财务软件操作手册.doc

金穗财务软件操作手册 - 48 -目录第一部分 账套管理器.2第二部分 账务处理系统.4第一章 初始设置.4第二章 日常处理.16第三章 账簿管理.29第四章 库存管理 .30第五章 系统管理.34第六章 财务报表.37第一部分 账套管理器运行紧随金穗财务软件“账套管理器”，输入系统密码（首次安装为“123”，以后可更改）如图1-1；图1-1一、新增账套1. 在“账套管理器”窗口中，执行“文件”菜单下的“增加账套”功能；图1-22. 系统弹出“新增账套”窗口，依次输入以下信息：a账套号：001；(账套号为三位) b账套名称：浙江网络c单位名称：浙江网络d系统管理员：a（可以随便输入）e行业：工业企业（实际使用时可选择：25 新会计法）f启用日期：2004年1月1日图1-3输入完毕后，单击“选用模块”按钮，如图1-4，选择要安装模块(灰色的模块表示不可选)，然后点击确定图1-4以上就完成新建账套，运行精彩ERP账务处理系统可以看到新建的账套。二、 修改、删除账套进入账套管理器主界面，首先选中要修改、删除的账套，然后点击文件菜单的修改、删除账套或单击右键进行选择(删除账套将删除此账套的全部数据)。三、 添加、删除模块当用户已启用金穗财务软件的某一模块且在建账套时未选择其他模块，现又要使用其他模块时就要用添加模块。具体操作为进入账套管理器主界面，首先选中要增加模块的账套，然后点击功能菜单的增加模块或单击右键选择增加模块，跳出如下窗口，选择新增模块的使用年度(网络版还要指定数据库的信息)，然后点击确定。删除模块，首先要选中要删除的账套下的模块，然后按添加模块操作(删除模块将删除选中账套下的模块全部数据)。第二部分 账务处理系统第一章 初始设置一、选择凭证类型 用户可以选择以下其中一种情况： 记账凭证 收款、付款、转账 现金、银行、转账现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账自定义凭证类别图1-1 选择凭证类型其中，自定义凭证类别时，“简称”将在凭证、账簿上显示，字数以不超过3个汉字为宜。如：“内部”、“其他”等等。“简称”必须唯一，不可重复设置。二、科目级数宽度设置包括：科目编码、部门编码、客户供应商编码、固定资产编码级数宽度的设置。当某级代码已经有记录存在时，对应的级数就无法修改。如图1-2。图1-2 编码宽度设置三、科目设置 设置会计科目是集成账务处理系统初始化过程中最重要的一项工作，会计科目设置的好坏，将直接关系到日后核算工作的顺利、正确。在计算机中设置会计科目，不应是手工会计科目的简单照搬，应该结合自己单位的业务特点和核算要求，对原有的手工会计科目进行优化调整，充分发挥集成账务处理系统提供的辅助核算功能，深化企业的核算和管理工作。操作步骤：点击“初始设置”中的“科目设置”按钮，则出现会计科目表： 图1-3 会计科目表账套建立后，软件已经预置了当前行业的一级科目。您可根据具体情况进行增加、修改、删除。另外，您需根据本企业的实际情况设置二级、三级.等明细科目。每个科目包括以下信息：科目编码 科目名称 助记码 科目类别 余额方向 辅助核算（包括：外币核算、数量核算、往来核算、部门核算等等） 上述内容中，科目编码、科目名称、余额方向必须输入。用户要编辑某科目时，用鼠标右键点击改行，然后选择相应的菜单项即可。 a)增加科目单击“增加”按钮或单击鼠标右键，弹出快捷菜单，选择“增加”项，弹出“会计科目”窗口。如图1-4。图1-4 科目编辑 科目编码输入时，其级数宽度应与符合“科目级数宽度设置”中的设置要求相一致，否则，在存盘时会提示科目级数宽度设置错误。科目名称允许最多输入50个字符（25个汉字）。 助记码为方便凭证录入而设置。当录入凭证时，输入助记码即可显示科目名称。 科目类别可选择以下其一：资产、负债、权益、成本。 余额方向可选择：借方、贷方、双向。借方，方向固定为借，余额可正可负；贷方，方向固定为贷，余额可正可负；双向，方向可借可贷，余额显示始终为正数，当设置现金类科目时，则需选中“日记账”选项，这样可查询该科目的现金日记账；当设置银行类科目时，除了选中“日记账”选项外，还需选择“银行账”选项，使该科目可以进行银行对账。其他科目不必选择这两个选项。 辅助核算包括许多选项，可根据具体情况进行设置。当选中这些选项时，系统将为该科目自动开设相应的辅助账。 