企业公文管理办法.doc

公司公文管理办法第一章 总 则 第一条 为使公司的公文处理工作规范化、制度化，特制定本制度。第二条 公司的公文是公司在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法进行公司各项活动的重要工具。第三条 公文处理是指公文的收发办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相关联、衔接有序的工作。第四条 公文处理必须严格执行公司有关保密的规定，确保公司机密的安全。第五条 公司各级负责人应当高度重视公文处理工作，模范遵守本制度并加强对公司、部门公文处理工作的领导和检查。第六条 公司行政人力部是公文处理的管理机构，主管公司公文处理工作并指导各部门的公文处理工作。第七条 本制度由总则、公文种类、公文格式、会议纪要（记录）格式、公文处理程序、收文办理、公文保管、附则八章组成。第八条 本制度适用于*公司相关公文管理。第二章 公文种类第八条 公文分为公司公文和部门公文两种。1、公司公文主要有以下七种：决定（议）：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或者撤销下级部门不适当的决定事项。通知：适用于批复下级部门的公文，转发上级单位和不相隶属单位公文，传达要求下级单位办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。意见：适用于对重要问题提出见解和处理办法。报告：适用于向公司外各行政主管单位汇报工作，反映情况，答复各行政主管单位的询问。请示：适用于向上级单位请求指示，批准的事项。函：适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。会议纪要：适用于记载、传达公司内部各级会议、公司外部会议情况和议定事项。会议记录：适用于记载重大会议的过程及各发言人的发言要点。2、部门公文主要有会议纪要、会议记录、汇报、请示、周计划、周小结、月计划、月总结、年计划、年总结等十种。会议纪要、记录使用情形同上。汇报：适用于部门向上级领导反映工作情况、计划决议执行情况等事项。请示：适用于部门就方案的选择、处理方式的确定等事项向上级领导征询意见。计划、总结：是各部门工作安排、工作完成情况的检查落实及考核的重要依据。第三章 公文格式第九条 公文用纸及版心尺寸：公文用纸统一采用a4型纸，根据实际需要，附件中可采用其他纸型；版心尺寸采用word中默认的页面设置，即上下白边各为：25.4mm,左右白边各为：31.7mm。第十条 公文中图文的颜色：未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。第十一条 排版规格与印装要求1、标点符号占1汉字（2字节）空间；行间距统一采用固定值28磅。2、公文应左侧装订，不掉页。两钉的钉位应该在文件上下各14处，距文件左边为3mm-5mm。第十二条 公文中各要素标识规则1.发文机关标识：由发文机关名称或规范化简称后加“文件”组成，一般采用红色宋体字。如“合肥柏庄置业有限公司文件”（颜色格式为rgb,红色255）。2发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成，统一采用3号仿宋字体，居中排布，发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。如“*（公司简称）字20*号”。3.公文标题：一般由文件名+文种构成，红色反线下空2行，用小2号宋体字，可分一行或多行居中排布。如：“关于印发*集团公文管理办法的规定的通知”。4.主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标识；如有多个主送机关，则主送机关之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。如“集团所属各公司，集团公司各部室：”。5.正文（1）统一采用3号仿宋体字，文中如有小标题，采用3号黑体字。（2）人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。如“关于下发*集团公文管理办法的通知（*字20*号）”。（3）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。（4）文内使用非规范化简称，应当先用全称并在圆括号“（）”内注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。如： “imf(国际货币基金组织)”。（5）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序号数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。如“￥12，345，768.90”。6附件：公文如有附件，在正文下空1行，左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称；附件如有序号使用阿拉伯数码，附件名称后不加标点符号。如“附件：1.集团定点采购单位明细”。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。