用的打（复）印机、传真机等使用耗材不足时，使用人员立刻上报总经理工作部，并由总经理工作部按采购申请程序采买。3、礼品类：根据具体业务的需要，各部门可直接向分管董事副总经理申请礼品采购（附表二），获得批准后，申请部门将礼品品类、价位等信息通知总经理工作部，由总经理工作部采购，部门配合，并且满足申请部门的采购时间要求。4、固定资产类：各部门于每年1月25日填报固定资产请购审批表（见DG-WPF-003员工请款管理制度），交总经理工作部汇总，并会同财务部共同拟定公司年度固定资产购置计划，原则上不再另行申请。每年1月份，总经理工作部汇总固定资产登记明细表（附表三），报上年度购进的固定资产金额及累计金额，交财务部。第三条 采买程序。1、询价。总经理工作部收到公司总经理或分管董事副总经理关于采购申请或采购计划的批复后，按照货比三家原则立刻开展询价、比价、议价，提供三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价和付款条件等信息，报总经理或分管董事副总经理选择。2、合同。采购询价获准后，总经理工作部即与供应商洽买卖合同及合同条款，合同文本须经公司总经理或分管董事副总经理批准。3、请款与付款。合同经双方签章生效后，总经理工作部按合同付款进度，向财务部申请借款。无须签合同的小额采购，可在获得公司总经理或分管董事副总经理批准后直接向财务部借款。4、采购。负责具体采购的人员按合同交货进度，及时催促供应商按时发货或及时采买。如发现物品品种、数量或质量与要求不符，负责采购的人员可拒绝接收或将货物退回。第四条 入库及出库程序。1、保管人员需在当日验收新购进的办公用品（含办公文具、礼品及固定资产），验收合格的物品及时放入仓库，并于当日办理入库登记。员工离职时，退回的办公用品也需重新入库登记。2、由总经理工作部通知各部门一次性领取办公文具，领取人须在出库登记表上签字。管理品须实际使用人本人签字领取，不得代签、代领。原则上，每人每月发放水性笔芯一支或签字笔一支。每人每季发胶水一瓶、大头针、回形针、订书钉各一盒。每人每年发工作日记大本一本，小本二本。不够用者，可经部门主管批准后另行申请。原则上平均每人每月办公用品标准不超过30元。3、新进人员到职时，可到总经理工作部领用基本的办公用品。4、礼品的出库必须由领取人提交书面申请，经分管董事副总经理签批后方可办理出库。第五条 报销程序。新购办公用品入库后的5个工作日内，总经理工作部持有关发票和凭证到财务部销帐。第六条 总经理工作部可向文具批发商采购，其必需品、采购不易或耗用量大者，应酌量库存。第七条 办公用品丢失、被盗或损坏时，公司将根据具体原因追究当事人相关物品净残值予以赔偿（保险公司赔付部分除外）。对于重大责任者，除追究经济责任外，还将视情节给予相应的行政处罚，甚至追究法律责任。第八条 办公用品(含办公文具、礼品、固定资产)采购实行两人复核制，货比三家的原则。第九条 管理、保养及维修。1、办公桌椅、沙发、茶几、书柜、档案柜、保险柜等由具体使用者作为直接负责人，因质量问题影响正常使用的，由总经理工作部在接到报修后2个工作日内处理完毕；因使用不当造成损坏的，视具体情况，由直接责任人予以赔偿。2、空调、电风扇等由领用部门负责保管及日常保养，由该部门指定责任人进行日常管理及维护。如发生质量问题，负责人须及时向总经理工作部报修；因操作、使用不当致其损坏的，由使用人负责赔偿。（电风扇等季节性用品，在使用季节结束后，由总经理工作部统一收回并保管。）3、电脑的管理及保养、维修见电脑和网络等外设管理规定。4、打印机、复印机、一体机、传真机、扫描仪等由领用部门指定专人负责保管及日常保养，公用的饮水机、投影仪、照相机、摄影机、吸尘器、刻录机等由存放部门指定责任人，质量或技术性故障由总经理工作部接到报修后立即处理，1个工作日内处理完毕，如到专业维修站维修，3个工作日内处理完毕；因使用、操作不当造成损坏的，所产生的维修费用由具体使用人承担。第十条 盘点1、年中盘点。每年7月1日至10日，总经理工作部及财务部对公司固定资产进行盘点，更新固定资产登记明细表，并由总经理工作部及财务部分别存档。2、年终盘点。每年1月1日至10日，总经理工作部及财务部对公司固定资产进行盘点，更新固定资产登记明细表，并由总经理工作部及财务部分别存档。第三章 附则第一条 本规定司总经理工作部负责解释及修订。第二条 经总经理审批（修改亦同时）后，自公布之日起执行，此前类似规定同时废止。8 / 11附表一： 办公用品采购申请单 填表人： 年 月 日部门物品名称规格单位数量领用人备注消耗品：铅笔、胶水、透明胶、大头针、回形针、复写纸、卷宗、标签、告示贴、便条纸、档案袋、橡皮、夹子、圆珠笔、订书钉等管理消耗品：签字笔芯、白板笔、修正液、打（复）印纸、其他耗材、电池、劳保用品、纸杯、纸巾等管理品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、计算器、印泥、笔筒、U盘、插牌等主管领导审批意见部门经理审批意见注：1、消耗品及管理消耗品每月25日申请一次，管理品每季度末的十日内申请一次，原则上不再另行申请。2、需求信息尽量填写详尽，计算器、U盘、插牌等管理品须标明领用者姓名及具体用途说明。3、各部门经理严格把关，避免多报、漏报。