注意，科目不允许跨级设置。 b)修改科目单击“修改”按钮或单击鼠标右键，弹出快捷菜单，选择“修改”项。弹出“会计科目”窗口。 当存在以下情况之一者，不允许修改科目编码： 该科目存在下级科目 该科目年初余额不等于零 该科目已有凭证发生没有修改该科目权限的操作员进行此项操作c)删除科目单击“删除”按钮或单击鼠标右键，弹出快捷菜单，选择“删除”项。当存在以下情况之一者，不允许删除科目： 该科目存在下级科目 该科目年初余额不等于零 该科目已有凭证发生 没有删除该科目权限的操作员进行此项操作四、初始科目余额 录入期初余额，类似于手工方式下的年初结转，就是将手工账账面余额经过整理后，移植到计算机中的过程。窗口中以不同颜色显示某科目是否存在下级科目，黑色表示该科目存在下级科目，而蓝色表示该科目即为末级科目，如图1-5。 科目余额应在末级科目录入，上级科目的余额可通过执行菜单“刷新”功能汇总得到。录入科目余额时应注意经常执行“保存”功能，以防掉电等意外事故而使最新录入的数据丢失。 余额方向为借方的科目，余额方向始终为借，且余额可正可负；同样，余额方向为贷方的科目，余额方向始终为贷，且余额可正可负；余额方向为双向的科目，余额始终正数，但方向可借可贷，输入时通过在数值前加+号或-号加以切换。如果建账日期同会计日历起始日期一致，则只需输入期初余额。例如：建账日期为2000年1月1日（假设会计日历起始日期即为该日），则只需录入2000年1月1日的科目余额。 如果建账日期同会计日历起始日期不一致，则除了输入期初余额外，还需输入借方累计、贷方累计。 图1-5 科目余额初始例如：建账日期为2000年7月1日（假设会计日历起始日期为2000年1月1日），则应录入2000年1月1日的余额，以及1-6月份的累借、累贷，系统自动得出期初余额。 其中：“日期”必须在建账日期之前，“摘要”可以不必输入，金额不能为空，须输入借、贷的一方。初始往来个人、部门账，操作类似。五、 辅助核算辅助核算账，即手工会计业务中的各类备查账。财务软件提供了丰富的辅助核算功能。所谓谓辅助核算功能，是指当一笔经济业务业务发生后，在进行记账处理时，不但要记总分类账、明细账等正式账簿，还要求记入相应的辅助核算账簿。开设辅助账簿能起到较好的管理作用，但随着辅助账簿的建立，财务人员的初始化工作量将相应增加。在集成账务处理系统中采用辅助核算功能，不但能简化科目结构、减少科目数量，而且还能方便地对一些特殊核算对象进行横向或纵向统计分析。这一切工作并不需要用户录入额外或重复的数据。本软件提供的辅助核算功能有：日记账辅助核算、银行账辅助核算、个人往来辅助核算、单位往来辅助核算、部门收支辅助核算、项目辅助核算、数量外币辅助核算。n 单位往来辅助核算 单位往来辅助核算的处理原理与个人往来辅助核算账的处理是相似的。所谓单位往来是指企业在经营过程中和外部单位发生的经济往来业务。较典型的有：销售产品时可能形成的应收账款业务；采购材料时可能形成的应付账款业务等。在集成账务处理系统中，可采用两种方案解决单位往来业务的核算。当往来单位较少且相对稳定，应收或应付账类也较少，往来业务不太频繁时,可采用和手工记账方式类似的处理方法，体现在科目设置上，就是按往来单位设置明细科目（按往来单位建立明细账）： 113 应收账款 11301 应收电视机销售款 1130101 杭州科信公司（明细） 1130102 大理采掘机器厂（明细） 11301O3 杭州机械设备总公司（明细） . 113O2 应收录像机款 1130201 上海机电厂（明细） 1130202 北京电视机厂（明细） 1130203 湖州运输公司（明细） 当企业往来客户较多，往来业务频繁，清欠清理工作量大时，可启用系统提供的单位往来辅助核算完成对往来业务的管理。采用单位往来辅助核算后，往来单位不再以科目的形式出现，它只存在于往来单位目录库中。相应要求会计科目设置成如下形式： 113应收账款 11301 应收电视机款 末级科目 单位往来11302应收录像机款 末级科目 单位往来日常核算中，当11301有经济业务发生，在填制凭证时，系统会要求用户确定该笔业务发生于哪家往来单位以及经手人、业务编号等内容，在记账时，不但要将该笔业务的发生额登记人总分类账、明细账，还要登记往来单位辅助核算总账与明细账。当企业往来单位较多（数百家，上千家），往来业务量大时，采用单位往来辅助核算。