OA系统介绍.ppt.ppt

通达oa办公软件演示 中国兵器工业信息中心湖北点易通科技有限公司 第一章oa办公系统的基础知识 内容摘要 1 什么是oa系统 oa系统有何作用 2 单位实施oa系统的意义何在 3 通达oa系统简介 4 通达oa软件的组成 什么是oa办公系统 有何作用 oa是officeautomation的简写 即办公自动化 它是现代利用电脑进行全自动的办公 目的是提高办公效率 这是广义的oa概念 现代意义的oa系统 是指通过先进的计算机技术 网络通信技术 处理单位内部的工作 实现协同审批 辅助办公管理 实现提高办公效率和规范管理的软件系统 oa办公系统的作用体现在 实现信息发布 资源共享 公文管理 知识管理 人力资源管理 辅助办公管理 如会议管理 车辆管理 办公用品管理等 协同工作流管理等核心内容 实施oa办公系统意义在于 1 激活单位已有的软 硬件资源 规范单位内部管理 实现联网办公 移动办公和无纸化办公 降低办公成本 提高办公效率 实现资源共享 知识积累 数据智能分析 辅助领导运筹帷幄 科学决策 通达软件功能模块组成图 通达软件主要功能模块组成 通达oa软件非模块性功能说明 第二章通达oa的三种登陆使用方式 内容摘要 1 ie浏览器登陆 2 oa精灵登陆 3 3g手机或其它移动设备登陆 登陆方式1 使用ie浏览器登陆系统 直接在ie浏览器中输入我公司oa地址 即可以登陆系统 为了获得最佳的使用体验 建议使用微软windows系统自带ie ie版本在7 0及以上 1 当在内网使用时 建议通过内网ip地址登陆使用 速度更快 2 在ie中将oa地址设置为受信任站点 即可以使用弹出窗口 下载默认插件等功能 登陆方式2 通过oa精灵自动登陆 1 oa精灵与即时通讯是一个客户端软件 需要下载安装才可以使用 2 oa精灵主要实现开机自动登陆 任务自动提醒 方便用户使用 3 使用开机自动登陆要注意安全性 此模式适合于个人独立使用电脑 可设置锁屏 关于即时通讯组件 1 即时通讯类似于qq 实现开机自动登陆 任务自动提醒 支持文件离线传递 2 即时通讯是一个可选组件 部分版本的通达oa可能没有该功能 登陆方式3 通过3g手机上网登陆 1 若允许在互联网上使用 则在oa登陆地址后输入 pda即可实现3g手机使用部分功能 2 高端智能手机如苹果 黑莓可以直接输入oa地址登陆使用 登陆后的主界面 1 登陆后 可以看到主要有导航区 主菜单 桌面模块区等五大区域组成 2 桌面模块可以直接拖拽调整 也可以选择不必要的关闭 关闭后在控制面板中打开 2010版全新界面展示 1 2010版采用全新的大图标加自动展开式菜单 信息展示更加直观 界面更清晰友好 2 新版特别适合在便携式界面上使用 如平板电脑 高端手机 e人e本 ipod等 第三章个人事务模块的使用 内容摘要 1 电子邮件 2 内部短信 手机短信 3 公告通知 新闻 投票4 日程安排与工作日志5 个人文件柜 个人事务模块 电子邮件 内部邮件 外网邮件一体化 支持常见电子邮件的全部功能 个人事务模块 电子邮件 个人事务模块 内部短信 内部短信主要有两个作用 一是事务提醒 如工作流办理 通知公告阅读 第二个作用是交流 如直接给相关人员发送短信 内部短信不支持传送附件 个人事务模块 手机短信 手机短信主要有两个作用 一是事务提醒 如工作流办理 通知公告阅读 第二个作用是交流 如直接给相关人员发送手机短信 该模块为收费组件 支持移动 联通手机短信的收发 部门人员由于设置限制 可能没有外发 接收手机短信的权限 个人事务模块 公告通知查询 可按各种形式查询公告通知 发布人可以看到相关的查阅记录 公告通知中的附件如果设置为只读 则只能在线阅读office文件 ppt excel文件均支持在线阅读 无需下载后再打开 个人事务模块 新闻查询 与公告通知查询类似 但发布新闻时可以设置是否允许评论 是实名评论还是匿名评论的功能 新闻和公告通知均可以设置分类 以方便信息归发布与查询 个人事务模块 投票调查 该模块用于参与发布的投票调查 投票支持实名投票与匿名投票 