关于邮件的正确书写.ppt

关于邮件正确书写 现在项目大量的信息及环节都在邮件上体现 邮件已经成为我们工作中必不可少的一种沟通方式 为了让大家更有效的使用邮件进行有效沟通 提高工作效率和沟通能力 现在我们进行一场关于 如何使用邮件沟通 的培训 目录 1 书写邮件的顺序介绍2 邮件发送前的注意事项2 案例分析3 技巧分享 一 发信对象仔细确认收件人 并将要抄送的地址写上发送企业邮件时请确认候选人收件箱是否是企业邮件 最好能发送到候选人的个人邮件 避免给自己和候选人带来麻烦 称谓准确 切不可含糊不清 是先生别称成了小姐 是小姐别喊成了先生 当你搞不清对方准确的性别时候 那就称老师就没错 二 电子邮件标题 标题要求要明确且具描述性 字数控制在50个汉字以内 邮件标题应尽量写得具描述性 或是与内容相关的主旨大意 让人一望即知 以便对方快速了解与记忆 re fw标签有助于邮件检索 三 信件内容应简明扼要电子邮件的内容应力求简明扼要 并求沟通效益 注意不要在正文里使用过多的 以免让收件人感觉像在责备和催促 而且感觉整封邮件缺乏专业性 具体请参照下列范例 书写邮件的顺序介绍 书写邮件的顺序介绍 四 邮件内容格式邮件正文格式统一遵守以下规则 字体 宋体 英文下为arial 大小 10 一行最大文字数 不超过30文字五 落款 落款要清晰明了 请使用有公司名称 个人姓名 联系方式的签名 具体请参考下方范例的落款 祝语 可以写祝您工作愉快 工作顺利 或者顺祝商祺等都可以 表示真诚 另外 在信件中一定要写明你的联系方式 随时保持畅通 六 附件 所发送的附件根据重要等级选择是否需要加密 附件最好都打包格式 因为某些邮件收发程序和防火墙 病毒监控软件甚至你的邮件服务器会拒收带有可能包含破坏性代码的exe doc jpg js scr等等格式的附件 许多外企都只能接受zip打包格式 建议打包格式为zip格式 确认收件人信息 并将cc 抄送 人数减少至最低 收件人确认收件人地址是否正确 以免错发邮件 cc 抄送 人数减少至最低 避免造成不必要的垃圾邮件cc功能 让相关人员参考 如团队中的其他人员让相关人员知晓 如您的直接主管 邮件主题明确且具描述性 主题应该简单 明确的概括邮件的内容可以遵循what when where原则 用一个词 短语 句子 一般不超过35字 来描述邮件的内容 使收件人只要看到主题就知道邮件的内容 面对客户的商务邮件主题最好能包含公司的名字 who 例 a新春二月最新图书推荐 4折起 who when what 例 通知 2009年度元旦和春节放假安排 when what 邮件必须要有主题 主题是邮件的 身份标识 正文格式一 称谓 礼貌用语如 xxx 名字 您好 xxx经理 名字 职位 您好 xxx先生 女士 您好 二 内容字号 可以事先设置文字大小 一般选择10 12号字字体 一般选择宋体 黑色 1 2 3 4 三 结尾客套语如 sincerelybestregards祝您顺利 正文简洁 美观 易懂 正文内容编排原则 要事第一 结论在前 分析在后使用收信人容易接受的口吻陈述内容 张经理 您好 邀请您参加2009年3月26日在公司1号会议室举行的 第二季度销售指标确定会议 会议的具体安排如下 会议前请您准备以下资料 1 第一季度销售指标完成中碰到的难点 2 第二季度销售二部的指标设定 3 第二季度希望得到公司哪些方面的支持 对于会议安排有任何疑问请随时联系xxx 谢谢 内容简洁易懂 要让收件人在最短的时间内了解您的表达意图 根据收件人与自己的等级关系 熟悉程度等 选择恰当的语气陈述 多使用请 谢谢等词语 如果事情复杂 最好使用1 2 3 4列几个段落分别说明 合理利用图片 表格等形式来辅助陈述 对于重要信息可以通过大写 改变颜色 加粗等合理提示 小贴士 签名 可以让收件人了解您的信息 签名信息内容 xxx人力资源发展部上海英孚思为信息科技股份有限公司地址 上海市定西路1100号辽油大厦11楼邮编 200050电话 8621 6212 8038 1009传真 8621 5255 1656e mail xxx 签名档文字应选择与正文文字匹配 简体中文或者英文 字体应比正文字体小一些 签名主要包括名字 部门 职务 公司 地址 电话 传真 e mail等 书写时应将内容归类 一般不超过5行 对于电话号码 手机号码等较长的数字间应加停顿 签名设置 1 2 3 4 邮件发送前的注意事项 1 电子邮件发送前应仔细检查收件人 抄送人 主题 所添加的附件等是否正确无误 正文内容是否清晰合理 标点符号是否遗漏等 如果客户端有多个电子信箱 还要确认所使用的邮件服务器是否正确 不要混淆了内部信箱和外部信箱 2 在电子邮件的写作中要注意哪些呢 如何写好一封规范的电子邮件呢 在写电子邮件时候 要采用日常办公运用的商业信函格式 使用正规的文字 不用或避免应用网络语言 诸如3q ifu等 3 主题栏 主题明确 一目了然 让人看了知道个所以然 不会是一头雾水 不知所云 当作垃圾邮件删除掉 4 主体 简明 扼要 把事情说清楚就可以了 不要罗嗦 拖泥带水的 事情多 写的多 那最好是分成几小段 看的清楚明了 案例分享 dearall 杨森的面试情况如下 请特别注意 孙懿俊的评价表 hr签字是eva dsm写的名字是白祥斌 我将其评价表放在标明 特殊 的文件夹中 请帮忙核对这个候选人究竟属于哪个bu 这个人不在以上的统计中 李洪彬通过了一面 但是希望到北京工作 其名在也在标明 特殊 的文件夹中一些二面面试官的意见 我填写在二面备注中了 请查看gmed在备注上标明了分数 分数越高的学生越好如有问题 请与我联系 谢谢 韩爽 示例 分享邮件书写技巧 颠倒书写顺序 首先添加附件 最后填收件人 这样能使邮件更紧凑 更直接 避免出现 糟糕 有个东西忘记写了或是附件忘挂了 的尴尬情况 正文应该简单陈述你希望收件人如何处理邮件的附件 他们收到附件后是仅需浏览 还是需要打印出来备用 请在邮件中明确你的要求 主题 在正文之后写主题 这样可使主题更简洁 再次强