可大大减少科目数量，减化科目结构，同时可对应收（或应付）账从不同角度进行统计查询，极大地减少往来清理的工作量。n 部门辅助核算部门辅助核算适用于各种收支业务一按部门进行核算的企业，如差旅费、办公费、招待费等。某些收人类科目也可按部门进行核算，如销售收入，营业外收人等。采用部门辅助核算后，可以在不增加财务人员工作量的前提下，方便地对部门的各种收入、支出进行管理。 部门存放在部门目录库中。进行科目设置时，若某一科目被指定为进行部门辅助核算，系统就会自动将该科目纳人部门辅助总账与明细账中，以备进行个人往来辅助核算。当该科目有一笔经济业务发生，在填制凭证及记账时，不但要将该笔业务的发生额记入 该科目的总分类账和明细账，还要求用户确定该笔业务发生在哪个部门上，然后进入部门辅助账的总账与明细账中，找到该部门，将这些信息登记在该部门账页上。n 数量及外币核算软件支持数量及外币核算。任何账类的科目，如果要进行某一外币币种的核算或数量核算，只需在建立会计科目时选择“外币”和“数量”，并选择相应的外币币种和计量单位，系统即会自动为该科目设立相应的外币及相应的数量辅助核算账。当该科目有经济业务发生，在填制凭证时，系统会要求确定该笔业务相应的外币信息或数量信息。在记账时，不仅以人民币的形式登记总分类账和明细账，还可以外币的形式将该业务的外币发生额登入该科目相应的外币辅助账中。若该科目有数量辅助核算要求，在填制凭证时，系统会要求用户确定相应的数量发生额，在记账时不仅以金额的形式登记入总账和明细账，还会将数量发生额记入相应的数量辅助核算账中。数量和外币辅助核算可同时应用，一个科目可同时进行数量和外币辅助核算。n 项目核算严格地说，在手工会计核算方式下，并没有项目核算这一概念，但由于管理上的需要，财务人员经常要整理出些内部报表，诸如“单位产品成本表”等，形成事实上的成本中心、利润中心。制表计算工作量大、周期长、不能随时出具。我们可以做以下分析：在手工方式下，为了得到一张单位成本表，科目通常要做以下的设置： 产成品 A产品 B产品 生产成本 A产品 直接材料 材料一 材料二 . 直接人工 制造费用 B产品 直接材料 材料一 材料二 . 直接人工 制造费用如果想进一步得出产品的销售毛利，还必须将销售收入和销售成本科目做如下设置： 产品销售收入 A产品 B产品 产品销售成本 A产品 B产品实际核算的复杂程度远不止于此，因为销售收入和销售成本同时还要分部门进行核算、考核。以上科目体系庞大、复杂，即便采用计算机进行核算，在查账、统计、分析、制表等方面仍存在很多不便。尤其是当产品品种多，零件复杂，或要求核算成本、毛利到产品的零件级时。集成账务处理系统的项目核算功能，是利用在计算机中开设辅助账的方法来解决此类问题。以成本核算及毛利计算为例，计算机内部的辅助账形式之一是： 项目产品材料一材料二直接人工制造费用其它销售成本销售收入A产品B产品也完全可以产生相应的明细表、余额表等。为了实现在人工不干涉的情况下，由计算机自动生成这张表或类似的表样，集成账务处理系统要求会计科目做相应的调整。具体来说，就是为将欲进行项目核算的对象（以成本核算来讲，就是各个具体的工程；以书刊成本核算来讲，就是各个具体的书刊）选择反映项目经营的科目（末级明细科目，如料、工、费类科目）。当反映项目经营的科目有业务发生时，在填制凭证过程中，系统会询问该业务发生在哪个核算对象上，并将此作为辅助信息。记账时，系统除登记总账、明细账等正式账簿外，还按填制凭证时登记的辅助信息，登记相应的项目辅助核算总账。如果启用集成账务处理系统中的项目管理功能，前面举例的会计科目结构就可以简化为如下形式： 产成品（项目核算） 生产成本 直接材料 材料一-（项目核算） 材料二-（项目核算） 材料三-（项目核算） . 直接人工-（项目核算） 制造费用-（项目核算） 其它-（项目核算） 产品销售收入-（项目核算） 产品销售成本-（项目核算）原来手工科目体系中以科目形式设置的具体产品名称不再出现，而类似于单位往来和个人往来，被放到项目库中。可以看出，采用项目辅助核算后，科目结构简单多了。六、往来单位设置 当往来单位数量较多，为方便管理、统计，往往需要对往来单位进行分类。例如按地区、按产品、按科目，或者先按产品再按地区等等。可设置科目一样，设置往来单位前必须先要进行级数和宽度设置。当往来单位数量较少，比如只有十几个，则不必分级，只需指明一级宽度即可。