重大建设项目档案验收工作讲座PPT.ppt

中国人民大学宫晓东e mail zuishig 重大建设项目档案验收工作讲座 国家发改委档案管理培训专用 目录 国家关于重大建设项目档案验收的规定重大建设项目档案工作的特点和方法重大建设项目档案专项验收工作的准备与开展 国家关于重大建设项目档案验收的规定 一 相关规章 基本建设项目档案资料管理暂行规定 国档发 1988 4号 城市建设档案归属与流向暂行办法 档发字 1997 20号 重大建设项目档案验收办法 档发 2006 2号 国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法 档发 2008 号 重大建设项目档案验收办法 出台背景 强化监管国家发改委 应加强建设项目的档案管理 将 档案验收办法 作为 国务院关于投资体制改革的决定 的配套文件与国家档案局联合印发 档案专项验收是竣工验收的必备条件 档案验收办法 将档案验收作为专项验收的重要组成部分 纳入了建设项目的竣工验收程序 明确规定必须要经过档案验收 才能进行或通过项目竣工验收 档案验收办法 明确了 验收主体 验收工作程序 依据的主要标准和要求 对档案验收进行了全面规范 目前执行情况 各地转发文件 结合实际提出要求 引起了有关部门和建设单位的重视 各级档案部门规范地开展验收工作 为加强项目监管和提高项目建设管理水平 提供了有效支撑 存在的问题 档案部门对项目信息掌握不及时 不全面 所应事先制定的有关标准和要求不细致不全面 或缺少可操作性 影响了全程监督指导 一些地方 一些项目 特别是在城市规划区内的项目 混淆了档案专项验收与城建档案馆接收把关之间的关系 二 相关标准 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 da t28 2002 科技档案案卷构成的一般要求 gb t11822 2000 建设部制定 建设工程文件归档整理规范 gb t50328 2001不适宜建设单位全面采用 出发点 城建档案馆接收和管理进馆范围 过宽归档范围 不适合建设单位采用案卷格式 不符合gb t11822 2000 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范 da t28 2002的基本内容与使用特点第1部分 范围第2部分 规范性引用文件第3部分 术语和定义第4部分 总则第5部分 项目文件的收集第6部分 项目竣工文件的编制第7部分 项目文件的整理与归档第8部分 项目档案的整理与移交附录a 归档范围 制订标准的背景 目的在市场经济条件下加强建设项目档案工作指导建设单位 参建单位 实现项目档案的规范化管理 项目档案验收的依据 da t28是针对建设项目制定的档案管理标准 突出项目档案工作的特点面向工程管理人员 技术人员 档案人员 第1部分 范围适用范围广泛 名称叫 国家重大 但不限于国家重大项目 其他项目也可执行 第2部分 引用的规范性文件gb t10609 3 技术用图复制图的折叠方法 档发字 1997 20号 城市建设档案归属与流向暂行办法 第3部分术语和定义给出了13个术语 第4部分 总则参建单位各司其职 相互协调 发挥合同的作用 确保完整 准确 系统 归档范围不等于分类方案归档文件名称不限于附录a 第5部分 项目文件的收集5 3收集范围见附录 项目文件归档范围和保管期限表 采用 三结合 制定各项目的文件归档范围 结合附录a 结合行业系统的规定 结合本项目实际 第6部分 项目竣工文件的编制竣工图编制的基本要求源于 编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定 主要分为以下几种情况 竣工图的编制主体 竣工图由施工单位编制 逐级审核 盖章 签字 监理要逐张审核签字 建设单位组织三方会审 对准确性把关 档案部门参与 对规范性把关 第7部分 项目文件的整理与归档7 2 7 