总经办工作手册.doc

目 录1.工作手册说明2.文件修改控制3.总经办组织机构图4.总经办工作标准4.1总经办主要职能4.2总经办质量目标4.3总经办岗位工作说明和任职要求4.3.1总经办主任岗位工作说明和任职要求4.3.2总经办副主任岗位工作说明和任职要求4.3.3总经办秘书岗位工作说明和任职要求4.3.4总经办车队队长工作说明和任职要求4.3.5总经办汽车驾驶员岗位工作说明和任职要求5.总经办内部管理制度及作业规程5.1管理制度5.1.1会议制度5.1.2公文处理办法5.1.3印章管理使用制度5.1.4车辆管理制度5.1.5保密制度5.1.6劳动保护制度5.1.7新员工招聘制度5.1.8值班经理值班制度6.相关法律、法规6.1中华人民共和国合同法（节录）6.2中华人民共和国劳动法6.3ISO9001：2000标准质量管理体系要求6.4中国星级饭店评定报告书6.5中华人民共和国道路交通安全法7.相关记录7.1会议签到表 QC/EMSJD0001-2003 3年7.2会议记录 QC/EMSJD0002-2003 3年7.3受控文件复印申请表 QC/EMSJD0003-2003 2年7.4文件发放范围清单 QC/EMSJD0004-2003 5年7.5文件发放、回收记录 QC/EMSJD0005-2003 5年7.6文件更改申请单 QC/EMSJD0006-2003 2年7.7部门受控文件清单 QC/EMSJD0007-2003 5年7.8文件借阅记录表 QC/EMSJD0008-2003 1年7.9文件补发申请单 QC/EMSJD0009-2003 2年7.10文件销毁申请单 QC/EMSJD0010-2003 5年7.11作废文件留存申请单 QC/EMSJD0011-2003 3年7.12信息联络处理单 QC/EMSJD0012-2003 3年7.13好人好事登记表 QC/EMSJD0013-2003 3年7.14记录、表格清单 QC/EMSJD0014-2003 5年7.15培训记录表 QC/EMSJD0015-2003 3年7.16培训申请单 QC/EMSJD0016-2003 3年7.17临时采购申请表 QC/EMSJD0018-2003 2年7.18设施报废单 QC/EMSJD0020-2003 3年7.19设施档案 QC/EMSJD0021-2003 20年7.20纠正和预防措施处理单 QC/EMSJD0022-2003 3年7.21员工考核表 QC/EMSJD0023-2003 1年7.22员工工作月考核表 QC/EMSJD0024-2003 1年7.23中层干部月考核评分表 QC/EMSJD0051-2003 1年7.24值班经理值班记录 QC/EMSJD0096-2003 1年7.25领料核销表 QC/EMSJD0131-2003 2年1. 工作手册说明1. 本手册是总经办实施质量管理体系的细则，是部门的法规性文件，本部全体员工必须严格遵守。2. 手册中文件在相对稳定的一段时间内有效，其他仅在限定的一定时间内有效的文件，不列入手册。3. 手册中分为两类：（1）总经办负责编制的文件：有的适用于全酒店实施，有的仅适用于总经办内部实施。（2）酒店其他部门编制的文件，凡适用于总经办实施的均纳入本手册。4. 总经办负责人应根据需要，对于手册中文件的适用性进行评审，并在适当时进行修改。5. 本手册颁布后，如有酒店或总经办发放的新文件，只要属于长期有效的文件，均应适时纳入本手册。6. 本手册是受控文件，其管理和发放均应按照文件控制程序的有关规定执行。2. 文件修改控制文件编号修改条款修改日期修改人审 核批 准3. 总经办组织机构总经办主任总经办副主任车队队长秘 书 书驾驶员4. 总经办工作标准4.1 总经办主要职能1. 负责文件的上传下达和文件管理，制定各项管理规定并监督检查实施情况。2. 