例1：单位不分级，编码宽度为3位。 001 甲公司 002 乙公司 003 丙厂 . 例2：单位按地区分为2级，一级2位，二级3位。 01 浙江 01001 浙江甲公司 01002 浙江乙公司 01003 浙江丙公司 . 02 上海 02001 上海A公司 02002 上海B公司 02003 上海C公司 .注意：往来单位编码必须唯一。 图1-8 往来单位设置往来单位编码输入时，其级数宽度应与“往来单位级数宽度设置”中的要求相一致。否则，在存盘时会提示编码宽度设置错误而不允许存盘。单位名称”最多允许输入50个字符（25个汉字）； “编码级”表示当前编码是否为类别。选中该选项，表示该编码只代表类别，不代表具体的往来单位。当不选该选项时，即表示当前编码为末级编码，代表某一具体的往来单位。 “助记码”为了方便录入单位名称而设置，可以不输。“电话”、“传真”、“地址”、“邮编”等信息可省略不输。 当有以下情况之一者，不允许修改或删除往来单位编码： 该编码存在下级编码 该单位年初余额不为零 该单位已有凭证业务发生七、部门设置 系统可以对部门进行分级管理，包括：汇总、查询、统计等等。例如，某企业部门包括财务部、销售部等，其中销售部辖属3个经营部，那么，可以设置如下： 01 财务部 02 销售部 0201 销售一部 0202 销售二部 0203 销售三部 03 技术部 .此例中，除能查询销售一部、二部等下级部门账外，还能查询上级部门：02销售部的各类账册。和设置“科目级数宽度”一样，部门级数宽度允许您最多设置20级，编码总宽度长达50位。 部门设置的信息包括：部门编码、部门名称、 部门编码设置要求与部门级数宽度设置相一致。部门编码必须唯一。 部门名称允许输入50个字符（25个汉字） 助记码为方便部门录入而设置，可以不必输入。 有下列情况之一者，不允许修改、删除部门： 有下级部门存在 该部门年初余额不等于零该部门有凭证发生八、常用凭证模板设置 常用凭证是为系统提高填制凭证速度而设置的。所谓常用凭证，其实就是一个凭证的模板，或称其为格式，是将日常发生频繁的业务的凭证在此预先定义并保存起来。在填制凭证的时候，调用“从凭证模板引入”功能，即可将该格式调出，只要对摘要内容及发生金额稍加修改即可形成一张新的凭证。从而大大提高了凭证录入的速度和规范性。操作步骤：1、选择设置菜单下的“常用凭证模板设置”项弹出以下窗口： 图1-9 凭证模板设置2常用凭证的编号、格式名称。1、 在右边的窗口中单击鼠标右键，选择“增加一行”，填入“借”方信息。2、 在右边的窗口中单击鼠标右键，选择“增加一行”或“前插一行”，填入“贷”方信息。3、 按右下方的“保存”，新的常用凭证类型就出现在左边窗口的列表中。 注意： 常用凭证的编号不允许超过4位，且必须唯一。 常用凭证模板可在填制凭证过程中随时生成：通过执行“保存至常用凭证模板”功能保存为新的常用凭证模板。九、自动转账模板设置 使用自动转账定义时，企业应根据本企业的具体情况，先对每个会计期末要进行结转的业务，整理出相应的会计分录，确定数据来源、结转方向、计提或分摊的比例等内容，然后将这些会计分录及计算公式输人计算机。在自定义转账设置中，定义的不是转账凭证本身，而是转账凭证的目录。转账凭证的目录序号只有在执行了转账功能时，才生成转账凭证，并由系统根据当月凭证号的顺序自动排列。 图1-10 设置自动转账凭证n 自定义转账分录设置在自定义转账中能完成的转账业务主要有： “费用分配”的结转。如：工资分配等。 “费用分摊”的结转。如：制造费用、财务费用的分摊。 “税金计算”的结转。如：城建税、增值税、所得税等。 “提取各项费用”的结转。如：提取福利费、提取折旧等。在“自定义转账凭证设置”界面输人的“编号”，不是指该转账凭证的凭证号，而是系统内所有自定义转账凭证的先后顺序号，真正的转账凭证序号只有在执行了生成转账凭证功能时，由系统根据当月凭证号的顺序自动排列。一张转账凭证对应一个转账序号，转账序号可任意定义，不能为空且必须唯一。 “科目编码”可以输人任一级次，系统自动处理该科目级次下的所属明细科目，当输入的科目不是末级科目时，“公式”中的科目编码须用字符“”代替，生成“自动转账”时，系统将自动处理各明细科目。 双击“公式”栏将弹出公式引导窗口。各具体函数名及含义请参阅报表公式说明的“账务”函数说明”部分：报表公式说明 注意：科目编码必须是系统中已定义的会计科目编公式中的月份一般指当月，因此可省略月份参数。