7内容源自gb t11822 2000编目工作的一般程序 编文件页号 排序定位 编卷内目录编备考表 说明情况 编案卷封面 脊背编档号编案卷目录 数码照片的整理 1 分类 编号 建立文件夹 编目编号 给照片文件重命名 形成照片号 编目 要拟写反映照片内容要素的照片题名 2 刻录光盘 用只写光盘刻2套以上 刻录内容包括 照片文件夹 目录 光盘说明 包括本盘的各种信息 盘号 题名 起止 保期 软件 设备 3 永久照片要冲洗出纸质保存录音 录像的整理 一般按问题 内容 事由 进行分类 每合 盘 的外套上要有标签 注明 内容 主要人物 形成日期 片长 编号 型号和保管期限 及对应的文字材料等 并填写目录 第8部分项目档案的整理与移交档案的分类编号 合理性 唯一性 可扩充性 da t28对项目档案分类只提出原则性要求 不作具体规定 因不同行业 项目差异性大 各参建单位按建设单位统一的分类 填写临时档号 移交的时间 手续 重大建设项目档案工作的特点和方法 一 项目档案与项目管理的关系档案质量是项目质量的重要组成部分 档案管理水平反映项目建设管理水平 一流的工程要有一流的档案工作 是项目建设 管理的重要基础和依据 三大控制 档案管理是项目管理中的薄弱环节 重建设轻管理 重技术 轻档案 项目档案作用 项目自身需求记录历史 见证过程 反映资产 维护权益 支撑管理 保障运行 储备知识 创新阶梯 传承文明 资政育人 二 国家法律 法规的要求 外部监管需要档案管理规范 可以支撑监管 可以规范项目建设管理 是项目验收的依据是审计 稽查 后评价 责任终身制的依据档案验收强化监管与 档案验收办法 国家发改委 应加强建设项目的档案管理 将 档案验收办法 作为 国务院关于投资体制改革的决定 的配套文件与国家档案局联合印发 档案验收在竣工验收中具有一票否决权 档案验收办法 将档案验收作为专项验收的重要组成部分 纳入了建设项目的竣工验收程序 是竣工验收的必备条件 明确规定必须要经过档案验收 才能进行或通过项目竣工验收 档案是企业生存发展的核心资源之一 项目管理人员 技术人员应具有的档案观 认识价值 规范建档 善于用档 三 项目档案 项目档案管理特点 项目档案 专业性 成套性 现实性强 项目档案管理难度大 宏观管理难 归档控制 微观管理难 实体管理 常见问题 文件材料散失 收集不全 归档滞后 验收前突击整理 接收审查把关不严 档案内容不准确 缺项 图物不符 变更 版本 数据 无效文件 缺原件 签字 盖章手续不完备 档案载体不符合要求 图纸污损 字迹不清 忽视非纸质文件 电子文件 影像 实物 整理不规范 四 基本原则要坚持项目档案工作统一领导 集中管理 采用先进的管理理念 建立项目文件和档案管理体系要确保项目档案的完整 准确 系统 安全和及时 规范 领导的作用领导重视 提出要求 明确职责 配置工作资源 研究解决实际问题 要纳入领导层工作日程 纳入项目建设计划和管理程序 纳入部门职责和人员责任制 配置所需资源 人 财 物 权 全员参与建设单位及参建单位相关管理人员 技术人员应了解档案工作的要求 遵守规定 标准 合同要求 做好归档和部门立卷工作 档案人员应熟悉相关专业和项目管理 过程管理将档案管理的要求与措施 贯彻于项目建设的全过程 并与之同步实施 全过程管理模式 以项目法人为管理核心 以纳入合同为管理依据 以监理控制为重要手段 在档案行政管理部门 项目主管部门监督指导 及项目建设 设计 施工 监理单位全方位参与下 实施事前介入 事中控制 事后审核 验收把关的管理模式 确保项目档案的完整 准确 系统 安全和及时 规范 完整 将项目建设全过程中有保存价值的文件材料归档 各种文件材料齐全 准确 内容反映项目竣工时的真实情况和建设过程 图物相符 数据准确 更改到位 版本可靠 系统 按其形成规律 保持文件之间的有机联系 分类科学 组卷合理 整理规范 便于查找利用 安全 一是指档案实体的安全 二是指档案信息的安全 及时 收集积累 归档 移交 规范 