依据酒店经营和发展的需要，制定酒店人员编制的全面计划。3. 负责人力资源管理和调配。4. 负责审核各部门每月的考勤考核。5 . 负责酒店重要客人的接待。6. 负责各部门的协调与沟通。7. 负责酒店车辆管理，保证领导及各部门工作用车。8. 负责团支部的工作。9. 协助酒店领导做好党支部的工作。10. 负责网上办公系统的管理。11. 负责VIP接待的迎宾工作。12. 负责经营许可证、卫生许可证等的年审和员工健康证的办理。4.2 总经办质量目标1. 文件建档率100%2. 不发生车辆交通安全事故4.3 总经办岗位工作说明和任职要求4.3.1. 总经办主任岗位工作说明和任职要求4.3.1.1 总经办主任岗位工作说明1）工作时间：8:00-11:50，14:20-18:00（具体时间以交通车为准）。2）直接上级：酒店分管领导，直接下级：办公室副主任、秘书、车队队长。3）岗位职责：a）主持总经办的全面工作。c）负责审核有关重要报告、总结、请示、会议纪要等文件。d）审查各部门呈送的报告，提出建议呈送总经理或办公会议论。e）负责信访接待和处理工作。f）协调部门之间的关系。g）负责员工（包括退休人员）工资、福利待遇工作，做好后勤保障。h）负责人力资源的配备和管理。i）做好对外联络工作，保证与外界联系的渠道畅通。与上级主管部门（管委会、股份公司等）保持信息畅通，坚持调查研究工作，注重信息的收集，为总经理决策提供资料。k）组织协调对口单位、友好酒店的接待。l）负责酒店VIP接待时礼仪工作。m）督导车队队长合理调配车辆，保证酒店领导及各部门工作用车。n）负责对下属工作的督促、检查和考核。o）组织体系文件的修改补充完善。主任工作项目核验表日1、查看电脑，了解预订情况。2、根据预订情况和各部门工作需要，合理调配人员，对人员紧缺的部门进行补充。3、检查本部门员工到岗情况，安排当日工作。4、抽查本部门部分岗位工作质量及任务完成情况。5、督导检查酒店领导及各部门工作用车情况。6、检查各类文件的处理情况。7、负责安排酒店友好单位客人的接待工作。8、检查各岗位到岗情况。9、核查各部门人员增减情况，并填写人员增减表，上报股份公司人力资源部。10、负责重点接待、重要会议的礼仪服务。11、负责信访接待和处理工作。12、及时做好员工进出的登记管理。13、完成领导交办的各项任务。周1、负责中层干部周会的准备工作。2、对值班经理一周的值班情况、各部门落实周会工作情况进行督查汇总，并在周会上汇报。3、向本部门员工传达周会相关内容。4、完成领导交办的其它工作。月1、组织本部门员工进行两次以上政治、业务学习。2、公正评估本部门员工每月工作业绩，完成员工工作月考核表。3、检查当月文件资料处理及归档情况。4、对酒店员工工作月考核表进行审核。5、协助财务部发放当月员工工资。6、查黄金周每日简报上报情况。7、审核驾驶员的差旅费、过路费。年1、组织完成酒店年度工作计划及年终总结。2、拟定酒店年度用工计划、工资方案，并上报股份公司。3、查部门年度文件资料归档及销毁工作。4、促检查酒店各类证照的年审情况。4.3.1.2 主任任职要求1）自然条件：年龄男25-45岁，女25-45岁，身高：男，1.70米以上，女，1.58米以上。身体健康，相貌端正。2）文化程度：大专以上文化，熟悉ISO9001质量体系，并能熟练运作。3）工作经验：有较强的文字表达能力、公关活动能力、应变处事能力和组织协调能力，能有效地组织好各部门的关系。有5年以上行政工作经验，会电脑操作，熟悉饭店的经营管理和行政管理，熟悉各类公文写作。4）语言能力：流利国语，会初级英语，语言表达能力较强。4.3.2 总经办副主任岗位工作说明和任职要求4.3.2.1总经办副主任岗位工作说明1）工作时间：8:00-11:50；14:30-18:00（具体时间以交通车为准）2）直接上级：总经办主任 3）岗位职责：a）负责党支部的计划、总结、请示、会议纪要等文件的起草和领送党支部文件。