发布之前或之后是否允许查看结果 投票类型支持单选 多选 手工填写内容等形式 个人事务模块 个人考勤 根据本单位排班情况进行上下班登记 外出登记 请假 出差登记等功能 如果情况比较复杂 也可以通过工作流程来实现 允许设置用户只能在指定电脑ip登记 个人事务模块 日程安排 员工安排日程 可以设置日程的优先级别 可设置事务内容与提醒时间 还可以安排周期性事务 个人事务模块 我的任务 我的任务安排 显得比日程安排更为正式 可以写详细内容 可以写进度计划 工作量等内容 可以描述类型和状态等 领导如何查看下属员工日程安排 有权限的领导 可以按日 周 月的方式查看下属员工的日程安排 领导如何给下属员工安排日程 领导通过 行政办公 模块中的日程安排查询 直接在某个时间段上双击某个员工 即可以进行安排 也可批量安排 员工的日程 还可以安排带进度计划的任务 个人事务模块 工作日志 工作日志是对已经完成的事务进行记录 分为工作日志和个人日志 可以设置工作日志的共享范围 默认的工作日志有权限领导可查看 领导对下属员工的工作日志进行点评 领导在行政办公中 工作日志查询 模块找到相关人员 即可查看工作日志 并可以点评 可以查看对方是否查阅该点评 个人事务模块 个人文件柜 个人文件柜用于在服务器上储存个人文件 相当于给每个人有了一个移动u盘 对不再使用的文件要及时清理 以免占用服务器资源 默认大小为200mb 个人事务模块 个人文件柜 个人文件柜中的文件可以设置共享 设置哪些人可以查阅 哪些人可以修改我的文件 别人可以直接改你的文件 应慎重设置 个人事务模块 个人文件柜 个人文件柜中的文件可以设置共享 设置哪些人可以查阅 哪些人可以修改我的文件 别人可以直接改你的文件 应慎重设置 第五章行政办公模块的使用 内容摘要 1 通知公告 新闻 投票的发布 2 日程安排 工作日查看 管理简报 3 会议管理 4 车辆管理 5 工作计划 6 办公用品管理7 图书管理 资产管理 资源管理 行政办公模块 公告 新闻 投票的发布 这三个模块均属于信息发布模块 有发布权限的人可以发布相关信息 可以设置信息的类型 发布范围 生成的信息能产生关键词并智能标引 新闻可以设置评论 投票可以设置实名或匿名投票 投票类型支持单选 多选 手工填写意见等模式 行政办公模块 日程安排 工作日志和管理简报 管理简报是领导点开该模块后 可以直接统计下属员工指定时间完成的工作日志 工作计划 工作流程等 点击相应的数字 可以看到相关的工作内容 行政办公模块 会议管理 主要包括会议室设置 会议室设备管理 会议申请与审批 会议查询 会议纪要等功能 可以查看会议室的冲突预约情况 经审批同意的会议 可以给指定人员发短信提醒参会 行政办公模块 会议管理 上图为会议室的预约情况查询界面 行政办公模块 会议管理 上图为会议纪要查询页面 可设置谁可写会议纪要 哪些人可查阅会议纪要 行政办公模块 车辆管理 可进行车辆录入 申请 审批 维护 油耗登记等管理 行政办公模块 车辆管理 上图为车辆信息查询界面 行政办公模块 工作计划管理 工作计划是由多人完成的任务 可设置发布范围 参与人 负责人等信息 行政办公模块 工作计划管理 上图是工作计划进度甘特图查询界面 行政办公模块 办公用品管理 主要包括办公用品库设置 类别设置 办公用品登记与审批 办公用品报表等 行政办公模块 办公用品管理 上图为办公用品领用登记界面 行政办公模块 办公用品管理 上图为办公用品报表界面 行政办公模块 图书管理 图书管理主要包括图书分类 录入 图书查询 借还书管理等模块组成 第六章协同工作流系统 内容摘要 1 工作流系统的概念 作用 2 通达oa工作流系统特色 3 通达oa工作流程设计的四大步骤 4 工作流程的办理使用 5 工作查询与统计 6 工作流案例展示 工作流系统的概念 流程管理起源于生产组织和办公自动化领域 是针对日常工作中具有固定程序的活动提出的一个概念 目的是通过将工作分解成定义良好的任务 角色 按照一定的规则和过程来执行这些任务并对它们进行监控 达到提高办事效率 