各种载体的文件材料的形成和整编 要符合标准规范要求 五 项目档案管理工作要求与思路 一 上级主管单位履行职责 强化监管1 加强宏观管理进行检查 指导 验收是各级档案行政管理部门 项目主管部门履行监管职责的重要内容 2 全程跟踪要注意抓好以下几个环节 一是掌握项目信息 做好安排部署 尽早介入 二是及时进行现场检查指导 做好宣传推动工作 指导制定项目档案管理的制度 规范 开展业务培训 帮助项目专兼职档案人员掌握业务技能 三是组织好档案验收工作 二 建设单位 全面负责1 健全体制 履行职责强化组织保障决策层 统筹安排 执行层 建立工作网络和协调机制 牵头抓总负责组织 协调 检查 指导本单位和参建各方 同时充分发挥监理的作用一要按照建设单位要求 做好自身形成的文件材料的收集 整理 移交工作 二要对施工单位文件材料的形成情况进行质量检查把关 统一各施工单位表单 按照监理规程要求 在控制节点进行审核 签署 发现问题及时令其整改 2 前端控制 同步实施前端控制 要掌握文件材料形成规律 提前采取措施 提出要求 避免被动 同步实施 纳入项目管理流程 与程序捆绑 实行节点控制 3 建章立制主要制度 规范 分类编号方案归档范围和保管期限部门 岗位职责与考核制度文件 图纸 收发管理办法竣工文件编制和档案整编要求档案验收移交办法制度 覆盖要全 职责要明确 要求要具体 控制和考核措施要有力度 行政 经济手段 档案部门要有权重 4 纳入合同管理充分发挥合同的作用 档案人员参与起草招标文件有关条款 合同谈判 文档条款详尽 要求明确 罚则中明确占质量保证金的比例 档案部门参与合同支付控制 合同条款可以高于标准 规范 与设计 施工 监理单位签订合同 协议时 都应当设立专门条款 明确规定有关工程文件 图纸及其他特殊载体等文件的整编归档内容及各方应承担的责任 包括套数 质量 费用 完成时间等内容 监理合同增加对设计 施工单位归档文件的审核责任 5 文件档案一体化管理向前延伸管理 使文件与档案管理之间形成完整的管理链条 建立项目所有文件材料统一的收发端口 建立所有参建单位统一的文件 档案编码体系 统一模版 将文件管理与档案管理有机地结合起来 对文件材料实施全方位的一体化管理 6 信息化管理利用信息技术 实现由单机到网络 由条目到全文 由独立的档案管理系统到与其它信息系统的连接 实现文档一体的全程管理 提升工程档案管理信息化水平 档案管理系统与项目管理信息系统对接 或文件与档案管理融入项目管理系统 项目管理系统与档案管理模块有机联系 无缝连接 使项目文件材料的收集 积累 归档 移交与项目建设进度同步 实现对项目档案材料收集的完整 准确 系统 及时 的有效监控 实现文件 档案网上即时提供利用 三 工作思路 1 加强宣传 提高意识 2 注重协调 强化制约 3 改进方式 提高效能 4 分级管理 分解任务 5 整合资源 借助外力 6 研究需求 做好服务 7 宏观微观 齐头并进 8 坚持原则 适度灵活 9 积极探索 善于借鉴 验收检查工作的内容与准备 一 验收检查的内容重点及评分标准 档案工作保障体系 20分 应归档文件材料的质量与移交归档 70 档案接收后的管理 10分 二 验收检查活动的接待环境档案部门应在验收组到来前 将工作环境进行必要的布置 以满足接待的需要 1 可以座谈的场所 2 主要参观点 3 主要仪器设备 4 实物和工具 岗位接待岗位应有主有次 同时也要做到主次配合 及时补台 1 档案主管明确 掌握整体情况 2 业务分管人员对所分管的业务内容熟悉 解答问题和演示工作状况无误 3 库房 机房 设备管理人员提前等待检查 演示工作熟练 路线检查线路应事先合理设计 一般顺序是 集中介绍库房设施验卷专门技术检查座谈姿态工作人员精神饱满 热情大方 回答问题简明扼要 虚心听取专家意见 及时记录 三 验收检查过程控制介绍情况和工作场所浏览最好控制在10 20分钟之内 要求介绍语言简明 场所指示明确 库房内的检查时间最好控制在30 40分钟之内 要求主要检查点