b）负责团支部全面工作。c）负责ISO文件管理工作。d）负责准备中层干部周会学习资料，并在周会上组织学习。e) 主任不在时，负责总经办各项工作的安排，督查各岗位员工工作情况，保证部门正常运行。f) 协助主任核查各部门落实周会布置的各项工作情况。g) 负责部门的培训工作。h) 协助主任对下属工作的督促、检查和考核。i) 协助主任组织协调对口单位、友好酒店的接待。j） 负责酒店证照的办理、年审。k） 负责部门财产管理工作。副主任工作项目核验表日1、查看电脑，了解预订情况。2、做好秘书、车队队长的考勤工作。3、按时完成酒店领导、部门经理交办的各项工作任务。4、及时领送党支部、团支部文件。周1、准备中层干部学习资料，并在周会上组织学习。2、协助主任核查各部门落实周会工作情况。月1、做好部门培训记录。2、做好ISO文件归档工作。3、负责党支部各种会议的准备工作。4、负责组织团员青年开展各项活动。5、做好部门财产管理工作，及时在规定的时间里将部门耗用的财产进行处理。年1、完成酒店党支部工作计划、总结。2、完成酒店团支部工作计划、总结。3、做好ISO文件归档、保存及销毁工作，填写文件销毁申请单。4、在部门经理指导下，拟写本部门年度培训申请单。5、做好各类证照的年审工作。6、做好年底财产的盘存工作。4.3.2.2副主任任职要求1）自然条件：年龄男25-45岁，女25-45岁，身高男1.70米以上，女1.60米以上，身体健康，相貌端正。2）文化程度：大专以上文化程度。3）工作经验：熟悉ISO：9001质量体系，并能熟练运作，有较强的写作能力、语言表达能力和协调组织能力。有4年以上行政工作经验，熟悉各类业务知识及公文的写作，会电脑操作。4）语言能力：流利国语，会初级英语。4.3.3 总经办秘书岗位工作说明和任职要求4.3.3.1 总经办秘书岗位工作说明 1）工作时间：8:00-11:50；14:30-18:00（具体时间以交通车为准）2）直接上级：总经办主任3）岗位职责：a）处理文件和信函，处理总经办的日常事宜。b）协助总经理和部门经理接待非重要客人。c）严格遵守保密制度。d）做好档案立卷归档和保管工作。e）负责文件的收发、整理、传阅、归档以及酒店印章的管理和开具介绍信、证明等。f）协助部门经理搞好本部门的员工培训工作。g）负责有关文件的起草工作。h）负责网上办工工作，负责文件的上传下达。i）负责应聘员工的登记、接待工作。j）落实酒店领导交办的各项工作。秘书工作项目核验表日1、受总经理、部门经理之托，代为处理各种文件和信函，处理总经理办公室的日常事宜；2、做好档案立卷，归档和保管工作；3、负责文件的收发、整理、传阅，归档以及宾馆印章的管理和开具介绍信、证明等；4、完成总经理、部门经理临时交办的任务；5、协助总经理、部门经理接待非重要客人。周参加总经理召开的周会，做好周会记录，周会通报于周二下发到各部门。月1、做好部门培训记录。2、负责完成黄金周每日简报并上报相关部门。3、凡酒店的重要接待，根据实际情况，及时将接待情况以简报形式上报管委会和股份公司。年负责酒店的年初计划和年终总结的拟稿。4.3.3.2 秘书任职要求 1）自然条件 ：年龄男25-40岁，女25-40岁，身高男1.70米以上，女1.60米以上，身体健康，相貌端正。2）文化程度：大专以上文化程度。3）工作经验：判断、领会及语言表达能力较强，办事可靠，善于与同事保持良好的工作关系，有较强的写作能力，熟悉各类公文写作方法，熟悉和掌握秘书工作知识和专业技能，会电脑操作，熟悉酒店的业务活动情况，有3年以上行政工作经历。4）语言能力：流利国语，初级英语水平。4.3.4 总经办车队队长岗位工作说明和任职要求4.3.4.1 总经办车队队长岗位工作说明1）工作时间：8:00-12:00，14:20-18:00（具体时间以交通车为准）2）直接上级：总经办主任 直接下级：汽车驾驶员3）岗位职责：a）负责对驾驶员理论、业务培训，强化安全意识。