平衡数公式BAL( )也可使用。但是，当所在行的科目为非末级科目时，不允许使用BAL( )函数。 以上公式函数可用“加、减、乘、除”组合使用，加、减、乘、除分别用符号+、* 、/ 表示。公式定义要求格式正确，否则系统将无法算出结果。对应结转设置对应结转，又称平行结转，就是指两个科目的下级科目一对应的结转。对应结转只允许输人两个科目，科目可为上级科目，但其下级科目必须一对应，辅助核算账类也必须完全一致。 同自定义转账凭证相同，在此定义的转账凭证不是转账凭证本身，也是转账凭证目录，只有执行了转账生成才能成为真正的转账凭证。n 对应结转转账分录设置 对应结转，又称平行结转，就是指两个科目的下级对应结转，又称平行结转，就是指两个科目的下级科目可为上级科目，但其下级科目必须一对应，辅助核算账类也必须完全一致。同自定义转账凭证相同，在此定义的转账凭证不是转账凭证本身，也是转账凭证目录，只有执行了转账生成才能成为真正的转账凭证。操作步骤：1、选择转账凭证设置菜单下的“对应结转设置”选项，则出现对应转账凭证设置窗口：2、在这个对话框中使用鼠标点击窗口下方的“增加”功能按纽，则可设置新的对应转账凭证。1、 可以使用“科目表”按纽来选中科目，用“辅助信息”来选择辅助账等。2、 设置完毕后按“保存”即可完成。 n 销售成本结转设置销售成本结转功能，是将月末商品（或产成品）销售数量乘以库存商品（或产成品）的平均单价，计算各类商品销售成本并进行结转（该功能主要适用于商业企业）使用销售成本结转功能时，在会计科目中必须有库存商品科目、商品销售收人科目、商品销售成本科目，而且要求这三个科目应具有相同的明细科目结构，系统才能自动计算销售成本，且库存商品计价方法只有采用全月平均法的才能使用。 例：对某公司五月份的库存商品销售成本进行自动结转设置。 进行自动结转涉及到的科目结构： 库存商品（135） 商品甲 个（13501） 商品乙 个（13501） 商品销售收入（501） 商品甲 个（50101） 商品乙 个（50102） 商品销售成本（502） 商品甲 个（50201） 商品乙 个（50202） 具体操作： 1单击“期末处理”模块下的“销售成本结转设置”； 2屏幕显示“销售成本结转设置”界面，输入编号、模板名称、凭证类型； 3直接输人或参照输人库存商品科目、商品销售收入科目、商品销售成本科目的编码；4.单击“确认”按钮存盘。5.生成自动转账凭证 转账凭证定义完毕，财务人员只需执行转账生成功能，即可快速生成转账凭证。十、完成初始化初始设置是账务处理系统十分重要的内容。它是日常会计业务处理的基础。 初始设置中包括许多重要的工作，如：选择凭证类型、设置科目、初始科目余额、辅助核算的设置、辅助账余额初始等等。都将对以后的工作产生影响。因此，初始化工作应该尽量耐心细致，一丝不苟。试算平衡主要检查以下几个步骤： 1.科目级数及宽度检查 检查科目表中的科目编码宽度是否与“科目级数宽度设置”中的是否一致。 2.科目余额汇总 3.单位往来账余额检查 检查科目性质为单位往来核算的科目余额与该科目单位往来账初始余额是否一致。 4.个人往来账余额检查 检查科目性质为个人往来核算的科目余额与该科目个人往来账初始余额是否一致。 5.部门账余额检查 检查科目性质为部门核算的科目余额与该科目部门账初始余额是否一致。 6.试算平衡表 检查科目期初余额表是否平衡。以上检查必须全部通过才能完成初始化。图1-11 试算平衡 完成初始化的意义： 将科目期初余额、各类辅助账期初余额转入总分类账、明细账中。进入凭证处理。第二章 日常处理一、参数设置 用户可在此设置凭证处理功能选项和界面，例如：凭证修改条件、凭证删除条件等等。如果发现其中一些选项无法激活，表明您无此权限，而财务主管有。 图2-1凭证功能设置二、凭证打印格式设置用户可以根据具体需要设置打印格式。图2-2 凭证打印格式对话框中设置上边界表示打印预留的上边的空白。左边界表示打印预留的左边的空白。还可以选择是否所有的凭证包含数量或外币的打印格式或是否根据科目属性自动选择数量或外币的格式。如下图是自定义凭证打印格式的预览图：图2-3 自定义凭证打印格式凭证打印格式设置的对话框中有两种格式可供选择，以下是两种格式的预览图：1、普通格式一：图2-4 普通格式一2、普通格式二：图2-5 普通格式二三、凭证录入 凭证填制的基本操作为： 1. 