货物运输和接受追踪控制程序.doc

.版本A/0货物运输和接受追踪控制程序文件编号QMS/B25-2017程序文件页码1/31 目的 规范货物运输过程、目的地接收操作程序以防止货物丢失、篡改或混入不明的危险物品。确保货物安全、完整及准时地交付. 2 范围 本程序适用于运输过程、目的地接收操作的安全控制. 3 执行程序 3.1 发出和接收货物时间的追踪 3.1.1 业务部根据出货计划，提前5-14天与货运代理或船运公司预定仓位，以确保在出货前2-3天拿到货运公司的仓位,确保货物能够按照计划时间离开工厂 3.1.2 根据出货计划安排拖车。提前1-2天与拖车公司联系，预约车辆。以确保运输车辆/工具能够及时到达我司和安全装货。 3.1.3 运输公司在拖车到工厂前提供司机资料给我司，以方便装车前确认司机资料，司机姓名、身份证号码、运输工具相关信息。 3.1.4 每次出货由保安详细地在集装箱载货记录表上记录运输公司名称、司机姓名、车牌号及货柜车的进出厂时间等而且要签名确认，并保存好这些记录. 3.1.5 船务人员要指定一条专用的路线和一条备用路线供货车司机行驶，并且要设好预定的行程时间以便追踪运输时间是否有延误情况. 运输车辆/工具根据我司要求运输路线行走，如遇特殊情况须修改行走路线必须提前知会我司确认。 3.1.6 运输途中司机及时察看路况选择路线，核查是否有塞车现象，是否有交通事故，是否有恐怖事件的发生，是否以前发生过恐怖事件，从而选择安全路线。 3.1.7 运输过程中如发现任何异常事件应及时与我厂业务部负责人联系，如非正常原因的延版本A/0货物运输和接受追踪控制程序文件编号QMS/B25-2017程序文件页码2/3误、非正常原因的变更行车路线、有任何不明身份且未经授权的人员欲接近所运货品的企图等。 3.1.8 货物在运输过程中最好要有报关员陪同，在没有人员陪同的情况下应给司机配备良好的沟通系统，司机应随时报告在运输途中的安全状况及货物到达目的地的时间. 3.1.9 公司业务要合理预计运输所花费的时间，随时对发出货物的运输车辆进行监控，向司机了解途中的安全状态、现时的位置及到达目的地的时间，如有延误要求作出合理的解释。否则须立即展开调查，甚至联系公安机关或海关，以确保货物的完整性，监控信息须在集装箱载货记录表上作好记录。 3.1.10 司机不得在中途停车或到另一间工厂再装货并柜，途中司机要随时察觉有否异常或封条有否被人改动过，如有任何可疑现象或非法活动则应立即报告本公司管理层、联络海关和公安机关检查和调查. 3.1.11 如海关工作人员要求检查货柜，则检查后需立即重新锁上封条，封条号码必须记录于托运单上或出货单上，此单据必须重新传给客户及电话确认，以证明已变更的封条号码。 3.1.12 当货物安全到达目的地交付时，司机须向公司船务人员报告货物交付情况，以确保货物安全、完整及准时地交付. 3.1.13 业务部必须合理预计运输所花费的时间，然后与目的地集运人或港口，适时联系监控货物的运输，并核实车辆是否已到达，并将监控过程记录于集装箱载货记录表。 3.2 发现货物或其它随行文件发现不寻常时的处理 3.2.1 货物在发运前，船务人员须将出货资料正确完整地发给客户，以确保客户在接收货物时可以核对出货数据和托运单进行确认货物的品名、规格、重量、数量、是否准确。 版本A/0货物运输和接受追踪控制程序文件编号QMS/B25-2017程序文件页码3/33.2.2 运输途中或海关检查发现出货列表及其它相关数据与实物品名、规格、重量、数量及包装方式等不相符时须立即进行调查，甚至立即报警及通知海关部门，以防止货物丢失、篡改或混入不明的危险物品等不法活动。3.2.3 当货柜转到下一个供应商或目的地时，首先要检查封条是否完整，如果发现不完整立即报警及通知关海。 3.2.4 目的地货物接收发现出货列表及其它相关数据与实物品名、规格、重量、数量及包装方式等不相符情况时，须立即进行调查，甚至立即报警及通知海关部门