b）负责驾驶员的考勤考核，检查驾驶员的仪容仪表、到岗情况、值班情况等。c）负责车辆维修的审查工作，在保证车况良好的前提下，尽量节约维修费用。d）负责制定汽车燃料耗用标准，核查汽车燃料的耗用情况。e）负责安排车辆的日常维护保养。f）合理安排车辆的使用，保证酒店领导和各部门的工作用车。g）负责车辆的年审工作。车队队长工作项目核验表日1、检查驾驶员到岗情况，仪容仪表及工作情况。2、安排当日值班驾驶员，并检查值班情况。3、合理调配车辆，保证酒店领导及各部门工作用车。周组织驾驶员进行业务、相关法律法规的学习，并做好培训记录。月1、在规定时间内完成驾驶员的考核表。2、根据实际情况，安排车辆进行维护保养。3、审查车辆修理费，燃料费。年1、负责车辆的年审工作。2、统计一年内的车辆的修理费、燃烧费以及车况情况，及时向总经理汇报。4.3.4.2 车队队长任职要求 1）自然条件：年龄男25-45岁，女25-45岁，身高男1.65米以上，女1.58米以上，身体健康。2）文化程度：高中以上学历。3）培训经历：持驾驶证资格证书。4）工作经验：有8年以上驾驶经验。5）语言能力：流利国语。4.3.5 总经办汽车驾驶员岗位工作说明和任职要求4.3.5.1 总经办汽车驾驶员岗位工作说明1）工作时间：8:00-12:00，14:20-18:00（具体时间以交通车为准）2）直接上级：车队队长3）岗位职责： a）熟悉车辆性能。b）保持车辆清洁。c）做好汽车维护保养工作，保证车辆随时处于良好状态。d）严格遵守值班制度，保证酒店领导及各部门工作用车。e）安全行车。4.3.5.2 汽车驾驶员任职要求 1）自然条件：年龄男25-45岁，女25-45岁，身高男1.65米以上，女1.58米以上，身体健康。2）文化程度：初中以上学历。3）培训经历：持驾驶证资格证书。4）工作经验：有5年以上驾驶经验。5）语言能力：流利国语。5. 总经办内部管理制度及作业规程5.1 管理制度5.1.1 会议制度 1. 总经理办公室会议分为酒店领导办公会、中层干部周会、本部门会、职工大会。2. 酒店领导办公会根据酒店经营情况，每年召开5-8次，由酒店总经理主持，参加人员为酒店领导、总经办主任、财务部经理，根据会议内容可邀请有关人员参加。办公会主要研究决定酒店重大事项、重点工作和重要议题，协调各项工作。3. 中层干部周会每周召开一次（特殊情况除外），由酒店总经理或副总经理主持会议，参加人员为部门经理以上管理人员、总经办秘书。会议内容为各部门汇报总结上周工作情况，通报有关事项、安排、落实本周工作，传达上级的重要指示、决议、决定和重要会议精神，学习有关政策法规等文件。4. 本部门会每月召开4次，由办公室主任主持会议，参加人员为总经办全体员工，会议内容为传达有关文件精神，学习有关业务知识、政策法规等文件。5. 职工大会每年召开3-6次，由总经理或副总经理主持会议，酒店全体员工参加。会议内容传达重要决议、决定，布置重要工作。6. 参加会议人员准时到会，遵守会场纪律，特殊情况不能参加会议，应事先请假。7. 总经办负责办公会、周会、职工大会的准备工作，安排会议时间、地点，拟定会议议程，通知参会人员。8. 办公会、周会会议内容由总经办记录整理，根据需要形成纪要或决议。9. 办公会议定的重大事项，由总经办负责督办，作为年度对各部的考核依据。5.1.2 公文处理办法 1. 公文处理要严格按照程序办理，切实做到及时、准确、高效、保密。2. 公文办理分为收文办理和发文办理。收文办理包括签收、登记、分发、拟办、传阅、承办、催办、立卷、归档、销毁。发文办理包括拟稿、审核、签发、核对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁。