总裁秘书职位说明书.doc

职位说明书版本号：ZW200501职位名称总裁秘书职位编号所在部门总裁办公室薪资等级本岗位在组织中位置职位角色：为总裁提供优质高效的秘书服务职责与工作任务：职责一职责表述：负责安排总裁日程，适时提醒。工作任务根据轻重缓急，安排总裁的日程，记入月度日程安排表。每周一上班前将本周日程安排置于总裁办公桌上，适时提醒总裁参加会议、约见客人、处理事务。及时将新增事项记入日程安排表，适时提醒。职责二职责表述：负责总裁出差行程的安排 工作任务根据总裁的出差行程，预订机票。与接待单位相关人员联络安排总裁的接机、住宿、餐饮、会见等一系列活动。准备出差需携带的文件、资料。职责三职责表述：负责来客来访人员的接待和安排工作任务热情礼貌地接待来访客人根据客人的不同习惯提供不同口味的饮料、餐饮安排根据情况对来访客人进行分流，减轻总裁的压力。职责四职责表述：高效、礼貌处理来电工作任务使用专业术语礼貌接听来电。快捷高效对电话进行预处理，当总裁不在，或不方便接听电话时，做好电话记录，及时转告。对需要反馈的事项做好全程跟踪、落实工作。职责五职责表述：文书写作工作任务掌握文书写作要领，高质量、高效率完成各类文件、信函的起草。职责六职责表述：文件、资料的流转及流转中的保密工作工作任务根据紧急、重要程度对来文进行分类，对紧急的文件及时安排总裁批阅，协助总裁高效处理文件。根据总裁的批示，对需要继续流转的文件及时传递。对处理完毕的文件及时存档。对总裁的手书指令正本传递给相关人员，复印件存档。在文件流转过程中做好保密工作。职责七职责表述：督查催办工作工作任务根据总裁书面批示，根据时限及时做好督查催办工作。对总裁的口头交办的事项，及时跟进、落实、反馈。职责八职责表述：会议管理工作任务协助大型会议、活动的筹办。对召集的会议负责组织、协调、跟踪工作，处理会议期间的各种突发事件，完成会议纪要。职责九职责表述：外部工作关系工作任务辅助总裁维护良好的外部客户关系，重大节日、重要客户或客户单位的纪念日、庆典等提醒或代表总裁发贺函表示祝贺。协助公司相关部门做好总裁重大社交、公益活动和社会职务等活动的联络、协调工作。职责十职责表述：负责总裁大事记及个人档案的收集、整理、归档工作工作任务及时更新总裁个人档案资料，对具有保存价值的文件、实物及时整理归档。定期编制大事记。职责十一职责表述：总裁个人财务管理工作任务负责总裁各项公务费用的报销每月完成月度费用统计表职责十二职责表述：总裁办公室日常维护保持领导办公室的整洁、有序、保密及安全工作任务每日上班前负责办公室的通风换气，保持办公室的整洁，保证办公设施的正常运行。负责办公室陈列物品、装饰物完好无损；负责办公室文件资料的安全保密工作。权力：工作报表及记录文档月度日程安排表、周日程安排表、电话记录单、月度费用统计表、文件流转跟踪表、重要交办事项跟踪表职务代理人工作协作关系：内部协调关系协调公司各级管理层之间的信息传递、沟通交流。外部协调关系政府机关、协会团体等各部门的关系沟通与维护。任职资格：教育背景大学本科以上专业不限(最好文、理科并重)知识具有全面和扎实的基础知识，精通秘书学知识，了解行业知识。经验5年以上大型企业秘书工作经验培训经历职业秘书培训，企业管理相关课程的培训技能技巧熟练地使用办公自动化设备，高水平的各种公文、信函的写作能力，很强的领悟力，优秀的判断、协调、沟通、执行能力