如“附件1”。7.成文日期：在正文下（空几行视情况而定）采用3号仿宋体字，右空4字将年、月、日标全，成文日期即为公文生效日期。其中“零”写为“”，如“二八年八月一日”。8.发文印章：单一单位行文在落款处不署发文单位名称，只标识成文日期；联合行文需加盖两个或两个以上印章时，主办机关印章在前，印章间互不相交或相切，相距不超过3mm。9.附注：公文如有附注，用3号仿宋体字，居左空2字加“（）”标识在成文日期的下一行。10.主题词:主题词务必引用国务院公文主题词表中的词目，并按发文单位、公文内容、文种的顺序排列，一般为3-5各个，最多不超过7个；如表中没有的词目，须加六角号“”括号入。“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后表全角冒号；词目用小3号宋体字；词目之间空1汉字。如“主题词：集团 公文 规定 通知”。11抄送单位：公文如有抄送单位，在主题词下l行的黑色反线下，用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送单位间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。如“抄送：集团公司领导，集团公司各部室。”如需同时发往其他单位，在抄送单位下1行，与“抄送”对齐，用3号仿宋体字标识“发”，后标全角冒号，单位间用逗号隔开，最后一个单位用句号标识。如“发：各全资子公司，各参股子公司。”。12.印发单位和印发日期：位于发往单位之下（无发往单位则在抄送单位之下，无抄送单位在主题词之下）占一行位置，用3号仿宋体字。印发单位左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印日期为准，用阿拉伯数码标识。13.存档与印数：公文存档部门应为行政人力部，印数视情况而定；须用3号仿宋体字在黑色反线下标识“存档”、“共印”，后加全角冒号，份数用阿拉伯数字标识。如“存档：1份”、“共印：20份”。14.页码：在word中的“插入”选项，居公文正文右侧插入页码；附件则另外编码。15.特殊情况说明（1）当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。（2）不得在公文中插入任何形式的页眉与页脚。（3）会议纪要不加盖公章。 第四章 公文处理程序第十三条 公司公文由相关各个部门负责草拟、审核后，交行政人力部填写“公文审核签发单”，由行政人力部秘书完成会签、定稿签发、校稿、印发、签收程序。第十四条 公司公文（会议纪要/记录除外）的处理程序包括：草拟、审稿、会签、定稿签发、校稿、印发、签收七个环节。1、草拟公文及附件文件应做到：情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为 “（1）”等符号。2、审核：公文及附件文件应由其主管领导审核。由部门起草，面向本部门发送的公文，应由部门经理审稿，分管副总定稿。由部门起草，面向公司各部或公司以外单位发送的公文，应由部门经理、分管副总审稿后，交其他相关副总会签后由总经理定稿。由部门起草，面向董事会或股东会的公文，应由总经理审稿，董事长定稿。3、会签：拟稿部门分管副总根据文件性质确定会签人名单（职务由低至高），由行政人力部秘书负责会签传递。若会签人意见不统一、且意见较多在“公文审核签发单”上无法详细列出的，应由传递人进行汇总打印成单独文件，并按会签人意见重新修改直至定稿。4、定稿签发：由最高级别的会签人定稿签发。5、校稿：拟稿部门经理应指定专人将定稿后的公文进行校对，修改标点、错字。6、印发：董事会公文由董事会秘书负责印发并存档。公司公文由行政人力部秘书负责印发并存档。部门公文由各部门经理指定人员印发并存档。公文正式印发前，印发人应进行复核。复核重点是：审核、签发手续是否完备，附加材料是否齐全，格式是否规范、用字是否正确等。7、签收：公文印发时须由签收人在“发文登记表”上签字确认。第十五条 部门公文处理程序：草拟、审稿、会签、签批意见四个环节。1、草拟：要求同上。2、审稿：由其部门经理及分管副总审核。3、会签意见：拟稿部门分管副总根据文件性质确定会签人名单（职务由低至高），由部门经理指定专人负责会签传递。若会签人意见不统一、且意见较多在“公文签发审核单”上无法详细列出的，应由传递人进行汇总打印成单独文件，并按会签人意见重新修改直至定稿。4、签批意见：签批人应结合会签人意见，提出最终意见。第十六条 行文应遵守以下规则：1、未经分管副总（含总助）、总经理审核批准，公司内部任何部门不得自行对外正式发文。2、涉及多个部门职权范围的事项，主办部门应主动协商，并取得一致意见后方可以公司名义行文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。3、受双重领导的部门向上级主管行文，除了主送对象外，应当写明抄送对象。上级主管向受双重领导的下级部门行文，应当抄送其另一上级主管。第十七条 公司公文涉及到相关部门由行政人力部秘书负责传阅。第五章 公文保管第十八条 公文办理完毕后，应当及时整理（立卷）、归档，以确保归档公文齐全、完整，便于调用。非公司授权指定人员，任何人不得保存公司公文原件。第十九条 公司公文由行政人力部统一保存。部门公文由各部门指定专人保存。其他人员复印、调用公文，须公文需求人员持“工