在输入会计科目时，只须输入末级科目（明细科目），总账科目由系统自动填写。 输入会计科目有以下几种方法： 输入科目编码，系统自动转换为科目名称； 输入科目的助记玛，系统自动将助记玛转换为科目名称； 双击“科目”栏，弹出“会计科目”窗口，参照输入； 单击“工具”菜单下的“会计科目”或利用快捷键“ctrl + i”，弹出“会计科目”窗口，参照输入。 2. 输入摘要的方法： 直接在“摘要”栏输入摘要； 双击“摘要”栏，弹出“摘要”窗口，选择摘要；单击“工具”菜单下的“摘要”，或利用快捷键“ctrl + y”，弹出“摘要”窗口， 参照输入窗口，选择摘要；输入在“摘要设置”中设置的摘要助记码。图2-6 凭证输入当输入的科目包含辅助核算性质，例如：银行、单位往来、个人往来、部门核算、数量核算、外币核算等等时，在输入借方或贷方金额时，系统回自动弹出相应的辅助信息窗口，要求输入辅助核算的信息。或者，通过双击“借方”或“贷方”栏，也同样弹出辅助信息窗口。在填制凭证过程中，对于系统提问的内容，如果用户不输入将不允许继续操作，因为否则就失去了建立辅助核算账簿的意义，在以后的查询中就得不到完整、准确的数据。所以对于系统的每个提问，用户都必须认真对待，规范录入。1填制凭证概述开始用计算机处理日常会计业务后，记账、账簿查询、会计数据分析等工作都已高度自动化，只要用户操作得当，瞬间就会得出结果。工作量相对较大、较频繁的是填制凭证，因为所有的会计数据都要通过填制凭证这个途径进人系统。如个人往来、单位往来、外币业务、部门核算业务等辅助账，在记账时是自动完成的，但系统完成自动记账时需要的基本信息和辅助信息却都是在填制凭证时录人的。电子账簿的准确与完整完全依赖于记账凭证，因而使用者要确保记账凭证输人的准确完整。在实际工作中，用户可直接在计算机上根据审核无误准予报销的原始凭证填制记账凭证（即前台处理），也可以先由人工制单而后集中输人（即后台处理），采用哪种方式应根据本单位实际情况。一般来说业务量不多或基础较好或使用网络版的用户可采用前台处理方式，而第一年使用或人机并行阶段，则比较适合采用后台处理方式。2现金与银行收付款业务的凭证处理 现金及银行科目在企业会计核算中，属比较特殊的会计科目。一是这些科目发生业务最为频繁；二是根据会计制度要求，这些科目必须建立日记账簿进行核算，尤其是银行科目，必须定期以银行日记账与银行送交的对账单进行对账；三是涉及到“钱”，会计操作员此类凭证较敏感。因此，学习和掌握现金、银行类凭证的填制十分重要。 例：1月10日，财务科出纳用现金支票（票号为12098），从市工行（科目编码为10201）提取现金1000元。 会计分录为： 借： 现金 1000 贷： 银行存款市工行 1000 具体操作： 1在“凭证处理”界面，单击“日常处理”菜单下的“凭证录入”（可用快捷按ctrl + e），屏幕显示一张空白记账凭证； 2系统已经自动分配了凭证号； 3在左上角的凭证类别处，选择凭证类型 ； 4“制单日期”系统默认为上一张凭证日期，在此输人1月10日； 5“附单据”如果没有，可回车通过，否则输人单据数张数；6光标移到“摘要”栏，直接输入摘要“提现金”或双击调出常用摘要，双击“提现金”； 7“科目”栏输人101，回车，自动显示科目名称“现金”；也可在“科目”栏双击，弹出“会计科目表”窗口，双击101科目所在行；或输入101科目的助记码“xj”，回车； 8“借方”栏输人1000，回车，“贷方”栏直接回车通过； 9将上一条分录的摘要自动复制到下一行，在此也可对其进行修改形成多摘要凭证； 10在第二行的“科目”栏中，输人10201，回车仿照步骤7； 11“借方”栏直接回车通过，“贷方”栏输入金额1000； 12屏幕弹出“银行”辅助项窗口； 13“结算方式”通过下拉列表选择“现金支票”，如果此结算方式不存在，可点击旁边的参照按钮，增加“现金支票”，然后再选中之； 14在“票号”栏输人12098； 15“结算日期”默认为凭证的制单日期，也可进行修改； 16单击“确认”，关闭辅助窗口，在凭证的下方显示辅助项的内容； 17单击“文件”菜单下的“存入”；或单击菜单工具栏上代表存盘的图标；或用快捷按钮“ctrl + s”对该张凭证存盘； 18系统自动跳出下一张凭证的录入界面。 说明： 在输入银行科目分录时，系统弹出辅助信息参照窗，要求输入结算方式、票号、结算日期。