降低生产成本 提高企业生产经营管理水平和企业竞争力的目标 工作流系统就是利用计算机技术实现工作流引擎机制的软件技术平台 在这个平台上可以快速实施流程管理解决方案 举个例子 一个员工请假 首先要到人事部拿请假申请表 填写后交部门主管审批 然后再交其它相关人员审批 最后执行 而在oa系统中可以设计这样的一个流程 发起工作时填写表单 然后转交审批 审批完毕提醒本人 工作的发起 审批与流转全依赖oa系统通过网络进行 很显然 通过工作流系统 省去了传统纸张 信息传递更直接 数据共享方便查阅 因此 协同工作流系统是oa系统建设的核心内容 协同工作流系统的作用 1 工作流系统解决了单位个性化的办公 流程需求 不同的单位有不同的制度和流程 就是同一单位 以请假为假 不同岗位人员 可能填写的表单和转交的流程步骤都不一致 而自定义工作流 让工作流系统适应用户单位的需求 通过网络形式的流转 工作效率极大提高 以前办理工作是人必须在现场 而工作流系统工作的转交传递全通过网络进行 理论上讲 只要转交出去 对方同时会收到 还可以通过内部短信 邮件 手机短信等方式提醒办理 工作流系统使管理更加规范 规范的表单和规范的流程步骤 使各种事务 业务流程按规定的办理进行 避免了人情化 人性化管理中带来的巨大漏洞 数据呈现更加集中 查询更方便 通过工作流查询系统 工作流报表统计等功能 查询一键完成 数据报表智能呈现 极大地提高了单位的管理和决策水平 通达oa工作流系统的特点 1 支持工作流程自定义功能 用户可以自行设计单位想要的工作流程 2 强大的表单自定义功能 表单设计支持html语法 css代码 支持从word excel等软件复制并编辑 3 灵活丰富的表单控件 支持单行框 多行框 单选 多选 下拉菜单 宏控件 日历控件 数据选择控件 电子印章和手写签章控件 无需专业编程 即可以设计出美观实用 功能表单的工作流程单 4 流程设计支持固定流程和自由流程模式 固定流程支持预设步骤 5 支持图形化流程设计 支持前进 后退 选择 判断 并发 会签 子流程等模式 可设计出复杂需求的业务流程 可灵活设置每步骤办理时限 6 通过转入转出条件 可设计复杂的智能流转流程 7 可设置word模板文件 从表单中提取指定的数据生成格式文件 8 可按部门 角色 人员灵活设置每步的经办权限 支持智能选人规则 可为每步控制可写字段 可设置保密字段 可为附件设计查看 下载 编辑 删除的权限 9 强大的工作流程查询和报表系统 数据管理 呈现更加规范 10 工作流其它上百项优秀功能 敬请登陆体验 通达oa工作流设计步骤1 表单设计 通过表格加控件的模式生成表单 通达oa工作流设计步骤2 流程步骤设计 通过图形化的流程设计器设计流程 通达oa工作流设计步骤3 经办权限设置 设置每一步的经办权限 通达oa工作流设计步骤4 可写字段设置 设置每一步的可写字段 可为每个步骤单位设置附件文件权限 通达oa工作流设计步骤 其它可选设置 设置每一步骤的附加属性 如并发与合并 智能选人 办理时限等 工作流使用 发起 新建 工作 新建 即发起一个工作流程 点击菜单 工作流 新建工作 再选择相应的流程 如果你没有发起该工作流的权限 则在发起时 看不到该工作流的名称 工作流使用 发起 新建 工作 新建工作后 出现表单办理界面 如上图所示 鼠标可以点击的区域为本人可写内容 而灰色区域表示由他人填写 上边有表单 附件 会签切换按钮 工作流使用 公共附件与会签 下面部分是公共附件与会签 如果看不到相应部分 说明没有上传公共附件或会签意见的权限 办理完毕 选择转交下一步则保存了表单内容 选择保存下次可接着办理 工作流使用 转交与选人 工作流办理完理 转交下一步 出现选择下一步骤 选择经办人 默认提醒方式和人员 最后点确认转交 该工作本人办理完毕 转交出去 工作流使用 工作流收回 某个工作流的第一步办理完毕 交给第二步 第二步的人还没有接收该工作 则该工作发起人可将该工作收回 甚至删除 操作方法 我的工作 已办结 收回 工作流使用 工作流接收 下一步经办人登陆oa后 