公文办理过程中，要做到环环有责任，份份有着落，件件有结果。3. 紧急公文应限时办理，随到随办。一般公文应在3至5天内办理完结。因特殊原因难办结的，应及时向领导报告情况，不得推诿或延误。4. 收文办理：凡收到的所有公文，由总经办负责将各类文件整理分类登记后，提出拟办意见送酒店领导批示。根据领导批示，将公文分发有关领导或有关部门，同时对需要办理的公文做好登记，掌握去向。有关领导或部门根据批示，对需要办理的公文认真负责的办理。总经办负责对公文的承办情况进行督促检查，并向酒店领导汇报。公文的传阅由总经办根据批示，按一定的程序将公文传送有关人员。传阅人员阅毕，签注姓名、日期后及时交回总经办，以保证公文传阅的迅速、安全。5. 发文办理：各部门起草的各类公文应严格按照公文文种、格式、行文规则和承办的注意事项办理，凡是向外、向上报送的公文需由总经办核稿，酒店领导签发才能报送。总经办人员收到经酒店领导签发的公文后，应仔细作好发文日期、发文编号、发文单位、文别、字号、事由、附件、发件人、办事情形、承办人、归档等发文登记工作。文件打印出正式文稿后，拟文人要做好核对、装订和发送工作，注意减少差错率，并将文稿和正式文件送办公室存档，严禁文件遗失和泄密。6. 公文立卷归档：公文办结后，应根据中华人民共和国档案法和有关规定，及时将公文定稿，正本和有关材料整理立卷归档。立卷归档工作由总经办牵头负责，各相关部门配合。整理归档后的文书档案由办公室负责统一管理。没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和领导批准后，可以定期销毁。7. 公文管理：复制上级机关的秘密公文，须经发文机关批准或授权，受复制的公文应与正式印发的公文同样管理。秘密公文应当由总经办指定专人管理，并采取严格的保密措施。5.1.3 印章管理使用制度1. “峨眉山旅游股份有限公司峨眉山大酒店”等全局性印章由总经办专人管理。2. 印章保管人员必须明确责任，保证印章正常使用和绝对安全，防止印章被滥用或盗用；不得委托他人代取代用；印章使用后要存柜加锁。3. 印章保管人员要注意保养印章，及时清洗，确保印章清晰。4. 印章遗失或被盗，应及时向酒店领导报告，按有关规定处理。5. 特殊情况使用印章时，需经酒店领导同意，鉴印人员应审查用印内容，不盲目盖章，同时检查留存材料是否齐全。6. 印章要盖在正确位置上。盖章时用力要均匀，盖出的章印要端正、清晰，便于识别。7. 未经酒店领导特许，不能将印章携出总经办以外使用，不允许出现盖有印章的空白凭证。8. 不符合制度规定，手续不齐的，鉴印人员有权不予用印。5.1.4 车辆管理制度 1. 酒店所有车辆原则上由总经办统一调度，保证酒店领导及各部门工作用车，因管理不善造成经济损失，要追究个人经济责任。2. 合理调度车辆，减少用车次数，节约费用。3. 车辆维修应到管委会指定维修厂，特殊情况需异地维修必须先请示酒店领导同意，修理费用经财务部审核，总经办签字后方可报销。4. 因公外出发生的过路、过桥、修车和停车等费用，经审核据实报销。5. 遵守交通法规，严禁违章驾车和肇事逃逸。6. 按规定进行车辆年审。5.1.5 保密制度 1. 认真学习掌握党和国家保密的工作方针、政策，贯彻落实好保密工作的各项规则。2. 保密情报一般包括：1）各种图纸、技术手册、照片及酒店的其他技术数据资料。2）产品、商品价格记录，所提供的服务或生产情况。3）用工合同、员工鉴定和奖惩情况及培训情况记录。4）酒店分配方案、个人收入情况。5）酒店经营计划，财务预、决算方案，重要的收支情况，经营成本，费用与利益，财务报表，财务帐簿，原始凭证以及其他记录。6）经营促销方案、宣传计划、销售合同、协议、客户档案、经营数据等营销资料。7）员工手册，自编培训教材，各种内部政策和制度。8）由于本职工作需要掌握的保密情报，未经批准，任何人无权向第三者提