如果这些信息没有输入，在凭证存盘时系统会询问是否继续。票据日期、结算方式、票号等内容是进行银行对账时的重要依据。3单位往来业务的凭证处理 单位往来是企业与其他企业间发生的经济业务。会计科目中的“应收票据”、“应收账款”、“预收账款”、“预付账款”、“应付账款”等都是处理往来经济业务的账户。和其他辅助核算功能一样，对往来业务实施辅助核算主要体现在填制凭证上，即当往来经济业务发生时，如何填制凭证才能正确、准确地反映这些往来业务内容。集成账务处理系统处理涉及往来业务的凭证时，系统会自动探明科目的性质，进而弹出辅助信息输人窗，要求操作者输人往来户的姓名、业务经手人等各项往来辅助信息。记账时，系统会自动登记各种账簿，无需用户进行任何干涉。在此基础上，系统能够完成往来账的自动清理等工作。 例：1月11日，向杭州机械公司销售产品（科目编码为50101）一批，销售价款（不含税）500, 000. 00，实际成本300, 000. 00，发票已开出。 会计分录为： 借： 应收账款 585, 000. 00 贷 产品销售收入 500, 000. 00 应交税金应交增值税销项 8, 500. 00 具体操作： 1在“凭证处理”界面，单击“日常处理”菜单下的“凭证录入”（可用快捷按ctrl + e），屏幕显示一张空白记账凭证； 2系统已经自动分配了凭证号； 3在左上角的凭证类别处，选择凭证类型 ； 4“制单日期”系统默认为上一张凭证日期，在此输人1月11日； 5“附单据”如果没有，可回车通过，否则输人单据数张数；6光标移到“摘要”栏，直接输入摘要“应收杭州机械公司单位账款”或双击调出常用摘要，双击“应收账款”，然后编辑输入单位名称； 7“科目”栏输人113，回车，自动显示科目名称“应收账款”；也可在“科目”栏双击，弹出“会计科目表”窗口，双击113科目所在行；或输入113科目的助记码“yszk”，回车； 8“借方”栏输人585000，回车，弹出“单位往来”辅助信息窗口；9“单位编码”输入杭州机械公司的编码，可以通过点击旁边的参照按钮，弹出“往来单位”窗口，双击选择该公司所在行； 10输入“发票日期”、“到期日期”、“发票号码”、“结算方式”、“业务编号”、“经手人”等信息； 11单击“确认”保存并关闭“单位往来”辅助信息窗口，返回至凭证录入窗口，窗口下方显示辅助信息； 12直接回车，通过“贷方”栏； 13在第二行的“科目”栏中，输人50101，回车仿照步骤7； 14“借方”栏直接回车通过，“贷方”栏输入金额500000； 15在第三行的“科目”栏中，输人销项税的科目编码2210303，回车，仿照步骤7； 16“借方”栏直接回车通过，“贷方”栏输入金额85000； 17单击“文件”菜单下的“存入”；或单击菜单工具栏上代表存盘的图标；或用快捷按钮“ctrl + s”对该张凭证存盘；18系统自动跳出下一张凭证的录入界面。 说明： 如果往来单位业务不多，可根据实际需要，在设置会计科目时，仿照手工方式下的做法，将单位往来户设成明细科目，核算方法同手工方式一样。那么，在输入113科目时，就和普通科目一样处理，不会弹出“单位往来”辅助信息窗口。在输入单位往来核算的科目分录时，系统弹出辅助信息参照窗口，要求输入单位编码、发票日期、到期日期、经手人等信息。其中单位编码必须输入，否则将无法查到该单位的往来账，因此凭证存盘时将检查单位编码是否正确录入，否则，将不允许存盘；发票日期、到期日期是账龄分析的重要条件。 如果该单位在当前的“往来单位表”中不存在，可以不必退出辅助信息窗口，直接通过单击“单位编码”旁边的参照按钮，弹出“往来单位”窗口，执行“增加”操作。4个人往来业务的凭证处理个人往来是指企业与企业内部职员间发生的经济往来业务。如个人借款、差旅费借款等。与企业发生往来业务的个人称为个人往来户。由于各单位的经营性质、经营方法不同，有些单位的个人往来业务很少，有些单位的个人往来业务很多，业务发生也非常频繁。对于后者，在进行账务处理时，可启用集成账务处理。系统提供的个人往来辅助核算功能。将个人往来业务的管理、清理工作纳人个人往来辅助管理中，可大大减轻清理工作量，有利于企业加强对个人往来户的管理。集成账务处理系统处理涉及往来业务的凭证时，系统会自动探明科目的性质，进而弹出辅助信息输人窗，要求操作者输人往来户的姓名、业务经手人等各项往来辅助信息。