在桌面上工作流程模块会收到工作流的待办工作 同时会收到短信提醒 点击相关内容即可以进入工作流的办理界面 工作流使用 办理与回退 办理区域同样为可写区域 如果该步骤设置了回退功能 则可以选择回退到上一步或之前的任一步 选择回退 要求填写回退理由 工作流使用 结束与更多操作 工作流一直这样办理转交 然后到结束 流程结束 数据可供相关办理人员查询 结束时还可以选择更多操作 如发到公告通知 内部邮件 转存到文件柜 归档等功能 工作流查询 默认查询 选择工作流 工作查询 上面是各种查询条件 下面是默认你有查询权限的最近工作 还可以选择高级查询功能 工作流查询 高级查询 选择高级查询 则把你有权限的工作流列出来供查询 绿色数字表示办理中的工作流数 紫色数字表示已经办结的工作流程数量 工作流查询 高级查询 高级查询 可以以列表 html统计表 excel表等方式显示结果 可以按流程的属性查询 还可以按流程表单的字段条件查询 可以设置查询结果显示和不显示的字段 工作流查询 工作流报表 可预设工作流报表 用于直观显示想要的统计结果 并可设置指定的人有查询该报表的权限 工作流其它功能介绍1 工作流菜单功能 1 工作委托 当前办理人确实不能办理该工作 而前提是该工作设置了允许委托的情况下 他可以将该工作委托给符合条件的其它人办理 2 工作监控 可以设置每个工作流的监控人 监控人可以强制办理 转交 结束流程 甚至可以删除该项工作流 监控人通常是该项流程的负责人 3 超时统计 可以预先为流程的每个步骤设置办理时限 超出这个时限的可生成统计报表 可设置指定的人进行工作流超时统计分析 4 工作销毁 类似于文件回收站 无论哪种形式删除的工作流 均在工作流回收站 只有对工作销毁有权限的人 才可以真正销毁被删除的工作流 或恢复删除的工作流 5 工作流日志查询 对工作流程的操作 删除记录了操作日志 便于事后分析 6 关于删除工作流 有两种情况 可以删除工作流 一是本人发起 第二步人员没有接收办理 可由本人收回并删除 二是流程的监控人可以删除 被删除的流程均在工作销毁中 可以相关人员真正删除或回收处理 工作流其它功能介绍2 流程的安全性 工作流是oa中最重要的系统之一 工作流的安全性 很大程度上体现了oa软件的安全性 下面举例说明一些安全措施 1 设置合理的经办权限 即只有指定的人才可以办理 查询相关工作 2 设置合理的可写字段 即办理人只能操作指定的内容 不能越权操作 3 设置附件文件的权限 附件文件可灵活设置阅读 新建 下载 编辑 删除等权限 4 三权分离提高安全性 即删除文件 销毁或还原文件 查看流程日志三权分离 5 工作流表单签章控件 工作流表单签章系统 分为电子印章和手写签章 可以绑定表单数据 一旦相关数据被修改 签章即失效 这样就确保了工作流转过程中数据了安全性 6 保密字段设置 可设置指定步骤的保密字段 设置了保密的字段 当前步骤经办人无法查看其内容 工作流其它功能介绍3 1 并发 第1步办理完毕之后 同时转向第2 3 4步 这种情况称为并发 第2 3 4步可以同时办理 互不影响 使用并发流程 大大地加快了工作流的流转速度 并发设置有三种情况 禁止并发 允许并发 强制并发 2 合并 合并是解决并发办理转到下一步之后 比如并发的第2步办完了交到第5步 但第3 4还没有办理的情况下 第5步能否往下转交的问题 分为强制合并和非强制合并两种情况3 会签 当同一个人有多个人办理时 则有以下几种情况判断 a 明确指定主办人 则某一人为主办 其它人为会签 b 先接收者为主办 即先接收者为主办人 其它人会签人 c 无主办会签 无明确主办人 所有该步骤经办人只能在会签栏填写内容 说明 主要一是可以在表单中填写内容 二是可以转交流程步骤 工作流其它功能介绍4 4 转入转出条件 转出条件 即满足条件之后 才能转出 转出条件主要用于规范数据填写 转入条件 即满足一定的条件 才能转入 转入条件主要实现智能流转 如第2步办理完毕 可以到第3步或第4步 同意的情况下到第3步 不同意到第4步 则需要在第3步的转入条件中设置审批意见等于同意