记账时，系统会自动登记各种账簿，无需用户进行任何干涉。在此基础上，系统能够完成往来账的自动清理、账龄分析等工作。 例：1月12日，技术科张军借备用金500元，业务号为12345。 会计分录为： 借 其他应收款备用金 500 贷 现金 500 具体操作： 1在“凭证处理”界面，单击“日常处理”菜单下的“凭证录入”（可用快捷按ctrl + e），屏幕显示一张空白记账凭证； 2系统已经自动分配了凭证号； 3在左上角的凭证类别处，选择凭证类型 ； 4“制单日期”系统默认为上一张凭证日期，在此输入1月12日；5“附单据”如果没有，可回车通过，否则输人单据数量; 6光标移到“摘要”栏，直接输入摘要“技术科张对该张凭证存盘；军借差旅费”，或双击调出常用摘要，进行编辑录入；7“科目”栏输人11902，回车，自动显示科目名称“备用金”；也可在“科目”栏双击，弹出“会计科目表”窗口，双击11902科目所在行；或输入11902科目的助记码后，回车； 8“借方”栏输人500，回车，弹出“个人往来”辅助信息窗口； 9“个人代码”输入张军的姓名编码，可以通过点击旁边的参照按钮，弹出“往来个人”窗口，双击张军所在行； 10输入业务编号12345； 11“贷方”栏直接回车通过； 12在第二行的“科目”栏中，输人101，回车； 13“借方”栏直接回车通过，“贷方”栏输入金额500； 14单击“文件”菜单下的“存入”；或单击菜单工具栏上代表存盘的图标；或用快捷按钮“ctrl + s” 15系统自动跳出下一张凭证的录入界面。 说明： 如果往来个人业务不多，可根据实际需要，在设置会计科目时，仿照手工方式下的做法，将个人往来户设成明细科目，核算方法同手工方式一样。那么，在输入11902科目时，就和普通科目一样处理，不会弹出“个人往来”辅助信息窗口。 如果该个人在当前的“往来个人表”中不存在，可以不必退出辅助信息窗口，直接通过单击“个人代码”旁边的参照按钮，弹出“往来个人”窗口，执行“增加”操作。5部门核算业务的凭证处理 在手工方式下，所谓的部门经费包干、收人考核就是一种典型的部门核算。为了实现这种财务管理功能，在现行财务制度下，只能按各种费用为各部门开设辅助账，逐笔分类以多栏账的形式记录每个部门的各笔经费支出或创收情况，定期根据计划对比，编出费用及收人指标完成情况表或部门费用收入完成情况多栏账。 集成账务处理系统基本沿袭手工模式，由系统为部门核算科目自动开设部门核算辅助账，在处理涉及部门核算业务时，系统会自动弹出相应辅助信息输人窗，操作者只需指明该笔业务发生在哪个部门，即完成了填制凭证工作。记账时，系统自动登记相应的账簿，如部门多栏账、部门费用收人余额表、部门费用收人明细账等。 例：1月12日，收到销售一部某产品销售货款，销售1个配件整机AYZ，金额为美圆$1000（汇率为：8.273）。 会计分录为： 借 现金美圆 8273 贷 产品销售收入整机 8273 具体操作： 1在“凭证处理”界面，单击“日常处理”菜单下的“凭证录入”（可用快捷按ctrl + e），屏幕显示一张空白记账凭证； 2系统已经自动分配了凭证号； 3在左上角的凭证类别处，选择凭证类型 ； 4“制单日期”系统默认为上一张凭证日期，在此输入1月12日； 5“附单据”如果没有，可回车通过，否则输人单据数张数； 6光标移到“摘要”栏，直接输入摘要“受到整机AYZ货款”，或双击调出常用摘要编辑输入； 7“科目”栏输人10102，回车，自动显示科目名称“美圆户”，也可在“科目”栏双击，弹出“会计科目表”窗口，双击10102科目所在行；或输入10202科目的助记码，回车； 8“借方”栏输人8273，回车，屏幕弹出外币“辅助信息”窗口； 9显示的汇率为当前美圆的汇率（在“汇率设置”中设置），外币金额=本币金额/汇率，当修改汇率时，外币金额随着改变；同样，修改外币金额时，汇率也随之而变。 10“贷方”栏直接回车通过； 11在第二行的“摘要”栏中，复制第一行的摘要； 12在第二行的“科目”栏中，输人50101，回车； 13“借方”栏直接回车通过，“贷方”栏输入金额8273回车； 14屏幕弹出部门“辅助核算”窗口； 15输入部门代码，也可通过点击旁边的参照按钮弹出“部门”列表，选择“销售一部”； 16单击“确认”按钮保存结果并关闭辅助信息窗，返回凭证录入界面； 17单击“文件”菜单下的“存入”；或单击菜单工具栏上代表存盘的图标；或用快捷按钮“ct